Berichten

CRM – Introductie Exact Synergy Enterprise

CRM staat voor Customer Relationship Management, oftewel klantrelatiebeheer. CRM is een bedrijfsstrategie waarmee inzicht wordt verkregen in de gegevens en (de te verwachte) verkoopcijfers van (potentiële) klanten. Hiermee is het mogelijk je klantenbestand te vergroten en de bestaande klanten te behouden.

De CRM oplossing in Exact Synergy Enterprise richt zich voornamelijk op B2B (business to business) bedrijven met verschillende afdelingen die samen met dezelfde klanten werken.

Met deze oplossing kunnen medewerkers alle informatie over huidige en potentiële klanten, partners, concurrenten en overige relaties centraal opslaan. Collega’s vragen deze informatie eenvoudig op en breiden deze waar nodig uit. Doordat zij niet meer in het hele systeem naar gegevens hoeven te zoeken, houden ze meer tijd over voor hun eigenlijke werk: relaties met klanten leggen, onderhouden en uitbouwen. Bovendien kunnen ze alle relatiegegevens overal en altijd raadplegen.

In deze serie van blogposts over de CRM oplossing worden de volgende onderwerpen besproken:

Leads

Zodra een bedrijf een aantal nieuwe leads (potentiële klanten) heeft verworven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze leads beschikbaar en actief zijn in Exact Synergy Enterprise. Het opvolgen van leads kost tijd en geld, het is daarom belangrijk dat de juiste informatie in het systeem staat waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan het corrigeren van informatie of de genomen stappen. Daarom is het tevens belangrijk dat de betreffende leads niet dubbel in het systeem staan, zodat voorkomen kan worden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien omdat het op een andere plek staat geregistreerd.

Offertes

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op gaan stellen. In de blogpost over offertes wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen met behulp van Exact Synergy Enterprise.

Marketing campagnes

De term campagne management verwijst naar het volgen en beheren van de verschillende soorten marketingactiviteiten die verband houden met een specifieke marketingcampagne. Met behulp van campagne management kunnen bedrijven de resultaten van een campagne bijhouden en nieuwe kansen ontdekken. In deze blogpost zal worden besproken hoe je met marketing campagnes kunt werken in Exact Synergy Enterprise.

Het automatiseren van de verkoop forecast (SFA)

SFA (Sales force automation) software maakt het mogelijk om bedrijven hun verkoopactiviteiten te organiseren, volgen en automatiseren. SFA omvat activiteiten zoals het bijhouden van leads, het beheren van relaties en contactpersonen, het beheren van activiteiten en het bijhouden van verkoopkansen. De verkoopactiviteiten worden vaak per campagne gevolgd, waardoor het bedrijf het succes van de campagne kan meten op basis van het percentage klanten dat uiteindelijk de gewenste acties uitvoert.

Mobiele app

Met de Exact CRM app heeft u alle gegevens van uw relaties altijd bij de hand. U bent voortdurend op de hoogte van wat er bij uw klanten speelt en u weet in één oogopslag hoe het met uw verkoopkansen staat en wat de volgende stap is om die ene belangrijke deal binnen te halen. Alle relevante klantinformatie is beschikbaar in de app. Omdat er reeds een blogpost over de CRM app is geschreven zal er in deze serie verder geen aandacht meer aan worden besteed.

Bron: Exact Support Blog

Vernieuwde functionaliteit: documenten uploaden Exact Online

Wellicht heeft u het al ontdekt, de functionaliteit om documenten te uploaden is onlangs gewijzigd. Het uploaden van bijvoorbeeld uw facturen, verkooporders, offertes, brieven, contracten etc. is hierdoor eenvoudiger geworden. In deze blogpost wordt uitgelegd wat er is veranderd.

Om een document te uploaden klikt u bovenin Exact Online op het document icoon en vervolgens op ‘Nieuw document’. Tot voorkort was het noodzakelijk eerst een type te kiezen. Nu verschijnt er een pop-up, waar u direct een document kunt uploaden:

Pop-up_documenten

Deze pop-up verschijnt ook wanneer u vanuit een kaart (bijvoorbeeld de relatiekaart, projectkaart of medewerkerskaart) een document wilt uploaden.

Waar u eerder nog maar één bestand tegelijk kon uploaden, kunt u nu in één keer tot maximaal 15 bestanden naar Exact Online versturen (max. 26 MB per bestand).

Meerdere_documenten

Wat ook nieuw is, is de ‘drag and drop’ functionaliteit. U kunt een bestand vanaf een willekeurige locatie op uw computer selecteren en met uw muis naar het documentveld slepen. Zodra u uw muis loslaat, is het bestand toegevoegd en zou u hem direct kunnen uploaden.

Deze functionaliteit werkt echter alleen met Internet Explorer 10 of hoger, Mozilla FireFox, Google Chrome en Safari 6 of hoger. Uiteraard kunt u ook gewoon uw documenten opzoeken en toevoegen door op ‘Klik om te bladeren’ te klikken.

Voordat u het document daadwerkelijk upload door op de knop ‘Bewaren’ te klikken, kunt u nog aanvullende informatie toevoegen. Hiervoor klikt u onder het documentveld op het pijltje naast ‘Meer velden’. Afhankelijk van het type  dat u gekozen heeft, verschijnen hier een aantal invulvelden:

'Meer_velden'_

Na het bewaren van uw document(en), verdwijnt de pop-up. U vindt uw document(en) terug door weer op het document icoon te klikken en vervolgens te kiezen voor ‘Overzicht documenten’.

Wanneer u een document upload waar een boeking van gemaakt dient te worden, zult u merken dat u niet meer direct kunt boeken na het uploaden. U kunt in dit geval uw document het beste uploaden via [‘Document icoon’, Overzicht documenten, Nieuw]. Hier klikt u op het betreffende type waarna u in het scherm ‘Onderhoud: Document’ terecht komt. Hier kunt u op de zelfde wijze, zoals hierboven beschreven, uw document(en) toevoegen en de benodigde gegevens invoeren. Wanneer u vervolgens op ‘Bewaren’ klikt, wordt uw document geüpload en kunt u vervolgens direct kiezen voor ‘Nieuw: Boeking’.

De voordelen nog even op een rijtje:

  • Direct een document kunnen uploaden (niet eerst het type hoeven selecteren)
  • Meerdere documenten tegelijkertijd kunnen uploaden
  • ‘Drag & Drop’ functionaliteit
  • De lay-out van alle documenttypes is hetzelfde geworden.

Wij hopen dat u het uploaden van documenten door deze aanpassingen ook als  eenvoudiger ervaart. Mocht u nog vragen hebben, dan horen wij dat natuurlijk graag van u!

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog