Berichten

PSA – Projecten rapporteren

In deze laatste blogpost in de serie over PSA wordt uitgelegd hoe u een compleet overzicht kunt krijgen van uw projecten door middel van verschillende rapportages.

Rapporten bekijken

Om de verschillende overzichten met betrekking tot een project te bekijken klikt u in de Monitor sectie op de projectkaart op Rapporten. Op de pagina die wordt geopend worden alle beschikbare rapporten getoond:

Screenshot 1 NL

Wanneer u bijvoorbeeld een overzicht op wilt vragen waarin u de daadwerkelijke uren kunt vergelijken met de gebudgetteerde uren, dan kiest u voor Actuals vs Budget.

Rapporten exporteren

Vanuit het opgevraagde rapport kunt u het rapport opslaan als Word, Excel of PDF bestand.

Screenshot 2 NL

Prestaties analyseren

Naast het opvragen van rapporten met betrekking tot een specifiek project, kunt u ook een overzicht verkrijgen waarin u snel en eenvoudig de prestaties van uw medewerkers (projectleden) kunt bekijken. Hiervoor gaat u naar [Modules, Projecten, Overzichten, Reporting services integratie, Rapporten] en kiest u in de map Project voor Billability and Utilization.

Screenshot 3 NL

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost in de serie over de PSA oplossing van Exact Synergy Enterprise. De volgende keer (over 2 weken) starten we met een serie over de Service Management oplossing.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Uren invoeren en goedkeuren in Exact Synergy Enterprise

In de vorige blogpost in deze serie heeft u kunnen lezen hoe u een project op kunt zetten en de benodigde gegevens kunt definiëren. Nadat dat allemaal is gedaan kan er officieel aan het project worden gewerkt. De uren die aan een project worden gewerkt en de kosten die daarvoor worden gemaakt dienen geregistreerd te worden. In deze blogpost wordt verder uitgelegd hoe uren en kosten geregistreerd en goedgekeurd kunnen worden.

Nacalculatie of vaste prijs

Het correct invoeren van uren en kosten is van groot belang voor bedrijven die werken op basis van projecten. Bij Nacalculatie projecten vormen de ingevoerde tijd en kosten de basis van de factuur die naar de klant gestuurd zal worden. Wanneer de tijd en kosten niet goed of niet op tijd zijn ingevoerd, heeft dit consequenties voor de inkomsten van het bedrijf. Bij projecten met een Vaste prijs afspraak is de registratie van tijd en kosten van belang voor de kostenregistratie en de project rapportage. De klant betaalt niet extra wanneer er wel extra uren nodig zijn om het project te voltooien. De projectmanager dient dus nauwkeurig in de gaten te houden of het project daadwerkelijk afgerond kan worden met het aantal geplande uren. Het snel en correct invoeren van de uren is dus ook bij een project op basis van een vaste prijs van belang.

Uren en kosten invoeren

De uren en kosten voor een bepaald project kunnen ingevoerd worden op de pagina Uren en Kosten. Deze pagina kunt u bereiken door vanuit de projectkaart op Invoer uren in de monitor sectie te klikken. Deze knop is ook beschikbaar vanuit de medewerkerskaart. Een andere optie is om het volgende menupad te volgen [Modules, Projecten, Invoer, PSA, Invoer uren]. Het invoer scherm biedt de medewerkers een gemakkelijke gebruikersinterface met verschillende opties om kosten en uren te registeren zonder dat dit erg tijdrovend is.

Screenshot1 NL

Indien de uren en/of kosten reeds waren gepland, kunt u deze realiseren door middel van de knop Kopieer gepland naar gerealiseerd. Wanneer er nog geen geplande uren en/of kosten aanwezig zijn óf er zijn extra uren en/of kosten gemaakt, dan kunt u deze op deze pagina toevoegen.

Zodra alle uren en kosten correct zijn ingevoerd klikt u op Indienen weekstaat. Wanneer u geen weekstaat heeft ingesteld in de PSA instellingen ([Modules, Projecten, Inrichting, PSA, Instellingen]) dan zal hier Indienen dagen staan. Voor meer informatie over de PSA instellingen, zie Instellingen PSA.

Uren en kosten goedkeuren

Voordat de ingevoerde uren gefactureerd kunnen worden dienen ze eerst te worden goedgekeurd. Dit kan gedaan worden door de projectmanager of door de lijnmanager. Dit is afhankelijk van hoe het verzoek is ingesteld. Om de uren goed te keuren kunt u als manager klikken op Uren en kosten goedkeuren in de monitor sectie op de projectkaart, of u kunt gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Uren en kosten goedkeuren].

Screenshot 2 NL

Voor meer informatie over het goedkeuren van uren en kosten, zie Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe u de goedgekeurde uren aan uw klant kunt factureren en wordt er informatie gegeven over de rapportage van uw projecten.

Bron: Exact Support Blog

Mobiele apps Exact Hour Entry app (uren registreren)

Met de Exact Hour Entry app is het mogelijk om waar en wanneer u wilt uw uren te registreren. Het invoeren van uren is vaak een verplichting dat even tussendoor moet en nooit echt leuk is om te doen. Met deze app is het registreren van uren zo gemakkelijk dat het gebeurd is voordat u het beseft!

Doelgroep
De Hour Entry app is bedoeld voor iedereen die zijn uren in Exact Synergy Enterprise dient te registreren.

Functies
De volgende functies zijn beschikbaar in de app:

  • Uren invoeren
  • Achterstallige uren bekijken
  • Inzicht krijgen in uw geplande activiteiten en uw capaciteitsplanning door heldere dag- en weekoverzichten
  • Direct eenvoudig aanvullende activiteiten toevoegen in de planning

Platformen
De Exact Hour Entry app is beschikbaar voor iOS (versie 7.0 en hoger) en Android (versie 4.0 en hoger).
Voor Windows wordt de app in de tweede helft van 2016 verwacht.

Beveiliging
Zodra u de app installeert, dient u éénmalig in te loggen met uw gebruikersgegevens. In principe blijft u daarna ingelogd, zodat u snel inzicht heeft in de gegevens. Door middel van een pincode is het mogelijk om de app extra te beveiligen.

Product update
Om gebruik te kunnen maken van deze app heeft u product update 254 of hoger van Exact Synergy Enterprise met een PSA omgeving nodig.

Screenshot   Screenshot_2nl

Bron: Exact Support Blog

Ureninvoer app algemeen beschikbaar

Sinds afgelopen weekend is de ureninvoer app voor Exact Synergy PSA algemeen beschikbaar. Met deze app kunnen consultants overal hun geplande en ongeplande uren op een eenvoudige
manier via hun mobiel invoeren en hun planning bekijken. De app is geschikt voor Android en iOS.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

Product update 252 en 407 algemeen beschikbaar

Vanaf vandaag zijn Exact Synergy Enterprise product update 252 en Exact Globe Next product update 407 algemeen beschikbaar. In deze product updates zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en diverse verbeteringen doorgevoerd.

Exact Synergy Enterprise
Hieronder ziet u een aantal verbeteringen die vanaf product update 252 beschikbaar zijn:

  • Nieuwe functies voor de PSA oplossing
  • Multi browser ondersteuning
  • Verbeteringen in de B2B E-Commerce portal
  • Nieuwe functies voor de Service Management oplossing
  • CRM app (voor iPhone en iPad)

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 252.

Exact Globe Next
Vanaf product updates 407 is het opschonen van de MRP verbeterd, zijn er nieuwe functies toegevoegd in de WMS oplossing en worden KANBAN orders ondersteund.

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 407.

Updaten?
Om gebruik te kunnen maken van bovenstaande functionaliteit dient u een update uit te voeren.

  • Exact Synergy Enterprise: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Synergy Enterprise kunt uitvoeren.
  • Exact Globe Next: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Globe Next kunt uitvoeren.

Bron: Exact Support Blog