Berichten
Nieuwe versie van Crystal Reports op komst
In de loop van maart van dit jaar kunt u een nieuw service pack van Exact Globe verwachten. Eén van de wijzigingen in dit service pack betreft de ondersteuning van Crystal Report 2013.
Exact Globe Next gebruikt Crystal Reports Runtime om verschillende overzichten weer te geven. Om ervoor te zorgen dat dit ook ondersteund wordt door de meest recente versie van uw besturingssysteem, bijvoorbeeld Windows 10, zal product update 411SP5 gebruik maken van de nieuwste versie: Crystal Reports 2013 Runtime SP15.
Alle gebruikers
Tijdens het uitvoeren van product update 411SP5 zal de nieuwste versie van Crystal Reports Runtime automatisch worden gedownload en geïnstalleerd. De vorige versie van Crystal Reports Runtime zal dan automatisch gedeïnstalleerd worden. U hoeft verder geen aanvullende acties ondernemen en kunt na de update als gebruikelijk de aanwezige overzichten in Exact Globe raadplegen.
Gebruikers met E-Report
Wanneer u beschikt over een geldige onderhoudsovereenkomst voor de module E-Report wordt er tevens een nieuwe versie van Crystal Reports ter beschikking gesteld. Deze wordt op DVD per post toegestuurd en biedt u de mogelijkheid om uw eigen rapporten aan te maken en de bestaande rapporten te bewerken.
Hoewel het met product update 411SP5 nog steeds mogelijk is om te werken met Crystal Reports 2011 om rapporten te maken of te bewerken is het wel aan te raden om over te stappen naar Crystal Reports 2013. Het is echter niet nodig om dit meteen uit te voeren. U kunt de overstap naar Crystal Reports 2013 uitvoeren op een moment dat het u schikt.
Verder dient u er rekening mee te houden dat het bij de overstap naar Crystal Reports 2013 niet nodig is om uw bestaande rapporten te converteren of opnieuw te mappen, maar wel aan te raden is om uw zelfgemaakte rapporten na de upgrade te controleren in Crystal Reports 2013.
Wanneer product update 411SP5 kunt u dit lezen op dit blog.
Bron: Exact Support Blog
Formules verwerken in rapportages Exact Financials
Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.
Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:
- Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
- Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
- Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
- Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
- Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
- Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
- Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
- Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
- Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.
Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.
Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.
Bron: Exact Support Blog
Datum of rapportage datum?
In Exact Globe Next kunt u naast de datum tevens een rapportage datum vullen bij het invoeren van boekingen. Het vullen van een extra datum vergroot uw mogelijkheden op het gebied van verslaglegging. Bij het invoeren en verwerken van boekingen die betrekking hebben op (gesloten) perioden dienen reeds gerapporteerde waarden behouden te blijven. Dit wordt gerealiseerd door transactieregels te verrijken met een rapportage datum. U kunt de betreffende boeking dan toch in de juiste periode rapporteren, ondanks dat de periode feitelijk reeds is afgesloten.
Voor het gebruik van de rapportagedatum dient u te bepalen of u de controle op afgesloten perioden wilt laten plaatsvinden op datum of rapportagedatum. Deze instelling kunt u vinden in de algemene instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].
Perioden sluiten
Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar het vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen.
Op het moment dat u een periode heeft gesloten, dan kan er dus niet meer geboekt worden op een datum, dan wel rapportage datum welke in die periode valt. Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op ‘Datum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op ‘Rapportagedatum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen.
Verder is deze instelling van toepassing op de voorraadwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.
Voorbeeld
In dit document vindt u een voorbeeld over het toekennen van een rapportage datum aan transactieregels. Het toekennen van een rapportagedatum kunt u in alle dagboeken uitvoeren. Het kan zo zijn, dat de kolom ‘Rapportage datum’ niet zichtbaar is in de boeking. U dient deze dan eerst via kolommen definiëren (klik met de rechtermuisknop in de kopregel van de kolom) te activeren.
Bron: Exact Support Blog
