Berichten

3 goede voornementips voor salarisadministrateurs in 2019

Salarismutaties van je klanten komen via allerlei kanalen en vaak onvolledig binnen. Daardoor ontstaan fouten. Die herstel je vaak wel op tijd, omdat je hart voor je vak hebt. Maar toch, zou dit niet anders kunnen? In dit blog lees je hoe (en het is makkelijker dan je denkt).

Je werkt al jaren met salarissoftware. Invoeren kan je blindelings, maar je staat er wellicht niet bij stil hoeveel werk je eraan hebt. En hoeveel tijd je kwijt bent aan het volledig bijeensprokkelen van salarismutaties. Mogelijk neemt het alleen maar toe omdat klanten steeds vaker via verschillende kanalen aanleveren (bijvoorbeeld via Excel, email, Whatsapp en telefoon, op papier). Aan jou de taak om salarisstroken toch op tijd af te hebben en betaalbaar te stellen. Deze 3 tips helpen je.

1. Kies voor uniforme aanlevermethode

Snelle winst zit in het uniform aanleveren van mutaties als functiewijzigingen, declaraties, vergoedingen, etc. Zo voorkom je uitzoekwerk en bespaar je heel veel tijd. Moderne salarissoftware heeft een portaal en een app waar klanten hun gemakkelijk mutaties doorgeven en persoonlijke gegevens kunnen inzien en wijzigen. Gebruik dit als enige aanlever kanaal en je ervaart direct dat je makkelijker werkt.

2. Overleg vaker met accountants

Steeds meer deskundigen zijn het er over eens dat de salarisadministratie geen apart eiland binnen je organisatie mag zijn. Geregeld overleg met accountants binnen je kantoor leidt tot een betere samenwerking. Door dit overleg komen ook nieuwe advieskansen naar boven, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim.

3. Integreer salarissoftware in de boekhouding

Overleg met accountants, hoe krijg ik dat van de grond? Simpel! Ga over op 1 geïntegreerd systeem voor salarisverwerking en boekhouding. Daardoor kijkt iedereen naar dezelfde cijfers, wat samenwerking bevordert. Als de gevolgen van salarismutaties, medewerkersgegevens, adressen en nog veel meer direct beschikbaar zijn in zowel boekhouding als salarissoftware, werkt iedereen prettiger.

Oriënteer je in september

Interessant? Begin dan nu met de oriëntatie op passende salarissoftware. Waarom? Nu heb je ruim de tijd voor een goede voorbereiding. Denk aan: producttraining volgen, pakket inrichten, afwijkende bedrijfsregelingen invoeren, schaduw draaien om te testen. Ook niet onbelangrijk: er zijn nu nog voldoende consultants beschikbaar voor assistentie. Daardoor ben je op tijd klaar en werk je vanaf 1 januari 2019 makkelijker en leuker.

Volg een gratis webinar

Ontdek in 30 minuten hoe Salaris voor Accountants jou helpt via een gratis live webinar. Stel direct je vragen en je krijg snel antwoord. De webinars zijn op 6, 11, 18 of 21 september.

Bron: Exact

Vijf tips om van je salarisadministratie een zelfrijdende auto te maken

We kunnen tegenwoordig auto’s (voor een groot deel) zelfstandig laten rijden en smartphones door een elektromagnetisch veld draadloos opladen. Alle beslissingen die wij normaal nemen, worden in een splitsecond genomen door een van de aanwezige computersystemen. Als dat allemaal mogelijk is, dan moet je salaris- en personeelsadministratie toch ook veel eenvoudiger kunnen? Waarom zou je administratieve taken dubbel uit moeten voeren?

Door applicaties aan elkaar te koppelen, verbeter en vereenvoudig je de personeelsprocessen , waardoor je onder andere meer tijd over houdt voor andere dingen. Benieuwd waarom het koppelen van applicaties nog meer zo handig is? Wij zetten de voordelen op een rij.

1. Het dubbel invoeren van gegevens is verleden tijd

Leidt het bij jou ook wel eens tot frustraties; het dubbel invoeren van gegevens? Nergens voor nodig. Door systemen aan elkaar te koppelen, worden gegevens automatisch met elkaar uitgewisseld. Handmatig de gewerkte uren vastleggen in zowel het tijdregistratiesysteem als de salarisadministratie? Dat is echt verleden tijd.

2. Tijdsbesparing

Als gegevens niet meer dubbel ingevoerd hoeven worden, is de kans groot dat je tijd over houdt. Tijd die je vast goed kunt gebruiken voor andere zaken.

3. Minimale foutkans

Niet alleen tijdsbesparing is een heel groot voordeel van het koppelen van systemen, ook de kans op verkeerd ingevoerde data wordt minimaal. Als gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven worden, is de kans op fouten namelijk kleiner dan wanneer dit meerdere keren in verschillende systemen handmatig ingevoerd moet worden.

4. Kiezen met welke systemen je werkt

Wil je dat de journaalposten automatisch worden ingelezen in het financiële systeem? Of wil je dat de gewerkte uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie? Het is allemaal mogelijk en het mooie is dat je zelf kunt kiezen met welke systemen je werkt. Je hebt namelijk geen all-in-one oplossing voor de gehele administratie, maar kunt van alle software de beste kiezen.

5. Data wordt uitgewisseld op een veilige manier

Met het oog op de privacy van persoonsgegevens, is het koppelen van beveiligde systemen een goede oplossing. Dit voorkomt dat je data ergens laat ‘slingeren’, want alle gegevens worden automatisch via een beveiligde verbinding tussen de systemen uitgewisseld. Daar heb je geen omkijken naar.

Bron: Exact Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2018

Zoals elk jaar is er ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels.

Gewijzigde rekenvoorschriften

In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd in product update 414SP16, 415SP9 en in 416SP2 vanaf 18 juni 2018. Na het uitvoeren van een update, kunt u deze wijziging terugvinden in het menupad Salaris  Verslagen  Rekenvoorschriften, wanneer u bij Soort verslag de optie Minimumloontabel selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2018.

Bron: Exact Blog

De 1e versie van de Eindejaarshandleiding Exact Salaris is beschikbaar!

De tijd gaat snel! Het is al weer november, dus de eindejaarsverwerking komt ook al weer in zicht.

Een goed begin is het halve werk. Daarom willen we u graag de mogelijkheid te geven om u alvast te kunnen voorbereiden. Hiervoor hebben we alvast een eerste versie van de Eindejaarshandleiding Salaris voor de jaarovergang 2017/2018 beschikbaar gemaakt.

Wat staat erin?

De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2017 en het openen van loonjaar 2018. Ook worden de wetswijzigingen vermeld, zoals bekend is gemaakt in Nieuwsbrief Loonheffingen 2018 – Uitgave 1, 18 juli 2018. Hoe deze wijzigingen van invloed zijn op de software, is echter nog niet in de handleiding opgenomen.

Productlijnen

De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar voor de volgende productlijnen:

Laatste info en tips

De definitieve versie van de Eindejaarshandleiding wordt in december verwacht. U kunt het Exact Support Blog in de gaten voor de beschikbaarheid hiervan.

Tip! Bekijk ook de nieuwe video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding ook raadplegen via de Startpagina Salaris of via de Customer Portal (login benodigd), als u klikt op de banner ‘Haal het maximale uit uw eindejaarsverwerking’.

Bron: Exact Support Blog

UPA aangifte melding ‘Validatieschema niet gevonden’ is opgelost

Vanaf loonjaar 2017 kunt u gebruik maken van het nieuwe menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ UPA, om een pensioenaangifte aan te maken volgens het UPA berichtformaat en rechtstreeks te kunnen verzenden naar PFZW.

Bij het verwerken van een UPA aangifte voor periode 7, kan het voorkomen dat de melding ‘Validatieschema niet gevonden’ wordt getoond. Graag willen we u laten weten dat als u vandaag een update uitvoert binnen 412SP12 of 413SP7, de melding verholpen zal zijn en u de aangifte succesvol kunt verwerken en verzenden naar PFZW.

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2017

Zoals elk jaar is ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels. 

Gewijzigde rekenvoorschriften

In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd in product update 412SP11 en in 413SP3 vanaf 14 juni 2017. Na het uitvoeren van een update, kunt u deze wijziging terugvinden in het menupad Salaris  Verslagen  Rekenvoorschriften, wanneer u bij Soort verslag de optie Minimumloontabel selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2017.

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe is gevalideerd voor de UPA!

Zoals u in deze blog post heeft kunnen lezen, heeft het Pensioenfonds Zorg en Welzijn, de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA), geïmplementeerd per 1-1-2017. In samenwerking met een aantal van onze klanten en PFZW, hebben wij de afgelopen maanden gewerkt aan de implementatie van dit nieuwe berichtenformaat in onze software. Graag willen we u laten weten dat wij inmiddels zijn gevalideerd voor de UPA.

Controleer de versie van uw software

Om de aangifte helemaal correct te kunnen verzenden, hebben wij een aantal wijzigingen doorgevoerd in de software. Om te weten of u reeds beschikt over deze wijzigingen, raden wij u aan te controleren wanneer uw software voor het laatst is bijgewerkt. In Exact Globe kunt u dit zien via hamburger ➔ Over. Hier vindt u de laatste bijwerkdatum. Hier dient een datum van 23-1-2017 of later te staan. Tevens dient u ten minste te beschikken over product update 411SP16, 412SP6, of 413. Om te controleren welk service pack er is geïnstalleerd kunt u het bestand ‘ReadMe.txt’ in de bin map van de Exact Globe Next installatie raadplegen.

Indien u uw UPA aangifte reeds heeft ingestuurd terwijl u over een eerdere bijwerkdatum en/of product update beschikt, dan zou PFZW de aangifte graag nogmaals ontvangen. U kunt de aangifte verwijderen via knop ‘Historie’ in menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ UPA, een update uitvoeren en dan nogmaals verwerken en versturen.

Aanvullende verbeteringen

Indien uw geïnstalleerde software beschikt over bovenstaande eigenschappen, is het reeds mogelijk om de UPA aangifte correct te kunnen verzenden. Na bovengenoemde datum zijn wij doorgegaan met het doorvoeren van een aantal aanvullende verbeteringen:

  • Handmatig aangemaakt componenttypes 2161/2160 PGGM AP premie werknemer/werkgever worden nu ook meegenomen in de UPA aangifte als de medewerker ouder dan 65 jaar is
  • In het voorloopscherm van de UPA aangifte zijn er bij 4 wekelijke verloning geen perioden uit 2016 meer zichtbaar
  • Het veld ‘Naam leverancier’ kan maximaal 35 tekens bevatten
  • Verbetering in de waarde ‘AantVerlUPens’ bij het gebruik van loonboekingstype ‘regulier en bijzonder’ bij componenten 35351201 t/m 35351204
  • De Gebruikersnaam van de Webservice kan meer dan 10 tekens bevatten

Indien u ook wilt beschikken over deze verbeteringen, dan dient u ten minste te beschikken over de bijwerkdatum van 3-3-2017.

Voor meer informatie over de UPA kunt u de documenten in de sectie ‘Uniforme Pensioen Aangifte (UPA)’ van de Startpagina Salaris raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

Salaris eindejaarsverwerking tip: Wat is er gewijzigd in 2017?

Ook aankomend jaar gaan er weer wetswijzigingen van start, die betrekking hebben op de loonadministratie. In de softwarepakketten van Exact worden er aanpassingen doorgevoerd om te voldoen aan deze wetswijzigingen. In onderstaande lijst kunt u zien welke salaris-gerelateerde wijzigingen ingaan op 1 januari 2017.

Op het moment dat u over de eindejaarsupdate beschikt, is het mogelijk om loonjaar 2017 te verlonen.

Salariswijzigingen in 2017

Deze lijst is opgenomen in Deel II van de Eindejaarshandleiding Exact Globe Next.

  1. AOW-leeftijd gaat omhoog naar 65 jaar en 9 maanden
  2. Afschaffing jaarloonuitvraag
  3. Aangifte loonheffingen: veranderingen en aandachtspunten
  4. Wijzigingen in de gedifferentieerde premie Werkhervattingskas (Whk)
  5. Lage-inkomensvoordeel (LIV)
  6. Wijzigingen in pensioenaangiften
  7. Aangifte loonheffingen via Digipoort

Klik op onderstaande link om te lezen hoe deze wijzigingen van invloed zijn op uw verloningspakket, Exact Globe.

Eindejaarshandleiding Exact Globe Next – Deel II – Wijzigingen in 2017

In de overige delen van de eindejaarshandleiding kunt u lezen hoe u loonjaar 2016 afsluit en hoe u zich voorbereidt op loonjaar 2017.

Bron: Exact Support Blog

Stappenplan eindejaarsverwerking Exact per product!

Stappenplan per product

Om u zo goed mogelijk te helpen uw eindejaarsverwerking uit te voeren, vindt u op deze webpagina instructievideo’s en een stappenplan per Exact product, voorzien van antwoorden op veelgestelde vragen. Zo kunt u heel gericht uw financiële administratie, salarisadministratie en logistieke processen afronden en voorbereidingen treffen voor 2017.

EXACT GLOBE   EXACT COMPACT   EXACT AEC   EXACT FINANCIALS

Instructievideos

Wanneer is de (salaris)eindejaarsupdate beschikbaar?

BEKIJK DE GEPLANDE DATA

Niet gevonden wat u zocht? Gaat u dan naar onze Customer Portal en bekijk de antwoorden met veelgestelde vragen of neem contact met ons op.

Bron: Exact Software

Exact Globe salaris eindejaarsverwerking tip: Twee keer per week cao’s!

Dit jaar gaan we iets nieuws doen. Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen.

In tegenstelling tot vorig jaar, gaan we dit jaar de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren in de bestaande service packs, op woensdag en vrijdag.

Update schema 2017

In onderstaande tabel kunt u zien om welke data het gaat. Het reguliere, maandelijkse service pack (geel gearceerd), staat gepland op 3 januari 2017. De tussentijdse cao-updates zijn in het groen aangegeven. Product Update 413 staat gepland op 6 januari (blauw gearceerd).

update-schema_1

update-schema_2

Om te zien welke cao’s op welke dag beschikbaar zijn gekomen, kunt u dit blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden.

Let op: in sommige gevallen kan voorkomen dat een cao beschikbaar komt op een andere dag dan de woensdag en vrijdag. Voor de exacte beschikbaarheidsdatum kunt u het blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn gekomen.

Hou er tevens rekening mee dat de genoemde data in dit bericht geplande data zijn. Deze kunnen dus nog wijziging. Hou de genoemde communicatiekanalen dus goed in de gaten.

Bron: Exact Support Blog