Berichten

Vijf tips om van je salarisadministratie een zelfrijdende auto te maken

We kunnen tegenwoordig auto’s (voor een groot deel) zelfstandig laten rijden en smartphones door een elektromagnetisch veld draadloos opladen. Alle beslissingen die wij normaal nemen, worden in een splitsecond genomen door een van de aanwezige computersystemen. Als dat allemaal mogelijk is, dan moet je salaris- en personeelsadministratie toch ook veel eenvoudiger kunnen? Waarom zou je administratieve taken dubbel uit moeten voeren?

Door applicaties aan elkaar te koppelen, verbeter en vereenvoudig je de personeelsprocessen , waardoor je onder andere meer tijd over houdt voor andere dingen. Benieuwd waarom het koppelen van applicaties nog meer zo handig is? Wij zetten de voordelen op een rij.

1. Het dubbel invoeren van gegevens is verleden tijd

Leidt het bij jou ook wel eens tot frustraties; het dubbel invoeren van gegevens? Nergens voor nodig. Door systemen aan elkaar te koppelen, worden gegevens automatisch met elkaar uitgewisseld. Handmatig de gewerkte uren vastleggen in zowel het tijdregistratiesysteem als de salarisadministratie? Dat is echt verleden tijd.

2. Tijdsbesparing

Als gegevens niet meer dubbel ingevoerd hoeven worden, is de kans groot dat je tijd over houdt. Tijd die je vast goed kunt gebruiken voor andere zaken.

3. Minimale foutkans

Niet alleen tijdsbesparing is een heel groot voordeel van het koppelen van systemen, ook de kans op verkeerd ingevoerde data wordt minimaal. Als gegevens slechts één keer ingevoerd hoeven worden, is de kans op fouten namelijk kleiner dan wanneer dit meerdere keren in verschillende systemen handmatig ingevoerd moet worden.

4. Kiezen met welke systemen je werkt

Wil je dat de journaalposten automatisch worden ingelezen in het financiële systeem? Of wil je dat de gewerkte uren automatisch worden ingelezen in de salarisadministratie? Het is allemaal mogelijk en het mooie is dat je zelf kunt kiezen met welke systemen je werkt. Je hebt namelijk geen all-in-one oplossing voor de gehele administratie, maar kunt van alle software de beste kiezen.

5. Data wordt uitgewisseld op een veilige manier

Met het oog op de privacy van persoonsgegevens, is het koppelen van beveiligde systemen een goede oplossing. Dit voorkomt dat je data ergens laat ‘slingeren’, want alle gegevens worden automatisch via een beveiligde verbinding tussen de systemen uitgewisseld. Daar heb je geen omkijken naar.

Bron: Exact Blog

4 tijdwinstboosters voor de salarisadministrateur

‘De adviestaak wordt ook voor salarisadministrateurs steeds belangrijker’ en ‘De werkdruk blijft maar stijgen’. Deze constateringen staan in het Trendonderzoek salarisprofessionals 2017 van het Nederlands Instituut van Register Payroll Accounting (NIRPA). Hoe kan je de werkdruk verlagen én tijd winnen voor je adviesrol? Deze 4 tips helpen je op weg.

Tip 1: Lever mutaties digitaal aan

Salarisadministrateurs besteden tussen de 45-60% van hun werkweek aan het verwerken van mutaties, stelt het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2017. Snelle winst verkrijg je door een uniforme digitale aanlevering via een portaal in plaats van per email, WhatsApp, Excel of papier. De salarisadministrateur hoeft zich nu alleen nog maar bezig te houden met uitzonderingen en controles en houdt dus meer tijd over voor advieswerkzaamheden. Accountantskantoor Joanknecht, dat maandelijks 4.500 loonstroken verwerkt, heeft deze exercitie succesvol doorgevoerd. Het resultaat: de jaarafsluiting gaat automatisch in plaats van een half uur per klant. Piekmomenten zijn verdwenen omdat de aanlevermomenten met de klant zijn afgestemd. Klanten worden niet opgezadeld met meer werk, want ze moeten sowieso hun mutaties doorvoeren. Alleen doen ze dat nu via een portaal in plaats van verschillende media. Door die standaardisatie heeft de klant inzicht in zijn salarisadministratie.

Tip 2: Gebruik een automatische bankkoppeling

De automatische bankkoppeling is de eerste stap naar automatisering. De praktijk leert dat veel kantoren die niet gebruiken, omdat ze geen betalingen willen doen voor hun klanten. Dit is echter een misvatting. Met de bankkoppeling voer je geen betalingen uit, je zet ze klaar. De klant controleert en accordeert ze zelf. Hij is dus zelf verantwoordelijk voor de betalingen. Medewerkers afzonderlijk hun salaris overmaken? Hoeft niet. Moderne software genereert een SEPA-bestand dat je direct kunt importeren in de bankomgeving waardoor de salarisbetalingen klaar staan voor je klant. Bankieren klanten bij ING en Rabobank, dan is zelfs deze handmatig import niet nodig. Dat scheelt niet alleen tijd, je voorkomt ook fouten doordat handmatige invoer is verdwenen.

Tip 3: Integreer de financiële en de salarisadministratie

Handmatige invoer van alle salarisjournaalposten kost voor een klein administratiekantoor al snel een hele werkdag. Die tijd bespaar je als je boekhouding is geïntegreerd in je salarisverwerking. Je voorkomt fouten en bent geen tijd meer kwijt aan het overzetten van informatie. Die tijdsbesparing is nog groter in combinatie met de bankkoppeling. Een bijkomend voordeel van de integratie van de boekhouding en de salarisadministratie komt naar voren in de werkkostenregeling. Financieel georiënteerde mensen hebben vaak geen zicht op de loonkosten terwijl salarisadministrateurs de boekhouding niet scherp hebben. Integreer je deze administraties, dan zijn de kosten die in de financiële administratie zijn geboekt op de grootboekrekening Werkkosten ook zichtbaar in de salarisadministratie. Je ziet direct de boekingen inclusief en exclusief het btw-bedrag. Het is direct duidelijk wat de vrije ruimte is en of je eventueel eindheffing moet betalen. Stuur de werkkosten automatisch mee in de loonaangifte aan het begin of einde van het boekjaar.

Tip 4: Verloon al je DGA administraties tegelijkertijd

Een simpelste salarisadministratie is die van de DGA. Toch zijn veel kantoren elke maand er een hoop tijd aan kwijt. Die tijd gaat zitten in het switchen tussen administraties om de verloningen te doen en dan nog een keer om de aangiftes te versturen. Wist je dat je al je DGA-administraties tegelijk kunt verlonen? Selecteren, berekenen, controleren, definitief maken en dan kan de aangifte de deur uit. En de loonstrook? Die wordt automatisch verstuurd of klaargezet in een portaal. Loonaangiftedocumenten, betaaladvieslijsten, SEPA-bestanden worden automatisch verzonden bij de afronding van de verloning.

Deze tips in praktijk brengen en tijd winnen om je adviesrol beter in te vullen? Ik vertel je graag hoe tijdens de gratis kennissessie Salarisverwerking voor accountantskantoren op 13 juni in Delft.

Bron: Exact

Geplande maatregelen die van invloed zijn op de salarisadministratie in 2014

De derde dinsdag van september is geweest. Door de Koning is de Troonrede voorgelezen. Maar ook zijn de Miljoenennota 2014 en het Belastingplan 2014 op dinsdag 17 september 2013 door het kabinet gepresenteerd.

In deze blogpost wil ik u graag een selectie geven van geplande maatregelen die van invloed zijn op de salarisadministratie in 2014:

  • Verplichte invoering werkkostenregeling pas per 1 januari 2015 in plaats van 1 januari 2014. De overstap naar de werkkostenregeling kunt u hierdoor nog één jaar uitstellen. Dit uitstel van een jaar is er vanwege vereenvoudigingsplannen voor deze regeling.
  • Eerste schijf loon- en inkomstenbelasting stapsgewijs omlaag. In 2014 blijft het tarief nog hetzelfde als nu, maar in de twee jaren erna wijzigt het tarief tot in 2017 0,23% lager dan nu.
  • De inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (ZVW) daalt in 2014 van 5,65% naar 5,4%. Dit is niet de werkgeversheffing voor de ZVW, maar de premie die door sommige werknemers zelf bijdragen moet worden, zoals pseudo-werknemers en directeuren-grootaandeelhouders die niet verplicht zijn voor de werknemersverzekeringen. De hoogte van de werkgeversheffing ZVW in 2014 is nog onbekend.
  • De WW-premie stijgt van 1,70% in 2013 naar 2,30% in 2014.
  • De gemiddelde sectorpremie daalt in 2014 naar 2,67% ( in 2013 2,76%). Deze premie verschilt per sector. Voor uw sector kan het percentage anders zijn, dit is afhankelijk van de sector waarin u bent ingedeeld.
  • De eerste schijf van de afdrachtvermindering voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O) wordt verlengd van € 200.000 naar € 250.000 én het tarief in de eerste schijf wordt verlaagd van 38% naar 35%. Door deze verlenging is de afdrachtvermindering op een groter deel van de loonkosten voor speur- en ontwikkelingswerk van toepassing en kunnen meer MKB-ers hieraan deelnemen.
  • De heffingskortingen worden niet gecorrigeerd voor de inflatie.
  • De arbeidskorting gaat in 2014 omhoog. De maximale arbeidskorting stijgt in 2014 met € 374 naar € 2.097. De maximale arbeidskorting wordt voor hoge inkomens in stappen afgebouwd tot € 0. Vanaf 1 januari 2017 krijgen werknemers met een inkomen hoger dan € 110.000 geen arbeidskorting meer. De maximale arbeidskorting van lage inkomens neemt de komende jaren toe.
  • De algemene heffingskorting wordt verhoogd met € 99, waarbij voor inkomens boven de € 19.645 de algemene heffingskorting geleidelijk wordt verlaagd voor de hogere inkomens naar € 0 in 2016.
  • De crisisheffing hoge lonen wordt met een jaar verlengd. Ook in 2014 dient de werkgever 16% crisisheffing te betalen over het deel van het loon van werknemers dat meer bedraagt dan € 150.000.
  • Afdrachtvermindering onderwijs eindigt. Met ingang van 1 januari 2014 wordt deze afdrachtvermindering afgeschaft. Deze afdrachtvermindering wordt vervangen door de subsidieregeling praktijk leren.

Blog: Exact Support Blog