Berichten

Release ImageCapture 6.8

Deze maand introduceren wij de release ImageCapture 6.8. Naast kleine optimalisaties in de ImageCapture Manager, is er één nieuwe feature die met kop en schouders uitsteekt boven de rest: Een robot functie voor het verwerken van facturen! Deze unieke feature maakt het mogelijk om ImageCapture in te zetten als een extra medewerker op uw administratie. De software gedraagt zich zoals een menselijke gebruiker dat zou doen, op basis van vooraf ingestelde regels. Op deze manier verloopt het verwerkingsproces van uw facturen dus nog sneller en profiteert u van betalingskortingen bij uw leverancier. Daarnaast bespaart u op de kostbare verwerkingstijd van uw medewerkers.

Op dit moment is de robot functie al beschikbaar in de nieuwste standaardinrichting van Exact Globe maar in de komende maandreleases zal de functionaliteit ook aan onze andere standaardkoppelingen worden toegevoegd. Voor meer informatie over de robot functie in combinatie met uw applicatie kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen.

Herkenning van buitenlandse facturen

De herkenning van buitenlandse facturen is in de release ImageCapture 6.8 verder uitgebreid; vanaf deze versie worden ook Deense facturen standaard ondersteund, naast de ondersteuning van Nederlandse, Vlaamse, Duitse, Franse, Engelse, Amerikaanse, Poolse, Roemeense, Spaanse en Zweedse facturen die al in eerdere releases is opgenomen.

Robot functionaliteit

Ofwel het verwerken en boeken van facturen zonder menselijke interactie. Uiteraard is het hierbij niet de bedoeling dat facturen zonder controle worden verwerkt en geboekt. Daarom is het mogelijk om vooraf bepaalde zaken vast te stellen, op basis waarvan ImageCapture beoordeelt of een factuur volledig automatisch mag worden doorgezet. Een aantal mogelijkheden om vooraf te bepalen of een factuur automatisch verwerkt mag worden zijn:

100% match met de geplaatste bestelling

Wanneer een factuur op zowel kop- als regelniveau matcht met de eerder geplaatste bestelling in het inkoopsysteem mag de factuur automatisch geboekt worden. Wijkt de factuur af, bijvoorbeeld doordat er transportkosten worden vermeld of wanneer bedragen of aantallen niet overeenkomen, dan verschijnt de factuur in het controle scherm waar uw medewerkers de factuur kunnen beoordelen en eventueel de boeking nog kunnen aanpassen.

Wanneer het een UBL factuur betreft

U kunt ervoor kiezen om UBL facturen altijd automatisch te laten boeken wanneer verplichte informatie zoals bijvoorbeeld een grootboekrekening of kostenplaats op de factuur vermeld staan. Wanneer deze informatie ontbreekt, of wanneer het bijvoorbeeld een nieuwe crediteur betreft, komt de factuur in het controle scherm en kan deze door uw medewerker aangepast worden. Een nieuwe crediteur kan tijdens dit proces ook direct vanuit ImageCapture aangemaakt worden.

Per crediteur

Wanneer u periodiek facturen ontvangt voor abonnementen of terugkerende diensten dan kunt u ervoor kiezen de facturen van de desbetreffende crediteuren automatisch in te laten boeken.

Meer informatie of de update aanvragen

Voor meer informatie over de release ImageCapture 6.8 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.

Bron: ScanSys

Exact voor Productie Ease of Use: Ondersteuning van barcodes in lay-outs

Exact voor Productie heeft een zeer beperkte mogelijkheid om barcodes op lay-outs af te drukken. Zo kunnen op de werkbon het werkordernummer en de regelnummers van materiaal en routing als barcode worden afgedrukt. Inmiddels hebben we het fundament gelegd voor een bredere ondersteuning van barcodes op lay-outs en we vragen nu feedback over welke velden op welke lay-outs met welk type barcode behoefte bestaat.

Werken met barcodes

Klanten vragen vaak of Exact Online “kan werken met barcodes”, of “barcodes kan scannen”. Om dit onderwerp wat toe te lichten het volgende: Het afdrukken van barcodes op een document (een picklijst, een werkorder, een bestelbon etc.) is een beperktere behoefte dan de ondersteuning van processen met barcode scanners. Voor het laatste zijn apps nodig die voor elk proces (bestelling ontvangen, levering picken, voorraad tellen, etc.) een aan het lezen van barcodes aangepaste werkstroom kennen. Een voorbeeld van zo’n app is Smart Shop Floor, waar bijvoorbeeld het werkordernummer gescand kan worden ten behoeve van de materiaaluitgifte en de productontvangst. Ook een aantal partners hebben scanapplicaties voor magazijnprocessen.

 

Exact gaat nu barcodes toevoegen aan lay-outs. Belangrijk om te weten is dat we specifieke velden moeten benoemen die met barcodes ondersteund gaan worden. Dat heeft te maken met het feit dat de meest gevraagde barcodes aan de veldwaarde (Artikel: 12345) een extra karakter moeten toevoegen (Barcode van artikel 12345: 123458) dat gebruikt wordt om te valideren dat de code goed gelezen is (het zogenaamde controlekarakter). Ook bestaan er verschillende types barcodes zoals EAN, UPC, Code 39, Code 128 en nog veel meer:

INDUBAR002

(Klik om te vergroten)

 

We zouden het liefst voor elk veld elk type barcode beschikbaar stellen. Dat is echter een omvangrijk doel dat waarschijnlijk ook veel velden zou omvatten waar geen barcode behoefte bestaat. Wij roepen onze klanten dan ook op om te reageren op welke lay-out welk veld in welk type barcode ondersteund zou moeten worden. We willen ook graag weten hoe U dat dan gaat gebruiken. Op basis van uw feedback zullen we dan keuzes maken. We hadden deze feedback al van een aantal klanten ontvangen voor de werkorderbon. Dat zal dan ook de eerste lay-out zijn waar we mee aan de slag gaan (werkordernummer, artikelcode van het maakartikel, artikelcode van de materialen, bewerkingscode, hulpbron).

 

Deze verbeteringen komen beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

 

Meer informatie bij en uw feedback naar Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Hoe verwerk ik UBL-facturen (e-facturen) met Elvy?

Wanneer u een UBL-factuur (of ‘e-factuur’) wilt verwerken in Elvy, kunt u deze op dezelfde manier inlezen als een reguliere factuur: plaats het UBL-bestand in de map waarin uw gescande (of via e-mail uitgelezen) documenten staan.

Verwerken van de factuur

Let op
Wanneer u een UBL-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

ds-ubl-factuur

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1′. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL-factuur.

ds-ubl-boekingsregel

De verdere verwerking gaat op dezelfde manier als een reguliere factuur. Het grote voordeel van UBL, is dat u hiermee alle afzonderlijke bedragen eenvoudiger kunt boeken, op basis van de groeperingsinstellingen die hierna besproken worden.

Instellingen voor de verwerking

Volgens de standaardinstellingen voor UBL in Elvy, worden alle regels in de UBL-factuur samengevoegt tot een enkele boekingsregel. U kunt via de kolomweergave van boekingsregels instellen, hoe deze facturen verwerkt moeten worden.

ds-ubl-verwerking

Hiervoor kunt u uit de volgende opties kiezen.

  • Automatisch. Voor administraties en crediteuren neemt deze optie de instelling van ‘Algemeen’ over. Indien u daar ook ‘Automatisch’ heeft gekozen, werkt dit hetzelfde als ‘Per regel’.
  • Geen invoer. De gegevens uit het UBL-bestand worden niet gebruikt door Elvy; het bedrag wordt wel herkend.
  • Per BTW-code. De regels worden gegroepeerd op btw-code, met een boekingsregel per code.
  • Per regel. Alle regels worden samengevoegt tot een enkele boekingsregel.

Deze instellingen kunt u vervolgens op drie niveau’s instellen:

  1. globaal;
  2. per administratie en;
  3. per crediteur

Iedere opvolgende instelling vervangt de voorgaande. Ofwel: wanneer u op globaal niveau instelt dat UBL-regels per regel verwerkt moeten worden, maar vervolgens voor de administratie instelt dat deze per btw-code gegroepeerd moeten worden, dan zal deze laatste instelling (groeperen per btw-code) voorrang krijgen. Stelt u voor de gekozen crediteur de optie, ‘Geen invoer’ in, dan vervangt deze de instelling voor de administratie.

Bron: Elvy