Berichten

ImageCapture van Scansys één totaaloplossing voor al uw documentstromen

Het cliché “Stilstand is achteruitgang” is in geen andere markt actueler dan in het MKB. Daarom is het juist voor MKB organisaties belangrijk om te blijven zoeken naar nieuwe automatiseringsmogelijkheden die binnen de (soms beperkte) financiële middelen passen. Integratie met, of beter gebruik van bestaande applicaties maakt vaak onderdeel uit van het automatiseringsplan. Bij de selectie van de kernapplicatie(s) wordt al rekening gehouden met de mogelijke toepassingen die in de toekomst benut kunnen worden.

Primaire en secundaire processen automatiseren

Organisaties in het MKB kiezen vaak voor een stapsgewijze automatisering van hun bedrijfsprocessen. Beperkte budgetten en minder beschikking over financiële buffers zijn hiervoor de belangrijkste redenen. Zo wordt er meestal eerst een keuze gemaakt voor een kernapplicatie zoals een TMS of ERP, om de continuïteit van de primaire bedrijfsprocessen te optimaliseren en waarborgen. Denk bijvoorbeeld aan het efficiënt managen van projecten, transporten of productieprocessen. Daarna volgt de optimalisatie van kostbare secundaire processen zoals de verwerking van de inkomende facturenstroom. Een logische keuze omdat dit voor veel organisaties één van de meest tijdrovende en dus kostbare processen is. Daarbij komt dat de gemiddelde MKB organisatie zijn kosten en opbrengsten strak moet kunnen monitoren om te bepalen of de onderneming winstgevend is én tijdig moet kunnen bijsturen wanneer kosten en opbrengsten niet in de juiste verhouding tot elkaar staan. Steeds meer ondernemingen in het MKB hebben inmiddels de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking al ontdekt. De belangrijkste overwegingen, naast het kostenbesparende element zijn: Efficiency, Inzage en Controle.

Breed inzetbaar

Bij Scan Sys werken wij graag aan oplossingen die zowel op korte als langere termijn een toegevoegde waarde kunnen bieden voor uw organisatie. Onze software, ImageCapture is een breed inzetbare toolbox van mogelijkheden, gebaseerd op document- en data capture toepassingen. Bij het ontwikkelen van functionaliteit en koppelingen met nieuwe systemen, benutten wij graag zoveel mogelijk van de functionaliteit die een kernapplicatie al te bieden heeft dankzij een volledige integratie met dit systeem. Hierdoor kan niet alleen de meest complexe factuur razendsnel verwerkt worden maar kunnen andere, financieel administratieve processen ook eenvoudig geautomatiseerd worden binnen dezelfde ImageCapture applicatie.

Verkooporderverwerking

Een voorbeeld hiervan is de unieke oplossing waarbij ImageCapture het proces van verkooporderverwerking automatiseert; Handelsorganisaties hebben regelmatig te maken met terugkerende inkoopopdrachten van bestaande relaties. Deze opdrachten moeten op de administratie verwerkt worden tot een verkooporder. Het verwerken, controleren en archiveren van deze opdrachten is een foutgevoelig en tijdrovend proces. Ook neemt het archiveren van deze documenten veel ruimte in beslag en de documenten zijn soms lastig traceerbaar. Met ImageCapture kunnen de inkoopopdrachten geautomatiseerd worden geïmporteerd (of gescand als ze in papieren vorm binnenkomen) waarna de software automatisch data uitleest zoals debiteur- en ordergegevens. ImageCapture controleert automatisch de verkoopprijzen, artikelcodes en prijsafspraken waardoor verschillen direct zichtbaar worden. Na controle en eventuele verrijking van de gegevens worden de orderregels automatisch geëxporteerd naar de achterliggende ERP applicatie en wordt hier een verkooporder aangemaakt. Het digitale document wordt als bijlage gekoppeld aan de boeking. Eventueel kan ook automatisch een workflow worden opgestart ter verdere verwerking van de inkoopopdracht. (meer informatie over deze toepassing kunt u vinden op onze landingpage Verkooporderverwerking).

Verwerking van transportdocumenten

Een andere, veel gebruikte toepassing van onze software is de verwerking van vrachtdocumenten in de Transportsector; Een transporteur heeft dagelijks te maken met een grote stroom van orders met bijbehorende vrachtdocumenten zoals transportopdrachten, emballage bonnen en CMR’s. Deze documenten moeten verwerkt en gekoppeld worden aan het dossier in het achterliggende TMS (Transport Management Systeem). Alleen al het uitzoeken en controleren van deze documenten kost de medewerkers op de administratie enorm veel tijd. Daarnaast moeten alle documenten bewaard worden om te kunnen overleggen bij vragen over de factuur. Vaak gebeurt het archiveren nog in papieren vorm waardoor het archief gestaag groeit en het opzoeken van de documenten een bewerkelijk proces is. Met het gebruik van ImageCapture zijn een aantal tijdrovende handelingen uit dit proces gesneden; Alle documenten worden bij binnenkomst gedigitaliseerd, waarbij de documenten per batch op diverse niveaus gescand kunnen worden, waarna ImageCapture ze automatisch koppelt aan het juiste dossier in het achterliggende TMS. Het digitale document is direct opvraagbaar vanuit het TMS of kan beschikbaar gesteld worden per e-mail of via track and trace. Met een druk op de knop zijn de documenten beschikbaar zonder dat er nog in papieren archieven gezocht hoeft te worden.

Een totaaloplossing voor al uw administratieve processen

Het slim digitaliseren van documenten en verwerkingsprocessen met ImageCapture kan voor uiteenlopende toepassingen gebruikt worden. Zo kunt u alle documentstromen eenvoudig beheersbaar maken vanuit één applicatie met de bijkomende voordelen van digitale archivering. Poststukken, HR dossiers, facturen en orders, ImageCapture beschikt over standaardoplossingen voor elk van deze documentstromen. Op onze website vindt u een overzicht van de verschillende toepassingen in combinatie met ImageCapture software. Staat uw gewenste toepassing hier niet tussen, of is uw toepassing nog niet standaard beschikbaar in de door u gebruikte applicatiekoppeling? Scan Sys ontwikkelt doorlopend nieuwe oplossingen en applicatiekoppelingen. Neem vrijblijvend contact met ons, dan bespreken wij graag samen met u de mogelijkheden voor uw bedrijfsprocessen.

Bron: ScanSys

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2015 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2016. Het begin van 2016 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2015. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWEB
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWEB, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWEB. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWEB gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWEB worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWEB gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2016 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2015 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u veel administraties verwerkt met Elvy, is er ook de mogelijkheid om de administraties voor 2016 in bulk te koppelen in Elvy. Hiervoor kunt u het stappenplan volgen wat beschikbaar is op onze helpsite: Hoe koppel ik administraties in bulk?.

Wanneer u boekjaar 2015 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

 

Hoe boek ik met Elvy een factuur in een afwijkende periode in Exact Online?

U kunt met Elvy een factuur boeken in een afwijkende periode. Dit kan handig zijn wanneer u een factuur ontvangt in een periode, terwijl de kosten moeten vallen in de voorgaande periode. Door de periode en het boekjaar te wijzigen in de kopregel van de boeking in Elvy Document Scanning kunt u de factuur boeken in een afwijkende periode:

periode-1

 

De boeking zal vervolgens in Exact Online in de door u opgegeven periode worden ingeboekt:

periode-2

Bron: info.elvy.nl

Hoe laat ik de kostenplaats herkennen op een factuur binnen Elvy?

Wanneer u met uw leveranciers hebt afgesproken dat zij een door u gehanteerde kostenplaats, kostendrager of projectcode op hun facturen vermelden, of wanneer u bijvoorbeeld kostenplaatsen hebt aangemaakt conform gegevens op een factuur, dan hebt u de mogelijkheid om deze automatisch te laten invullen in het Boekingsregel-scherm.

Voorbereiding

Lees eerst de betreffende factuur in en voor de automatische herkenning uit. Vervolgens opent u de herkenningsinformatie door links bovenin het Digitaliseren-scherm op het Elvy-icoon te klikken. Selecteer de optie, Informatie – Automatische herkenning.

templateherkenning-dig-herkenning1

Het volgende scherm wordt nu getoond.

templateherkenning-dig-herkenning2

Hier scrollt u naar beneden totdat u bij de coördinaten komt; dit zijn alle tekstblokken die door Elvy herkend zijn op de factuur. De herkende tekst is van links naar rechts, van boven naar beneden, gelezen op de factuur. Zoek in deze lijst naar het gegeven waarop u de kostenplaats-/-drager-/projectherkenning wilt laten herkennen.

In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uw referentie:’, waarbij de waarde die erachter staat, ingevuld moet worden op het Boekingsregel-scherm.

Let op: Sluit het Digitaliseren-scherm, voordat u wijzigingen aanbrengt in de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning. Nadat u de gewenste templates het ingesteld, drukt u op Bewaren, waarna u Digitaliseren weer kunt starten.

Herkenning configureren

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen, tabblad Automatisch inboeken.

templateherkenning-instellingen1

U kunt hier, afhankelijk van hetgeen u automatisch wilt laten herkennen en invullen, bij de betreffende velden de ‘templates’ invullen. Hierbij maakt u gebruik van het ‘wildcard’ symbool *(de asterisk), het ‘ieder teken’ symbool ? en de <KODE> variabele.

Voorbeeld: De waarde na ‘Uw referentie’ moet worden ingevuld als kostenplaats

Voer bij ‘Kostenplaats templates’ de volgende waarde in:

 *referentie*<KODE>

Hierdoor wordt in alle tekst gezocht naar de tekst ‘referentie’, waarbij de waarde die hierna komt, gezien wordt als de ‘code’ die Elvy invult op het Boekingsregel-scherm, als kostenplaats. De * staat symbool voor ‘alle tekst’, wat betekent dat het niet uitmaakt wat, in dit voorbeeld, voor of na het woord ‘referentie’ komt.

Voorbeeld: ‘Uw referentie’ moet als projectcode herkend worden

Voer bij ‘Projectcode templates’ de volgende waarde in:

<KODE:P??????>

Hierdoor wordt in de tekst gezocht naar de letter ‘P’ gevolgd door zes tekens. Deze waarde wordt ingevuld op het Boekingsregel-scherm, als projectcode.

Aandachtspunten bij het gebruik van kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning

  • Alleen de eerste ‘match’ op de factuur wordt gebruikt. Kortom, wanneer in het gebruikte voorbeeld, ‘Uw referentie’ meerdere keren op de factuur staat, wordt alleen de eerste keer dat Elvy deze herkend (bovenaan de pagina), de herkende waarde gebruikt op de boekingsregel.
  • Het is mogelijk om meerdere ‘templates’ te definiëren, door iedere waarde op een nieuwe regel te zetten.
  • Deze vorm van herkenning wordt applicatiebreed toegepast: in alle gekoppelde administraties, bij alle crediteuren.
  • Dubbele punten, puntkomma’s en andere leestekens worden genegeerd bij de herkenning. Het is dus niet nodig om hier rekening mee te houden bij het definiëren van een template.

Bron: Elvy