Berichten

Binnen Exact Synergy leden toevoegen aan een project

Wanneer u werkt met projecten kunt u per project aangeven welke personen lid zijn van het project. Afhankelijk van de instellingen kan het project zelf alléén voor leden zichtbaar zijn (hiervoor vinkt u de optie ‘ Alleen voor leden’ op de project kaart aan), of voor alle medewerkers.

Het koppelen van personen als lid van het project biedt u verschillen voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij documenten aangeven dat die documenten alléén inzichtelijk zijn voor projectleden, of dat alle projectleden een document mogen bewerken. Naast het project specifiek maken van documenten is dit ook mogelijk voor verzoeken.

Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien welke personen lid zijn van het project en wat de begin- en einddatum is van hun lidmaatschap.

Via de knop ‘Nieuw’ kunt u nieuwe leden toevoegen aan het project. Hierbij heeft u tevens de mogelijkheid om de persoon te informeren over het lidmaatschap middels een taak in zijn of haar werkstroom. Wanneer u het lidmaatschap van een lid wilt beëindigen kunt u op het rode kruis achter de betreffende persoon klikken. Om de begin- of einddatum van het lidmaatschap te wijzigen kunt u gebruik maken van de hyperlink ‘Bewerken’.

Bron: Exact Support Blog

In Elvy NAW gegevens van nieuwe crediteur automatisch invullen m.b.v. openKvK

Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1600. Welke versie heb ik?

Let op
Om gebruik te maken van deze functionaliteit is een internetverbinding noodzakelijk

Wanneer u in Elvy een nieuwe crediteur gaat aanmaken dient u een aantal gegevens in te vullen, zoals de NAW gegevens, tegenrekening en andere stamgegevens. Om het invoerproces te versnellen kunt u gebruik maken van de koppeling met openKvK.

Op het moment dat u kiest voor ‘aanmaken crediteur’ zal Elvy op basis van de combinatie van postcode en woonplaats kijken in de database van openKvK welke bedrijven zijn gevestigd op de betreffende combinatie. Door klikken op de knop ‘openKvK’ zullen alle bedrijven worden getoond:

openkvk2

Wanneer u de crediteur selecteert zullen alle in openKvK aanwezige gegevens voor u worden ingevuld:

openkvk3

Let op
Inactieve bedrijven worden grijs gearceerd in het overzicht.
Bron: info.elvy.nl/

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Online een uitgebreide omschrijving toevoegen aan uw verkoopfactuur

Het komt wel eens voor dat een omschrijving op de verkoopfactuur groter dient te zijn dan het veld ‘Omschrijving’ in Exact Online toelaat.

Het veld ‘Omschrijving’ kan gevuld worden met maximaal 60 tekens.

Indien deze omschrijving groter dient te zijn dan deze 60 tekens kunt u het veld ‘Notities’ toevoegen. Dit kunt u doen door vanuit de verkoopfactuur rechtsbovenin op het gereedschaps-icoon te klikken en te kiezen voor ‘Aanpassen’. Onder ‘Regels’ kunt u het vakje achter ‘Notities’ aanvinken.

Hierna kiest u voor ‘Bewaren’.

In de factuurregel ziet u nu achter het artikel een notitieblok-icoon staan. Hier kunt u op klikken om notities (een uitgebreide omschrijving) toe te voegen.

Let op! Het is belangrijk dat het veld ‘Notities’ ook is toegevoegd aan uw factuurlay-out.

U gaat hiervoor naar [Administratienaam, Stamgegevens, Lay-outs, Onderhoud]. Hier opent u de betreffende lay-out van uw verkoopfactuur. U selecteert het gehele artikelveld, zodat er een zwarte stippellijn omheen komt te staan:

Vervolgens klikt u bovenaan op ‘Velden’. Hier kunt u ‘Notities’ selecteren en voor ‘Toevoegen’ kiezen om het veld notities aan uw factuurlay-out toe te voegen.

U kunt het betreffende veld nu naar de gewenste locatie slepen. Door het veld te selecteren en bovenaan op ‘Eigenschappen’ te klikken, kunt u eventueel nog aangeven dat dit veld mee moet groeien met uw tekst (door ‘Kan groeien’ aan te vinken).

Het aanpassen van de lay-out is éénmalig nodig. Nadat de lay-out is aangepast en bewaard, worden de door u ingevoerde notities voortaan zichtbaar op de afgedrukte/verzonden verkoopfacturen.

Bron: Exact Support Blog

Een regel invoegen of verwijderen in Exact Globe Next

Via verschillende menupaden is het mogelijk om boekingsregels in te voeren. Een voorbeeld hiervan is een boeking invoeren in het bankdagboek via [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Nieuw’.  Het kan voorkomen dat u, tijdens het invoeren van de boeking, een extra regel toe wilt voegen. Dit kan gedaan worden door op de regel te gaan staan, waar een nieuwe regel boven geplaatst dient te worden. Klik dan op de knop ‘Regel toevoegen’ en er zal een lege regel tussengevoegd worden.

Tevens is het mogelijk om een bestaande regel te verwijderen. Ga dan op de regel staan die u wilt verwijderen en klik op de knop ‘Regel verwijderen’.

In Exact Globe Next zijn deze opties zijn in meerdere menupaden beschikbaar. De knoppen zijn bijvoorbeeld ook terug te vinden bij [Factuur, Invoer, Facturen] of [Inkoop, Invoer, Bestellingen].

Bron: Exact Support Blog