Berichten

PSA – Uren invoeren en goedkeuren in Exact Synergy Enterprise

In de vorige blogpost in deze serie heeft u kunnen lezen hoe u een project op kunt zetten en de benodigde gegevens kunt definiëren. Nadat dat allemaal is gedaan kan er officieel aan het project worden gewerkt. De uren die aan een project worden gewerkt en de kosten die daarvoor worden gemaakt dienen geregistreerd te worden. In deze blogpost wordt verder uitgelegd hoe uren en kosten geregistreerd en goedgekeurd kunnen worden.

Nacalculatie of vaste prijs

Het correct invoeren van uren en kosten is van groot belang voor bedrijven die werken op basis van projecten. Bij Nacalculatie projecten vormen de ingevoerde tijd en kosten de basis van de factuur die naar de klant gestuurd zal worden. Wanneer de tijd en kosten niet goed of niet op tijd zijn ingevoerd, heeft dit consequenties voor de inkomsten van het bedrijf. Bij projecten met een Vaste prijs afspraak is de registratie van tijd en kosten van belang voor de kostenregistratie en de project rapportage. De klant betaalt niet extra wanneer er wel extra uren nodig zijn om het project te voltooien. De projectmanager dient dus nauwkeurig in de gaten te houden of het project daadwerkelijk afgerond kan worden met het aantal geplande uren. Het snel en correct invoeren van de uren is dus ook bij een project op basis van een vaste prijs van belang.

Uren en kosten invoeren

De uren en kosten voor een bepaald project kunnen ingevoerd worden op de pagina Uren en Kosten. Deze pagina kunt u bereiken door vanuit de projectkaart op Invoer uren in de monitor sectie te klikken. Deze knop is ook beschikbaar vanuit de medewerkerskaart. Een andere optie is om het volgende menupad te volgen [Modules, Projecten, Invoer, PSA, Invoer uren]. Het invoer scherm biedt de medewerkers een gemakkelijke gebruikersinterface met verschillende opties om kosten en uren te registeren zonder dat dit erg tijdrovend is.

Screenshot1 NL

Indien de uren en/of kosten reeds waren gepland, kunt u deze realiseren door middel van de knop Kopieer gepland naar gerealiseerd. Wanneer er nog geen geplande uren en/of kosten aanwezig zijn óf er zijn extra uren en/of kosten gemaakt, dan kunt u deze op deze pagina toevoegen.

Zodra alle uren en kosten correct zijn ingevoerd klikt u op Indienen weekstaat. Wanneer u geen weekstaat heeft ingesteld in de PSA instellingen ([Modules, Projecten, Inrichting, PSA, Instellingen]) dan zal hier Indienen dagen staan. Voor meer informatie over de PSA instellingen, zie Instellingen PSA.

Uren en kosten goedkeuren

Voordat de ingevoerde uren gefactureerd kunnen worden dienen ze eerst te worden goedgekeurd. Dit kan gedaan worden door de projectmanager of door de lijnmanager. Dit is afhankelijk van hoe het verzoek is ingesteld. Om de uren goed te keuren kunt u als manager klikken op Uren en kosten goedkeuren in de monitor sectie op de projectkaart, of u kunt gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Uren en kosten goedkeuren].

Screenshot 2 NL

Voor meer informatie over het goedkeuren van uren en kosten, zie Overzicht van uren welke goedgekeurd of afgekeurd moeten worden.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe u de goedgekeurde uren aan uw klant kunt factureren en wordt er informatie gegeven over de rapportage van uw projecten.

Bron: Exact Support Blog

PSA Projecten plannen met Exact Synergy

Voordat u start met het werken aan een project en er uren en kosten op geboekt kunnen worden, dient u eerst een aantal gegevens te definiëren. Denk hierbij aan de tarieven, het bereik van het project, het budget en het plannen van de uren.

Tarieven

Er zijn twee soorten tarieven: interne en externe. Interne tarieven geven de kostprijs aan en externe tarieven bepalen de verkoopprijs. De interne tarieven zijn vaak gebaseerd op de kostprijs van de medewerker die voor het betreffende project werkt. De kostprijs wordt bepaald door het salaris en andere arbeids- en overheadkosten. Omdat deze kosten per project kunnen verschillen (denk aan hogere reiskosten of het huren van een auto) is het mogelijk om per project een ander intern tarief in te stellen. De hoogte van externe tarieven kan op verschillende niveaus worden bepaald:

  • Medewerkerstarieven; gebaseerd op de medewerker die het werk uitvoert
  • Klanttarieven; gebaseerd op de afspraken die gemaakt zijn met de klant
  • Projecttarieven; gebaseerd op tarieven die speciaal voor het betreffende project zijn vastgelegd

Een combinatie van bovenstaande niveaus is ook mogelijk.

U kunt de tarieven definiëren via [Modules, Projecten, Inrichting, PSA]

Screenshot 1

Het bereik van een project

Het bereik van een project wordt bepaald door de activiteiten en materialen te definiëren die nodig zijn om een project succesvol af te ronden. Dit kan als één geheel, maar u kunt er ook voor kiezen om het project op te splitsen in sub-producten, sub-diensten of mijlpalen en vervolgens de activiteiten en materialen voor iedere subcategorie apart te definiëren. Dit laatste kan gedaan worden door middel van project producten en een work breakdown structure (WBS). Om het bereik van het project te definiëren gaat u naar de betreffende projectkaart en klikt u in de sectie Monitor op Producten en WBS regels. Voor meer informatie over project producten en WBS, zie Project producten aanmaken en bewerken en Aanmaken en bewerken van WBS regels.

Het budget

Door het budget van een project te definiëren geeft u aan wat het maximale bedrag is dat er gebruikt kan worden aan activiteiten en materialen. Op deze manier kunt u per project in de gaten houden wat het budget is en of uw kosten en uitgaven binnen het geplande budget blijven. Er zijn twee soorten budgetten:

  • Opbrengsten budget; het bedrag dat is afgesproken met de klant
  • Kostenbudget; het bedrag dat intern kan worden besteed aan arbeid en/of materiaal

Er zijn drie manieren om het budget te definiëren; het invoeren van het budget op de projectkaart, het invoeren van het budget vanuit de work breakdown structure of een combinatie van beiden.

In alle gevallen kunt u het budget aanmaken door vanuit de projectkaart in de sectie Monitor op Budget te klikken. Hier kunt u direct nieuwe budgetregels aanmaken óf kiezen voor de optie Aanmaken vanuit WBS.

Uren inplannen

Wanneer het bereik en het budget zijn gedefinieerd kunt u de uren in gaan plannen die aan het project zullen worden besteed. Dit kunt u doen op basis van een specifieke datum en tijd; hierbij dient de medewerker bijvoorbeeld in een bepaalde week 24 uur aan het project te werken. Er worden in die week dan 8 uur op de maandag, 8 uur op de dinsdag en 8 uur op de donderdag ingepland. Een andere optie is uren inplannen op basis van een deadline; de medewerker dient vóór een bepaalde datum aan taak van bijvoorbeeld 20 uur afgerond te hebben.

Ook het inplannen van uren kan zowel via de work breakdown structure als direct vanuit de projectkaart.

Voor meer informatie over het inplannen van de uren, zie Overzicht van de project planning en Overzicht van WBS regels.

Screenshot 2

Bron: Exact Support Blog

 

In Exact Synergy eenvoudig uren en kosten invoeren door middel van favorieten

Bij het invoeren van uren en kosten kunt u verschillende gegevens opgeven zoals het project en de activiteit.

Wanneer u in een bepaalde periode veel dezelfde werkzaamheden uitvoert voor hetzelfde project of activiteit kunt u deze als favoriet markeren op de Uren en kosten pagina.

De informatie die is opgegeven in de kolommen Project, Relatie, Product, Activiteit, Type en/of Artikel worden dan onthouden en automatisch gevuld wanneer u deze pagina een volgende keer opent.

Om een regel als favoriet te markeren klikt u na het invullen van de regel op fav-nl1 Favoriet aanmaken naast de kolom Project.

fav-nl2

Wanneer een regel als favoriet is gemarkeerd, ziet u voor die regel het pictogram fav-nl3 staan.

fav-nl4

Door op  Favoriet verwijderen te klikken kunt u de favoriet verwijderen. Bij het opnieuw openen van de pagina worden de gegevens van die regel dan niet langer automatisch gevuld.

Bron: Exact Support Blog

Mobiele apps Exact Hour Entry app (uren registreren)

Met de Exact Hour Entry app is het mogelijk om waar en wanneer u wilt uw uren te registreren. Het invoeren van uren is vaak een verplichting dat even tussendoor moet en nooit echt leuk is om te doen. Met deze app is het registreren van uren zo gemakkelijk dat het gebeurd is voordat u het beseft!

Doelgroep
De Hour Entry app is bedoeld voor iedereen die zijn uren in Exact Synergy Enterprise dient te registreren.

Functies
De volgende functies zijn beschikbaar in de app:

  • Uren invoeren
  • Achterstallige uren bekijken
  • Inzicht krijgen in uw geplande activiteiten en uw capaciteitsplanning door heldere dag- en weekoverzichten
  • Direct eenvoudig aanvullende activiteiten toevoegen in de planning

Platformen
De Exact Hour Entry app is beschikbaar voor iOS (versie 7.0 en hoger) en Android (versie 4.0 en hoger).
Voor Windows wordt de app in de tweede helft van 2016 verwacht.

Beveiliging
Zodra u de app installeert, dient u éénmalig in te loggen met uw gebruikersgegevens. In principe blijft u daarna ingelogd, zodat u snel inzicht heeft in de gegevens. Door middel van een pincode is het mogelijk om de app extra te beveiligen.

Product update
Om gebruik te kunnen maken van deze app heeft u product update 254 of hoger van Exact Synergy Enterprise met een PSA omgeving nodig.

Screenshot   Screenshot_2nl

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een toeslagpercentage over alleen een deel van de materialen of uren

In Exact Globe Next is het mogelijk om een toeslag te berekenen om bepaalde overheadkosten in het productieproces te verrekenen. Zo kunt er ervoor kiezen om voor een artikel dat bijvoorbeeld € 100,- kost om te produceren, standaard verhogen met 10%.  De gecalculeerde kostprijs komt daarmee op € 110,-.

Daarnaast is het mogelijk om deze overhead te berekenen over een deel van de artikelen en/of uren. Dit kunt u doen door een opslag aan te maken en deze aan een assortiment te koppelen. Vervolgens wordt het percentage alleen berekend over de artikelen in de stuklijst die aan hetzelfde assortiment gekoppeld zijn.

Bron: Exact Support Blog