Berichten

CRM – Het automatiseren van de sales forecast in Exact Synergy Enterprise (1/2)

SFA (Sales force automation) software maakt het mogelijk om bedrijven hun verkoopactiviteiten te organiseren, volgen en automatiseren. SFA omvat activiteiten zoals het bijhouden van leads, het beheren van relaties en contactpersonen, het beheren van activiteiten en het bijhouden van verkoopkansen. De verkoopactiviteiten worden vaak per campagne gevolgd, waardoor het bedrijf het succes van de campagne kan meten op basis van het percentage klanten dat uiteindelijk de gewenste acties uitvoert. In deze eerste blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt besproken hoe verkoopkansen aangemaakt kunnen worden en hoe vervolgens de verschillende stadia hiervan kunnen worden doorlopen.

Verkoopkansen aanmaken

Nadat er leads zijn aangemaakt, kunnen voor deze leads verkoopkansen worden gecreëerd. Door het monitoren van verkoopkansen krijg je een goed overzicht van welke leads uiteindelijk klant zijn geworden en welke zijn afgehaakt met daarbij de bijbehorende redenen. Je kunt verkoopkansen aanmaken via [Modules, Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]. Hier zoek je vervolgens de betreffende leads door bijvoorbeeld in de sectie Algemeen alleen het type Lead aan te vinken en vervolgens op Tonen te klikken.


Nadat alle leads worden getoond kun je door middel van de knop Verkoopkans een batch aan verkoopkansen aanmaken voor de betreffende relaties. Voor meer informatie over het aanmaken van verkoopkansen in een batch, zie Aanmaken van verkoopkansen in een batch.

Verkoopkansen bekijken

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je deze op ieder gewenst moment bekijken via de sectie Monitor op de relatiekaart.


Nadat je op Verkoopkansen hebt geklikt krijg je een overzicht met alle verkoopkansen voor deze relatie. Door op de code of naam van de betreffende verkoopkans te klikken kom je in de verkoopkanskaart terecht.


In de sectie Verzoeken zie je alle verzoeken die voor deze verkoopkans zijn aangemaakt. Omdat deze verkoopkans zich nog in het eerste stadium bevindt, is er alleen nog maar het verzoek beschikbaar dat in de eerste stap van de verkoopcyclus is aangemaakt. Nadat dit verzoek is gerealiseerd zal automatisch een verzoek voor de volgende fase worden gecreëerd.

Lead stadium

Nadat de verkoopkansen zijn aangemaakt kun je aan de slag om je leads binnen te gaan halen. Wanneer er contact is geweest met de lead en dit bedrijf of deze persoon heeft aangegeven interesse te hebben in jullie producten of diensten kun je door middel van de knop Lead opgevolgd het Lead verzoek realiseren.

Prospect stadium

Nadat je op Lead opgevolgd hebt geklikt wordt er automatisch een Prospect verzoek aangemaakt voor deze verkoopkans. Dit verzoek is direct op de verkoopkanskaart te zien en kan vanuit daar ook worden geopend.

 

Vanuit het Prospect verzoek kan via de knop Opstellen offerte een offerte voor de betreffende relatie worden aangemaakt. Nadat op deze knop is gedrukt, wordt er direct een Offerte verzoek aangemaakt.

Offerte stadium

Wanneer de offerte is aangemaakt en verzonden kan deze worden gekoppeld aan het Offerte verzoek. Vervolgens klik je op de knop Offerte opgesteld. Het Offerte verzoek zal nu bij de verantwoordelijke persoon In de werkstroom terecht komen. Zodra de relatie de offerte heeft getekend kan de ontvangen order aan het verzoek worden gekoppeld en kan voor de optie Order ontvangen worden gekozen.

Hierna wordt automatisch het laatste verzoek, het order verzoek, aangemaakt. De verkoopkans krijgt vervolgens de status Gewonnen.

Verloren verkoopkansen

Het kan ook zijn dat de relatie aan het begin van het verkoopproces aangeeft geen interesse (meer) te hebben in je diensten of producten. In dit geval kun je op verkoopkanskaart op de knop Verloren klikken. Het bijbehorende verzoek wordt vervolgens automatisch afgekeurd.

Meer informatie

Voor meer informatie over de verkoopkanskaart en de bijbehorende acties, zie Bekijken van verkoopkanskaarten en de gerelateerde documenten.

Volgende keer

In de volgende blogpost over het automatiseren van de sales forecast wordt uitgelegd hoe je gedurende het verkoopproces de verkoopkansen optimaal kunt volgen met behulp van diverse overzichten.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy CRM app verkoopkansen bekijken op vervolgdatum

Op de kaart van de verkoopkansen is de vervolgdatum beschikbaar. In dit veld kunt u de datum opgeven voor de opvolging van de verkoopkans actie. In de CRM app kunt u eenvoudig aangeven of u de verkoopkansen wilt sorteren op de einddatum (closing date) of de vervolgdatum.

In het overzicht van uw verkoopkansen kunt u bovenin zien of de gegevens zijn gesorteerd op einddatum (closing date) of de vervolgdatum. Door erop te drukken kunt u aangeven hoe u de gegevens wenst te sorteren.

Bron: Exact Support Blog

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog