Berichten

Hoe kan ik in Exact Globe de Engelse benaming van een artikel, afdrukken op een factuur?

Het kan voorkomen dat u een Engelstalige klant heeft, waarbij de Engelse benaming van een artikel op de factuur dient te worden getoond. Aan de hand van de volgende stappen kunt u dit doen.

  1. Ten eerste dient u in te stellen dat er meerdere talen gebruikt kunnen worden in de zoekvensters. Via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene-instellingen, Omschrijvingen in zoekvensters] kan de taal ‘English’ geselecteerd voor de omschrijvingen/omschrijvingen in zoekvensters.
  2. Hierna is het mogelijk om één of meerdere taalomschrijvingen in te voeren in onderhoud van een artikel.
  3. Vervolgens dient er op de factuurlay-out ook nog ingesteld te worden dat de omschrijvingen van de artikelen in het Engels worden getoond. Om de Engelse benamingen weer te geven, is het aan te raden om een nieuwe lay-out aan te maken, op basis van een bestaande lay-out.  Dit kunt u doen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op het loepje achter de factuurlay-out. Klik de lay-out aan en kies voor ‘Bewerken’. Kies vervolgens voor [Bestand, Bewaren als] en sla de lay-out op onder een nieuwe naam en nieuwe omschrijving.
  4. Daarna gaat u naar [Bewerken, Lay-outinstellingen] en zet de ‘Taal van de omschrijvingen’ op ‘English’.
  5. Vervolgens kunt u het veld ‘Omschrijving artikelbestand’ toevoegen op de lay-out via [Bewerken, Toevoegen, Databaseveld, Artikelblok]. Sleep het veld naar de juiste positie en verplaats of verwijder eventuele onderliggende velden, zodat deze niet samen met dit veld worden afgedrukt.
  6. Klik op ‘Bewaren’ om de lay-out te bewaren.
  7. Vervolgens kunt u deze layout koppelen aan de Engelstalige klant door te klikken op het icoon ‘Lay-outs aan debiteuren koppelen’ , achter het loepje van de factuurlay-out bij [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Klik op de betreffende debiteur en kies voor ‘Wijzigen’. Selecteer de naam van de nieuwe lay-out en kies voor ‘OK’.
  8. Daarna kunt u voor deze debiteur een factuur aanmaken waarbij u het artikel met de Engelse omschrijving gebruikt.
  9. Bij [Factuur, Invoer, Afdrukken/ Verwerken] kunt u op tabblad ‘Geavanceerd’ de optie ‘Debiteurenlay-out koppelingen’ aanvinken, of de nieuwe lay-out selecteren in veld ‘Lay-out’.
  10. Vervolgens toont de (voorbeeld-)factuur de lay-out met de Engelse artikelomschrijving.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Next een standaard lay-out definiëren

In Exact Globe Next kunt u zelf bepalen hoe de lay-out van uw facturen, orderbevestigingen, pakbonnen, bestelbonnen, etc eruit zien. Deze lay-outs kunt u aan uw debiteuren/crediteuren koppelen. Per debiteur/crediteur kunt u aangeven welke lay-out u als standaard voor die debiteur/crediteur wilt gebruiken. Wanneer u een nieuwe lay-out heeft gemaakt kunt u deze aan een aantal debiteuren koppelen door via het onderhoud van die debiteuren de betreffende lay-out te selecteren. U kunt echter ook vanuit [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen] aangeven aan welke debiteur u allemaal een specifieke lay-out wilt koppelen. Via het menupad kiest u achter de betreffende lay-out voor , waarna u de debiteuren kunt selecteren om vervolgens met de knop ‘Wijzigen’ een lay-out aan die debiteuren te koppelen.

Bron: Exact Support Blog

Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips?

Wanneer u de salarisstroken wilt e-mailen naar uw medewerkers, dan dient u rekening te houden met de volgende instellingen:

  • Via [Salaris, Personeel, Onderhouden] kunt u de medewerker openen. Zorg ervoor dat er aan de rechterkant, in de sectie ‘Dienstverband’ een e-mailadres ingevuld staat. Het veld voor het e-mailadres aan de linkerkant kan voor een privé e-mailadres gebruikt worden
  • Via [Salaris, personeel, onderhouden, tabblad salaris, salarisgegevens] dient u op het tabblad ‘Algemeen’ bij de regel e-mailadres aangeven naar welk e-mail adres de salarisstroken gemaild dienen te worden. Let hierbij op dat u dit in de juiste periode aanpast.
  • Via [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] kunt u op het tabblad ‘Uitvoer’ kiezen voor het juiste e-mail programma, bijvoorbeeld ‘Outlook’.

Vervolgens kunt u, nadat de boekingen zijn berekend en gefiatteerd, gaan naar [Salaris, Invoer, Afdrukken / Verwerken], hier kiest u bij ‘Verwerken’ voor de optie ‘Definitief’ en bij ‘Uitvoer’ voor ‘E-mail’

Nu zullen de stroken naar de betreffende e-mailadressen worden gestuurd. Indien er geen e-mailadres ingegeven staat bij de medewerker zal de salarisstrook geprint worden.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe aan een lay-out een tweede en/of vervolgpagina toevoegen?

U kunt aan de hand van de volgende stappen een tweede en vervolgpagina toevoegen aan een lay-out:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].
  • Klik hier op het vergrootglas achter de betreffende lay-out.
  • Selecteer nu de gewenste lay-outcode.
  • Klik nu op ‘Bewerken’.
  • Via [Bewerken, Lay-outinstellingen] kunt u nu bij aantal pagina’s 2 instellen.

5-11-2013 7-25-45

Wanneer u deze instelling op ’2′ zet kan een lay-out op meerdere pagina’s worden afgedrukt. Er is in dit geval alleen een verschil tussen de eerste en de vervolgpagina’s. De vervolgpagina’s maakt u op, op basis van de tweede pagina.

Om de opmaak vervolgpagina’s te bewerken selecteert u boven in het scherm ‘Pagina 2′.

Bron: Exact Support Blog

Welk e-mail adres wordt er gebruikt in Exact Globe Next

Op verschillende plekken in Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om de gegevens per e-mail te versturen. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan het mailen van een factuur of een orderbevestiging. Afhankelijk van welke gegevens u mailt kunnen er verschillende e-mailadressen worden voorgesteld. U kunt per relatie immers op verschillende plekken een e-mailadres definiëren:

  1. Het hoofd e-mail adres van de relatie. Vaak is dit een info adres zoals bijvoorbeeld info@macbeancoffeeworld.com. In de eenvoudige modus van de debiteur of crediteur kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Algemeen’, na het selecteren van de optie ‘E-mail’ bij ‘Adrestypen’. Vraagt u de debiteur/crediteur in de geavanceerde modus op, dan kunt u het hoofd e-mailadres terugvinden op het tabblad ‘Basis’ in de sectie ‘Adres’ bij het adrestype ‘E-mail’.
  2. Het e-mail adres van de hoofdcontactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Hoofd’ is aangevinkt.
  3. Het e-mailadres van de financiële contactpersoon. Dit kunt u terugvinden op het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de hoofdcontactpersoon. Dit is de contactpersoon waarbij de optie ‘Financiële contactpersoon’ is aangevinkt.
  4. Het e-mailadres van de contactpersoon die is gekoppeld aan het factuuradres. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad ‘Contact’ bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.

In onderstaand overzicht kunt u zien wanneer welk e-mailadres wordt gebruikt:

Hoofd e-mail adres    E-mail adres
Hoofd contactpersoon
E-mail adres
Financiële contactpersoon
E-mail adres
Contactpersoon factuuradres
Financieel
Betalingsherinneringen Vinkje*1 Vinkje*1
Debiteurenafschriften Vinkje*1 Vinkje*1 Vinkje*1
Cash Flow
Betalingsspecificatie Vinkje*2 Vinkje*2
Factuur
Factuur Vinkje
Factuurhistorie Vinkje
Order
Verkoopraamcontracten bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en RMA orders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Verkooporders en serviceorders afdrukken / Verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Service
Serviceorders bevestigen Vinkje*3 Vinkje*3
Realisaties verwerken Vinkje*3 Vinkje*3
Inkoop
Bestellingen en RTV orders afdrukken Vinkje*3 Vinkje*3
CRM
Offerte Vinkje*3 Vinkje*3
Document Vinkje*3 Vinkje*3
  • 1 = Bij het afdrukken kunt u een selectie maken op het soort contactpersoon waar naartoe de e-mail verstuurd dient te worden.
  • 2 = In eerste instantie wordt gekeken naar het hoofd e-mail adres van de relatie. Is er geen hoofd e-mail adres opgegeven dan wordt het e-mailadres van de hoofdcontactpersoon gebruikt.
  • 3 = In eerste instantie wordt gekeken naar de hoofd contactpersoon van de relatie. Is er bij de hoofd contactpersoon geen e-mailadres gedefinieerd dan wordt het hoofd e-mail adres van de relatie gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Vragen over instellingen van Exact Online

Op de support afdeling van Exact Online krijgen we vaak vragen binnen die opgelost kunnen worden door een bepaalde instelling aan te passen.

De instellingen vindt u via het menu [Administratienaam, Instellingen]. In deze blog leest u meer over de instellingen die veel gebruikt worden en wat ze precies doen.

1. Tabblad Financieel

Instellingen

Grootboekrekeningen: Koppelingen
Hier kunt u bepalen welke grootboekrekeningen op de achtergrond worden gebruikt op het moment dat u een transactie aanmaakt. Zo kiest u bijvoorbeeld (afhankelijk van uw licentie) een grootboekrekening voor betalingsverschillen. U kunt een grootboekrekening koppelen door te klikken op het vergrootglas. Als u gebruik maakt van een standaard inrichting dan zijn deze koppelingen vaak al ingevuld.

Welke grootboekrekening u waar dient in te vullen kunt u bespreken met uw accountant.

Toestaan: Heropenen: Boekingen
Als u hier een vinkje zet zorgt dit ervoor dat u een verwerkte boeking weer kunt heropenen. Als u bijvoorbeeld een verwerkte memoriaalboeking opzoekt dan ziet u dankzij een vinkje bij deze instelling de knop Heropenen.

Er zijn echter situaties waarin het niet mogelijk is om een verwerkte boeking te heropenen, ondanks dat het vinkje aan staat. Dit komt voor als:

  • De boeking reeds is meegenomen in de definitieve Btw-aangifte en/of ICP-aangifte.
  • Als het een verkoopboeking betreft die gegenereerd is na het definitief afdrukken van een factuur.
  • Als de boeking afkomstig is uit de module Activa.
  • Als de boeking afkomstig is uit een conversie.

Periode-datumcontrole
Met deze instelling (onder het kopje Data) bepaalt u of er controle plaatsvindt op periode einddatum. Oftewel; mag er geboekt worden in periode 3 met datum 01-04-2013?

U heeft drie opties:

  • Nee: Er zal geen controle worden uitgevoerd en u hebt de mogelijkheid om de periode te wijzigen.
  • Optioneel: U kunt de periode wijzigen maar er verschijnt een waarschuwing. Dit is de standaard optie.
  • Verplicht: De transactiedatum dient in de gekozen periode te liggen. De velden periode/jaar kunnen tijdens het boeken niet handmatig worden ingegeven en zijn grijs.

2. Tabblad Verkoopfactuur
Dit tabblad is alleen zichtbaar als u gebruikt maakt van de factuurmodule.

Instellingen

Toewijzen Factuurnummer
Hier kunt u bepalen op welk moment er een factuurnummer aan een factuur wordt gegeven: Bij het aanmaken van de factuur (Invoer) of bij het definitief afdrukken (Afdrukken).

Het is aan te raden om het factuurnummer toe te kennen bij het afdrukken. De reden hiervoor is dat de factuurnummers niet meer opeenvolgend zullen zijn wanneer u conceptfacturen maakt welke u niet afdrukt en eventueel verwijderd.
De factuurnummers worden bepaald in het verkoopdagboek. U kunt de nummering wijzigen via [Administratienaam, Stamgegevens, Dagboeken]. Open het verkoopdagboek, onder het kopje Boekjaar: Boekstuknummer kunt u het gewenste factuurnummer invullen.

Omzetrekening
Met dit drop down veld wordt bepaald waar de omzetrekening vandaan gehaald moet worden wanneer u een boeking/factuur opslaat in het verkoopdagboek. Standaard wordt de omzetrekening van de artikelgroep gebruikt. Er kan ook gekozen worden om de omzetrekening van de klant te gebruiken. Dat is bijvoorbeeld handig als u onderscheid wilt maken tussen buitenlandse en binnenlandse omzet.
U kunt ook kiezen voor Artikelgroep maar vervolgens per artikel de omzetrekening op de kaart invullen. Die omzetrekening wordt dan gebruikt in plaats van de omzetrekening uit de artikelgroep. Als u op de artikelkaart geen optie ziet om een omzetrekening in te voeren dan kunt u dit toevoegen door te klikken op het gereedschap-aanpassen.

Methode voor versturen facturen
Met dit veld kan de standaard afhandeling voor definitieve facturen gekozen worden. Wanneer er bij de klant een andere afhandelingswijze opgegeven is dan zal deze gebruikt worden. Dus als u bij de instelling Papier invult maar op 1 klantenkaart staat Mail dan kunt u in het scherm [Verkoop, Verkoopfacturen, Afdrukken] een vinkje zetten bij Gebaseerd op klant. Nu wordt de methode per klant gekozen.

3. Tabblad Algemeen

Instellingen

Op het tabblad Algemeen vult u onder andere de adresgegevens in. Aan de rechterkant kunt u het btw- en KVK-nummer invullen. U kunt hier ook de prijsprecisie bepalen.

Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog