Actric Exact Software Support Blog

Elvy Release 2002 is per 6 april beschikbaar

/in /door

Ieder kwartaal komt een nieuwe versie van Elvy beschikbaar voor gebruikers die Elvy lokaal of in onze hosted omgeving gebruiken. Release 2002 is per 6 april beschikbaar. 

Als u Elvy op uw eigen serveromgeving gebruikt (lokaal), dan kunt u zelf een update uitvoeren. Als u Elvy door ons gehost gebruikt, dan voeren wij de update voor u uit.

Wilt u meer uitleg over de nieuwe release van Elvy en lezen wat de nieuwe functionaliteiten zijn, klik dan hieronder op de snelkoppeling:

Meer info over Release 2002

Rekenmachine/calculator in Elvy voor het aanpassen van de boekingsregel

/in /door

Via de ingebouwde rekenmachine/calculator in Elvy kunt u op eenvoudige wijze het bedrag van de boekingsregel aanpassen. Resterende bedragen worden dan automatisch weergegeven.

Wilt u meer uitleg over het gebruik van de rekenmachine/calculator in Elvy, klik dan hieronder op de snelkoppeling:

Rekenmachine/calculator in Elvy

Zo neem je productieafval op in je stuklijsten

/in /door

Tijdens het productieproces vormen verspilde materialen het afval in productie. In Exact voor Productie kan je binnenkort productieafval plannen (op te nemen in de voorcalculatie) en registreren tijdens het productieproces (uit te geven in de werkorders).

Wat is productieafval?

Een voorbeeld van productieafval is het verpakken van potten pindakaas. Bij het afvullen van 1.500 potten pindakaas in 12 stuks verpakt in een doos, heb je 1.500 glazen potten nodig, 1.500 deksels, 1.500 etiketten en 125 omdozen. De ervaring leert dat er een aantal glazen potten sneuvelt, er meer etiketten nodig zijn dan 1.500 en dat een paar dozen kapotgaan. Dat betekent dat de kosten van het verpakken van pindakaas hoger zijn dan de netto materiaalbehoefte uit de stuklijst. Daarom is het verstandig om reeds bij de materiaaluitgifte rekening te houden met deze verspilling. De extra materiaalbehoefte is ‘afval’.

Productieafval in de stuklijst

In de stuklijstmaterialen neem je een kolom op voor de productieuitval. Daarin zet je een percentage met de netto materiaalbehoefte. In elke materiaalregel kan je een ander percentage opnemen; bijvoorbeeld 2% meer glazen potten dan de daadwerkelijke productie, maar 4% extra dozen om productie-uitval tijdens het verpakken op te vangen.

Afval in productie

Productieafval in de werkorder

Maak je een werkorder aan op basis van een stuklijst met afvalpercentages, dan worden daarbij de geplande aantallen materiaal samengesteld uit de netto materiaalbehoefte, verhoogd met het afvalpercentage. Daardoor houdt de materiaaluitgifte rekening met het geplande afval.

Afval in productie

Bron: Exact

In drie stappen naar een betere retourverwerking

/in /door

De druk op de verdienmodellen van webshopeigenaren neemt toe nu de consument vaker producten retourneert en een gratis afhandeling verwacht. Retailers staan hierin niet alleen; het retourbeleid is voor veel handels- en productiebedrijven eveneens een hoofdpijndossier nu de serviceverwachtingen ook in de zakelijke markt stijgen.

Incident

Daarbij kwalificeren ondernemers teruggestuurde producten in de B2B-sector nog te vaak als incident. Dit weerhoudt bedrijven ervan om een goed georganiseerd retourbeleid op te zetten. Opvallend, want op jaarbasis blijkt vaak dat er structureel dusdanig veel retourgoederen binnenkomen dat aandacht voor de inrichting van een strak retourbeleid wel degelijk de moeite waard is. Herkenbaar? Om je retourverwerking te verbeteren, heb ik drie stappen voor je. Je lees ze hieronder.

  1. Help je klant de retourpakketten aan te meldenHet aanmelden van teruggestuurde producten kan op verschillende manieren, zoals in de B2C-sector al gebruikelijk is. Vaak gebeurt dit via een formulier en een handleiding die bij het product zijn gevoegd. Het is nog eenvoudiger als de klant het retourproduct online kan registreren. Hierdoor kan de administratieve afdeling controleren wat onder meer de betaalvoorwaarden zijn geweest en wat de vervolgstappen moeten zijn, nog voordat het pakket in het magazijn is beland. Wanneer de retourzending arriveert, heeft deze voor de magazijnmedewerker geen verrassingen meer omdat het pakket al in het systeem bekend is en eenvoudig kan worden opgezocht.
  2. Maak het magazijn ‘retourvriendelijk’Hoe onwaarschijnlijk dit ook klinkt, nog niet ieder bedrijf heeft een (ontvangst)plek waar de retourpakketten binnenkomen. Zo kan het zijn dat de pakketten terechtkomen bij magazijnmedewerkers die geen benul hebben wat er vervolgens mee moet gebeuren. Zorg er als bedrijf dus voor dat de retouren op één plek binnenkomen bij medewerkers die op de hoogte zijn van de retourstroom en hier direct op kunnen anticiperen en handelen.
  3. Automatiseer het hele procesAls je als ondernemer het retourproces helemaal efficiënt wil inrichten, dan is het aan te raden om de fysieke goederenstroom en het logistieke proces uiteindelijk te automatiseren. WMS-software (Warehouse Management System) zorgt ervoor dat alle processen, van retouren verwerken tot orderpicken, soepel verlopen en op elkaar aansluiten. Zo hoeft een magazijnmedewerker het label van een retourzending alleen maar te scannen om direct te weten wat de vervolgstappen zijn.

Voorkom extra kosten

Via een efficiënt retourbeleid weten magazijnmedewerkers binnen een oogwenk wat er met de teruggestuurde pakketten moet gebeuren. Zo voorkom je dat goederen op een pallet in de hoek van het magazijn belanden of zelfs willekeurig worden teruggeplaatst in de stellingen. Dit leidt op den duur namelijk tot extra kosten en ontevreden klanten – iets wat ten alle tijden voorkomen moet worden.Meer weten over betere retourverwerking? Kom naar het digitale magazijn op Exact Live op 2 oktober in de Jaarbeurs Utrecht voor advies en demonstraties.

Bron: Exact

Nieuwe Exact Globe en Exact Synergy service packs beschikbaar

/in /door

Er zijn weer nieuwe Exact Globe en Exact Synergy service packs beschikbaar.

De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Voor het uitvoeren van een update is het altijd van belang om de release notes, changelogs en systeemeisen van de betreffende product update/service pack te raadplegen.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Release notes en Systeemeisen

Voor een overzicht van de release notes per product update en de systeemeisen, zie

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact

Zoeken binnen ElvyWeb van Elvy

/in /door

Binnen ElvyWeb bestaat de mogelijkheid om te zoeken op diverse ingevoerde velden. Zo is het mogelijk om te zoeken op de relatiecode, omschrijving maar ook op bijvoorbeeld notities van de boeking.

Wilt u meer uitleg over de zoekfunctie binnen ElvyWeb, klik dan hieronder op de snelkoppeling:

Hoe kan ik zoeken in ElvyWeb

Barcodes gebruiken op alle layouts van Exact Online

/in /door

Barcodes zijn afbeeldingen van data die door machines gelezen kunnen worden. Ze worden tegenwoordig aangebracht op vrijwel elk product en met de hulp van een barcodelezer geven ze ons inzicht in de prijs, garantietermijn, bestemming of vluchtnummer. Elk veld op elke layout kan worden afgedrukt als barcode.

Een klein achtergrondverhaal over barcodes

De originele barcode is een lijnenpatroon. Dit is een voorbeeld van een ééndimensionale barcode. Teneinde meer data per vierkante centimeter te bereiken is de tweedimensionale barcode ontwikkeld. We zien ze de laatste tijd wel vaker, zoals de vierkante patroontjes om een website op te zoeken, of op uw elektronische boardingpas. Hoewel 2D codes niet uit lijntjes bestaan noemen we ze ook barcodes.

Verschillende codes zijn ontwikkeld voor verschillende toepassingen. Sommige codes kunnen snel en accuraat gelezen worden, maar bevatten weinig data (zoals de EAN productcode in de supermarkt), en weer andere codes zijn goed in het dragen van veel data, maar ze moeten voorzichtiger gelezen worden (zoals de vierkante QR codes op een etalage). Standaardisatie binnen branches heeft ervoor gezorgd dat barcodes overal voor gebruikt worden. Alle producten in de detailhandel hebben EAN of UPC codes voor de scankassas. Maar bagagelabels op het vliegveld gebruiken Code 25. Meestal zijn codes niet uitwisselbaar dus moeten we de juiste code voor het juiste doel gebruiken.

Exact Online ondersteunt EAN-13, UPC, Code 39 en Code 128. Deze codes hebben een verschillend gebruik zoals we in het onderstaande diagram kunnen zien:

Hoe gebruiken we barcodes in Exact Online layouts?

Barcodes worden behandeld als fonts. Daaruit moeten we niet afleiden dat een barcode een font is: er zijn barcodes waar een extra controlekarakter wordt toegevoegd (om te controleren of de lezer een geldige code waarneemt), of een start- en stopkarakter (om te controleren of de volledige code gelezen is). Het omvormen van uw data in een geldige barcode gebeurt in Exact Online wanneer u een veld op een layout weergeeft als barcode.

In het layout onderhoud ( Layouts) kunt u Velden toevoegen en dan kunt u een barcode toekennen zoals u een font selecteert. U mag hetzelfde veld meermalen toevoegen, bijvoorbeeld de eerste keer als leesbare tekst (Arial) en de tweede keer als barcode. De grootte van de barcode wordt geregeld met de fontgrootte. Denk ook aan het gebruik van de eigenschap ‘kan groeien’ als de barcode niet volledig zichtbaar blijkt.

(Klik om te vergroten)

En nu gaan we ze ook gebruiken

Het is natuurlijk zinloos om barcodes af te drukken als ze niet gebruikt worden. Barcodes kunnen in bestellingen en pakbonnen gebruikt worden omdat de leverancier of klant daar baat bij heeft. Er zijn partneroplossingen voor magazijnautomatisering of voor werkbonnen die gebruik kunnen maken van barcodes. We kunnen barcodes lezen in de Exact Online app om artikelen op te zoeken. En we kunnen barcodes lezen met Smart Shop Floor.

(Klik om te vergroten)

Deze verbeteringen zijn beschikbaar voor layouts in Exact voor Productie en Handel. We horen graag uw feedback over barcodes. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact

Een werkorder bekijken in Smart Shop Floor in Exact Online

/in /door

Smart Shop Floor is de cloud app die gebruikt wordt door productiemedewerkers om werkorders te raadplegen en voortgang te registreren in Exact voor Productie. In Smart Shop Floor kunnen we werkorders bekijken, inclusief de behoeftes aan bewerkingen en materialen. Dit blog beschrijft hoe dat kan.

Zoeken naar een werkorder

De tabjes bovenin het Smart Shop Floor scherm verwijzen naar het starten van de timer (Start), het stoppen van de timer (Stop), het wijzigen van een recent gestopte bewerking (Recent) en het handmatig invoeren van tijd (Handmatig invoeren). Het scherm dat na inloggen wordt getoond is altijd het Start scherm:

(Klik om te vergroten)

We zien nu een lijst van bewerkingsstappen van werkorders, dus strikt genomen is dit geen lijst van werkorders. De getoonde stappen zijn van werkorders met de status Open en In bewerking. Met behulp van de filters kunnen we selecteren op werkorders die Vrijgegeven zijn, en op bewerkingsstappen die gekoppeld zijn aan het bewerkingsstation van de medewerker. Met het zoekvenster kunnen we bewerkingsstappen zoeken behorend bij een werkorder, artikel of datum.

Met Sorteren op kunnen bewerkingsstappen getoond worden op aflopende of oplopende werkorder, artikel of datum.

 (Klik om te vergroten)

Met Filter kunnen bewerkingsstappen getoond worden van het hoofdbewerkingsstation van de medewerker, alle bewerkingsstations van de medewerker, of alle bewerkingsstations. Ook kan gefilterd worden op Vrijgegeven werkorders en op Ontvangen werkorders.

(Klik om te vergroten) 

Werkorders raadplegen

Door op de tekst van de werkorder te klikken kunnen we de details raadplegen. Bij het openen zien we de belangrijkste gegevens en de opmerkingen:

Bron: Exact

Extra service pack beschikbaar voor Digipoort berichtenuitwisseling voor de btw-, icp- of Loonaangifte

/in /door

Zoals eerder aangegeven kon het voorkomen dat je bij het versturen van de btw-, icp- of Loonaangifte via Digipoort geen response-bericht of een foutmelding hebt teruggekregen.

In samenwerking met Logius hebben we een oplossing gevonden om het berichtenverkeer weer correct te laten verlopen. Deze oplossing is beschikbaar in product update 416SP19, 417SP11 en 418SP2*. 

Belangrijk: Naast het installeren van de aangepaste software dien je tevens de SSL-certificaten te installeren.

1. Installeer de aangepaste software

Je kunt de aangepaste update installeren door een update uit te voeren naar 416SP19, 417SP11 of 418SP2*.

2. Installeer de SSL-certificaten

Naast het installeren van de aangepaste software dien je tevens de SSL-certificaten te installeren. Volg hiervoor de stappen uit het document Het installeren van de SSL-certificaten voor de Digipoort verbinding.

3. Controleer de status van de aangiftes

Logius geeft aan dat de verstuurde aangiften in veel gevallen wel zijn aangekomen. Je kunt de status van je aangiften te controleren door in te loggen bij de Belastingdienst via ‘Inloggen ondernemers‘. In het overzicht met je aangiften en opgaven zie je welke aangiften en opgaven je nog moet insturen, en welke je al hebt ingestuurd.

Alleen wanneer een aangifte voor het eerst wordt ingediend, zal deze volledig worden verwerkt. Voor aangiften die met deze fout zijn afgekeurd geldt daarom dat dit alleen gebeurt wanneer de oorspronkelijke aangifte wordt verwijderd en een nieuwe aangifte wordt aangemaakt. Als je via bovenstaande link hebt gezien dat je aangifte goed is aangekomen, dan is het niet noodzakelijk om de status van deze aangifte aan te passen in de Exact Globe of Exact Compact programmatuur.

*418SP2 is alleen beschikbaar voor klanten die reeds over product update 418 beschikken.

Bron: Exact

Exact introduceert Exact Online app voor voorraadtellingen

/in /door

Voorraden snel up-to-date met nieuwe mobiele app

Exact Online voor Handel en Productie zijn uitgebreid met een mobiele app voor het tellen van je voorraad. Je medewerkers voeren de getelde voorraad per stelling of artikel makkelijk in met de app op hun smartphone. De tellingen komen automatisch in het voorraadsysteem en verwerk je met 1 druk op de knop. Zo is de voorraad snel up-to-date en dus betrouwbaar. 

Voorraadniveau onder controle

Veel handelaren en productiebedrijven ervaren onbetrouwbare voorraadniveaus. Daardoor hebben ze hebben een verhoogde kans op omzet- en klantverlies en ervaren dubbele invoer en verschillen. Het ongemak uit zich zichtbaar tijdens de jaarlijkse voorraadtelling. Dat wil je niet, want klanten verwachten een tijdige levering van hun bestellingen. Foutloze voorraadinformatie is daarbij cruciaal. Met de mobiele app Exact Online Voorraadbeheer krijg je de voorraadniveaus onder controle. Het is dus een prima hulpmiddel bij het digitaliseren van je magazijn. 

Belangrijkste kenmerken

  • Selecteer en registreer voorraadtellingen digitaal op een Android-smartphone.
  • Voorraadniveaus van individuele producten zijn direct bijgewerkt na invoer van de telling.
  • Vind het juiste product door het scannen van de barcode met de camera van je smartphone.
  • Onderscheid voorraadtelling van geplande/cyclus voorraadtellingen. 

Hoe werkt het?

Download Exact Online Voorraadbeheer in Google Play. Eenmaal geïnstalleerd en ingelogd, selecteer je het magazijn en de locatie. Daarna ga je de artikelen tellen.

Tip: Scan de barcode van het item met de camera van je smartphone om sneller te tellen en fouten te voorkomen.

Voor een cyclus van geplande tellingen selecteer je eenvoudig in Exact Online de artikelen die je gaat tellen. Net zoals je gewend bent als je een cyclustelling instelt. De app leidt je door het proces door de items in een overzichtelijke lijst te tonen. Begin te tellen en voer de echte voorraadniveaus in de app in. Ben je klaar met tellen, dan open je de voorraadtelling in Exact Online en verwerk je makkelijk en snel de voorraadverschillen. Zo heb je controle over de voorraad. 

Belangrijkste voordelen

  • Tijdwinst.
    Tel en corrigeer de voorraadniveaus efficiënt en in real time in een operationeel magazijn.
  • Foutreductie
    Door directe invoer van je tellingen voorkom je fouten. Je hoeft je tellingen namelijk niet eerst op papier te schrijven en daarna invoeren in het systeem.
  • Hogere leverbetrouwbaarheid 
    Door het eenvoudige gebruik van de mobiele app, kost het weinig moeite om tussentijds de voorraad te tellen. Zo vergroot je de leverbetrouwbaarheid en voldoe je makkelijker aan de verwachtingen van je klant. 

Aan de slag 

Enthousiast geworden? Download gratis Exact Online Voorraadbeheer in Google Play door de QR code te scannen.

Bron: Exact