Actric Exact Software Support Blog

Exact Globe salaris eindejaarsverwerking tip: Twee keer per week cao’s!

/in /door

Dit jaar gaan we iets nieuws doen. Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen.

In tegenstelling tot vorig jaar, gaan we dit jaar de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren in de bestaande service packs, op woensdag en vrijdag.

Update schema 2017

In onderstaande tabel kunt u zien om welke data het gaat. Het reguliere, maandelijkse service pack (geel gearceerd), staat gepland op 3 januari 2017. De tussentijdse cao-updates zijn in het groen aangegeven. Product Update 413 staat gepland op 6 januari (blauw gearceerd).

update-schema_1

update-schema_2

Om te zien welke cao’s op welke dag beschikbaar zijn gekomen, kunt u dit blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden.

Let op: in sommige gevallen kan voorkomen dat een cao beschikbaar komt op een andere dag dan de woensdag en vrijdag. Voor de exacte beschikbaarheidsdatum kunt u het blog of de Startpagina Salaris in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn gekomen.

Hou er tevens rekening mee dat de genoemde data in dit bericht geplande data zijn. Deze kunnen dus nog wijziging. Hou de genoemde communicatiekanalen dus goed in de gaten.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise meerdere documenten in één keer archiveren!

/in /door

Wanneer u de documenten in Exact Synergy wilt opschonen kunt u deze verwijderen of archiveren.

Bij het verwijderen van documenten worden de documenten volledig uit de database verwijderd. Bij het archiveren van documenten blijven ze nog wel aanwezig met de status Gearchiveerd, maar worden ze uitgesloten bij zoekacties.

U kunt een document archiveren door het document te bewerken en op de knop Archiveren te klikken.

Het is echter ook mogelijk om meerdere documenten in één keer te archiveren.

Documenten zoeken

Voordat u de documenten kunt archiveren dient u een selectie te maken op de te archiveren documenten. Dit kun u doen via Modules ➔ Documenten ➔ Overzichten ➔ Documenten ➔ Zoeken.

Via de verschillende selectie criteria maakt u een selectie op de documenten die u wilt archiveren, en klikt vervolgens op Tonen.

U ziet nu de documenten die aan de opgegeven criteria voldoen. Om te voorkomen dat u onterecht de verkeerde documenten archiveert, is het belangrijk om te controleren of er alléén documenten worden getoond die u wilt archiveren.

Documenten archiveren

Om deze documenten te archiveren klikt u op de knop Onderhoud. Op de Documenten: Onderhoud pagina past u niets aan maar klikt hier op de knop Archiveren. De documenten worden nu gearchiveerd.

ar1nl

Archiveren ongedaan maken

Wanneer u een gearchiveerd document weer beschikbaar wilt maken zoekt u het betreffende document op en klikt op de knop Herstellen.

ar2nl

Bron: Exact Support Blog

Tip: Dubbele relaties verwijderen in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Het is belangrijk dat de informatie in uw klantendatabase volledig up-to-date is. Deze data wordt namelijk gebruikt om te communiceren met uw klanten, om analyses uit te voeren en op basis van die statistieken actie te ondernemen, en uiteraard om offertes, facturen en orders te adresseren. Wanneer u dubbele relaties in uw klantendatabase heeft staan, kan dit tot vervelende situaties leiden. Een e-mail kan bijvoorbeeld twee keer verstuurd worden naar dezelfde relatie of een factuur wordt naar een verkeerd adres verzonden waardoor deze niet op tijd wordt betaald, etc.

Om dit soort situaties te voorkomen, heeft u in Exact Synergy Enterprise de mogelijkheid om relaties te ontdubbelen.

Ontdubbelen

Met de functie Ontdubbelen worden gelijkwaardige of identieke gegevens verwijderd of samengevoegd. Deze functie draagt bij aan het creëren van een ‘schonere’ en kleinere database waarbij doublures zo veel mogelijk worden voorkomen. Om relaties te ontdubbelen gaat u naar [Modules ➔ Klanten ➔ Overzichten ➔ Kwaliteitsanalyse ➔ Ontdubbelen].

Screenshot1

In de sectie Hoofdinstellingen dient u bij Samenvoegen aan te geven welke methode u wilt gebruiken voor het ontdubbelen. Wanneer u kiest voorVoorbeeld, dan worden de relaties nog niet meteen samengevoegd, maar dan krijgt u eerst een rapport te zien met de te verwachten resultaten. Wanneer u voor Werkelijke kiest dan wordt het proces definitief uitgevoerd en worden dubbele relaties samengevoegd.

Tevens is het veld Contactpersonen verplicht. Hier kunt u aangeven of u de contactpersonen van de betreffende relatie(s) wilt Samenvoegen of wiltToevoegen. Nadat u alle andere betreffende velden heeft ingevuld kiest u voor Verwerken.

Rollen en rechten

Om relaties te kunnen ontdubbelen heeft u het functierecht 608 – Allows to perform accounts/contact deduplication tasks nodig. Dit recht is standaard aanwezig in de Administrator rol.

Help document

Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties en over de in te vullen velden etc. kunt u dit document raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

De standaard bestelgrootte definiëren in Exact Globe

/in /door

Wanneer u een bestelling plaatst bij een leverancier kan het voorkomen dat bepaalde artikelen alléén per bepaalde hoeveelheden besteld kunnen worden.

Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat artikel A altijd per 10 dozen besteld dient te worden, en artikel B altijd per 5 pakken.

In Exact Globe kunt u deze informatie per artikel en leverancier vastleggen. Op deze manier wordt bij het invoeren van een bestelling altijd het standaard aantal voorgesteld, en wordt u bij het afwijken hiervan geïnformeerd.

De bestelgrootte per artikel en leverancier vastleggen

Om deze informatie vast te leggen opent u het tabblad Inkoop/Verkoop bij het onderhoud van het artikel. In de sectie Leveranciers ziet u alle leveranciers van het betreffende artikel staan. U selecteert hier de betreffende leverancier en klikt op bst Bewerken.

In het venster dat wordt geopend kunt u de artikelgegevens per leverancier definiëren. Bij het veld Bst.gr. kunt u de standaard bestelgrootte opgeven.

bstnl1

De bestelling invoeren

Wanneer u vervolgens een bestelling invoert voor deze leverancier en dit artikel, dan wordt standaard een aantal van 10 voorgesteld.

Als u het aantal aanpast, wordt er een controle uitgevoerd. Wanneer het opgegeven aantal geen veelvoud is van de opgegeven bestelgrootte, dan wordt er een melding getoond om u hierover te informeren.

btnl2

In dat geval kunt u het aantal dan aanpassen aan een veelvoud van de bestelgrootte of u kunt de melding negeren en het door u gewenste aantal invullen.

Bron: Exact Support Blog

Tip: in Exact Synergy de beschikbaarheid van medewerkers opvragen

/in /door

Het planningsoverzicht in Exact Synergy Enterprise bevat veel nuttige informatie. Maar soms is het alleen nodig om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen en is op dat moment de andere informatie overbodig. Om de beschikbaarheid snel en gemakkelijk op te kunnen vragen is daarom de optie Beschikbaarheid aanwezig.

Persoonlijke planning

Om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen kunt u gaan naar [Modules, HRM, Overzichten, Planning, Persoonlijk]. Hier kunt u in het veldPlanning de optie Beschikbaarheid selecteren. Vervolgens kunt u in één oogopslag zien wanneer de betreffende medewerker beschikbaar is.

Screenshot1

Groepsplanning

Uiteraard is het ook mogelijk om de beschikbaarheid van een groep medewerkers op te vragen. Bijvoorbeeld alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een bepaalde kostenplaats, functiegroep of divisie. Dit is voornamelijk handig bij het inplannen van een vergadering.

Screenshot2

De verschillende planningsoverzichten kunt u opvragen in de sectie Planning via [Modules, HRM, Overzichten, Planning].

Bron: Exact Support Blog

Tip: Eenvoudig in Exact Synergy een lijst met favoriete menu opties aanmaken

/in /door

Via het Menu icoon icoon kunt u een lijst met favorieten opvragen. Deze lijst kunt u zelf samenstellen door de pagina’s die u veel gebruikt via het Favorieten ivoon icoon in de titelbalk toe te voegen aan uw favorieten. Echter is het ook mogelijk om, zonder eerst alle pagina’s te openen, vanuit het algemene menu de betreffende pagina’s als favoriet toe te voegen.

Favorieten toevoegen

Om snel meerdere pagina’s toe te voegen aan uw favorieten gaat u naar het gewenste menu via Modules rechts bovenin. In dit voorbeeld gebruiken we het menu Klanten. Op de pagina Menu: Klanten heeft u drie tabbladen: Invoer, Overzichten en Inrichting. Op ieder tabblad staan weer verschillende secties met verschillende menu opties. Door met uw rechtermuisknop op één van de menu opties te klikken krijgt u de opties om deze pagina aan uw lijst met favorieten toe te voegen. Zie onderstaand voorbeeld:

Screenshot2

Favorieten pagina

Om uw favorieten pagina op te vragen klikt u linksboven in Exact Synergy Enterprise op Menu icoon en kiest u voor Favorieten.

Screenshot1

Vervolgens komt u op de pagina Systeem: Favorieten terecht waarbij de zojuist toegevoegde menu opties staan weergegeven.

Screenshot3

Op deze manier kunt u snel een lijst aanmaken met pagina’s die u regelmatig gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

/in /door

Na een succesvolle Controlled Release periode is Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

Een nieuwe oplossing in ELIS

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Central Master Data Management zorgt voor de synchronisatie van stamgegevens tussen Exact Synergy Enterprise en meerdere Exact Globe databases.

Vanaf product update 257SP2 is het nu mogelijk om CMDM als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.257.0.4 of hoger van de CMDM oplossing in ELIS.

Nu CMDM in ELIS succesvol is uitgebracht, kan deze oplossing toegevoegd worden aan de reeks oplossingen die reeds beschikbaar zijn in ELIS:

  • Exact Integrator
  • Exact Word Merge Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exchange Integration
  • Exact CMDM
  • EGN Background process

Voor meer informatie zie Installatie Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar!

/in /door

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs.

De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld.

Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Tip: Medewerkers vernummeren in Exact Synergy

/in /door

Wanneer u de medewerkerskaart bewerkt, kunt u zien dat het ID van de medewerker niet aan te passen is. Toch kan het in sommige gevallen nodig of wenselijk zijn om dit nummer te wijzigen. Dit is mogelijk door de medewerker te vernummeren.

Rechten

Om de medewerkerskaart aan te kunnen passen heeft u het functierecht 147 – Maintain resource card nodig. Dit functierecht is standaard in de volgende rollen aanwezig:

  • HR
  • HR Assistent

Vernummeren

Om een medewerker te vernummeren gaat u naar de betreffende medewerkerskaart en klikt u op Bewerken. Hier kunt u zien dat het veld ‘ID’ niet aan te passen is. Om het ID nummer te wijzigen, kunt u kiezen voor de knop Vernummer bovenaan op de medewerkerskaart.

Afbeelding1

Let op! Afhankelijk van uw instellingen, kan het zijn dat deze knop verborgen is. U kunt dan op Icoon1 klikken om de knop Vernummer te tonen.

Nadat u op de knop Vernummer heeft geklikt, komt u op onderstaande pagina uit. Hier kunt u een nieuw ID nummer invoeren. Ten slotte kiest u voorBewaren.

Afbeelding 2
Bij het vernummeren blijven alle gegevens, zoals documenten of verzoeken, gewoon aan de betreffende medewerker gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

Toetscombinaties gebruiken in Exact Synergy

/in /door

Op de verschillende pagina’s in Exact Synergy zijn er diverse knoppen en pictogrammen aanwezig waarmee u bepaalde acties kunt uitvoeren.

Wanneer u een verzoek opent, beschikt u bijvoorbeeld over de knoppen Sluiten, Bewaren, Actualiseren, Verwijderen, etc. Maar u beschikt ook over verschillende pictogrammen waarmee bepaalde acties kunnen worden uitgevoerd.

snel1nl

Naast het aanklikken van deze knoppen en pictogrammen, is het ook mogelijk de betreffende actie te activeren door een toetscombinatie te gebruiken. Om het verzoek te bewaren is dit bijvoorbeeld de toetscombinatie ALT S.

Welke toetscombinatie hoort bij welke knop?

Door de muis boven de betreffende knop of het pictogram te houden kunt u zien wat de toets combinatie voor die actie is.

snel2nl

Houd er rekening mee dat de toetscombinatie afhankelijk is van de webbrowser die u gebruikt. In het bovenstaande voorbeeld betreft het de toetscombinatie ALT S voor het bewaren in Internet Explorer.

In Firefox betreft dit de toetscombinatie ALT SHIFT S.

snel3nl

Bron; Exact Support Blog