Actric Exact Software Support Blog

Mobiele apps Exact Hour Entry app (uren registreren)

/in /door

Met de Exact Hour Entry app is het mogelijk om waar en wanneer u wilt uw uren te registreren. Het invoeren van uren is vaak een verplichting dat even tussendoor moet en nooit echt leuk is om te doen. Met deze app is het registreren van uren zo gemakkelijk dat het gebeurd is voordat u het beseft!

Doelgroep
De Hour Entry app is bedoeld voor iedereen die zijn uren in Exact Synergy Enterprise dient te registreren.

Functies
De volgende functies zijn beschikbaar in de app:

  • Uren invoeren
  • Achterstallige uren bekijken
  • Inzicht krijgen in uw geplande activiteiten en uw capaciteitsplanning door heldere dag- en weekoverzichten
  • Direct eenvoudig aanvullende activiteiten toevoegen in de planning

Platformen
De Exact Hour Entry app is beschikbaar voor iOS (versie 7.0 en hoger) en Android (versie 4.0 en hoger).
Voor Windows wordt de app in de tweede helft van 2016 verwacht.

Beveiliging
Zodra u de app installeert, dient u éénmalig in te loggen met uw gebruikersgegevens. In principe blijft u daarna ingelogd, zodat u snel inzicht heeft in de gegevens. Door middel van een pincode is het mogelijk om de app extra te beveiligen.

Product update
Om gebruik te kunnen maken van deze app heeft u product update 254 of hoger van Exact Synergy Enterprise met een PSA omgeving nodig.

Screenshot   Screenshot_2nl

Bron: Exact Support Blog

Is er een SQL licentie benodigd voor de kosteloze Exact Synergy gebruiker?

/in /door

Het aantal gebruikers in uw licentie bepaalt hoeveel gebruikers toegang krijgen tot Exact Globe en Exact Synergy.

Welke acties een gebruiker mag uitvoeren is afhankelijk van de rollen die aan de gebruiker zijn gekoppeld. In Exact Synergy heeft u daarnaast de mogelijkheid om gebruik te maken van een Synergy gebruiker, die u toegang geeft tot de database, zonder hier rollen aan te koppelen. Deze Synergy gebruiker zonder rollen, is een kosteloze gebruiker. Voor meer informatie, zie De Synergy gebruiker.

Naast de gebruikers in Exact Globe Next of Exact Synergy, heeft u tevens een licentie nodig voor het gebruik van MS SQL Server. Hier zijn twee soorten licenties voor beschikbaar: CAL licenties en Core licenties.

Bij de CAL (Client Access License) heeft u een licentie per gebruiker. Wanneer u een gelimiteerd aantal gebruikers heeft is het aan te raden om een CAL licentie te gebruiken.

Bij de Core licentie, heeft u een licentie voor elke processor binnen de server waarop de software draait. Met een Core licentie krijgt een onbeperkt aantal gebruikers toegang tot de server, zowel via het LAN- en WAN-netwerk als van buiten af.

Houd er rekening mee dat alle gebruikers, die u toegang geeft tot de database, over een SQL licentie dienen te beschikken. Dit geldt voor uw eigen gebruikers, leveranciers, partners of andere gebruikers, die op welke manier dan ook toegang krijgen tot de database (bijvoorbeeld via portals). Dus ook voor de kosteloze Synergy gebruiker dient een SQL licentie aangeschaft te worden.

Voor een gebruiker die u toegang geeft tot Exact Globe en Exact Synergy, is maar één SQL gebruiker nodig.

Wanneer u veel gebruikers toegang geeft tot uw database kan het voordeliger zijn om een Core licentie aan te schaffen. Overleg daarom altijd met de verkoopafdeling van Exact of uw Exact reseller om te kijken welk soort SQL licentie in uw situatie het voordeligste is.

Dit is niet van toepassing op de Express editie van MS SQL Server.

Bron: Exact Support Blog

Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

/in /door

Na een succesvolle Controlled Release periode is Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Exchange Synchronization zorgt voor de synchronisatie van afspraken en verzoeken tussen Microsoft Exchange en Exact Synergy Enterprise.

Vanaf product update 256SP7 is het nu mogelijk om Exchange Synchronization als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.256.0.5 of hoger van de Exchange synchronization oplossing in ELIS.

Voor meer informatie zie Installatie Exchange Synchronization in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog

Ondersteuning MS SQL Server 2005 stopt vanaf product update 413 en 258

/in /door

Voor de Microsoft producten die benodigd zijn om te werken met Exact Globe, Exact Compact, Exact Synergy en Exact Synergy Enterprise volgt Exact de Microsoft support lifecycle policy met betrekking tot de systeemeisen voor deze producten.

Microsoft stopt met de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005 in april 2016. Voor de komende product updates 412 en 257, die gepland staan voor het derde kwartaal van 2016 blijven we echter Microsoft SQL Server 2005 nog ondersteunen. Vanaf product update 413 en 258 (gepland in het eerste kwartaal van 2017) stoppen wij met de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005.

Verder verwachten we Microsoft SQL Server 2016 te ondersteunen vanaf de eerste product update van Exact Globe en Exact Synergy Enterprise na het beschikbaar komen van Microsoft SQL Server 2016.

Hieronder vindt u een overzicht van de wijzigingen en gevolgen per productlijn. Voor meer informatie over de Microsoft SQL Server lifecycle policy kunt u de website van Microsoft raadplegen.

Exact Globe / Exact Compact
Vanaf product update 413 van Exact Globe en Exact Compact stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server. Het is belangrijk dat u dit doet voordat u de update naar product update 413 uitvoert.

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Exact Synergy
Vanaf product update 413 van Exact Synergy stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server voordat u een update uitvoert van Exact Synergy.

Hou er rekening mee dat Exact Synergy niet wordt ondersteund op Microsoft SQL Server 2012 of hoger.

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Exact Synergy Enterprise
Vanaf product update 258 van Exact Synergy Enterprise stopt de ondersteuning van Microsoft SQL Server 2005. Wanneer u werkt met Microsoft SQL Server 2005 dient u een upgrade uit te voeren van uw Microsoft SQL Server voordat u een update uitvoert van Exact Synergy Enterprise

Let op: Het is belangrijk dat u eerst een back-up maakt van de administratie(s) voordat u een update gaat uitvoeren.

Upgraden

Wanneer u deelneemt aan het Microsoft Software Assurance programma dan heeft u recht op een kosteloze upgrade van uw Microsoft SQL Server. Raadpleeg de Microsoft website voor meer informatie. Wanneer u gebruik maakt van de Express editie van Microsoft SQL Server 2005 kunt u een kosteloze upgrade uitvoeren naar de Express editie van Microsoft SQL Server 2008/2008R2/2012/2014. Meer informatie over de installatie van Microsoft SQL Server kunt u vinden in document 04.469.873 op onze customer portal.

Bron Exact Support Blog

Mobiele apps – Exact Self Service app

/in /door

Wanneer u werkt met Exact Synergy Enterprise, is de Exact Self Service app een waardevolle toevoeging. Met deze app is het mogelijk om op elke plek en op elk moment van de dag uw werkstroom te bekijken, uw vakantie in te plannen, uw persoonlijke documenten te raadplegen, de agenda van collega’s te bekijken, etc.

Doelgroep
De Exact Self Service app is bedoeld voor alle gebruikers van Exact Synergy Enterprise.

Functies
Naast bovengenoemde functies biedt de app nog meer mogelijkheden. Hieronder ziet u een overzicht van alle opties waar u de app voor kunt gebruiken:

  • Werkstroom bekijken
  • Vakantiedagen saldo bekijken
  • Eenvoudig vakantie aanvragen
  • De status van de vakantie aanvraag bekijken
  • Een overzicht van al uw vakantie aanvragen bekijken
  • Salarisstroken en jaaropgaven bekijken
  • Documenten in het persoonlijk dossier bekijken
  • Contactgegevens van collega’s bekijken
  • Eenvoudig ziekmelden
  • Een overzicht van al uw ziekmeldingen bekijken

Platformen
De self service app is beschikbaar voor iOS (versie 7.0 en hoger), Android (versie 4.0 en hoger) en Windows (Windows 10).

Beveiliging
Zodra u de app installeert, dient u éénmalig in te loggen met uw gebruikersgegevens. In principe blijft u daarna ingelogd, zodat u snel uw zaken kunt regelen. Echter is het mogelijk om door middel van een pincode de app te beveiligen.

Product update
De Exact Self Service app is te gebruiken vanaf product update 252.

Screenshot3   Screenshotzonderkop

Bron: Exact Support Blog

Hoe maak ik een offerte met veel tekst in Exact Online?

/in /door

TEKST-000

Vaak moet er veel tekst in een offerte worden opgenomen. Standaard artikelvelden zoals de artikelomschrijving en de extra omschrijving lijken te kort voor dit doel. Bovendien is het vaak nodig om de standaardtekst te wijzigen of te verduidelijken bij elke nieuwe offerte. Hoe doen we dit in Exact Online Productie?

Het onderhouden van standaardtekst

Op de artikelkaart is een veld Opmerkingen aanwezig. Als dat niet zichtbaar is, kunt u het toevoegen via de (rechterbovenhoek van het scherm) optie Aanpassen. Als u dan ook nog de optie Kopieer opmerkingen aanvinkt, wordt deze opmerking automatisch gekopieerd naar het opmerkingenveld in de offerteregel. Het veld Opmerkingen staat een lange tekst toe, en deze tekst mag opgemaakt zijn (gebruik van vet en inspringen).

TEKST-004

 

Het inrichten van de offertelay-out

De standaard offertelay-out in Exact Online gaat er van uit dat u gebruik maakt van artikelcodes, de artikelomschrijving, een aantal en een kostprijs die getotaliseerd moet worden. Een behoefte die bij gebruikers vaak bestaat is om een aantal opties te presenteren (die dus meestal niet getotaliseerd moeten worden), en om elk van die opties te verduidelijken met een klant specifieke toelichting. In het onderstaande voorbeeld hebben we de code voor de Kostendrager gebruikt voor het aanduiden van de hoofdstukken (Optie), en we hebben de velden Omschrijving (dat is NIET het veld Artikelomschrijving!) en Opmerkingen (Notes) opgenomen. Van de prijsinformatie wordt alleen het regeltotaal vermeld.

TEKST-001

 

Het invoeren van de offerte

Bij het invoeren van de offerte is gebruik gemaakt van een klant specifieke Omschrijving (in plaats van de artikelomschrijving), te Opmerkingen tekst kan desgewenst nog gewijzigd worden via het icoon, en merk ook op het gebruik van de Kostendrager voor de scheiding van de opties:

TEKST-002

 

Het afdrukken van de offerte

Wanneer we deze offerte afdrukken krijgen we het volgende resultaat:

TEKST-005

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe loonbelastingtabellen per 1 april 2016

/in /door

Per 1 april 2016 zijn er nieuwe loonbelastingtabellen van toepassing, aangezien er in de huidige tabellen geen rekening is gehouden met de laatste aanpassingen die in  het Belastingplan 2016 zijn aangebracht.

Voor Exact Globe zijn deze wijzigingen opgenomen in service pack 409SP10, 410SP10 en 411SP6. Deze service packs worden naar verwachting in de eerste week van april uitgeleverd.

Toepassing in Exact Globe

Na het uitvoeren van de update, beschikt u over de nieuwe  loonbelastingtabellen en kunt u de verloning voor april uitvoeren. In het geval  u per 4 weken verloont, dan vallen er in periode 4 nog een aantal dagen in maart en de rest van de dagen in april. Of Exact Globe de huidige (oude) tabel of de nieuwe tabel toepast in de salarisberekening, is afhankelijk van de datum die  u invult in het veld ‘Boekdatum’. Indien u deze datum zet op een datum vòòr 1 april, dan wordt de huidige tabel toegepast. Wordt de boekdatum op 1 april of een andere datum erna ingevuld, dan wordt de nieuwe tabel toegepast.

Ook zijn de bijzondere tarief percentages gewijzigd. Op het moment dat u een salarisberekening uitvoert voor een periode waarin 1 april valt, dan worden er nieuwe salarisgegevens aangemaakt waarin de nieuwe percentages zijn opgenomen. Indien u in deze periode geen berekening uitvoert, bijvoorbeeld in het geval van een oproepkracht, dan worden de nieuwe salarisgegevens aangemaakt in de eerstvolgende periode die u verloont.

Ten aanzien van de nieuwe tabellen is het niet nodig om herberekeningen uit te voeren voor de voorgaande perioden. De reden hiervoor is dat de wijzigingen dusdanig verwerkt zijn in de tabellen, dat e.e.a. gecorrigeerd wordt in de volgende maanden.

 

Aandachtspunten van de Belastingdienst

In de Nieuwsbrief Loonheffingen 2016, Uitgave 3 staan nog een aantal aandachtspunten met betrekking tot deze wijziging. Voor meer informatie hierover, kunt u contact opnemen met de Beslastingdienst:

Doet u per maand aangifte, dan gebruikt u de nieuwe tabellen vanaf april. Tot die tijd gebruikt u de huidige tabellen, zoals gepubliceerd op de internetsite van de Belastingdienst.

Doet u aangifte per 4 weken en maakt u gebruik van de dag- of weektabel? Houd dan rekening met het volgende in periode 4:

  • Voor 28, 29, 30 en 31 maart gebruikt u de huidige dagtabellen en voor 1 april en daarna de nieuwe dagtabellen.
  • Voor week 13 gebruikt u de huidige weektabellen als  u het loon uitbetaalt op 28, 29, 30 of 31 maart. Betaalt u het loon uit op vrijdag 1 april, dan gebruikt u voor week 13 de nieuwe weektabellen. Ook voor week 14 en volgende gebruikt u de nieuwe tabellen.

Let op: Ook de eindheffingstabellen (tabel 5, 6a en 6b achter in het Handboek Loonheffingen 2016) wijzigen per 1 april 2016.

Bron: Nieuwsbrief Loonheffingen 2016, Uitgave 3

Bron: Exact Support Blog

Standaard en nieuwe rollen in Exact Globe

/in /door

In de blog post ‘Beveiligingsrollen: Hoe werkt dat?’, heeft u kunnen lezen dat rollen de gebruikersrechten van uw werknemers bepalen. Bij het onderhoud van de rollen, te benaderen via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden], zijn er standaard een aantal rollen aanwezig:

  • ADMINISTRATOR – Hoofdbeheerder
  • SYSTEM ADMINISTRATOR – Systeembeheerder
  • HR – Werknemersbeheerder
  • REPRESENTATIVE – Vertegenwoordiger
  • PURCHASE AGENT – Inkoper

Via dit menupad kunt u uw medewerkers toewijzen aan één of meerdere rollen en zo bepalen welke rechten zij hebben in de administratie. Via dit document kunt de beschrijving van deze standaard rollen lezen.

Zelf rollen aanmaken

Ook is het mogelijk om via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] zelf rollen te definiëren. Dit kunt u doen door te klikken op de knop ‘Nieuw’. Via dit document kunt hier meer over lezen.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe versie van Crystal Reports op komst

/in /door

In de loop van maart van dit jaar kunt u een nieuw service pack van Exact Globe verwachten. Eén van de wijzigingen in dit service pack betreft de ondersteuning van Crystal Report 2013.

Exact Globe Next gebruikt Crystal Reports Runtime om verschillende overzichten weer te geven. Om ervoor te zorgen dat dit ook ondersteund wordt door de meest recente versie van uw besturingssysteem, bijvoorbeeld Windows 10, zal product update 411SP5 gebruik maken van de nieuwste versie: Crystal Reports 2013 Runtime SP15.

Alle gebruikers

Tijdens het uitvoeren van product update 411SP5 zal de nieuwste versie van Crystal Reports Runtime automatisch worden gedownload en geïnstalleerd. De vorige versie van Crystal Reports Runtime zal dan automatisch gedeïnstalleerd worden. U hoeft verder geen aanvullende acties ondernemen en kunt na de update als gebruikelijk de aanwezige overzichten in Exact Globe raadplegen.

Gebruikers met E-Report

Wanneer u beschikt over een geldige onderhoudsovereenkomst voor de module E-Report  wordt er tevens een nieuwe versie van Crystal Reports ter beschikking gesteld. Deze wordt op DVD per post toegestuurd en biedt u de mogelijkheid om uw eigen rapporten aan te maken en de bestaande rapporten te bewerken.

Hoewel het met product update 411SP5 nog steeds mogelijk is om te werken met Crystal Reports 2011 om rapporten te maken of te bewerken is het wel aan te raden om over te stappen naar Crystal Reports 2013. Het is echter niet nodig om dit meteen uit te voeren. U kunt de overstap naar Crystal Reports 2013 uitvoeren op een moment dat het u schikt.

Verder dient u er rekening mee te houden dat het bij de overstap naar Crystal Reports 2013 niet nodig is om uw bestaande rapporten te converteren of opnieuw te mappen, maar wel aan te raden is om uw zelfgemaakte rapporten na de upgrade te controleren in Crystal Reports 2013.

Wanneer product update 411SP5 kunt u dit lezen op dit blog.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy medewerkers zoeken met de EN / OF operator

/in /door

Bij het zoeken naar medewerkers kan het soms wenselijk zijn om de EN / OF operator te gebruiken.

Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat een medewerker een andere fysieke locatie heeft dan een contract locatie, maar u bij het zoeken toch alle medewerkers wilt tonen.

In dat geval kunt u dan de OF operator selecteren.

medewerkers1

In het geval van bovenstaand voorbeeld toont het zoekresultaat de medewerkers die de fysieke locatie ‘Main Office Maastricht’ hebben of de contract locatie ‘Main Office Maastricht’ hebben.

Wanneer u de operator EN zou selecteren, dan worden alléén de medewerkers getoond waarbij de contract locatie en fysieke locatie beide ‘Main Office Maastricht’ zijn. Een medewerker met de contract locatie ‘Main Office Maastricht’ en de fysieke locatie ‘Maastricht Warehouse’, zou in dat geval niet worden getoond.

Bron: Exact Support Blog