Actric Exact Software Support Blog

Exact Online voor Productie: Hoe zet ik een stuklijst op?

/in /door

De stuklijst is de basis van de werkorder voor een standaardproduct. Terwijl maatwerkproducten vooral worden gecalculeerd in het offerteproces worden standaardproducten gedefinieerd met een stuklijst(-versie) die aan het maakartikel wordt gekoppeld. In dit blog leggen we de belangrijkste stappen uit om een stuklijst op te zetten.

Bewerkingen inrichten

Vaak bestaat een stuklijst niet alleen uit de te gebruiken materialen maar ook uit de benodigde bewerkingen. We moeten de bewerkingen inrichten voordat we een stuklijst met bewerkingsvolgorde kunnen maken. Het stappenplan om bewerkingen in te richten kent drie stappen: ❶ We maken een Productieruimte via het pad [Stamgegevens] Productie, Productieruimtes. Denk bij een productieruimte aan een afdeling zoals spuitgieten of assemblage. We kunnen aan de productieruimte een aantal grootboekrekeningen koppelen. Zonder deze worden er geen productiekosten geboekt! De meeste productiebedrijven vullen alleen de rekeningen voor Arbeid toegerekend en Machinelast toegerekend in. Arbeid toegerekend is de dekking voor kosten van arbeid, en Machinelast toegerekend is de dekking voor de kosten van afschrijving, onderhoud en energiegebruik van machines. ❷ Nu kunnen we een of meer Bewerkingsstations aanmaken via [Stamgegevens] Productie, Bewerkingsstations. Een bewerkingsstation is een machine of productielijn zoals een CNC machine, een spuitgietmachine of een montage cel. We koppelen het Bewerkingsstation aan de/een Productieruimte, en we vullen de kosten per uur in. Bij arbeid kunnen we een onderscheid maken tussen Instelarbeid en Runarbeid, bij Machinelast wordt het uurtarief voor zowel instel- als runactiviteit gebruikt. De tarieven zijn belangrijk voor de voor- en nacalculatie. ❸ Tenslotte kunnen we één of meerdere Bewerkingen inrichten die we koppelen aan de Bewerkingsstations. Bij bewerkingen kunnen we denken aan het boren van een gat, het snijden van een plaat of een activiteit als kwaliteitscontrole. We kunnen eventueel een standaard duur (tijd) inrichten, en een tekst met instructies voor de werkbon voorbereiden.

BOM 001

Een stuklijstversie opzetten

In Exact voor Productie kunnen we meerdere stuklijsten per maakartikel opzetten. We noemen ze dan ook Stuklijstversies. De stuklijstversies kunnen historische, huidige en toekomstige stuklijsten representeren, maar ook varianten zoals rode, blauwe en groene fietsen. Elke stuklijstversie kan uit andere materialen en bewerkingen bestaan en kan dus ook een andere Berekende kostprijs hebben. De stappen om een nieuwe stuklijstversie op te zetten zijn: ❶ Er moet (natuurlijk) een artikel worden aangemaakt voor het te vervaardigen product. Dat kan bijvoorbeeld via [Aanmaken] Artikel. ❷ Daarna kunnen we een Stuklijstversie aanmaken via (bijvoorbeeld) [Aanmaken] Stuklijst. Een belangrijk gegeven bij de stuklijstversie is de Seriegrootte. Aangezien het meestal zo is dat het vervaardigen van een enkelstuk veel duurder is (per stuk) dan bij een groter aantal, en de stuklijst kan worden gebruikt voor de kostprijsberekening, doet het er veel toe wat we invullen bij Seriegrootte. ❸ Als we de stuklijstversie bewaren kunnen we via de tabjes aan de linkerzijde gaan invullen welke materialen en bewerkingen benodigd zijn, en welke bijproducten er bij het productieproces vrijkomen.

BOM 002

De bewerkingsvolgorde inrichten

Via het tabje Bewerkingsvolgorde kunnen we bewerkingen toevoegen. Dat is relatief eenvoudig: ❶ We kiezen een Bewerking (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen in hoe lang de bewerking duurt per stuk. Zonodig geven we meer tekst en uitleg via het veld Notities of koppelen we documenten aan de bewerking. Ook uitbesteed werk kunnen we in de bewerkingsvolgorde toevoegen. Zie voor het opzetten van uitbesteed werk hier: https://www.exact.com/nl/support-blog/exact-online/exact-voor-productie-hoe-zet-ik-uitbesteed-werk-op/

BOM 003

De materialen inrichten

Via het tabje Materialen kunnen we materialen toevoegen. Ook dat is relatief eenvoudig: ❶ We kiezen een Artikel (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen een hoeveelheid in. Let op dat het product (Artikel) een voorraadeenheid heeft, zoals Doos, Stuk of Liter, en dat we de materialen definiëren voor het maken van 1 Doos, 1 Stuk of 1 Liter. Daarbij wordt voor de materialen ook als eenheid de voorraadeenheid van het artikel gebruikt. Let op dat we een drop down lijstje hebben genaamd Calculator type. Normaal hebben we daar de keuze Materialen per stuk nodig. Maar we kunnen bijvoorbeeld ook 8 Stuks per materiaal rekenen, als we willen dat we 1 doos voor 8 stuks product nodig hebben. (Anders zouden we als hoeveelheid 0,125 moeten invullen, wat niet alleen niet kan met de decimalen, maar wat ook onduidelijk is. Wat bedoelen we eigenlijk?)

BOM 004

Bijproducten inrichten.

Bijproducten zijn bijvoorbeeld afvalartikelen zoals metaalresten of uitvalartikelen zoals afkeur van een product. Alleen in Exact voor Productie Geavanceerd of Premium kunnen we met bijproducten werken. Bijproducten kunnen een kostprijs hebben (waarde van restmetaal) of we kunnen er voor kiezen dat we ze niet waarderen in de voorraad (kostprijs nul). Via het tabje Bijproducten kunnen we bijproducten toevoegen: ❶ We kiezen een Artikel (we kunnen zoeken met F2), en ❷ We vullen een hoeveelheid in.

BOM 005

De kostprijs bijwerken

Als we alle bewerkingen, materialen en bijproducten hebben ingericht kunnen we op het tabje Algemeen een opbouw van de kostprijs vinden. De Bewerkingsvolgorde: Binnen zijn de kosten bewerkingen die we hebben ingericht die plaats vinden op onze eigen bewerkingsstations. De Bewerkingsvolgorde: Buiten zijn de kosten van het uitbesteed werk. Ook de kosten van het Materiaal worden bij de bewerkingskosten opgeteld, maar de kosten van Bijproducten worden afgetrokken van de kostprijs aangezien ze een opbrengst zijn. Als de Kostprijs van het (product) artikel afwijkt van de Berekende kostprijs van de stuklijstversie kunnen we via de link Bijwerken de kostprijs van het artikel gelijk maken aan de ingerichte stuklijst. (Als we een groot aantal stuklijsten willen bijwerken hebben we daar andere processen voor, zoals [Productie] Analyse en resultaten, Kostprijsberekeningen).

BOM 006

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

Tijd voor de grote financiële schoonmaak

/in /door

Vier financiële processen die nog vaak leunen op lossen systemen of spreadsheets

Digitalisering en automatisering zijn binnen financiële afdelingen in rap tempo de norm aan het worden. Veel automatiseringsprojecten binnen ondernemingen worden geïnitieerd vanuit de CFO of Financiële Manager.

Toch komt het nog regelmatig voor dat financiële afdelingen werken met Word- en Excel-bestanden, of gegevens uit verschillende systemen handmatig aan elkaar knopen. Dat geldt niet alleen voor kleinere organisaties; zelfs bij grote bedrijven komt het regelmatig voor.

Tijd om de bezem te halen door het woud van losse tools, systemen en bestanden. Maar waar begin je? Start eens met het bekijken van de volgende vier processen. Zijn ze herkenbaar? Dan loop je onnodig risico en is het beter de schoonmaak-handen uit de mouwen te gaan steken.

1. Rapportages in Excel

De autofill-functie van Google verraadt dat Excel nog vaak wordt gebruikt in het financiële proces:

Spreadsheets worden regelmatig gebruikt om rapportages mee te maken of voor consolidatie. En dat terwijl je hier een behoorlijk risico mee loopt. Eén klein typefoutje in een Excel-formule kan er al voor zorgen dat het management totaal verkeerde cijfers krijgt voorgeschoteld.

Daar weten ze bij het Britse pensioenfonds Mouchel alles van: de ontdekking van een rekenfout in een spreadsheet zorgde voor tot een neerwaartse bijstelling van het resultaat van 8,6 miljoen Britse pond. De aandelenkoers daalde na de bekendmaking daarvan met ruim 30 procent en de CEO werd gedwongen af te treden.

En dit is geen uitzondering. Felienne Hermans van de TU Delft onderzocht 15.000 spreadsheets en kwam tot de conclusie dat ruim 750 bestanden (dat is 5 procent) méér dan 100 fouten bevatten. De voornaamste oorzaak: spreadsheets worden binnen bedrijven heen en weer gestuurd en iedereen kan naar eigen inzicht wijzigingen aanbrengen, zonder dat duidelijk is afgesproken wie waarvoor verantwoordelijk is.

Een ander risico is dat dit soort rapportage-spreadsheets zo ingewikkeld zijn, dat er vaak maar één persoon binnen de organisatie is die weet hoe ze zijn opgebouwd (en dus kunnen worden aangepast). Als deze spreadsheet-koning(in) niet aanwezig is of nog erger, de organisatie verlaat, dan heb je een probleem.

2. Factureren in Word

Je staat er misschien niet elke dag bij stil, maar als er één document is binnen de financiële afdeling die de afgelopen decennia een flinke transformatie heeft doorgemaakt, dan is het wel de factuur.

Ga maar na. Vroeger kreeg je papieren facturen per post binnen, die je handmatig moest inboeken in het crediteureninkoopboek. De eerste stapjes op het gebied van digitalisering werden gezet door het inscannen van deze papieren facturen. De volgende stap (de meeste bedrijven hebben deze inmiddels wel gemaakt) is het versturen van facturen als pdf-bestand via e-mail. Dat levert al een kostenbesparing op: facturen hoeven niet meer te worden geprint of gefrankeerd. Maar deze manier van werken is nog altijd behoorlijk arbeidsintensief; facturen worden nog handmatig (meestal in Word) gemaakt, de ontvanger moet de pdf vervolgens weer verwerken, en soms zelfs informatie handmatig overtikken. Ook hier komt foutgevoeligheid weer om de hoek kijken.

Als je deze zomer toch de bezem door je financiële processen haalt, waarom zou je dan niet de volgende stap nemen door volledig elektronisch te gaan factureren via UBL? UBL (Universal Business Language) is een standaard format voor elektronisch factureren. Een UBL-factuur maakt het daarom ook mogelijk om factuurdata van boekhoudpakket A naar boekhoudpakket B te sturen. Zo’n factuur kan direct worden ingelezen, zonder dat daar handmatige invoering aan te pas hoeft te komen. Dat is niet alleen een stuk efficiënter, je krijgt ook meer grip op je cashflow omdat je klanten sneller betalen.

3. Expense management

Declaraties indienen en verwerken is ook typisch zo’n typisch proces dat wordt bijgehouden in losse systemen of spreadsheets. En laten we eerlijk zijn; invoeren van declaraties staat al niet bovenaan het favorietenlijstje van de gemiddelde werknemer. Het onhandige geklooi met bonnetjes (je raakt er altijd wel een paar kwijt), het onthouden welk Btw-tarief ook alweer hoort bij treinkaartjes; het is al geen feest, laat staan dat je declaraties moet indienen via een Excel-bestandje.

Voor de finance-afdeling is het werken met Excel-spreadsheets voor declaraties vooral onhandig wanneer er verantwoording moet worden afgelegd bij de Belastingdienst. Probeer immers maar eens een bonnetje snel terug te vinden als daar naar gevraagd wordt.

Hoewel papieren bonnetjes voorlopig nog niet zullen verdwijnen, is het met financiële software inmiddels een stuk eenvoudiger geworden om bonnetjes te scannen en automatisch te verwerken. Dat maakt declareren niet alleen minder frustrerend voor werknemers, maar ook minder foutgevoelig. Een bijkomend voordeel is dat alle onkostendeclaraties in een centraal systeem bijgehouden worden – wel zo handig als de fiscus aanklopt.

4. Verlof en verzuim

Misschien komt dit bekend voor; je bent druk bezig om de laatste hand te leggen aan de maandafsluiting, als de HR-manager om half zes binnenkomt om nog wat wijzigingen door te geven in de verlof- en verzuimadministratie. Aangezien alle nog openstaande vakantiedagen op de juiste manier moeten worden verwerkt op de balans, betekent dit ook een last-minute wijziging voor de maandafsluiting. Dat is nog maar half zo erg, maar wanneer verlof en verzuim ook nog eens worden geregistreerd in losse systemen of Excel-bestanden, dan is het helemaal frustrerend. En het komt nog regelmatig voor dat grotere organisaties dit nog steeds in een apart bestandje administreren, waardoor er veel data handmatig moeten worden uitgedraaid en overgedragen van HR naar finance.

Kortom: het gebruik van losse systemen, Word-bestanden en Excel-spreadsheets is iets wat vaak historisch zo gegroeid is, maar er komt altijd het moment waarop deze manier van werken zorgt voor inefficiënties – en zelfs voor fouten. De herfstmaanden zijn uitermate geschikt om de huidige systemen en processen eens tegen het licht te houden – al was het maar om op tijd klaar te zijn met de opruiming voor de start van het nieuwe financiële jaar.

Bron: Exact

Exact voor Handel Premium / Exact voor Productie Premium: Wat is een veiligheidsvoorraad?

/in /door

In een handel premium of productie premium abonnement kunnen we voor ieder artikel per magazijn een drietal voorraadniveaus instellen: veiligheidsvoorraad, bestelniveau en maximum voorraad. Waar zijn die niveaus voor bedoeld?

Voorraadniveaus

Als we een nieuw artikel aanmaken, dan kunnen we een veiligheidsvoorraad, een bestelniveau en een maximum voorraad invullen. Afhankelijk van hoe we het artikel willen bestellen vullen we hier (a) niets in, (b) alleen het bestelniveau en eventueel de maximum voorraad in, of (c) alleen de veiligheidsvoorraad in:

BESTELNIVEAU 001 0

Niets invullen

Voor artikelen waarin we absoluut niet voorraadhoudend willen zijn laten we overal nullen staan. We bestellen of produceren dit artikel als een verkooporder of werkorder een behoefte heeft, en vaak koppelen we dan de bestelling aan de order (orderinkoop, of bestellen vanuit een werkorder). Op die manier hebben we nooit voorraad waarvoor al niet een behoefte bestaat.

Bestellen op basis van de verwachte voorraad

We zijn voorraadhoudend van het artikel en er is dus een bepaalde hoeveelheid aanwezig in het magazijn. Ook hebben we orders voor dit artikel en eventueel bestellingen die nog niet ontvangen zijn. Op basis van de eenvoudige formule Verwachte voorraad = Op voorraad + Planning inkomend – Planning uitgaand hebben we een hoeveelheid bepaald die we op enig moment in de toekomst in voorraad hebben. De vraag nu is wanneer we moeten bestellen, en hoeveel moet dat zijn? Met het bestelniveau geven we aan dat als de verwachte voorraad onder dat niveau komt, dan is het moment aangebroken om een bestelling te doen. We kunnen een besteladvies genereren van precies die hoeveelheid, of van een hoeveelheid die onze voorraad brengt naar het gewenste niveau (de Maximum voorraad). De Veiligheidsvoorraad speelt daar dus geen rol in! De bestelling zelf genereert u via het pad [Voorraad] Analyse & resultaten, Voorraadposities:

BESTELNIVEAU 001

Produceren op basis van de verwachte voorraad

Nu zijn we voorraadhoudend van een maakartikel. Hier kunnen we een werkorder genereren op het moment dat de voorraad onder het ‘bestelniveau’ komt, en we kunnen kiezen of we precies produceren wat de behoefte is, of dat we de voorraad naar het gewenste niveau (de Maximum voorraad) willen brengen. Ook hier maken we dus een gebruik van de veiligheidsvoorraad. De werkorder genereert u via het pad [Productie] Planning, Voorraadplanning:

BESTELNIVEAU 002

Bestellen op basis van de MRP berekening

Als we voorraadhoudend zijn van een artikel, maar we willen uitsluitend bestellen in de huidige periode (week, maand) en eventuele bestellingen die we ook nog in een verdere periode kunnen doen uitstellen tot die periode, dan gebruiken we MRP. We maken nog steeds gebruik van het basisprincipe dat de verwachte voorraad = Op voorraad + Planning inkomend – Planning uitgaand, maar we rekenen dat per periode uit. Bovendien kunnen we rekening houden met een Veiligheidsvoorraad, wat een hoeveelheid is waarmee we onverwachte vraagfluctuaties willen opvangen. Merk op dat we geen gebruik maken van een bestelniveau of maximum voorraad! De bestelling genereert u door eerst de MRP te berekenen, en vervolgens het besteladvies te tonen via het pad [Voorraad] Artikelen, MRP Overzicht, of [Productie] Planning, MRP Overzicht:

BESTELNIVEAU 003

Produceren op basis van de MRP berekening

Als we voorraadhoudend zijn van een maakartikel, maar we willen uitsluitend produceren in de huidige periode (week, maand) en eventuele werkorders die we ook nog in een verdere periode kunnen doen uitstellen tot die periode, dan gebruiken we ook MRP. De werkorder genereert u door eerst de MRP te berekenen, en vervolgens het werkorderadvies te tonen via het pad [Voorraad] Artikelen, MRP Overzicht, of [Productie] Planning, MRP Overzicht:

BESTELNIVEAU 004

Bron: Exact

Smart Shop Floor in Exact Online: Waar kan ik het downloaden, en hoe krijg ik het werkend?

/in /door

Elk abonnement van Exact voor Productie komt met één gratis Smart Shop Floor gebruiker. Een veelvoorkomende vraag is: “waar kan ik het downloaden”, en daarna: “hoe krijg ik het werkend”. In dit blog leggen we dat uit.

Exact Online gebruikers en medewerkers

In Exact Online kennen we gebruikers en medewerkers. Gebruikers hebben een gebruikersnaam en een wachtwoord, en kunnen inloggen in Exact Online of Smart Shop Floor. Medewerkers zijn personen waar we tijd voor kunnen registreren. Medewerkers zijn gratis en we mogen er zoveel van aanmaken als we willen. Om Smart Shop Floor te gebruiken moeten we een medewerker aanmaken die gebruiker wordt van Smart Shop Floor. In principe maakt het niet uit of we beginnen met de medewerker of met de gebruiker.

SSF DOWNLOAD 001

Laten we kiezen om de medewerker eerst aan te maken. U ziet dat u ook van hieruit een bestaande gebruiker kunt koppelen. We vullen niets in en gaan naar “Volgende”. Behalve een medewerkersnummer, een voornaam en een achternaam hoeven we niets in te vullen. Alleen de taal zou van interesse kunnen zijn omdat dat de schermtaal van Smart Shop Floor bepaalt (de ondersteunde keuzes zijn: Nederlands, Engels, Frans en Spaans). Op het “Volgende” scherm kiezen we een foto van de medewerker. (Tip: gebruik voor iedere medewerker een foto met dezelfde lengte-breedte verhouding, bijvoorbeeld 340 breed, 400 hoog). We klikken nog een paar keer op “Volgende” zonder verder iets in te vullen en we zijn klaar met de medewerker. Als u uzelf als Smart Shop Floor gebruiker wenst aan te maken, maakt u ook eerst uzelf eerst als medewerker aan!

SSF DOWNLOAD 002

In het overzicht van medewerkers openen we de kaart van de zojuist aangemaakte medewerker. Allereerst kiezen we op het tabje “Bewerkingsstations” op welke deze medewerker competent is (we kunnen daarbij een Hoofd-bewerkingsstation kiezen, en een aantal neven-bewerkingsstations). Daarna drukken we op de knop Aanmaken: gebruiker.

SSF DOWNLOAD 003

De eerste ‘vraag’ die we moeten beantwoorden is of dit een volledige gebruiker is (zoals uzelf) of een Smart Shop Floor gebruiker. Het is op dit punt dat u er mogelijk op gewezen wordt dat u het maximaal aantal gebruikers al bereikt hebt (Zie hieronder in de sectie Veelvoorkomende vragen).

SSF DOWNLOAD 004

Voor het volgende scherm is belangrijk dat u een gebruikersnaam kiest en dat u een emailadres invoert. Nadat u de gebruikersgegevens bewaart gaat u naar de link Rechten op het scherm van de zojuist aangemaakte gebruiker. Hier kunt u beslissen tot welke schermen van Smart Shop Floor deze gebruiker toegang heeft. Als u het gebruik van Smart Shop Floor nog onderzoekt, kies dan alle rechten.

SSF DOWNLOAD 005

U ontvangt op het ingegeven emailadres prompt een email van Exact waarmee u een wachtwoord kunt aanmaken. Daarna ben u klaar.

Smart Shop Floor downloaden

Smart Shop Floor is een browser app. Deze hoeft dus ook niet gedownload te worden, u gaat eenvoudig naar https://start.exactonline.nl/ en logt in met een Smart Shop Floor gebruikersnaam en wachtwoord. Als u dezelfde browser op dezelfde computer/tablet/telefoon gebruikt als waar u nu me ingelogd bent zult u eerst uit moeten loggen, tenzij u een alternatieve browser opent (Internet Explorer naast Chrome bijvoorbeeld), dan kunt u tegelijkertijd Exact Online en Smart Shop Floor gebruiken.

Veelvoorkomende vragen

Bij het inloggen in Smart Shop Floor kan het zijn dat u in eerste instantie nog niets ziet.

Via het icoon in de rechterbovenhoek kiest u een magazijn. Staat hier het magazijn ingesteld waar u werkorders in heeft aangemaakt? Met de knop Filter kunnen we kiezen welke bewerkingsstations we willen tonen. Zij dit de bewerkingsstations waar de betreffende gebruiker aan gekoppeld is, en hebben we werkorders met onuitgevoerde bewerkingen op die bewerkingsstations? Ook kunnen we via het filter kiezen of we werkorders tonen die vrijgegeven zijn (willen we ook werkorders zien die nog niet vrijgegeven zijn, of hebben we nog geen werkorders vrijgegeven?).

SSF DOWNLOAD 006

Zelfs nu zie ik nog niets?

Heeft u wel werkorders met bewerkingen? In Smart Shop Floor kunt u tijd registreren op bewerkingen. Als uw werkorders geen bewerkingen hebben valt er ook geen tijd te registreren…

Wat is Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat?

Als u voor Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat kiest, hoeft u maar eenmaal in te loggen en daarna kunnen alle Smart Shop Floor gebruikers op dat scherm hun tijd invoeren. Ze mogen in die modus echter geen materiaaluitgifte en productontvangst doen, daarvoor vereist Exact een individuele login. Probeert u het gerust uit, door uit te loggen vervalt de Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat en na opnieuw inloggen staan alle toegekende rechten weer ter uw beschikking.

Ik zou wel wat extra Smart Shop Floor gebruikers willen

In Exact Online klikt u in de rechterbovenhoek op uw naam, Mijn Exact Online. Op het tabje Mijn abonnement kunt u het Abonnement wijzigen, en wel door Smart Shop Floor gebruikers toe te voegen.

Waar kan ik meer leren over Smart Shop Floor?

Bijvoorbeeld in de E-learning voor Exact voor Productie.

Smart Shop Floor is beschikbaar voor alle edities van Exact voor Productie.

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

Beschikbare voorraad – nu beschikbaar in Exact Online

/in /door

Vanaf de Summer Release beschikt Exact Online voor Handel over de mogelijkheid om beschikbare voorraad te tonen. Deze informatie kan als kolom worden toegevoegd aan het verkooporderscherm, zodat per artikel is te zien of je de order kunt uitleveren.

Beschikbare voorraad, hoe zat het ook alweer?

Exact Online voor Handel toont standaard de hoeveelheid ‘op voorraad’. Beschikbare voorraad is dat wat er ‘op voorraad’ ligt, minus het aantal dat gepland uitgaand is. Hiermee weet je altijd of je in staat bent een order uit te leveren. Daarnaast ondersteunen we ook ‘verwachte voorraad’. Dit is dat wat je op voorraad hebt liggen, minus gepland uitgaand, plus gepland inkomend. Ook deze informatie kan op regel niveau worden getoond.

Artikelselectiescherm

Deze nieuwe functionaliteit is ook opgenomen in het artikelselectiescherm. Wanneer er in de orderregel wordt gedubbelklikt op het artikelnummer, kan in het artikelselectiescherm ook de kolom ‘beschikbare voorraad’ worden getoond. Als uit de informatie blijkt dat je niet kunt leveren, kan op deze manier snel en eenvoudig een alternatief worden geselecteerd.

Beschikbare voorraad is per direct beschikbaar in zowel Exact Online voor Handel als Productie, maar wordt niet standaard getoond. Als je het scherm aanpast door op het Aanpassen icoon [] te klikken, kun je de kolom eenvoudig toevoegen. Dit geldt voor zowel  het verkooporderscherm als het artikelselectiescherm.

Bron: Exact

Pensioenaangifte aan Centric mogelijk

/in /door

Zoals u in deze blogpost heeft kunnen lezen, heeft pensioenuitvoerder Centric, de pensioenfondsen voor de Betonproductenindustrie, Houthandel, Reiswerk en Meubelindustrie overgenomen. Om de pensioenaangifte correct te kunnen laten verlopen, hebben we de software inmiddels aangepast.

Update

Als u wilt beschikken over deze aanpassingen, dient u een update uit te voeren op of na 14 september 2018, 12.00 uur, binnen de bestaande service packs 414SP19, 415SP13 en 416SP6. Vervolgens is het mogelijk om uw pensioenaangifte te versturen naar Centric.

Verzending aan Centric

U kunt gebruik blijven maken van het menupad Salaris ➔ Aangiften ➔ Periodiek ➔ Syntrus. Bij het verwerken van de aangifte, heeft u in het veld ‘Versturen naar’ nu de mogelijkheid om ‘Centric’ te selecteren. Op basis van deze selectie wordt het bestand via de Webservice naar Centric verzonden.

Let op: Bij het verzenden van de aangifte dient u uw nieuwe inloggegevens te gebruiken, welke hetzelfde zijn als het vernieuwde werkgeversportaal.

Bron: Exact

Scan Sys introduceert workflow, archief en reporting functionaliteit

/in /door

Vanaf vandaag is ons productportfolio een oplossing rijker: Vanaf release 8.0  is namelijk ImageCapture Workflow met digitaal archief beschikbaar gekomen. De workflow functionaliteit is ontwikkeld vanuit de behoefte aan een betaalbare, kwalitatieve oplossing voor de digitale routering en afhandeling van documenten zoals inkoopfacturen en inkomende post. Vanaf nu kunt u dus uw inkoopfacturen niet alleen automatisch laten herkennen, boeken en archiveren, ook de fiattering van de documenten wordt volledig binnen onze software gefaciliteerd!

ImageCapture Workflow, factuurfiattering

Met ImageCapture workflow- en archieffunctionaliteit heeft u volledig grip op uw documentstromen. U heeft te allen tijde inzage in de status van uw inkoopfacturen, én uw kosten. Uw medewerkers ontvangen geautomatiseerde berichten met een link naar de te beoordelen facturen. Dankzij gebruik van de ImageCapture Web client kunnen de fiatteurs tijd- en plaats-onafhankelijk de facturen inzien en beoordelen. Naast het goedkeuren en afkeuren van facturen, kunnen uw medewerkers ook een vraag stellen aan een collega, de fiattering delegeren aan een andere beoordelaar of de factuur overslaan in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld in afwachting van terugkoppeling van de leverancier. 

Van de verwerking en fiattering wordt per factuur een gedetailleerd overzicht (audit trail) opgebouwd. De audit trail geeft niet alleen informatie over de verwerking maar ook over de gemaakte of geüpdatete boeking, de status van fiattering en eventuele vragen/opmerkingen die tijdens de fiattering geregistreerd zijn. De digitale documenten, met audit trail, worden opgeslagen in het archief van ImageCapture.

Het digitale archief van ImageCapture is op tekstlabel doorzoekbaar en de toegang kan dynamisch worden ingeregeld met behulp van rollen en rechten. Ook is het mogelijk om het archief uit te breiden met rapportagetools waardoor waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden zoals doorlooptijden, wijze van ontvangst (papier of digitaal aangeleverd), of er sprake is van UBL factuurberichten maar ook eventuele stagnaties in het proces. Tot slot biedt de rapportage ook inzicht in leveranciersinformatie zoals uitgaven over een bepaalde periode per leverancier.

ImageCapture Workflow, inkomende poststukken

ImageCapture Workflow kan, in combinatie met ImageCapture for Invoices en Documents, ook ingezet worden voor de digitale distributie en archivering van uw overige documentstromen zoals inkomende poststukken. De post kan door uw medewerkers op de administratie of postkamer eenvoudig gescand worden, waarna de stukken digitaal gedistribueerd worden naar de medewerker die de stukken inhoudelijk in behandeling moet nemen. 

Meer informatie?

Op onze Oplossingspagina Workflow vindt u meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow. Of neem vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow voor uw administratieve documenten.

Bron: Scan Sys

3 goede voornementips voor salarisadministrateurs in 2019

/in /door

Salarismutaties van je klanten komen via allerlei kanalen en vaak onvolledig binnen. Daardoor ontstaan fouten. Die herstel je vaak wel op tijd, omdat je hart voor je vak hebt. Maar toch, zou dit niet anders kunnen? In dit blog lees je hoe (en het is makkelijker dan je denkt).

Je werkt al jaren met salarissoftware. Invoeren kan je blindelings, maar je staat er wellicht niet bij stil hoeveel werk je eraan hebt. En hoeveel tijd je kwijt bent aan het volledig bijeensprokkelen van salarismutaties. Mogelijk neemt het alleen maar toe omdat klanten steeds vaker via verschillende kanalen aanleveren (bijvoorbeeld via Excel, email, Whatsapp en telefoon, op papier). Aan jou de taak om salarisstroken toch op tijd af te hebben en betaalbaar te stellen. Deze 3 tips helpen je.

1. Kies voor uniforme aanlevermethode

Snelle winst zit in het uniform aanleveren van mutaties als functiewijzigingen, declaraties, vergoedingen, etc. Zo voorkom je uitzoekwerk en bespaar je heel veel tijd. Moderne salarissoftware heeft een portaal en een app waar klanten hun gemakkelijk mutaties doorgeven en persoonlijke gegevens kunnen inzien en wijzigen. Gebruik dit als enige aanlever kanaal en je ervaart direct dat je makkelijker werkt.

2. Overleg vaker met accountants

Steeds meer deskundigen zijn het er over eens dat de salarisadministratie geen apart eiland binnen je organisatie mag zijn. Geregeld overleg met accountants binnen je kantoor leidt tot een betere samenwerking. Door dit overleg komen ook nieuwe advieskansen naar boven, bijvoorbeeld op het gebied van verzuim.

3. Integreer salarissoftware in de boekhouding

Overleg met accountants, hoe krijg ik dat van de grond? Simpel! Ga over op 1 geïntegreerd systeem voor salarisverwerking en boekhouding. Daardoor kijkt iedereen naar dezelfde cijfers, wat samenwerking bevordert. Als de gevolgen van salarismutaties, medewerkersgegevens, adressen en nog veel meer direct beschikbaar zijn in zowel boekhouding als salarissoftware, werkt iedereen prettiger.

Oriënteer je in september

Interessant? Begin dan nu met de oriëntatie op passende salarissoftware. Waarom? Nu heb je ruim de tijd voor een goede voorbereiding. Denk aan: producttraining volgen, pakket inrichten, afwijkende bedrijfsregelingen invoeren, schaduw draaien om te testen. Ook niet onbelangrijk: er zijn nu nog voldoende consultants beschikbaar voor assistentie. Daardoor ben je op tijd klaar en werk je vanaf 1 januari 2019 makkelijker en leuker.

Volg een gratis webinar

Ontdek in 30 minuten hoe Salaris voor Accountants jou helpt via een gratis live webinar. Stel direct je vragen en je krijg snel antwoord. De webinars zijn op 6, 11, 18 of 21 september.

Bron: Exact

Opslaglocaties in Exact Online voor Handel of Productie

/in /door

Een magazijn in Exact Online kan in opslaglocaties worden onderverdeeld. Met opslaglocaties kunnen we voorraad makkelijker terugvinden. Hoe we opslaglocaties gebruiken hangt af van de grootte van ons magazijn, maar ook van hoe efficiënt we willen zijn in ons magazijn. Drie mogelijkheden staan ons ter beschikking in Exact Online voor Handel en Productie: Geen opslaglocaties gebruiken, vaste opslaglocaties gebruiken of meerdere opslaglocaties gebruiken.

 

Geen opslaglocaties gebruiken

Als we een klein magazijn hebben, of als we uit ons hoofd ook wel weten waar alles ligt, dan hebben we misschien geen opslaglocaties nodig. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben geen keuze: deze edities werken niet met opslaglocaties. In Handel of Productie Geavanceerd en Premium hebben we de keuze per magazijn of we van opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES002

Het voordeel van geen opslaglocaties gebruiken is de eenvoud: we maken er dan ook geen fouten mee. Het nadeel van geen opslaglocaties gebruiken is dat alle informatie in het hoofd van de magazijnbeheerder zit. Dat kan bijvoorbeeld een nadeel zijn als we een artikel willen vinden, of als we een artikel willen wegleggen.

 

Vaste opslaglocaties gebruiken

Als we dezelfde artikelen regelmatig nodig hebben, dan is het mogelijk om ze aan vaste opslaglocaties toe te wijzen. Dus liggen de schroefjes altijd op A en de moertjes op B. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben kunnen we geen vaste opslaglocaties gebruiken: die eigenschap staat niet ter beschikking. In Handel of Productie Geavanceerd hebben we de keuze per magazijn of we van vaste opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES003

Het voordeel van vaste opslaglocaties gebruiken is de orde en regelmaat: we kunnen een artikel makkelijk terugvinden of wegleggen. Het nadeel van vaste opslaglocaties gebruiken is dat we niet flexibel met de magazijnruimte kunnen omgaan: als we eens een keer wat meer ruimte nodig hebben kunnen we hetzelfde artikel niet op een andere of meerdere locaties opslaan.

 

Meerdere opslaglocaties gebruiken

Wanneer het er toe doet waar een artikel ligt, bijvoorbeeld omdat we ook serie- of batchnummers gebruiken, of omdat we onze beperkte plankruimte efficiënt willen gebruiken, dan kan het handig zijn dat we van meerdere opslaglocaties in het magazijn gebruik kunnen maken. Op die manier kunnen we makkelijk aanwijzen waar de batches liggen met de meest nabije THT datum, of onderscheid maken tussen artikelen die nog in inspectie zijn, artikelen in bulkvoorraad en artikelen in grijpvoorraad. Alleen in Handel of Productie Premium kunnen we van meerdere opslaglocaties (per artikel) gebruik maken.

LOCATIES004

Het voordeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is de professionele organisatie: zo zijn we goed ingericht om van een Warehouse Management Systeem (WMS) gebruik te kunnen maken waarmee we kunnen scannen. Het nadeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is dat we een goede discipline moeten handhaven: maken we weinig gebruikte opslaglocaties wel leeg?, Kijken we eerst op de grijplocatie en pas daarna op de bulklocatie? Zijn we er aan gewend dat voorraad in inspectie nog niet beschikbaar is voor gebruik?

Bron: Exact

Nieuwe service packs beschikbaar!

/in /door

Vanaf 7/8/2018 zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact