Actric Exact Software Support Blog

Zo boek je in Exact Online een factuur van een leverancier op een werkorder

Natuurlijk wisten we al dat facturen van materialen die op een werkorder worden besteld heel eenvoudig kunnen worden ingeboekt. Datzelfde geldt voor facturen van uitbesteed werk. Er zijn soms facturen die niet letterlijk aan deze omschrijving voldoen. Denk aan uitzendkrachten, parkeerboetes, takelwerk, inspectiediensten, maar ook aan pizza’s die besteld zijn voor overwerk. Kunnen zulke facturen “gewoon” worden ingeboekt in het inkoopboek met een verwijzing naar de werkorder in Exact Online voor Productie? Deze vraag kwam binnen via de Support Portal. Hier is het antwoord.

Alle facturen die regelrecht bij een bestelling op een werkorder horen

Alle facturen die regelrecht bij een werkorder horen moeten afgeletterd worden met een bestelling van een product (materiaal) of dienst (uitbesteed werk). Dat gaat via het menu [Inkoop] Facturen, Te ontvangen facturen, de betreffende inkoopfactuur aan te maken en zonodig te corrigeren voor aantallen, prijs en additionele kosten (levering, statiegeld).

Wat nu met facturen die bij een werkorder horen, maar niet bij een bestelling?

Om facturen te verwerken die bij een werkorder horen voor diensten die niet besteld zijn moet de volgende inrichting gedaan worden. We hebben een artikelgroep nodig die als Voorraad/kosten rekening een kostenrekening gekoppeld heeft, zoals “Overige kosten”. Deze artikelgroep wordt gebruikt in bewerkingen zoals “Toeslagen met factuur” (dit is natuurlijk een bewerking met een hulpbron “leverancier”, en de artikelgroep moet ingesteld worden op het artikel dat bij het aanmaken van de bewerking automatisch gecreëerd wordt). Ook is het van belang dat we leveranciers (crediteuren) koppelen aan de bewerking:

GAMBINO 001

Als we een factuur ontvangen voegen we aan de werkorder bewerkingsvolgorde het artikel “Toeslagen met factuur” toe. We vullen de kosten in, hetzij in relatie tot het geproduceerde aantal, of gewoon onder Minimum kosten het factuurtotaal (excl. BTW):

GAMBINO 002

Op de werkorder klikken we op “Inkopen uitbesteed werk”, daarna op “Maak bestellingen aan”, (we gaan geen bestelling versturen!), We klikken op “Ontvangen” (heel belangrijk want zo worden de kosten opgenomen in het onderhanden werk), en tenslotte op “Factuur aanmaken”:

GAMBINO 003

Hoe worden de facturen dan geboekt?

Op de werkorderkaart zien we als Boekingen: Goederen in bewerking de kosten opgevoerd in het onderhanden werk:

GAMBINO 004

Als we de presentatie wijzigen naar Boekingen: Tegen dan zien we dat de tegenrekening “Overige kosten” is. Die rekening komt dus uit de artikelgroep die we eerder ingesteld hebben. Als de behoefte bestaan om te boeken op andere rekeningen voor andere soorten facturen moeten we dus een bijbehorende artikelgroep en bewerking aanmaken, en de bijbehorende leveranciers koppelen.

GAMBINO 005

Bron: Exact

Na tweestapsverificatie nu 30 dagen toegang tot Exact Online

Toegang tot Exact Online gaat sinds dit jaar via tweestapsverificatie. Dankzij jullie feedback wordt het mogelijk dat je browser de authenticatiecode 30 dagen onthoudt. Dit was maximaal 7 dagen.

Gegevensveiligheid is topprioriteit voor Exact. Dat is de reden voor invoering van tweestapsverificatie voor toegang tot Exact Online. Om niet elke keer te hoeven inloggen via een authenticatiecode, was het al mogelijk dat je de code 7 dagen kan bewaren in je browser.

Velen van jullie hebben aangegeven dat die termijn toch wat beperkt is. Daarom wordt die in december nu opgerekt tot 30 dagen. Wil je hiervan gebruik maken, dan stel je dit in met het instructiedocument op de Support Portal (beschikbaar nadat je bent ingelogd). In dit document staat ook hoe je wachtwoord onthouden compleet uitschakelt voor alle gebruikers.

Heb je suggesties ter verbetering? Dien ze in via de Support Portal en wie weet zie jij jouw idee straks terug in de software.

Bron: Exact

E-mails vanuit meerdere adressen versturen in Exact Online

Als jij berichten via Exact Online vanuit meerdere e-mailadressen verstuurt, dan word je blij van deze boodschap. Vanaf nu gaat dat super makkelijk.

Stel eenmalig een lijst samen van emailadressen die je gebruikt voor het sturen van e-mails. Wil je een herinnering versturen of een offerte, dan selecteer je snel het email-adres van de afdeling of groepsmailbox waarop je ook eventuele reacties wilt kunnen ontvangen. Dat scheelt je veel gedoe.

Het versturen van berichten vanuit meerdere emailadressen was omslachtig, zo hebben jullie laten weten via de ideeënbus in de Support Portal. Dat hebben we opgepakt en opgelost.

Het aanmaken van de lijst met emailadressen is heel eenvoudig. Voeg een e-mailadres toe via de knop Nieuw in het scherm Administratie. Na invoering ontvang je eenmalig een validatiemail. Klik op de link in die email en het emailadres is gevalideerd, dus klaar voor gebruik.

Emailadres aanpassen 1

Bron: Exact

Werken met ongeplande retouremballage in Exact voor Productie en Exact Online voor Handel

Als consument spreken we over statiegeld. De logistieke professional heeft het dan over retouremballage: kratten en flessen en nog veel meer verpakkingen die teruggaan naar de leverancier. Retouremballage is al snel ingewikkeld. Wie is eigenaar van wat, welke retourstroom wordt door welke partij afgehandeld, en wat is eigenlijk de kostprijs van retouremballage? In dit supportblog vooral ook: hoe zetten we retouremballage op in Exact Online?

Retouremballage in een notendop

Laten we beginnen bij de consument. Een consument koopt een kratje bier in de supermarkt en ziet de prijs inclusief BTW 13,95 op het schap. Bij de kassa komt daar nog 3,90 aan statiegeld bij, 1,50 voor het kratje en 24 x 0,10 voor de flesjes. Over het statiegeld wordt geen BTW geheven. Een paar observaties: we kopen de inhoud van de flesjes (het bier) voor 13,90. Het krat en de flesjes kopen we niet. We betalen een waarborgsom, het statiegeld, zodat de eigenaar (de brouwerij) er zich van verzekert dat de verpakking (de retouremballage) ook werkelijk terug komt. Immers, als we de lege verpakking terugbrengen naar de supermarkt krijgen we onze waarborgsom terug. De hoogte van de waarborgsom is doorgaans niet gelijk aan de kostprijs van de emballage. Gemiddeld worden bierflesjes 30 keer hergebruikt en gerekend naar kostprijs zijn ze duurder dan het bier dat er in zit! De waarborgsom is net genoeg om er voor te zorgen dat we de emballage terugbrengen. De supermarkt is overigens ook niet de eigenaar van de emballage.

RETOUREMB 001

In een logistiek proces wordt ook veel retouremballage gebruikt die geen eigendom is van de fabrikant. Pallets, kratjes (door de logistieke professional steevast ‘fusten’ genoemd) en andere standaard verpakkingsmiddelen zijn eigendom van een gespecialiseerde logistieke dienstverlener die niets anders doet dan verpakking beheren (in omloop brengen, schoonmaken etc.) tegen een vergoeding.

Er is sprake van geplande retouremballage als de ontvangst van verpakkingen (soort, aantal) vooraf bekend is gemaakt door de leverancier. Ongeplande retouremballage is als bij de ontvangst pas blijkt hoeveel en welke soort gebruikt wordt. Dus als we 100 dozen soep bestellen, maar pas bij ontvangst weten we dat ze op 2 pallets staan. Die pallets moeten terug, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde aantal en niet noodzakelijkwijs naar dezelfde leverancier. Net zoals we flesjes van Albert Heijn ook bij de Jumbo kunnen inleveren.

Processen exclusief voor eindgebruikers

Als eindgebruiker bestellen we handelswaar en die wordt geleverd met ongeplande retouremballage. Voor de verwerking van retouremballage (ontvangst en levering) maken we gebruik van de directe verkoopfactuur en de directe inkoopfactuur.

RETOUREMB 007

In het navolgende voorbeeld bestellen we 100 dozen soep. De soep wordt geleverd op 4 pallets en die staan op de factuur van de leverancier voor de soep of op een aparte bon. De ontvangst van de soep boeken we in via het normale goederenontvangst proces, terwijl we de retouremballage inboeken via de directe inkoopfactuur. Een directe inkoopfactuur boekt de voorraad van een ongepland (niet besteld) artikel op en maakt tegelijkertijd een (inkoop)factuur aan voor het statiegeld. Op het moment dat we pallets willen leveren aan de leverancier of aan een derde partij maken we een directe verkoopfactuur aan. Deze boekt de voorraad af en maakt een (verkoop)factuur voor het statiegeld.

RETOUREMB 002

Om dit proces succesvol in te richten moeten we een artikelgroep aanmaken zoals in het onderstaande voorbeeld. Deze artikelgroep, EMBALLAGE-E, wijkt niet bijzonder af van een gebruikelijke artikelgroep voor handels- of productiegoederen. Er is een opbrengstrekening, een kosten verkooprekening, een voorraadrekening en een prijsverschillenrekening gekoppeld. Bij het emballageartikel dat gekoppeld is aan deze artikelgroep maken we de kostprijs gelijk aan de inkoopprijs en aan de verkoopprijs, en wel voor het bedrag van het statiegeld. De voorraad die we bijhouden op de balans is dus gelijk aan de totale waarde van het verschuldigde statiegeld. De twee voorbeeldtransacties sluiten aan bij het eerder gegeven voorbeeld “processen exclusief voor eindgebruikers”.

RETOUREMB 005

Additionele processen voor de tussenhandel

Als tussenhandel bestellen we niet alleen handelswaar, maar we leveren ook handelswaar. We ontvangen dus bestellingen van onze klanten, maken leveringen van handelswaar en leveren retouremballage mee. Het is in het proces van de facturering van de handelswaar dat de verleiding groot is om retouremballage aan de verkoopfactuur toe te voegen omdat dat makkelijk lijkt. Vergeet daarbij niet uit het oog dat daarbij de voorraad van retouremballage niet wordt afgeboekt, en dat het dus geen goed idee is om deze korte weg te nemen. Maak in plaats daarvan gebruik van de directe verkoopfactuur.

RETOUREMB 003

Processen exclusief voor de productiebedrijven

Hier moeten we even goed oppassen. Als de retouremballage pas wordt uitgegeven ná het productieproces (in het magazijn dus) kunnen we dezelfde inrichting en processen gebruiken als voor de eindgebruiker en de tussenhandel. Maar als de retouremballage een integraal onderdeel is van de stuklijst (de kratjes bier) dan hebben we een geheel andere inrichting nodig. De reden daarvoor is dat we de kostprijs van de emballage geen onderdeel willen laten worden van de kostprijs van het product. Ten eerste vertegenwoordigd de kostprijs van de emballage niet de waarde van het statiegeld, maar boekhoud-technisch zal de fabrikant de emballage eerder als een activum willen zien dat over een bepaalde periode na aankoop afgeschreven zal zijn (omloopsnelheid, het gemiddeld aantal keer te gebruiken, verliezen in de keten en breuk spelen bij de berekening van de afschrijvingsduur een rol). Bovendien is het gebruik van retouremballage (de ketenregie) ook kostbaar.

RETOUREMB 004

De kostprijs van de retouremballage zetten we op nul, terwijl de inkoop- en verkoopprijs op de waarde van het statiegeld komen te staan. De artikelgroep, EMBALLAGE-P, heeft dezelfde rekening, waarborg emballage, gekoppeld aan de rekening omzet en de rekening prijsverschillen. Samen met de kostprijs nul zorgt dat ervoor dat we de voorraadwaarde op nul houden bij iedere logistieke transactie. Betekent dat nu dat de voorraad emballage niets waard is voor de eigenaar? Nee, want het staat al op de balans als een activum. Pas wel op bij het aankopen van nieuwe emballage om daarvoor een apart artikel te gebruiken!

RETOUREMB 006

Bestaande klanten vinden meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

De 1e versie van de Eindejaarshandleiding Salaris is beschikbaar!

De tijd gaat snel! Het is al weer november, dus de eindejaarsverwerking komt ook al weer in zicht.

Een goed begin is het halve werk. Daarom willen we u graag de mogelijkheid te geven om u alvast te kunnen voorbereiden. Hiervoor hebben we alvast een eerste versie van de Eindejaarshandleiding Salaris voor de jaarovergang 2018/2019 beschikbaar gemaakt.

Wat staat erin?

De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2018 en het openen van loonjaar 2019. Ook worden de wetswijzigingen vermeld, zoals bekend is gemaakt in Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 – Uitgave 1. Hoe deze wijzigingen van invloed zijn op de software, is echter nog niet in de handleiding opgenomen.

Productlijnen

De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar voor de volgende productlijnen:

Laatste info en tips

De definitieve versie van de Eindejaarshandleiding wordt in december verwacht. U kunt het Exact Support Blog in de gaten voor de beschikbaarheid hiervan.

Tip! Bekijk ook de nieuwe video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding ook raadplegen via de Startpagina Salaris of via de Customer Portal (login benodigd), als u klikt op de banner ‘Haal het maximale uit uw eindejaarsverwerking’.

Bron: Exact

Belangrijk: Stap voor januari 2019 over naar ELIS voor optimale controle

Bij de volgende product update (417/262 in januari 2019) stopt Exact met de ondersteuning van een aantal integratieoplossingen. Dit heeft effect op jouw Exact omgeving wanneer je een of meer van deze oplossingen gebruikt:

  • Exact Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exact Word Merge Integrator
  • Exact CMDM
  • Exchange Synchronization
  • Exact Service Management

Ter vervanging van deze integratieoplossingen introduceren wij ELIS, Exact Lightweight Integration Server. Via dit platform zijn er opvolgers beschikbaar voor de oude integratieoplossingen zoals deze hierboven benoemd zijn. ELIS zorgt voor centrale en proactieve logging en is stabieler en betrouwbaarder dan zijn voorgangers. De introductie van ELIS heeft geen implicaties voor de integratie via ASImport en XML. Als je al gebruikt maakt van ELIS hoef je dus niet over te stappen. Als je nog geen gebruik maakt van ELIS neem dan contact op met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Hoe weet ik of ik één van de oude integratieoplossingen gebruik?

Indien je gebruik maakt van een oude integratieoplossing ontvang je vanaf product update 415 een melding hiervan. Klik hier voor de product update release note voor Exact Globe en hier voor de release note van Exact Synergy. Als er een oudere versie in gebruik is, dus product update 414 en lager, ontvang je geen melding hiervan.

Het gebruik van Exact CMDM, Exact Service Management en Exact Shop Floor Control kun je eenvoudig in je licentie terugvinden. Bij twijfel adviseren we je contact op te nemen met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Het gebruik van Exact Integrator, Exact Word Merge Integrator en Exchange Synchronization is niet terug te vinden in je licentie. Weet je niet zeker of je hier gebruik van maakt? Neem dan contact op met onze support afdeling of met jouw Exact Partner.

Kijk voor meer informatie op https://www.exact.com/nl/software/integratie-update

Bron: Exact

Nieuwe service packs beschikbaar Exact Globe & Synergy!

Vanaf 5/11/2018 zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor je klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kun je per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kun je in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. Je kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dien je een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteer je in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kun je onderstaande links raadplegen:

De 1e versie van de Eindejaarshandleiding Exact Globe Salaris is beschikbaar!

De tijd gaat snel! Het is al weer november, dus de eindejaarsverwerking komt ook al weer in zicht.

Een goed begin is het halve werk. Daarom willen we u graag de mogelijkheid te geven om u alvast te kunnen voorbereiden. Hiervoor hebben we alvast een eerste versie van de Eindejaarshandleiding Salaris voor de jaarovergang 2018/2019 beschikbaar gemaakt.

Wat staat erin?

De handleiding bevat informatie over het afsluiten van loonjaar 2018 en het openen van loonjaar 2019. Ook worden de wetswijzigingen vermeld, zoals bekend is gemaakt in Nieuwsbrief Loonheffingen 2019 – Uitgave 1. Hoe deze wijzigingen van invloed zijn op de software, is echter nog niet in de handleiding opgenomen.

Productlijnen

De handleidingen zijn als stappenplan beschikbaar voor de volgende productlijnen:

Laatste info en tips

De definitieve versie van de Eindejaarshandleiding wordt in december verwacht. U kunt het Exact Support Blog in de gaten voor de beschikbaarheid hiervan.

Tip! Bekijk ook de nieuwe video’s voor eindejaarsverwerking salaris in Exact Globe Next.

U kunt de handleiding ook raadplegen via de Startpagina Salaris of via de Customer Portal (login benodigd), als u klikt op de banner ‘Haal het maximale uit uw eindejaarsverwerking’.

Bron: Exact

Nieuwe adviescockpits in Exact Online voor Accountancy: nu algemeen beschikbaar!

Uit de MKB Barometer bleek dat accountants, om competitief te blijven qua serviceniveau, vooral dashboards willen hebben. Voor hen is er goed nieuws: de nieuwe adviescockpits zijn er!
Je stelt ze eenvoudig samen per klant(groep) – inclusief KPI’s (Key Performance Indicatoren) en rapportages op maat. Deze functionaliteit is beschikbaar in de Plus en Professional edities van Exact Online voor Accountancy. Voor ondernemers zijn ze beschikbaar in alle versies van Exact Online.

Advies: sneller, meer, breder!

Met de dashboards heb je noodzakelijke informatie snel inzichtelijk. Daarbij helpt het je advies te geven: financieel of breder. Met behulp van de adviescockpit kun je ook samen met je klant doelen stellen. Bijvoorbeeld het behouden van een optimale cashflow, voorraadhoogtes, orderdoorlooptijden of budgetoverschrijdingen. Het ligt er maar net aan met welke (branche)oplossing van Exact Online je klant werkt (Boekhouden, Groothandel, Productie of Zakelijke Dienstverlening).

Hoe werkt het?

Als accountant maak je in jouw Exact Online omgeving eenvoudig cockpit templates (via menu Cockpits/Templates voor Adviescockpit). Je klant kan (via menu Cockpits/Adviescockpit) de door jou samengestelde adviescockpit direct inzien vanuit de eigen Exact Online omgeving.

Widgets instellen

Met het verschijnen van de nieuwe adviescockpits wordt afscheid genomen van de voormalige Accountants cockpit. Mocht je hier gebruik van maken, dan betekent dit dat je daarin gebruikte widgets wél even opnieuw moet instellen in de nieuwe adviescockpit. Maar dan heb je ook heel wat moois voor je klanten en jezelf!

Cockpit op maat

Niet al je klanten zitten in dezelfde branche, en niet elk bedrijf is even groot. Daarom kun je voor verschillende klanten ook verschillende cockpits maken. Dat doe je makkelijk met onze voorgedefinieerde KPI widgets. Er zijn er veel – sterker nog, er is een uitgebreide bibliotheek! Daar zitten trouwens ook aanpasbare rapportagewidgets bij.

Rapportages delen

Met deze rapportagewidgets kun je rapportages die je zelf maakt (via menu Accountancy/Advies/Maatrapportages) delen in de adviescockpit. Dat kunnen zowel draaitabellen zijn als visueel aantrekkelijke rapportages op basis van grafieken. De rapportages zijn zeer flexibel in te stellen op basis van allerlei groepeer- en filtermogelijkheden, verschillende layouts en grafiekvormen. Zo kun je net dat extra stukje service aan je klant bieden.

Bron: Exact

Eindejaarsverwerking Salaris in Exact Globe: Tips

Ook dit jaar zijn er weer een aantal wijzigingen in aantocht die van invloed zijn op uw salarisadministratie. Denk bijvoorbeeld aan de wijziging waarbij het belastingdeel van de loonheffingskorting, vanaf 1 januari 2019, alleen nog geldt voor inwoners van Nederland en het vervallen van code 6 van de codes ‘Reden geen bijtelling auto (0% bijtelling)’ in de aangifte loonheffingen.

Wij zullen er weer voor zorgen dat de software aan zal sluiten op de veranderingen die voor uw administratie van belang zijn.

Handige tips

Graag willen wij u een aantal tips geven ter voorbereiding op deze drukke periode:

  • Beschikt u al tenminste over Product Update 415?
    Om over de nieuwe rekenregels en wettelijke wijzigingen voor het nieuwe loonjaar te beschikken, dient u ervoor te zorgen dat uw software up-to-date is. De beschikbaarheid van de eindejaarsupdate staat gepland voor de eerste week van januari 2019 en zal alléén worden uitgebracht als service pack van product update 415/260416/261 en 417/262.

    Belangrijk: Indien u nu nog gebruik maakt van een versie lager dan product update 415/260, raden wij u aan nu al een update uit te voeren naar het meest recente service pack van deze product updates. Hiermee bent u alvast voorbereid op een soepele overgang naar de eindejaarsversie.
  • Zijn er gewijzigde systeemeisen voor u van toepassing? 
    Controleer aan de hand van de systeemeisen van Exact Globe en Exact Synergy of uw systeem gereed is voor de nieuwe update.
  • Maakt u gebruik van een oude integratieoplossing? 
    Houd er rekening mee dat de ondersteuning van een aantal oude integratieoplossingen stopt vanaf product update 417/262, wat effect kan hebben op uw Exact omgeving. Klik hier voor meer informatie.
  • De cao’s wijzigen weer vanaf 1-1-2019 
    Elk jaar vinden er wijzigingen plaats in de verschillende cao’s die wij ondersteunen. Ook dit jaar gaan we in januari de aangepaste cao componenten standaard twee maal per week uitleveren, op woensdag en vrijdag. Voor de voorlopige planning en exacte beschikbaarheidsdatum kunt u de Customer Portal en het Exact Support Blog in de gaten houden. Hier wordt een bericht geplaatst zodra er nieuwe cao’s beschikbaar zijn.

Bron: Exact