Elvy Automatisch fiattering inkoopfacturen i.c.m. matching aan inkooporders

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

AccountView
Exact Globe
KING
Plan-de-CAMpagne
SAP Business One
Unit4 Multivers Extended
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1800.130Welke versie heb ik?

Inleiding

Het is mogelijk om automatische fiattering in te stellen voor inkoopfacturen die worden afgestemd aan een inkooporder. Oftewel: een inkoopfactuur kunnen matchen met uw bestelling. Met deze functionaliteit kunt u inkoopfacturen die voldoen aan de in Elvy ingegeven marges automatisch laten fiatteren. Bijvoorbeeld in gevallen dat een inkoopfactuur één op één matcht met de inkooporder.

Aan de hand van de in Elvy opgegeven marges worden er tijdens het verwerken van een inkoopfactuur diverse controles uitgevoerd, om te controleren of de boekingsregels afwijken van de inkooporderregels waaraan de inkoopfactuur is afgestemd. Wanneer de eventuele verschillen binnen de opgegeven marges vallen wordt de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd. Tevens wordt er een notitie aan de inkoopfactuur in het Inkomend Factuur Register toegevoegd, zodat altijd te herleiden is op basis van welke berekening en marges de inkoopfactuur automatisch is gefiatteerd.

Inrichting

U dient zelf de marges in te stellen voor het automatisch fiatteren van inkoopfacturen. Deze marges kunt u instellen onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

automatisch-fiatteren-1.png

Om de marges in te stellen kiest u voor de knop ‘Toevoegen’. Vervolgens opent zich een nieuw scherm waar u een nieuwe set aan marges in kunt geven:

<automatisch-fiatteren-2.png

Bij het instellen van de marges heeft u de beschikking over de volgende velden:

  • Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
  • Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
  • Administratie: De administratie(s) waar de marges voor van toepassing zijn.
  • Crediteurcode: De crediteurcode(s) waar de marges voor van toepassing zijn
  • Rek.nr’s uitsluiten: Hier geeft u grootboekrekeningen op die niet moeten worden meegenomen in de controles bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
  • Rek.nr’s verschillen: Hier geeft u grootboekrekeningen op die gebruikt worden om verschillen op te boeken. De boekingsregels met deze grootboekrekeningen worden bij elkaar opgeteld en als één bedrag betrokken in de controle bij het bepalen of de inkoopfactuur automatisch gefiatteerd dient te worden.
  • Bedrag positief overschreiding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Bedrag positief overscheiding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Bedrag negatief overschreiding bedrag: Het bedrag waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
  • Bedrag negatief overschreiding percentage: Het percentage waarmee de inkooporderregel maximaal negatief overschreden mag worden.
  • Aantal positief overschreiding Aantal: Aantal waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.
  • Aantal positief overschreiding percentage: Percentage waarmee de inkooporderregel maximaal positief overschreden mag worden.

Bij het invullen van de velden kunt u gebruik maken van zogenaamde wildcards. Hiermee kunt u meerdere waardes opgeven en/of reeksen van waardes:

  • Door gebruik te maken van het * teken kunt u aangeven dat u een bepaalde reeks wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer u 79* als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden alle grootboekrekeningen die beginnen met 79 uitgesloten.
  • Door gebruik te maken van het , teken kunt u meerdere waardes opgeven die u wilt filteren. Bijvoorbeeld: Wanneer u 3000,3010,3020 als crediteurcodes invult, zullen de marges alleen van toepassing zijn op crediteuren met de codes 3000, 3010 of 3020.
  • ? teken kunt u ervoor zorgen dat bepaalde posities van een waarde uit een reeks mogen bestaan: Bijvoorbeeld: Wanneer u 79?0 als grootboekrekening invult om uit te sluiten, worden de grootboekrekeningen van vier posities lang die beginnen met 79 en eindigen op 0 uitgesloten.

Voorbeeld

In het volgende voorbeeld zijn er marges ingesteld onder de menu optie [IFR / Automatische fiattering]:

automatisch-fiatteren-3.png

  • Volgnummer: Automatisch ingesteld volgnummer voor de ingestelde marge template.
  • Omschrijving: Omschrijving die de marge template beschrijft.
  • Administratie: Deze marges zijn alleen van toepassing voor administratie 100.
  • Crediteurcode: Deze marges gelden voor alle crediteuren binnen de administratie.
  • Rek.nr’s uitsluiten: Rekening 7090 en alle grootboekrekeningen die beginnen met 71 worden uitgesloten bij de controles.
  • Rek.nr’s verschillen: In onze administratie is grootboekrekening 9430 de verschillen rekening. Alle kosten die hierop worden geboekt worden samengevoegd tot één bedrag en gecontroleerd.
  • Bedrag positief overschreiding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 100 euro groter zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag positief overscheiding percentage: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 2% hoger zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag negatief overschreiding bedrag: Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 90 euro lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Bedrag negatief overschreiding percentage:  Het bedrag van de boekingsregel mag maximaal 5% lager zijn dan het bedrag van de inkooporderregel.
  • Aantal positief overschreiding Aantal: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 5 groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.
  • Aantal positief overschreiding percentage: Het aantal van de boekingsregel mag maximaal 2% groter zijn dan het aantal van de inkooporderregel.

Wij gaan een inkoopfactuur inboeken die afgestemd moet worden aan een inkooporder. De nettoprijs die op de inkoopfactuur aanwezig is (€132,-) wijkt af van de oorspronkelijke prijs van de inkooporder (€135,-), dit passen we aan:

automatisch-fiatteren-4.png

automatisch-fiatteren-5.png

Het restant van de inkoopfactuur wordt geboekt op de verschillen rekening:

automatisch-fiatteren-6.png

Vervolgens gaan we de inkoopfacturen verwerken en gaat Elvy controleren of het verschil tussen de inkooporderregel en de geboekte regels binnen de marges valt:

Inkooporderregel artikel ‘Reinigingspoeder’:

Aantal

  • Aantal in inkooporderregel: 5.
  • Aantal in boekingsregel: 5.
  • Verschil: 0 (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
    • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

  • Prijs in inkooporderregel: €135,-.
  • Prijs in boekingsregel: €132,-.
  • Verschil: €3,- (percentage van 2,22%).
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
    • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Inkooporderregel artikel ‘Bart kop espresso 12 st’:

Aantal

  • Aantal in inkooporderregel: 2.
  • Aantal in boekingsregel: 2.
  • Verschil: 0 (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in aantal valt binnen marge van 5;
    • Verschil in aantal binnen marge van 2%.

Prijs

  • Prijs in inkooporderregel: €15,40.
  • Prijs in boekingsregel: €15,40.
  • Verschil: €0,- (percentage van 0%).
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €90,-;
    • Verschil in percentage valt binnen marge van 5%.

Verschillen regel:

Prijs

  • Prijs van verschillenregel: €15,40.
  • Verschil: €15,40.
  • Resultaat:
    • Verschil in bedrag valt binnen marge van €100,-.

De inkoopfactuur voldoet aan alle marges en wordt in het Elvy Inkomend Factuur Register als volledig gefiatteerd aangemaakt. Er wordt een notitie toegevoegd dat de factuur automatisch is gefiatteerd en op basis van welke marges dit is besloten:

automatisch-fiatteren-7.png

Bron: Elvy