Hoe kan ik in Elvy documenten bundelen?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Elvy leest alle documenten als een apart document in. Zo kan het voorkomen dat u pagina’s moet bundelen omdat de factuur uit meerdere pagina’s bestaat of u de bijlage ook bij de boeking wilt hebben. In Elvy kunt u heel eenvoudig documenten bundelen. Dit kunt u op meerdere manieren doen.

  1. Via het losse voorbeeldscherm
  2. Door op het laatste document van de factuur te staan
  3. Via het tabblad Digitaliseren
  4. Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Via het losse voorbeeldscherm

U kunt via het losse voorbeeldscherm handmatig de vinkjes links onderaan voor de optie ‘Geselecteerd’ selecteren om aan te geven dat deze documenten bij elkaar horen. Automatisch komt er ook een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren.

Door nogmaals op de optie Geselecteerd te klikken worden de vinkjes automatisch weer verwijderd en staan de documenten weer los van elkaar.

Documenten_bundelen_1.png

Door op het laatste document van de factuur te staan

Als u weet uit hoeveel pagina’s de factuur bestaat kunt u naar het laatste document gaan en de optie Alles bundelen selecteren. Alles wat voor dit document staat wordt dan gebundeld. Ook hier komt er automatisch een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren van de gebundelde documenten.

Documenten_bundelen_2.png

Via het tabblad Digitaliseren

U kunt ook via het tabblad Digitaliseren de optie Selecteer pagina’s gebruiken. Belangrijk is dan wel dat u van te voren weet welke documenten u moet selecteren omdat u de documenten zelf dan niet inzichtelijk heeft.

Documenten_bundelen_3.png

Vervolgens kunt u alle pagina’s ‘bundelen’ door het vakje voor het document te selecteren:

Documenten_bundelen_4.png

Voor het ‘ontbundelen’ kunt u vanzelfsprekend de vinkjes weer op dezelfde manier uitzetten.

Druk nu op Selecteer om de wijzigingen te bewaren.

Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen, selecteer Instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd.

U kunt hier de functie ‘Automatisch bundelen’ inschakelen.

Automatisch_bundelen_1.png

Bundelen o.b.v. bronbestanden: hier wordt gekeken naar de PDF-bijlage uit de e-mail of de scanner.

Bundelen o.b.v. barcodes: hier wordt gekeken naar de barcode welke op de factuur herkent wordt. Relevant als men veel met barcodes werkt.

Bundelen o.b.v. factuurnummers: hier wordt gekeken naar de factuurnummer welke op de bestanden herkent wordt, echter moet op elke pagina van de bundel het factuurnummer staan.

Automatisch_bundelen_2.png

Tip
Wij adviseren de keuze ‘Bundelden o.b.v. bronbestanden’ te gebruiken. Deze optie is het meest efficiënt als u het merendeel van uw facturen via de e-mail ontvangt. Lees het artikel Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen? hoe u de mailbox functionaliteit kunt inschakelen.
Belangrijk
Indien er gebruik wordt gemaakt van bundelen o.b.v. bronbestanden, zal elke gescande factuur als los PDF-bestand moeten worden aangeleverd. Houd er dus rekening mee dat u geen facturen van meerdere crediteuren in een PDF-bestand aanlevert, omdat Elvy dit als een bronbestand ziet en dus aan elkaar wordt gebundeld.
Bron: Elvy