Berichten

Gratis PKI-certificaat voor accountants- en administratiekantoren

Accountants- en administratiekantoren kunnen nu gratis gebruikmaken van het PKI-Cerificaat van Exact voor het digitaal indienen van de aangiften van hun klanten.

Doe jij je btw-, icp-, en loonaangifte voor je klanten nog niet via Exact Online? Dan is nu het ideale moment om dat te doen. Het enige wat jij of je klanten hiervoor hoeven te doen, is per administratie de nieuwe verzendmethode te selecteren (Instellingen > tab Elektronische aangifte, zie schermafbeelding).

Waarom een PKI-certificaat via Exact?

Btw-aangifte doen kan altijd nog makkelijker en beter. Exact wil je hierbij helpen door continu te verbeteren en te innoveren. Recente voorbeelden hiervan zijn de ondersteuning van btw suppletie aangiften, Vinden en corrigeren (ook na btw-aangifte), digitale goedkeuring door klant via Mijn[Kantoor]. En nu kun je de btw-, icp-, en loonaangiftes via een PKI-certificaat van Exact verzenden vanuit Exact Online. Dit certificaat hoef je dus niet meer zelf aan te schaffen. Dat is makkelijk en scheelt je al gauw €400 per 2 jaar (afhankelijk van je huidige provider van dit certificaat). Goed om te weten is dat de twee bestaande opties (eigen certificaat en certificaat van accountant) gewoon blijven bestaan. Er is nu dus een extra keuzemogelijkheid bijgekomen (certificaat van Exact).

Klant zelf aangifte doen

Wil je dat ook je klant aangifte kan doen in zijn eigen Exact Online abonnement, dan is de nieuwe verzendmethode via het PKI-certificaat van Exact daar uitermate geschikt voor. Je behoudt beiden het recht tot aanmaken en versturen van de aangifte. Ideaal als jij bijvoorbeeld de aangifte aanmaakt, maar je klant controle wilt houden over de uiteindelijke verzending. Kortom, ga gebruik maken van het PKI-certificaat van Exact voor extra gemak en lagere kosten (scheelt al gauw €400 per 2 jaar). Aangiftes doen via het PKI-certificaat van Exact is nu algemeen beschikbaar.

Bron: Exact

Zo boek je in Exact Online een factuur van een leverancier op een werkorder

Natuurlijk wisten we al dat facturen van materialen die op een werkorder worden besteld heel eenvoudig kunnen worden ingeboekt. Datzelfde geldt voor facturen van uitbesteed werk. Er zijn soms facturen die niet letterlijk aan deze omschrijving voldoen. Denk aan uitzendkrachten, parkeerboetes, takelwerk, inspectiediensten, maar ook aan pizza’s die besteld zijn voor overwerk. Kunnen zulke facturen “gewoon” worden ingeboekt in het inkoopboek met een verwijzing naar de werkorder in Exact Online voor Productie? Deze vraag kwam binnen via de Support Portal. Hier is het antwoord.

Alle facturen die regelrecht bij een bestelling op een werkorder horen

Alle facturen die regelrecht bij een werkorder horen moeten afgeletterd worden met een bestelling van een product (materiaal) of dienst (uitbesteed werk). Dat gaat via het menu [Inkoop] Facturen, Te ontvangen facturen, de betreffende inkoopfactuur aan te maken en zonodig te corrigeren voor aantallen, prijs en additionele kosten (levering, statiegeld).

Wat nu met facturen die bij een werkorder horen, maar niet bij een bestelling?

Om facturen te verwerken die bij een werkorder horen voor diensten die niet besteld zijn moet de volgende inrichting gedaan worden. We hebben een artikelgroep nodig die als Voorraad/kosten rekening een kostenrekening gekoppeld heeft, zoals “Overige kosten”. Deze artikelgroep wordt gebruikt in bewerkingen zoals “Toeslagen met factuur” (dit is natuurlijk een bewerking met een hulpbron “leverancier”, en de artikelgroep moet ingesteld worden op het artikel dat bij het aanmaken van de bewerking automatisch gecreëerd wordt). Ook is het van belang dat we leveranciers (crediteuren) koppelen aan de bewerking:

GAMBINO 001

Als we een factuur ontvangen voegen we aan de werkorder bewerkingsvolgorde het artikel “Toeslagen met factuur” toe. We vullen de kosten in, hetzij in relatie tot het geproduceerde aantal, of gewoon onder Minimum kosten het factuurtotaal (excl. BTW):

GAMBINO 002

Op de werkorder klikken we op “Inkopen uitbesteed werk”, daarna op “Maak bestellingen aan”, (we gaan geen bestelling versturen!), We klikken op “Ontvangen” (heel belangrijk want zo worden de kosten opgenomen in het onderhanden werk), en tenslotte op “Factuur aanmaken”:

GAMBINO 003

Hoe worden de facturen dan geboekt?

Op de werkorderkaart zien we als Boekingen: Goederen in bewerking de kosten opgevoerd in het onderhanden werk:

GAMBINO 004

Als we de presentatie wijzigen naar Boekingen: Tegen dan zien we dat de tegenrekening “Overige kosten” is. Die rekening komt dus uit de artikelgroep die we eerder ingesteld hebben. Als de behoefte bestaan om te boeken op andere rekeningen voor andere soorten facturen moeten we dus een bijbehorende artikelgroep en bewerking aanmaken, en de bijbehorende leveranciers koppelen.

GAMBINO 005

Bron: Exact

Na tweestapsverificatie nu 30 dagen toegang tot Exact Online

Toegang tot Exact Online gaat sinds dit jaar via tweestapsverificatie. Dankzij jullie feedback wordt het mogelijk dat je browser de authenticatiecode 30 dagen onthoudt. Dit was maximaal 7 dagen.

Gegevensveiligheid is topprioriteit voor Exact. Dat is de reden voor invoering van tweestapsverificatie voor toegang tot Exact Online. Om niet elke keer te hoeven inloggen via een authenticatiecode, was het al mogelijk dat je de code 7 dagen kan bewaren in je browser.

Velen van jullie hebben aangegeven dat die termijn toch wat beperkt is. Daarom wordt die in december nu opgerekt tot 30 dagen. Wil je hiervan gebruik maken, dan stel je dit in met het instructiedocument op de Support Portal (beschikbaar nadat je bent ingelogd). In dit document staat ook hoe je wachtwoord onthouden compleet uitschakelt voor alle gebruikers.

Heb je suggesties ter verbetering? Dien ze in via de Support Portal en wie weet zie jij jouw idee straks terug in de software.

Bron: Exact

E-mails vanuit meerdere adressen versturen in Exact Online

Als jij berichten via Exact Online vanuit meerdere e-mailadressen verstuurt, dan word je blij van deze boodschap. Vanaf nu gaat dat super makkelijk.

Stel eenmalig een lijst samen van emailadressen die je gebruikt voor het sturen van e-mails. Wil je een herinnering versturen of een offerte, dan selecteer je snel het email-adres van de afdeling of groepsmailbox waarop je ook eventuele reacties wilt kunnen ontvangen. Dat scheelt je veel gedoe.

Het versturen van berichten vanuit meerdere emailadressen was omslachtig, zo hebben jullie laten weten via de ideeënbus in de Support Portal. Dat hebben we opgepakt en opgelost.

Het aanmaken van de lijst met emailadressen is heel eenvoudig. Voeg een e-mailadres toe via de knop Nieuw in het scherm Administratie. Na invoering ontvang je eenmalig een validatiemail. Klik op de link in die email en het emailadres is gevalideerd, dus klaar voor gebruik.

Emailadres aanpassen 1

Bron: Exact

Werken met ongeplande retouremballage in Exact voor Productie en Exact Online voor Handel

Als consument spreken we over statiegeld. De logistieke professional heeft het dan over retouremballage: kratten en flessen en nog veel meer verpakkingen die teruggaan naar de leverancier. Retouremballage is al snel ingewikkeld. Wie is eigenaar van wat, welke retourstroom wordt door welke partij afgehandeld, en wat is eigenlijk de kostprijs van retouremballage? In dit supportblog vooral ook: hoe zetten we retouremballage op in Exact Online?

Retouremballage in een notendop

Laten we beginnen bij de consument. Een consument koopt een kratje bier in de supermarkt en ziet de prijs inclusief BTW 13,95 op het schap. Bij de kassa komt daar nog 3,90 aan statiegeld bij, 1,50 voor het kratje en 24 x 0,10 voor de flesjes. Over het statiegeld wordt geen BTW geheven. Een paar observaties: we kopen de inhoud van de flesjes (het bier) voor 13,90. Het krat en de flesjes kopen we niet. We betalen een waarborgsom, het statiegeld, zodat de eigenaar (de brouwerij) er zich van verzekert dat de verpakking (de retouremballage) ook werkelijk terug komt. Immers, als we de lege verpakking terugbrengen naar de supermarkt krijgen we onze waarborgsom terug. De hoogte van de waarborgsom is doorgaans niet gelijk aan de kostprijs van de emballage. Gemiddeld worden bierflesjes 30 keer hergebruikt en gerekend naar kostprijs zijn ze duurder dan het bier dat er in zit! De waarborgsom is net genoeg om er voor te zorgen dat we de emballage terugbrengen. De supermarkt is overigens ook niet de eigenaar van de emballage.

RETOUREMB 001

In een logistiek proces wordt ook veel retouremballage gebruikt die geen eigendom is van de fabrikant. Pallets, kratjes (door de logistieke professional steevast ‘fusten’ genoemd) en andere standaard verpakkingsmiddelen zijn eigendom van een gespecialiseerde logistieke dienstverlener die niets anders doet dan verpakking beheren (in omloop brengen, schoonmaken etc.) tegen een vergoeding.

Er is sprake van geplande retouremballage als de ontvangst van verpakkingen (soort, aantal) vooraf bekend is gemaakt door de leverancier. Ongeplande retouremballage is als bij de ontvangst pas blijkt hoeveel en welke soort gebruikt wordt. Dus als we 100 dozen soep bestellen, maar pas bij ontvangst weten we dat ze op 2 pallets staan. Die pallets moeten terug, niet noodzakelijkerwijs in hetzelfde aantal en niet noodzakelijkwijs naar dezelfde leverancier. Net zoals we flesjes van Albert Heijn ook bij de Jumbo kunnen inleveren.

Processen exclusief voor eindgebruikers

Als eindgebruiker bestellen we handelswaar en die wordt geleverd met ongeplande retouremballage. Voor de verwerking van retouremballage (ontvangst en levering) maken we gebruik van de directe verkoopfactuur en de directe inkoopfactuur.

RETOUREMB 007

In het navolgende voorbeeld bestellen we 100 dozen soep. De soep wordt geleverd op 4 pallets en die staan op de factuur van de leverancier voor de soep of op een aparte bon. De ontvangst van de soep boeken we in via het normale goederenontvangst proces, terwijl we de retouremballage inboeken via de directe inkoopfactuur. Een directe inkoopfactuur boekt de voorraad van een ongepland (niet besteld) artikel op en maakt tegelijkertijd een (inkoop)factuur aan voor het statiegeld. Op het moment dat we pallets willen leveren aan de leverancier of aan een derde partij maken we een directe verkoopfactuur aan. Deze boekt de voorraad af en maakt een (verkoop)factuur voor het statiegeld.

RETOUREMB 002

Om dit proces succesvol in te richten moeten we een artikelgroep aanmaken zoals in het onderstaande voorbeeld. Deze artikelgroep, EMBALLAGE-E, wijkt niet bijzonder af van een gebruikelijke artikelgroep voor handels- of productiegoederen. Er is een opbrengstrekening, een kosten verkooprekening, een voorraadrekening en een prijsverschillenrekening gekoppeld. Bij het emballageartikel dat gekoppeld is aan deze artikelgroep maken we de kostprijs gelijk aan de inkoopprijs en aan de verkoopprijs, en wel voor het bedrag van het statiegeld. De voorraad die we bijhouden op de balans is dus gelijk aan de totale waarde van het verschuldigde statiegeld. De twee voorbeeldtransacties sluiten aan bij het eerder gegeven voorbeeld “processen exclusief voor eindgebruikers”.

RETOUREMB 005

Additionele processen voor de tussenhandel

Als tussenhandel bestellen we niet alleen handelswaar, maar we leveren ook handelswaar. We ontvangen dus bestellingen van onze klanten, maken leveringen van handelswaar en leveren retouremballage mee. Het is in het proces van de facturering van de handelswaar dat de verleiding groot is om retouremballage aan de verkoopfactuur toe te voegen omdat dat makkelijk lijkt. Vergeet daarbij niet uit het oog dat daarbij de voorraad van retouremballage niet wordt afgeboekt, en dat het dus geen goed idee is om deze korte weg te nemen. Maak in plaats daarvan gebruik van de directe verkoopfactuur.

RETOUREMB 003

Processen exclusief voor de productiebedrijven

Hier moeten we even goed oppassen. Als de retouremballage pas wordt uitgegeven ná het productieproces (in het magazijn dus) kunnen we dezelfde inrichting en processen gebruiken als voor de eindgebruiker en de tussenhandel. Maar als de retouremballage een integraal onderdeel is van de stuklijst (de kratjes bier) dan hebben we een geheel andere inrichting nodig. De reden daarvoor is dat we de kostprijs van de emballage geen onderdeel willen laten worden van de kostprijs van het product. Ten eerste vertegenwoordigd de kostprijs van de emballage niet de waarde van het statiegeld, maar boekhoud-technisch zal de fabrikant de emballage eerder als een activum willen zien dat over een bepaalde periode na aankoop afgeschreven zal zijn (omloopsnelheid, het gemiddeld aantal keer te gebruiken, verliezen in de keten en breuk spelen bij de berekening van de afschrijvingsduur een rol). Bovendien is het gebruik van retouremballage (de ketenregie) ook kostbaar.

RETOUREMB 004

De kostprijs van de retouremballage zetten we op nul, terwijl de inkoop- en verkoopprijs op de waarde van het statiegeld komen te staan. De artikelgroep, EMBALLAGE-P, heeft dezelfde rekening, waarborg emballage, gekoppeld aan de rekening omzet en de rekening prijsverschillen. Samen met de kostprijs nul zorgt dat ervoor dat we de voorraadwaarde op nul houden bij iedere logistieke transactie. Betekent dat nu dat de voorraad emballage niets waard is voor de eigenaar? Nee, want het staat al op de balans als een activum. Pas wel op bij het aankopen van nieuwe emballage om daarvoor een apart artikel te gebruiken!

RETOUREMB 006

Bestaande klanten vinden meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

Nieuwe adviescockpits in Exact Online voor Accountancy: nu algemeen beschikbaar!

Uit de MKB Barometer bleek dat accountants, om competitief te blijven qua serviceniveau, vooral dashboards willen hebben. Voor hen is er goed nieuws: de nieuwe adviescockpits zijn er!
Je stelt ze eenvoudig samen per klant(groep) – inclusief KPI’s (Key Performance Indicatoren) en rapportages op maat. Deze functionaliteit is beschikbaar in de Plus en Professional edities van Exact Online voor Accountancy. Voor ondernemers zijn ze beschikbaar in alle versies van Exact Online.

Advies: sneller, meer, breder!

Met de dashboards heb je noodzakelijke informatie snel inzichtelijk. Daarbij helpt het je advies te geven: financieel of breder. Met behulp van de adviescockpit kun je ook samen met je klant doelen stellen. Bijvoorbeeld het behouden van een optimale cashflow, voorraadhoogtes, orderdoorlooptijden of budgetoverschrijdingen. Het ligt er maar net aan met welke (branche)oplossing van Exact Online je klant werkt (Boekhouden, Groothandel, Productie of Zakelijke Dienstverlening).

Hoe werkt het?

Als accountant maak je in jouw Exact Online omgeving eenvoudig cockpit templates (via menu Cockpits/Templates voor Adviescockpit). Je klant kan (via menu Cockpits/Adviescockpit) de door jou samengestelde adviescockpit direct inzien vanuit de eigen Exact Online omgeving.

Widgets instellen

Met het verschijnen van de nieuwe adviescockpits wordt afscheid genomen van de voormalige Accountants cockpit. Mocht je hier gebruik van maken, dan betekent dit dat je daarin gebruikte widgets wél even opnieuw moet instellen in de nieuwe adviescockpit. Maar dan heb je ook heel wat moois voor je klanten en jezelf!

Cockpit op maat

Niet al je klanten zitten in dezelfde branche, en niet elk bedrijf is even groot. Daarom kun je voor verschillende klanten ook verschillende cockpits maken. Dat doe je makkelijk met onze voorgedefinieerde KPI widgets. Er zijn er veel – sterker nog, er is een uitgebreide bibliotheek! Daar zitten trouwens ook aanpasbare rapportagewidgets bij.

Rapportages delen

Met deze rapportagewidgets kun je rapportages die je zelf maakt (via menu Accountancy/Advies/Maatrapportages) delen in de adviescockpit. Dat kunnen zowel draaitabellen zijn als visueel aantrekkelijke rapportages op basis van grafieken. De rapportages zijn zeer flexibel in te stellen op basis van allerlei groepeer- en filtermogelijkheden, verschillende layouts en grafiekvormen. Zo kun je net dat extra stukje service aan je klant bieden.

Bron: Exact

Smart Shop Floor in Exact Online: Waar kan ik het downloaden, en hoe krijg ik het werkend?

Elk abonnement van Exact voor Productie komt met één gratis Smart Shop Floor gebruiker. Een veelvoorkomende vraag is: “waar kan ik het downloaden”, en daarna: “hoe krijg ik het werkend”. In dit blog leggen we dat uit.

Exact Online gebruikers en medewerkers

In Exact Online kennen we gebruikers en medewerkers. Gebruikers hebben een gebruikersnaam en een wachtwoord, en kunnen inloggen in Exact Online of Smart Shop Floor. Medewerkers zijn personen waar we tijd voor kunnen registreren. Medewerkers zijn gratis en we mogen er zoveel van aanmaken als we willen. Om Smart Shop Floor te gebruiken moeten we een medewerker aanmaken die gebruiker wordt van Smart Shop Floor. In principe maakt het niet uit of we beginnen met de medewerker of met de gebruiker.

SSF DOWNLOAD 001

Laten we kiezen om de medewerker eerst aan te maken. U ziet dat u ook van hieruit een bestaande gebruiker kunt koppelen. We vullen niets in en gaan naar “Volgende”. Behalve een medewerkersnummer, een voornaam en een achternaam hoeven we niets in te vullen. Alleen de taal zou van interesse kunnen zijn omdat dat de schermtaal van Smart Shop Floor bepaalt (de ondersteunde keuzes zijn: Nederlands, Engels, Frans en Spaans). Op het “Volgende” scherm kiezen we een foto van de medewerker. (Tip: gebruik voor iedere medewerker een foto met dezelfde lengte-breedte verhouding, bijvoorbeeld 340 breed, 400 hoog). We klikken nog een paar keer op “Volgende” zonder verder iets in te vullen en we zijn klaar met de medewerker. Als u uzelf als Smart Shop Floor gebruiker wenst aan te maken, maakt u ook eerst uzelf eerst als medewerker aan!

SSF DOWNLOAD 002

In het overzicht van medewerkers openen we de kaart van de zojuist aangemaakte medewerker. Allereerst kiezen we op het tabje “Bewerkingsstations” op welke deze medewerker competent is (we kunnen daarbij een Hoofd-bewerkingsstation kiezen, en een aantal neven-bewerkingsstations). Daarna drukken we op de knop Aanmaken: gebruiker.

SSF DOWNLOAD 003

De eerste ‘vraag’ die we moeten beantwoorden is of dit een volledige gebruiker is (zoals uzelf) of een Smart Shop Floor gebruiker. Het is op dit punt dat u er mogelijk op gewezen wordt dat u het maximaal aantal gebruikers al bereikt hebt (Zie hieronder in de sectie Veelvoorkomende vragen).

SSF DOWNLOAD 004

Voor het volgende scherm is belangrijk dat u een gebruikersnaam kiest en dat u een emailadres invoert. Nadat u de gebruikersgegevens bewaart gaat u naar de link Rechten op het scherm van de zojuist aangemaakte gebruiker. Hier kunt u beslissen tot welke schermen van Smart Shop Floor deze gebruiker toegang heeft. Als u het gebruik van Smart Shop Floor nog onderzoekt, kies dan alle rechten.

SSF DOWNLOAD 005

U ontvangt op het ingegeven emailadres prompt een email van Exact waarmee u een wachtwoord kunt aanmaken. Daarna ben u klaar.

Smart Shop Floor downloaden

Smart Shop Floor is een browser app. Deze hoeft dus ook niet gedownload te worden, u gaat eenvoudig naar https://start.exactonline.nl/ en logt in met een Smart Shop Floor gebruikersnaam en wachtwoord. Als u dezelfde browser op dezelfde computer/tablet/telefoon gebruikt als waar u nu me ingelogd bent zult u eerst uit moeten loggen, tenzij u een alternatieve browser opent (Internet Explorer naast Chrome bijvoorbeeld), dan kunt u tegelijkertijd Exact Online en Smart Shop Floor gebruiken.

Veelvoorkomende vragen

Bij het inloggen in Smart Shop Floor kan het zijn dat u in eerste instantie nog niets ziet.

Via het icoon in de rechterbovenhoek kiest u een magazijn. Staat hier het magazijn ingesteld waar u werkorders in heeft aangemaakt? Met de knop Filter kunnen we kiezen welke bewerkingsstations we willen tonen. Zij dit de bewerkingsstations waar de betreffende gebruiker aan gekoppeld is, en hebben we werkorders met onuitgevoerde bewerkingen op die bewerkingsstations? Ook kunnen we via het filter kiezen of we werkorders tonen die vrijgegeven zijn (willen we ook werkorders zien die nog niet vrijgegeven zijn, of hebben we nog geen werkorders vrijgegeven?).

SSF DOWNLOAD 006

Zelfs nu zie ik nog niets?

Heeft u wel werkorders met bewerkingen? In Smart Shop Floor kunt u tijd registreren op bewerkingen. Als uw werkorders geen bewerkingen hebben valt er ook geen tijd te registreren…

Wat is Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat?

Als u voor Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat kiest, hoeft u maar eenmaal in te loggen en daarna kunnen alle Smart Shop Floor gebruikers op dat scherm hun tijd invoeren. Ze mogen in die modus echter geen materiaaluitgifte en productontvangst doen, daarvoor vereist Exact een individuele login. Probeert u het gerust uit, door uit te loggen vervalt de Tijdsinvoer: Gedeeld apparaat en na opnieuw inloggen staan alle toegekende rechten weer ter uw beschikking.

Ik zou wel wat extra Smart Shop Floor gebruikers willen

In Exact Online klikt u in de rechterbovenhoek op uw naam, Mijn Exact Online. Op het tabje Mijn abonnement kunt u het Abonnement wijzigen, en wel door Smart Shop Floor gebruikers toe te voegen.

Waar kan ik meer leren over Smart Shop Floor?

Bijvoorbeeld in de E-learning voor Exact voor Productie.

Smart Shop Floor is beschikbaar voor alle edities van Exact voor Productie.

Meer informatie bij https://support.exactonline.com/community/s/contactsupport

Wensen ten aanzien van functionaliteit kunt u indienen via https://support.exactonline.com/community/s/ideas

Bron: Exact

Beschikbare voorraad – nu beschikbaar in Exact Online

Vanaf de Summer Release beschikt Exact Online voor Handel over de mogelijkheid om beschikbare voorraad te tonen. Deze informatie kan als kolom worden toegevoegd aan het verkooporderscherm, zodat per artikel is te zien of je de order kunt uitleveren.

Beschikbare voorraad, hoe zat het ook alweer?

Exact Online voor Handel toont standaard de hoeveelheid ‘op voorraad’. Beschikbare voorraad is dat wat er ‘op voorraad’ ligt, minus het aantal dat gepland uitgaand is. Hiermee weet je altijd of je in staat bent een order uit te leveren. Daarnaast ondersteunen we ook ‘verwachte voorraad’. Dit is dat wat je op voorraad hebt liggen, minus gepland uitgaand, plus gepland inkomend. Ook deze informatie kan op regel niveau worden getoond.

Artikelselectiescherm

Deze nieuwe functionaliteit is ook opgenomen in het artikelselectiescherm. Wanneer er in de orderregel wordt gedubbelklikt op het artikelnummer, kan in het artikelselectiescherm ook de kolom ‘beschikbare voorraad’ worden getoond. Als uit de informatie blijkt dat je niet kunt leveren, kan op deze manier snel en eenvoudig een alternatief worden geselecteerd.

Beschikbare voorraad is per direct beschikbaar in zowel Exact Online voor Handel als Productie, maar wordt niet standaard getoond. Als je het scherm aanpast door op het Aanpassen icoon [] te klikken, kun je de kolom eenvoudig toevoegen. Dit geldt voor zowel  het verkooporderscherm als het artikelselectiescherm.

Bron: Exact

Opslaglocaties in Exact Online voor Handel of Productie

Een magazijn in Exact Online kan in opslaglocaties worden onderverdeeld. Met opslaglocaties kunnen we voorraad makkelijker terugvinden. Hoe we opslaglocaties gebruiken hangt af van de grootte van ons magazijn, maar ook van hoe efficiënt we willen zijn in ons magazijn. Drie mogelijkheden staan ons ter beschikking in Exact Online voor Handel en Productie: Geen opslaglocaties gebruiken, vaste opslaglocaties gebruiken of meerdere opslaglocaties gebruiken.

 

Geen opslaglocaties gebruiken

Als we een klein magazijn hebben, of als we uit ons hoofd ook wel weten waar alles ligt, dan hebben we misschien geen opslaglocaties nodig. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben geen keuze: deze edities werken niet met opslaglocaties. In Handel of Productie Geavanceerd en Premium hebben we de keuze per magazijn of we van opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES002

Het voordeel van geen opslaglocaties gebruiken is de eenvoud: we maken er dan ook geen fouten mee. Het nadeel van geen opslaglocaties gebruiken is dat alle informatie in het hoofd van de magazijnbeheerder zit. Dat kan bijvoorbeeld een nadeel zijn als we een artikel willen vinden, of als we een artikel willen wegleggen.

 

Vaste opslaglocaties gebruiken

Als we dezelfde artikelen regelmatig nodig hebben, dan is het mogelijk om ze aan vaste opslaglocaties toe te wijzen. Dus liggen de schroefjes altijd op A en de moertjes op B. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben kunnen we geen vaste opslaglocaties gebruiken: die eigenschap staat niet ter beschikking. In Handel of Productie Geavanceerd hebben we de keuze per magazijn of we van vaste opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES003

Het voordeel van vaste opslaglocaties gebruiken is de orde en regelmaat: we kunnen een artikel makkelijk terugvinden of wegleggen. Het nadeel van vaste opslaglocaties gebruiken is dat we niet flexibel met de magazijnruimte kunnen omgaan: als we eens een keer wat meer ruimte nodig hebben kunnen we hetzelfde artikel niet op een andere of meerdere locaties opslaan.

 

Meerdere opslaglocaties gebruiken

Wanneer het er toe doet waar een artikel ligt, bijvoorbeeld omdat we ook serie- of batchnummers gebruiken, of omdat we onze beperkte plankruimte efficiënt willen gebruiken, dan kan het handig zijn dat we van meerdere opslaglocaties in het magazijn gebruik kunnen maken. Op die manier kunnen we makkelijk aanwijzen waar de batches liggen met de meest nabije THT datum, of onderscheid maken tussen artikelen die nog in inspectie zijn, artikelen in bulkvoorraad en artikelen in grijpvoorraad. Alleen in Handel of Productie Premium kunnen we van meerdere opslaglocaties (per artikel) gebruik maken.

LOCATIES004

Het voordeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is de professionele organisatie: zo zijn we goed ingericht om van een Warehouse Management Systeem (WMS) gebruik te kunnen maken waarmee we kunnen scannen. Het nadeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is dat we een goede discipline moeten handhaven: maken we weinig gebruikte opslaglocaties wel leeg?, Kijken we eerst op de grijplocatie en pas daarna op de bulklocatie? Zijn we er aan gewend dat voorraad in inspectie nog niet beschikbaar is voor gebruik?

Bron: Exact

Met deze 6 tips is de btw-aangifte een fluitje van een cent

Ben je ondernemer dan is de kans groot dat je een e-mail van de Belastingdienst hebt gehad dat het weer tijd is voor de btw-aangifte. Eind van de maand moet die binnen zijn. Ben je 7 dagen of langer te laat dan krijg je een boete van 65 euro. Op zich is dit bedrag te overzien maar het is wel zonde van je geld. Met deze tips is je btw-aangifte een formaliteit, geen bonnenbende.

BTW-aangifte: Deadline is deadline

Je kunt je administratie uitbesteden aan je boekhouder, accountant of deze zelf doen, je btw-aangifte moet in ieder geval op tijd binnen zijn. Veel ondernemers zonder administratief medewerker(s) zien hun belastingaangifte als een bijzaak en zijn te druk met hun werk bezig. Ze sparen hun bonnen op en leveren ze net voor de deadline in bij hun accountant. Of ze voeren deze in een spreadsheet. Herken je dit? Dan ervaar je de ongemakken wellicht. Als je op het laatste moment aan je administratieve verplichtingen wil voldoen, loop je de kans dat er wat tussenkomt dat net wat meer prioriteit heeft. Gevolg: je bent te laat met je aangifte. Wil je dit voorkomen?

  • Spaar je inkoop- en verkoopfacturen niet op maar kies een vast tijdstip in de week, of als je veel facturen hebt, per dag, om je administratie bij te werken. Zo is je administratie sneller bij. Daardoor is het niet alleen eenvoudiger om te voldoen aan je aangifteverplichting. Je krijgt ook een beter beeld van je omzet en winst.
  • Let op de factuurvereisten, je mag alleen de btw verrekenen als de factuur aan jou geadresseerd is. Er zijn enkele uitzonderingen: de pinbonnen bij de benzinepomp of pinbonnen bij winkels die gerelateerd zijn aan je zakelijke rekening.
  • Doe je veel zaken met dezelfde leveranciers, vraag dan om een verzamelfactuur. Je krijgt dan 1 factuur per maand in plaats van al die losse bonnetjes met kleine bedragen. Leveranciers zijn overigens niet verplicht om een verzamelfactuur te verstrekken. Maar als jullie een goede verstandhouding hebben, dan is de kans groot dat je er een krijgt. Dat scheelt je een hoop invoerwerk of geld als je het invoeren overlaat aan je boekhouder/accountant.
  • De leesbaarheid van bonnetjes is beperkt omdat de inkt na verloop van tijd verbleekt. Maak daarom kopieën. Beter nog scan ze in (of maak een foto).

Nog makkelijker

Met deze tips neemt je btw-aangifte ellende al flink af. Maar het kan nog makkelijker. Maak gebruik van een boekhoudpakket waarmee je online kunt samenwerken met je boekhouder. Je kunt dan zelf bepalen wie het boekwerk doet: jij of je accountant. Als je accountant de verwerking doet kan je heel eenvoudig je bonnetjes digitaal bij hem bezorgen.

  • Heb je een factuur, open de app en maak er een foto van. Die wordt dan direct als boekingsvoorstel klaargezet. Die kan jij of je boekhouder of accountant vervolgens snel verwerken. Je bonnen worden aan je boekhouding gekoppeld waardoor je altijd ziet op welke boeking de factuur betrekking heeft.
  • Maak je gebruik van Exact Online, maak dan gebruik van de btw-controle lijst. Daarop zie je alle transacties en welke wel en niet in je btw-aangifte zitten. Je kan selecteren op aangifte vak. Als je rare dingen tegenkomt dan kan je gelijk corrigeren.
  • Is je btw-administratie compleet dan kan jij (of je accountant) die met een druk op de knop naar de Belastingdienst versturen.

Et voilà je btw-aangifte is gereed. Wist je dat je meer kan met deze cijfers dan alleen voldoen aan verplichtingen? Als je administratie bij is, kan jij of je accountant je cijfers gebruiken om meer inzicht in je bedrijf te krijgen. Zo is je administratie niet alleen een moetje, maar een waardevolle databron voor zakelijke beslissingen.

Bron: Exact Blog