Berichten

Opslaglocaties in Exact Online voor Handel of Productie

Een magazijn in Exact Online kan in opslaglocaties worden onderverdeeld. Met opslaglocaties kunnen we voorraad makkelijker terugvinden. Hoe we opslaglocaties gebruiken hangt af van de grootte van ons magazijn, maar ook van hoe efficiënt we willen zijn in ons magazijn. Drie mogelijkheden staan ons ter beschikking in Exact Online voor Handel en Productie: Geen opslaglocaties gebruiken, vaste opslaglocaties gebruiken of meerdere opslaglocaties gebruiken.

 

Geen opslaglocaties gebruiken

Als we een klein magazijn hebben, of als we uit ons hoofd ook wel weten waar alles ligt, dan hebben we misschien geen opslaglocaties nodig. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben geen keuze: deze edities werken niet met opslaglocaties. In Handel of Productie Geavanceerd en Premium hebben we de keuze per magazijn of we van opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES002

Het voordeel van geen opslaglocaties gebruiken is de eenvoud: we maken er dan ook geen fouten mee. Het nadeel van geen opslaglocaties gebruiken is dat alle informatie in het hoofd van de magazijnbeheerder zit. Dat kan bijvoorbeeld een nadeel zijn als we een artikel willen vinden, of als we een artikel willen wegleggen.

 

Vaste opslaglocaties gebruiken

Als we dezelfde artikelen regelmatig nodig hebben, dan is het mogelijk om ze aan vaste opslaglocaties toe te wijzen. Dus liggen de schroefjes altijd op A en de moertjes op B. In Exact voor Handel en Exact voor Productie Basis hebben kunnen we geen vaste opslaglocaties gebruiken: die eigenschap staat niet ter beschikking. In Handel of Productie Geavanceerd hebben we de keuze per magazijn of we van vaste opslaglocaties gebruik willen maken.

LOCATIES003

Het voordeel van vaste opslaglocaties gebruiken is de orde en regelmaat: we kunnen een artikel makkelijk terugvinden of wegleggen. Het nadeel van vaste opslaglocaties gebruiken is dat we niet flexibel met de magazijnruimte kunnen omgaan: als we eens een keer wat meer ruimte nodig hebben kunnen we hetzelfde artikel niet op een andere of meerdere locaties opslaan.

 

Meerdere opslaglocaties gebruiken

Wanneer het er toe doet waar een artikel ligt, bijvoorbeeld omdat we ook serie- of batchnummers gebruiken, of omdat we onze beperkte plankruimte efficiënt willen gebruiken, dan kan het handig zijn dat we van meerdere opslaglocaties in het magazijn gebruik kunnen maken. Op die manier kunnen we makkelijk aanwijzen waar de batches liggen met de meest nabije THT datum, of onderscheid maken tussen artikelen die nog in inspectie zijn, artikelen in bulkvoorraad en artikelen in grijpvoorraad. Alleen in Handel of Productie Premium kunnen we van meerdere opslaglocaties (per artikel) gebruik maken.

LOCATIES004

Het voordeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is de professionele organisatie: zo zijn we goed ingericht om van een Warehouse Management Systeem (WMS) gebruik te kunnen maken waarmee we kunnen scannen. Het nadeel van meerdere opslaglocaties gebruiken is dat we een goede discipline moeten handhaven: maken we weinig gebruikte opslaglocaties wel leeg?, Kijken we eerst op de grijplocatie en pas daarna op de bulklocatie? Zijn we er aan gewend dat voorraad in inspectie nog niet beschikbaar is voor gebruik?

Bron: Exact

Met deze 6 tips is de btw-aangifte een fluitje van een cent

Ben je ondernemer dan is de kans groot dat je een e-mail van de Belastingdienst hebt gehad dat het weer tijd is voor de btw-aangifte. Eind van de maand moet die binnen zijn. Ben je 7 dagen of langer te laat dan krijg je een boete van 65 euro. Op zich is dit bedrag te overzien maar het is wel zonde van je geld. Met deze tips is je btw-aangifte een formaliteit, geen bonnenbende.

BTW-aangifte: Deadline is deadline

Je kunt je administratie uitbesteden aan je boekhouder, accountant of deze zelf doen, je btw-aangifte moet in ieder geval op tijd binnen zijn. Veel ondernemers zonder administratief medewerker(s) zien hun belastingaangifte als een bijzaak en zijn te druk met hun werk bezig. Ze sparen hun bonnen op en leveren ze net voor de deadline in bij hun accountant. Of ze voeren deze in een spreadsheet. Herken je dit? Dan ervaar je de ongemakken wellicht. Als je op het laatste moment aan je administratieve verplichtingen wil voldoen, loop je de kans dat er wat tussenkomt dat net wat meer prioriteit heeft. Gevolg: je bent te laat met je aangifte. Wil je dit voorkomen?

  • Spaar je inkoop- en verkoopfacturen niet op maar kies een vast tijdstip in de week, of als je veel facturen hebt, per dag, om je administratie bij te werken. Zo is je administratie sneller bij. Daardoor is het niet alleen eenvoudiger om te voldoen aan je aangifteverplichting. Je krijgt ook een beter beeld van je omzet en winst.
  • Let op de factuurvereisten, je mag alleen de btw verrekenen als de factuur aan jou geadresseerd is. Er zijn enkele uitzonderingen: de pinbonnen bij de benzinepomp of pinbonnen bij winkels die gerelateerd zijn aan je zakelijke rekening.
  • Doe je veel zaken met dezelfde leveranciers, vraag dan om een verzamelfactuur. Je krijgt dan 1 factuur per maand in plaats van al die losse bonnetjes met kleine bedragen. Leveranciers zijn overigens niet verplicht om een verzamelfactuur te verstrekken. Maar als jullie een goede verstandhouding hebben, dan is de kans groot dat je er een krijgt. Dat scheelt je een hoop invoerwerk of geld als je het invoeren overlaat aan je boekhouder/accountant.
  • De leesbaarheid van bonnetjes is beperkt omdat de inkt na verloop van tijd verbleekt. Maak daarom kopieën. Beter nog scan ze in (of maak een foto).

Nog makkelijker

Met deze tips neemt je btw-aangifte ellende al flink af. Maar het kan nog makkelijker. Maak gebruik van een boekhoudpakket waarmee je online kunt samenwerken met je boekhouder. Je kunt dan zelf bepalen wie het boekwerk doet: jij of je accountant. Als je accountant de verwerking doet kan je heel eenvoudig je bonnetjes digitaal bij hem bezorgen.

  • Heb je een factuur, open de app en maak er een foto van. Die wordt dan direct als boekingsvoorstel klaargezet. Die kan jij of je boekhouder of accountant vervolgens snel verwerken. Je bonnen worden aan je boekhouding gekoppeld waardoor je altijd ziet op welke boeking de factuur betrekking heeft.
  • Maak je gebruik van Exact Online, maak dan gebruik van de btw-controle lijst. Daarop zie je alle transacties en welke wel en niet in je btw-aangifte zitten. Je kan selecteren op aangifte vak. Als je rare dingen tegenkomt dan kan je gelijk corrigeren.
  • Is je btw-administratie compleet dan kan jij (of je accountant) die met een druk op de knop naar de Belastingdienst versturen.

Et voilà je btw-aangifte is gereed. Wist je dat je meer kan met deze cijfers dan alleen voldoen aan verplichtingen? Als je administratie bij is, kan jij of je accountant je cijfers gebruiken om meer inzicht in je bedrijf te krijgen. Zo is je administratie niet alleen een moetje, maar een waardevolle databron voor zakelijke beslissingen.

Bron: Exact Blog

Exact voor Handel & Productie Ease of Use: Het recht om serie/batch nummers te onderhouden

In Exact voor Productie en Exact voor Handel (geavanceerde en premium edities) kunnen we werken met serie- en batchnummers voor traceerbaarheid en het voldoen aan wet en regelgeving. Een recht maakt het mogelijk om employees aan te wijzen die fouten mogen herstellen in serie- en batchnummers.

Als we een verkeerde waarde voor een serie- of batchnummer invoeren in Exact Online dan moeten we daar mee leren leven. Het serie- of batchnummer is zichtbaar op het product dat de klant ontvangt en als hij contact met ons opneemt moeten we het terug kunnen vinden. Het is dus belangrijk dat we precies dat serie- of batchnummer registeren in Exact Online dat de klant ontvangen heeft. Gelukkig kunnen we gebruikers aanwijzen (door middel van een recht) die het geregistreerde serie- of batchnummer in Exact Online kunnen aanpassen zodat onze registratie te allen tijde correct is. Tegelijkertijd zijn er dus gebruikers die persé geen serie- of batchnummers kunnen wijzigen. Het recht om aanpassingen te doen staat standaard uit voor alle gebruikers:

 

SBONDERHOUD 001

(Klik om te vergroten)

 

Het resultaat is dat gebruikers met het toegekende recht het serie- of batchnummer kunnen aanpassen, en die zonder dat recht dat niet kunnen:

 

SBONDERHOUD 002

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in de geavanceerde en premium edities van Exact voor Productie en Exact voor Handel. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact Online gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Online beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Blog

Exact Online voor Productie: Tonen van grijpvoorraad in Smart Shop Floor

De redenen om het verbruik van materiaal op de werkvloer te registreren zijn een betrouwbaarder voorraadstand en een betere nacalculatie. Er is een soort materiaal waarvoor geen magazijnuitgifte plaatsvindt en die categorie omvat naast grijpvoorraad (materiaal waarvoor voorraad op de werkvloer gehouden wordt) ook halffabrikaten die op de werkvloer blijven. Daarom ook worden grijpvoorraad en halffabrikaten alleen getoond in het materiaaluitgifte scherm van Smart Shop Floor als we daarvoor kiezen.

 

Instellingen om grijpvoorraad en halffabrikaten te tonen

In [Instellingen] Productie (Materiaaluitgifte met Smart Shop Floor) vinden we Backflushmaterialen weergeven en Subordermaterialen weergeven. De instelling Subordermaterialen weergeven is alleen beschikbaar in de Geavanceerde en Premium versies.

 

SSFMATSETTING NL 001

(Klik om te vergroten)

 

Wanneer de genoemde instellingen niet zijn aangevinkt worden onder het aantal regels uit te geven (op de Materialen knop) de grijpvoorraad en de halffabrikaten niet getoond. Wanneer de instelling is aangevinkt is het aantal regels inclusief de grijpvoorraad en halffabrikaten. Op het uitgiftescherm worden ze benoemd als Gebackflushed en Suborder:

 

SSFMATSETTING NL 002

(Klik om te vergroten)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Blog

Exact voor Handel & Exact voor Productie Ease of Use: Afbeeldingen op Lay-outs

Het is al een paar jaar mogelijk om artikelafbeeldingen op de offerte lay-out te tonen. We hebben het nu ook mogelijk gemaakt om de artikelafbeelding te tonen op de orderbevestiging, de picklijst, de pakbon en de bestelling. Visualiseren van artikelen reduceert pickfouten en laat klanten en leveranciers gemakkelijker een artikel identificeren.

 

Artikelafbeeldingen onderhouden

Op de artikelkaart onderhouden we de artikelafbeelding in de linkerbovenhoek. Er zijn partneroplossingen om artikelafbeeldingen in bulk te importeren:

 

PICLAYOUT 001 NL

(Click to enlarge)

 

Artikelafbeeldingen tonen op lay-outs

Via [Stamgegevens] Lay-outs, Onderhoud kunnen we artikelafbeeldingen invoegen in de regels van de offerte, verkooporders, picklijst, verzamelpicklijst, picklijst voor productie, verzamelpicklijst voor productie, pakbon en bestelling:

 

PICLAYOUT 002 NL
(Click to enlarge)

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Handel en Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact Online gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact Online beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

Bron: Exact Blog

Exact Online Innovatie: QR codes gebruiken op logistieke lay-outs

QR CODES 000

Met QR codes kunnen we veel data afbeelden op een kleine oppervlakte. Dat kan handig zijn bijvoorbeeld om te verwijzen naar een web pagina met productinformatie of werkinstructies. We hebben onlangs de mogelijkheid toegevoegd om QR codes te gebruiken voor elk veld in elke lay-out van Exact voor Productie en Exact voor Handel.

Een QR code toevoegen aan de lay-out

Via [Stamgegevens] Lay-outs, Onderhoud kunnen we een veld toevoegen aan de layout. Voor dat veld kiezen we als “font” een 2-D code zoals QR of DataMatrix. De laatste code wordt vaak gebruikt voor toepassingen in logistieke labels, terwijl QR populair is bij gebruikers van mobiele telefoons:

QR CODES 001

(Klik om te vergroten)

Merk op dat via de Eigenschappen een keuze kunnen maken tussen klein, middel of groot, en dat we dat niet via de fontgrootte instellen.

We kunnen 2-D codes invoegen in de header en in de regels van de lay-outs, desgewenst in verschillende types (QR en DataMatrix, maar ook klassieke bar codes) en formaten:

QR CODES 002

(Klik om te vergroten)

Deze innovatie is nu beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie en Exact voor Handel.

Bron: Exact Blog

Summer ’18 Release

De Summer ‘18 Release is onze tweede grote product release van dit jaar. Software van Exact is constant in beweging, zodat we jou altijd optimaal kunnen ondersteunen. Op de speciale Summer ’18 release website zie je in vogelvlucht de belangrijkste vernieuwingen van Exact Synergy, Exact Globe, Exact Online en Exact AEC.

Klik op onderstaande banner om meer te lezen.

summer18

Bron: Exact

Boekhoudtip: Suppletie-aangifte doen in Exact Online

Zijn er facturen later dan normaal in je administratie geboekt, dan kun je de aangifte ook corrigeren met behulp van Exact Online. In dit blog vertel ik je meer hierover.

Btw aangifte corrigeren

Heb je de afgelopen periode(n) te veel of te weinig btw aangegeven, dan kan je dit corrigeren bij de belastingdienst via de suppletie-aangifte. Die mag je sinds 1 januari 2018 uitsluitend digitaal aanleveren. Exact Online ondersteunt twee soorten suppletie-aangiften.

Een suppletie-aangifte over een bepaald tijdvak

Hiermee meld je aan de belastingdienst alsnog de niet-aangegeven inkoop- of verkoopboekingen over een specifiek tijdvak waarin deze zijn geregistreerd.
Een suppletie-aangifte over een heel jaar

Bij het opstellen van de jaarrekening kun je ontdekken dat je correcties in de btw-aangifte over meerdere tijdvakken moet doen. Dat kan via de jaarlijkse suppletie aangifte.

De suppletieaangifte kon best wat tijd kosten, maar dat is nu voorbij. Lees snel verder.

Melding

Bij elke btw-aangifte scant Exact Online alle boekingen vanaf het begin van het boekjaar (startdatum staat standaard op de eerste dag van het aangiftejaar). Is het totaalbedrag aan vergeten boekingen over eerdere perioden €1000 euro of hoger, dan krijg je een melding dat je een suppletie-aangifte moet doen. Is het totaalbedrag lager, dan worden de boekingen in de huidige btw-aangifte meegenomen. Om te profiteren van deze automatische berekening, is het wel zaak dat je alle aangiften in Exact Online hebt aangemaakt. Het aanmaken van een suppletie-aangifte zie je als extra knop bij het openen van een eerder aangemaakte aangifte. In de laatste aangifte van het belastingjaar krijg je de keuze om eventueel een suppletie-aangifte over een heel jaar aan te maken.

Twee uur besparing

Door automatische herkenning van de nog niet aangegeven facturen minimaliseer je het aantal suppletie-aangiften. En als je er toch een moet doen, dan heb je er nauwelijks werk aan. De besparing: minimaal twee uur per administratie.

Bekijk alle informatie over de suppletie-aangiften in Exact Online in de Support Community

Bron: Exact Support Blog

Exact Online voor Productie Innovatie: Introductie van het hoofdproductieplan

Het hoofdproductieplan is een overzicht van welke producten in welke periode moeten worden geproduceerd. Op basis van het hoofdproductieplan rekenen we in de MRP uit welke bestellingen we moeten doen, en wanneer we moeten beginnen met produceren. We hebben nu de functies om het hoofdproductieplan te onderhouden, en de MRP berekening, toegevoegd aan het productiemenu in Exact voor Productie Premium editie.

Verkoopprognoses en MRP

We hebben al verkoopprognoses onder [Voorraad] Artikelen, Verkoopprognoses. Op basis daarvan kunnen we een MRP berekening uitvoeren die ons besteladvies en werkorderadvies geeft. De impliciete aanname is dat we produceren voor een behoefte aan verkoopbare (eind-) producten.:

MPS001

(Klik om te vergroten)

Werken met het hoofdproductieplan

Een hoofdproductieplan is een overzicht van welke producten in welke periode moeten worden geproduceerd. In een aantal opzichten lijkt het op de verkoopprognose. Er zijn periodes (week, maand) waarin aantallen van te produceren artikelen staan. Echter, de verkoopprognose gaat uit van de marktbehoefte en het hoofdproductieplan van een efficiënte productie (seriegrootte, mix van producten). Een ander onderscheid is dat veel producerende bedrijven willen plannen voor halffabricaten terwijl ze de productie van eindproducten willen laten afhangen van klantorders:

MPS002

(Klik om te vergroten)

Via het menupad [Productie] Planning, Hoofdproductieplannen kunnen we nu een hoofdproductieplan onderhouden, en via [Productie] Planning, MRP Overzicht kunnen we de MRP berekening uitvoeren op basis van een hoofdproductieplan of verkoopprognose:

MPS003

(Klik om te vergroten)

Meer informatie over MRP of het hoofdproductieplan kunt u vinden in Wat is nu eigenlijk Material Requirements Planning (MRP)? en in Exact voor Productie Innovatie: Material Requirements Planning (MRP) voor werkorders.

Deze verbetering is nu beschikbaar in de Premium editie van Exact voor Productie. De Premium editie is nog in Controlled Release. Als gebruiker van de Geavanceerde editie kunt u zonder extra kosten deelnemen aan de Controlled Release door een verzoek aan te maken via Mijn Exact Online (klik op uw gebruikersnaam in de rechterbovenhoek van Exact Online, ga naar de tab Mijn Exact communicatie, en maak een Aanvraag controlled release aan onder vermelding van Productie Premium).

Bron: Exact Support Blog

Tweestapsverificatie voor Exact Online

Exact hecht grote waarde aan informatiebeveiliging. Bij gebruik van tweestapsverificatie voor toegang tot Exact Online zijn gegevens veel beter beveiligd dan wanneer er wordt ingelogd met enkel een gebruikersnaam en wachtwoord. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) beveelt aan dat de beveiliging van gegevens in systemen als Exact Online de beschikbare technische mogelijkheden van de aanbieder moet volgen. De functie van tweestapsverificatie is al langer beschikbaar voor Exact Online.

25 mei 2018

Voor een optimale beveiliging van gegevens in Exact Online, is besloten om tweestapsverificatie als inlogmethode vanaf 25 mei 2018 verplicht in te stellen voor alle gebruikers. Zo beschikt straks iedereen over deze extra beveiligingslaag.

Extra beveiligingscontrole

Wachtwoorden stelen is voor kwaadwillenden makkelijker dan het lijkt. Is je wachtwoord in vreemde handen, dan ben je extra kwetsbaar. Tweestapsverificatie voegt een beveiligingscontrole toe aan een applicatie via een smartphone. Mocht iemand je inloggegevens hebben, dan heeft hij nog steeds geen toegang tot de applicatie. Hij beschikt namelijk niet over die extra beveiligingscode die een app op je smartphone genereert.

Hoe werkt het?

Vanaf 25 mei wordt tweestapsverificatie actief voor alle gebruikers van Exact Online. Dit betekent dat er uitsluitend kan worden ingelogd met een persoonlijk account via de combinatie gebruikersnaam + wachtwoord + authenticatiecode. Die code wordt gegenereerd via een gratis authenticatie app op een smartphone (bijvoorbeeld Google Authenticator of Microsoft Authenticator).

Bron: exact.com