Berichten

CRM – Leads beheer in Exact Synergy

CRM draait om het verkrijgen van nieuwe klanten en het behouden van bestaande klanten. Zodra een bedrijf een aantal nieuwe leads (potentiële klanten) heeft verworven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze leads beschikbaar en actief zijn in Exact Synergy Enterprise. Het opvolgen van leads kost tijd en geld, het is daarom belangrijk dat de juiste informatie in het systeem staat waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan het corrigeren van informatie of de genomen stappen. Daarom is het tevens belangrijk dat de betreffende leads niet dubbel in het systeem staan, zodat voorkomen kan worden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien omdat het op een andere plek staat geregistreerd.

Leads aanmaken

Om een nieuwe lead in te voeren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Lead]. Om in één keer meerdere nieuwe leads in te voeren ga je naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Batch invoer relaties, Lead]. Met deze optie kun je in één keer tot 10 nieuwe leads aanmaken.

Let op! Standaard wordt bij het aanmaken van de leads de divisie van de aanmaker van de leads gekoppeld. Wanneer er een andere divisie geselecteerd dient te worden kun je dit veld door middel van het gereedschapsicoon toevoegen en vervolgens een andere divisie selecteren.

Controleren op fouten

Om eventuele fouten in de aangemaakte relaties te controleren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Validatie]. Hier kun je de gewenste filters invoeren en op Tonen klikken. Vervolgens zie je in kolom Fout de eventuele fouten bij de betreffende relatie.

Relaties ontdubbelen

Om na te gaan of er dubbele leads in het systeem staan kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Doublures – Relaties]. Door de betreffende filters in te vullen (of leeg te laten wanneer je op alle relaties wilt zoeken) en op Tonen (of Actualiseren) te klikken worden alle dubbele relaties getoond. Zoals in onderstaand voorbeeld te zien is staat de lead Café Jansen dubbel in het systeem en kan er dus één worden verwijderd of de accounts kunnen worden samengevoegd.

Om de relaties samen te voegen (ontdubbelen) kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Ontdubbelen]. Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties, zie Verwijderen van dubbele relaties.

Volgende keer

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op gaan stellen. In de volgende blogpost in de serie over CRM wordt uitgelegd hoe je offertes aan kunt maken met behulp van Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Een ELIS oplossing maken Exact Globe & Synergy

Vandaag geven we een inleiding over hoe je je eigen oplossing kunt ontwikkelen die kan draaien op ELIS en op die manier kan profiteren van alle functionaliteit die het ELIS platform heeft te bieden. Na het lezen van deze blogpost heb je een idee van wat er nodig is om een oplossing voor ELIS te ontwikkelen, meer gedetailleerde informatie kun je vinden op de ELIS Development startpage (je dient hiervoor in te loggen op de customer portal). Op deze startpagina kunt je ook een voorbeeld oplossing vinden die de basis is voor deze blogpost.

Ontwikkel je eigen ELIS oplossing
Wanneer je je eigen oplossing wilt ontwikkelen voor het ELIS platform, dien je een aantal regels te volgen om er zeker van te zijn dat het correct wordt uitgevoerd.

De eerste stap is om op je machine een map aan te maken met een specifieke mappenstructuur en een aantal specifieke bestanden. Hieronder zie je een overzicht van de verplichte bestanden en mappen.

De volgende stap is om het mogelijk te maken dat de benodigde informatie kan worden opgeslagen in de configuratiebestanden. Dit is nodig zodat ELIS verbinding kan maken met de producten waarmee je verbinding wilt maken en de synchronisatie kan uitvoeren.
Welke informatie opgegeven dient te worden verschilt per product. Voor Exact Synergy Enterprise is de URL voldoende. Voor Exact Globe dien je tevens de SQL Server naam en databasenaam op te geven, en voor andere producten zijn er wellicht nog andere vereisten. Deze informatie wordt opgeslagen in het Macormanager bestand, wat één van de verplichte bestanden in je oplossing is.

Een deel van je oplossing is een configuratiescherm dat de gebruiker in ELIS ziet bij het configureren van de oplossing. De beschikbare velden en het type van de velden (tekstveld, drop-down veld, etc) kan worden geconfigureerd in de configuratiebestanden. Dit betreft het UI.Exact.Macromanager.<>.config bestand.

De volgende inhoud wordt toegevoegd aan het “UI.Exact.MacroManager.Sample.config” bestand:

Zodra dit is gedaan kun je een project aanmaken in Microsoft Visual Studio en beginnen met de daadwerkelijke ontwikkeling van de oplossing. We beginnen met het opnemen van een referentie naar de ELIS SDK targets in uw Visual Studio project. Deze targets bevinden zich in de ELIS installatie directory. Het toevoegen van de referentie is een vereiste, en geeft je de mogelijkheid om functies te gebruiken van ELIS SDK en gebruik te maken van de functionaliteit van ELIS.

Wanneer je met jouw oplossing verbinding maakt met Exact Globe of Exact Synergy Enterprise, kun je ook gebruik maken van het notification framework. Dit is één van de voordelen van ELIS omdat dit het eenvoudiger maakt om het notification framework van Exact te gebruiken. Om dit te kunnen doen dien je je te abonneren op de notifications die je wil gebruiken. De notification subscriber wordt onderdeel van jouw oplossing. Houdt er rekening mee dat er een verschil tussen de wijze waarop je je abonneert op een notification van Exact Globe en een notification van Exact Synergy Enterprise

Een van de laatste stappen is het instellen en configureren van de metadata. De metadata bestaat uit algemene informatie over de oplossing. Een deel van deze informatie wordt gebruikt wanneer je de oplossing update naar een nieuwe versie. Het is belangrijk om dit de eerste keer correct te definiëren zodat het update proces goed verloopt. Daarnaast dient er ook informatie te worden opgenomen over welke ELIS queues gebruikt dienen door de oplossing. Het is belangrijk om te bepalen welke ELIS queues gebruikt moeten worden. De queues worden gedeeld door de verschillende oplossingen die draaien op ELIS, en de berichten van dezelfde queue kunnen gelijktijdig worden verwerkt wanneer jouw oplossing dit ondersteund. Wanneer jouw oplossing echter veel berichten genereert kan dit invloed hebben op de synchronisatie performance van andere oplossingen.

De laatste stap is het aanmaken van een zip pakket van jouw Visual Studio oplossing. Dit pakket is het installatiebestand dat je kunt installeren in ELIS. De ELIS SDK target dient je niet op te nemen in jouw pakket!

Dit was de laatste stap en je kunt de oplossing nu installeren op ELIS.

Bron: Exact Support Blog

Social Collaboration – Introductie in Exact Synergy Enterprise

Social Collaboration is een platform (in de vorm van een tijdlijn) dat medewerkers de mogelijkheid biedt om op de hoogte te blijven van wat er speelt binnen het bedrijf en om eenvoudig met elkaar samen te werken. Je kunt bijvoorbeeld nieuwsberichten of workspaces delen, discussies voeren, klantkaarten of artikelkaarten onder de aandacht brengen en nieuwe medewerkers voorstellen. Dit kan zowel op de tijdlijn van een collega of op die van een groep, zodat iedereen die lid is van die groep dezelfde informatie te zien krijgt. Dankzij Social Collaboration is het dus niet meer nodig om via e-mail of interne chatprogramma’s met collega’s te communiceren, maar kan alle communicatie via Exact Synergy Enterprise plaatsvinden!

In deze serie van blogposts over Social Collaboration zullen we de verschillende mogelijkheden die het platform biedt uitlichten en je hopelijk enthousiasmeren over wat je hiermee allemaal kunt bereiken. De volgende onderwerpen zullen de komende weken aan bod komen:

Entiteiten delen

Met behulp van Social Collaboration kun je verschillende Synergy entiteiten onder de aandacht brengen bij je collega’s. Had je het net tijdens de lunch nog over een klant, maar je lunchpartner had geen idee over wie je het had? Dan deel je bij terugkomst achter je bureau toch gewoon even de klantkaart met hem of haar? Of ben je mega enthousiast over een nieuw artikel dat jullie gaan verkopen? Hup! Laat zien dan! En wat denk je van het delen van een handige workspace waar je (nieuwe) collega nog niet vanaf weet? Genoeg mogelijkheden om je werkdag makkelijker en leuker te maken!

Werken in groepen

Wanneer bepaalde informatie bij alle medewerkers van bijvoorbeeld een bepaalde afdeling bekend dient te zijn, dan zou je die informatie natuurlijk op ieders tijdlijn kunnen delen. Het is echter veel makkelijker om deze informatie te delen in een groep waarvan alle medewerkers van die afdeling lid zijn. Start er bijvoorbeeld volgende week een nieuwe medewerker op jullie afdeling? Dan is het wel zo leuk om alvast de medewerkerskaart in de groep te delen, zodat iedereen weet wie hun nieuwe collega wordt. Of wanneer er een belangrijke wijziging gaat plaatsvinden op de afdeling, dan kan dit nieuws in één keer worden gedeeld en is iedereen direct op de hoogte.

Nieuws delen

Is er nog steeds iemand maandelijks aan het zwoegen om weer op tijd die (interne) nieuwsbrief de deur uit te doen? Dit hoeft niet meer met de tijdlijn in Exact Synergy Enterprise. Op de tijdlijn kun je nieuws plaatsen wanneer je maar wilt en delen met wie je maar wilt. Ook is het mogelijk om een aankondiging te publiceren en deze voor een bepaalde tijd vast te zetten. In de blogpost over het delen van nieuws zullen we hier verder op ingaan.

Discussiëren en kennis en ideeën delen

Met behulp van Social Collaboration kun je heel eenvoudig met de juiste mensen in contact komen en over welk onderwerp dan ook discussies aangaan of kennis en ideeën delen. Het is mogelijk om direct feedback op elkaar te geven of door middel van reacties een brainstormsessie te starten. Ook wanneer je een tijdje later de geopperde ideeën of argumenten nog eens terug wilt lezen, vind je de discussies of brainstormsessies eenvoudig terug op de tijdlijn.

Overige

Naast bovenstaande is het ook mogelijk om bijvoorbeeld via je tijdlijn je werkstroom in de gaten te houden. Wanneer jij de volgende bent die een actie uit dient te voeren, komt dit op je tijdlijn te staan. Tevens krijg je notificaties wanneer iemand iets nieuws heeft gedeeld of wanneer er een kalendergebeurtenis plaats gaat vinden. Deze laatste punten zullen niet worden besproken in een aparte blogpost, maar wanneer je hier meer informatie over wilt lezen kun je het document Tijdlijn bekijken raadplegen.

Social Collaboration blijft volop in ontwikkeling, dus in de komende tijd zal er nog veel meer mooie en handige functionaliteit bijkomen. Houd het supportblog en de release notes in de gaten voor alle verbeteringen en nieuwe mogelijkheden!

Bron: Exact Support Blog

HRM oplossing in Exact Synergy Enterprise – HR-Medewerkers

De HRM oplossing van Exact Synergy Enterprise helpt de administratieve lasten van HR-medewerkers te vergemakkelijken door de HRM-processen te automatiseren en werknemers de toegang te geven tot de informatie die ze nodig hebben. In deze blogpost over het beheren van de dagelijkse HRM werkzaamheden zullen we bespreken hoe er kan worden bepaald wat medewerkers kunnen zien en doen in Synergy, hoe digitale personeelsbestanden onderhouden kunnen worden en hoe gebruik gemaakt kan worden van de Employee self service optie.

Wat kunnen medewerkers doen en zien in Exact Synergy Enterprise?

Op de medewerkerskaart kan aangegeven worden welk beveiligingsniveau bij deze specifieke medewerker hoort. Zo kun je per medewerker een ander beveiligingsniveau selecteren. De medewerker kan alleen informatie bekijken met een zelfde of een lager beveiligingsniveau dan de medewerker zelf.

Daarnaast werkt Exact Synergy Enterprise met rollen, wat samen gaat met de beveiligingsniveaus.
U kunt bijvoorbeeld instellen dat iedereen met een manager-rol beschikt over beveiligingsniveau 10 en iedereen met de rol consultant over niveau 5 etc. Aan een rol zijn weer functierechten gekoppeld die bepalen welke rechten een medewerker binnen Synergy heeft. Kortom, de rollen bepalen wat een medewerker in Exact Synergy Enterprise allemaal kan doen en zien.

Als aanvulling op de individuele rollen en rechten kun je ook per verzoek of document aangeven wie die betreffende informatie mag zien.

Voor meer informatie over beveiligingsniveaus, zie Beveiligingsniveaus in Exact Synergy Enterprise en voor meer informatie over rollen en rechten zie Functierechten koppelen aan rollen en de gerelateerde documenten.

Digitale personeelsbestanden onderhouden

Exact Synergy Enterprise is het perfecte platform voor het veilig onderhouden van personeelsbestanden.  De medewerkerskaart is dé plek voor alle informatie die betrekking heeft op die betreffende medewerker. Je kunt hierbij denken aan het werkrooster, de planning, familiegegevens, de werkstroom, persoonlijke documenten etc. Alle informatie is voorzien van een beveiligingsniveau, dus alleen medewerkers die de informatie zouden mogen zien kunnen deze ook daadwerkelijk zien.

Je kunt de medewerkerskaart benaderen door bovenaan in het zoekveld naar een specifieke medewerker te zoeken of door op Mijn medewerkers te klikken in het linker ☰ menu (indien dit is ingesteld in de sectie Snelle toegang op het tabblad Menu op de pagina Voorkeuren) en vervolgens op de naam van één van de medewerkers te klikken.

Employee Self Service

Met de Employee Self Service rol hebben medewerkers beperkte toegang tot de functionaliteiten en informatie in Exact Synergy Enterprise, maar kunnen daarmee wel de meeste dagelijkse HRM werkzaamheden zelf uitvoeren. Een aantal voorbeelden van acties die door een medewerker met de Employee Self Service rol uitgevoerd kunnen worden zijn:

  • Het bekijken en bewerken van de eigen medewerkerskaart
  • Het bekijken van de eigen kalender en planning
  • Medewerkers zoeken en bekijken
  • Het aanmaken van verzoektypen (maximaal 15)
  • Standaard verzoeken aanmaken (Vacation en Task)
  • Medewerker- en projectspecifieke documenten aanmaken, bewerken, zoeken en bekijken

Voor meer informatie over de Employee Self Service Rol, zie Employee Self Service rol.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 413 en 258 beschikbaar voor Salaris klanten en internationale klanten

Product updates 413 en 258 zijn nu beschikbaar voor Nederlandse Exact Globe Salaris en Exact Compact Salaris klanten (licenties SE1703, SE1704, SE1705, ESL1705 en SC2203), Oostenrijkse salaris klanten (SE3204) en klanten buiten Nederland. De beschikbaarheid van deze product updates voor andere licenties volgt later. Voor meer informatie, zie Planning algemene beschikbaarheid product updates 413 en 258. Klik hier voor meer informatie over hoe u kunt controleren welke modules in uw licentie aanwezig zijn.

Exact Synergy

In Exact Synergy zijn diverse verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de workspaces en de user interface. Verder is het zoeken naar workspaces verbeterd en zijn er nieuwe weergaven beschikbaar bij het zoeken naar medewerkers en documenten. Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd in de service management oplossing, zoals diverse aanpassingen in het planbord. Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kunt u de release notes van product update 258 raadplegen. Deze kunt u vinden in document 27.253.641.

Exact Globe

In Exact Globe is het nu mogelijk om per memoriaaldagboek aan te geven welke gebruikers er bewerken/onderhouden rechten op hebben. Verder is het log van de artikelen verbeterd en is er een nieuw functierecht toegevoegd voor het aanpassen van de vervaldatum van betalingstermijnen. Voor meer informatie over deze wijzigingen en andere verbeteringen in deze product update kunt u de release notes van product update 413 raadplegen. Deze kunt u vinden in document 27.259.081.

Ondersteuning MS SQL Server 2005 beëindigd

Houd er rekening mee dat de ondersteuning MS SQL Server 2005 stopt vanaf product update 413 en 258.

Eindejaarsverwerking

Om u zo goed mogelijk te helpen uw eindejaarsverwerking uit te voeren, vindt u op onze speciale webpagina instructievideo’s en een stappenplan per Exact product, voorzien van antwoorden op veelgestelde vragen. Zo kunt u heel gericht uw financiële administratie, salarisadministratie en logistieke processen afronden en voorbereidingen treffen voor 2017. Klik op onderstaande banner om de webpagina te openen:

ejv

Tip: in Exact Synergy de beschikbaarheid van medewerkers opvragen

Het planningsoverzicht in Exact Synergy Enterprise bevat veel nuttige informatie. Maar soms is het alleen nodig om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen en is op dat moment de andere informatie overbodig. Om de beschikbaarheid snel en gemakkelijk op te kunnen vragen is daarom de optie Beschikbaarheid aanwezig.

Persoonlijke planning

Om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen kunt u gaan naar [Modules, HRM, Overzichten, Planning, Persoonlijk]. Hier kunt u in het veldPlanning de optie Beschikbaarheid selecteren. Vervolgens kunt u in één oogopslag zien wanneer de betreffende medewerker beschikbaar is.

Screenshot1

Groepsplanning

Uiteraard is het ook mogelijk om de beschikbaarheid van een groep medewerkers op te vragen. Bijvoorbeeld alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een bepaalde kostenplaats, functiegroep of divisie. Dit is voornamelijk handig bij het inplannen van een vergadering.

Screenshot2

De verschillende planningsoverzichten kunt u opvragen in de sectie Planning via [Modules, HRM, Overzichten, Planning].

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs.

De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld.

Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Indirecte managers medewerker specifieke informatie Exact Synergy

Via het beveiligingsniveau in Exact Synergy kunt u aangeven wie welke gegevens mag zien. Met beveiligingsniveau 100 kunt u de gegevens medewerker specifiek maken. Dit betekent dat de volgende personen de informatie mogen zien:

  • De aanmaker/eigenaar van de informatie.
  • De medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • De manager van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • Alle medewerkers met de rol HR & HR Assistant gebaseerd op de divisie van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.

Er is echter een instelling beschikbaar waarmee u kunt aangeven hoeveel management lagen boven de directe manager deze gegevens mogen zien.

Deze instelling kunt u vinden in de sectie ‘Privacy’ van de HRM instellingen.

privacy-NL

Indien er voor 0 is gekozen bij ‘Het aantal management lagen boven de directe manager welke toegang hebben tot persoonlijke (Beveiligingsniveau 100) documenten en verzoeken.’, dan is het alleen mogelijk voor de directe managers om de informatie te bekijken of hier naar te zoeken.

Standaard wordt hier 20 ingevuld. Dit betekent dat directe managers en alle indirecte managementlagen de informatie kunnen bekijken en kunnen zoeken naar deze informatie.

Bron: Exact Support Blog

In Synergy de volgorde van de kolommen van het zoekresultaat aanpassen

In de verschillende zoekschermen in Exact Synergy Enterprise kunt u via  Aanpassen aangeven welke kolommen u in het zoekresultaat wilt tonen. U deze manier kunt u een overzicht maken van de gegevens die voor u van belang zijn.

Het kan echter wenselijk zijn om de volgorde van de betreffende kolommen aan te passen. Dit kunt u als volgt doen:

  • Klik in het zoekscherm op  Aanpassen rechtsboven in het scherm om de Zoeken – Aanpassen pagina te openen.
  • Boven aan de Zoeken – Aanpassen pagina ziet u welke kolommen er in de zoekresultaten worden getoond.
  • Selecteer een kolom en klik op ‘omhoog’ of ‘omlaag’ om zodoende de kolomvolgorde in uw zoekresultaat aan te passen. ‘Omhoog’ betekent vooraan in de volgorde, ‘omlaag’ betekent achteraan in de getoonde volgorde.

  • Klik vervolgens op Bewaren.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De spilanalyse opslaan Exact Synergy Enterprise

Wanneer bepaalde gegevens van een spilanalyse vaak gebruikt worden voor rapportage, is het mogelijk om de criteria en entiteiten van de gewenste spilanalyse op te slaan in de persoonlijke favorieten. Om de criteria en entiteiten te bewaren, moet het volgende uitgevoerd worden:

  • Maak een spilanalyse zoals gewenst
  • Klik rechtsboven in de pagina op de knop 4-11-2013 14-07-36‘Favorieten’
  • Geef vervolgens een omschrijving op voor de favoriet, selecteer de categorie waarin u de favoriet wilt opslaan, en klik op ‘OK’

4-11-2013 14-07-06

In de lijst met persoonlijke favorieten is nu een directe link aanwezig zijn naar de spilanalyse met de van tevoren gedefinieerde criteria en entiteiten.

Bron: Exact Support Blog