Berichten

Exact demodag 17 april 2018!

Wil je het maximale uit je software halen? Kom dan op dinsdag 17 april naar de Demodag in Inn Style in Maarssen.

In de informatieve, praktische sessies ontdek je hoe je de oplossingen van Exact nog sneller, efficiënter én mobieler kunt gebruiken. Ook praten we je bij over de voordelen van social collaboration en de kansen die de GDPR biedt.

Save the date
Reserveer nu alvast de ochtend of middag op 17 april in je agenda. Uiterlijk eind februari ontvang je van ons je persoonlijke uitnodiging met meer informatie en de aanmeldprocedure.

Zien we je 17 april? Wij kijken er in ieder geval naar uit!

Bron: Exact Support

Wat is nu eigenlijk Material Requirements Planning (MRP)?

Material Requirements Planning of MRP is een begrip dat niet voor iedereen duidelijk is. Waar soms gedacht wordt dat het een marketingbegrip is dat betrekking heeft op alle productiesoftware betekent het voor anderen weer iets dat met het bestellen van materiaal te maken heeft. Wat het dan eigenlijk blijkt te zijn is een handige methode om uit te rekenen wat de behoefte in de tijd is aan producten en materialen, met het oogmerk om vooral niet te veel of te vroeg te bestellen of te produceren.

Wat belangrijk is voor MRP is dat we het over producten hebben waarvoor een stuklijst bestaat. Die stuklijst bepaalt immers welke materialen en in welke hoeveelheden we nodig hebben per eenheid van product. Om in Exact Online termen te blijven: MRP zou niet werken voor offertes omdat daar de materiaalbehoefte niet is gespecificeerd in een stuklijst maar direct in de offertecalculatie. MRP werkt weer wel voor bestaande werkorders omdat die al een geplande materiaalbehoefte hebben. MRP is vooral bedoeld voor behoeften die voortkomen uit verkooporders en verkoopprognoses. Daarin wordt een product gespecificeerd (aantal, datum) waarvoor nog geen werkorder is aangemaakt.

Verkoopprognoses en verkooporders

Een typisch voorraadgestuurd bedrijf produceert aan de hand van een bestelniveau of een verkoopprognose. Daarbij is werken met een bestelniveau een eenvoudige methode en met de verkoopprognose is de uitgebreide methode: het bestelniveau wordt vast ingesteld, terwijl we in de verkoopprognose een trend (stijgend/dalend) of seizoen kunnen aangeven (“meer chocola in de winter”). Bij een typisch ordergestuurd bedrijf wordt er geproduceerd naar gelang er verkooporders binnenkomen. In de praktijk zien we veel mixed-mode bedrijven: Een deel van het assortiment is ordergestuurd en een deel is vooraadgestuurd.

Voor de aansturing van de productie stellen we daarom een hoofdproductieplan (in het Engels ook wel Master Production Schedule, MPS, genoemd) op waarin zowel de verkooprognose als de verkooporders worden meegenomen: Van producten waar een prognose gebruikt wordt produceren we (per periode) het hoogste aantal van prognose en verkooporders, en van de producten die puur ordergestuurd zijn maken we geen prognose en gaan we alleen uit van de verkooporders:

Berekenen van de materiaalbehoefte

Zoals al in de inleiding aangegeven berekenen we de materiaalbehoefte voor het hoofdproductieplan aan de hand van de stuklijsten in een proces dat we MRP noemen. In het onderstaande voorbeeld gaan we uit van een hoofdproductieplan waarin tafels en stoelen staan. De stuklijst voor de tafels is “4 tafelpoten” en de stuklijst voor de stoelen is “4 stoelpoten”. De materiaalbehoefte is niet slechts de uitkomst van een vermenigvuldiging met 4. We houden namelijk ook rekening met de productiedoorlooptijd van tafels respectievelijk stoelen. In dit voorbeeld zijn we voor elk van 2 weken uitgegaan. De productiedoorlooptijd maakt dat we de materialen graag bij de aanvang van de productie beschikbaar willen hebben. Twee weken voordat we het product gereed moeten hebben dus. Bij de materiaalbehoefte zijn we ook nog uitgegaan van bestaande voorraad: We hebben de voorraad afgetrokken van onze eerste behoefte. In de praktijk kunnen we ook nog instellen wat onze veiligheidsvoorraad moet zijn: de minimum voorraad die we willen handhaven om aan onverwachte vraag te voldoen. Ook kunnen we een minimale bestelgrootte instellen waardoor we niet een doos met 85 schroefjes bestellen, maar een met 100. Aangezien we bestelde materialen niet meteen na bestelling ontvangen, maar pas na de besteldoorlooptijd, is het aanbevolen bestelmoment in het bestelplan weer zoveel eerder:

Berekenen van de werkorderbehoefte

Het berekenen van de werkorderbehoefte gaat van dezelfde parameters uit: we houden rekening met de productiedoorlooptijd, met de bestaande voorraad, met een veiligheidsvoorraad en in plaats van de minimale bestelgrootte gebruiken we de seriegrootte van de stuklijst.

Waarom de bestellingen en de werkorders niet meteen aangemaakt in het MRP proces?

Die vraag horen we vaker. Als we een bestelling of werkorder aanmaken dan hebben we ons vastgelegd. Zolang we bestelbehoefte en werkorderbehoefte uitrekenen en nog geen “echte” bestellingen en werkorders aanmaken kunnen we het hoofdproductieplan nog wijzigen, bijvoorbeeld als de vraag is gewijzigd. Ook houdt de MRP berekening rekening met gewijzigde omstandigheden: bestellingen waarvan de leverdatum is bijgesteld, een andere voorraadstand of vertraging in de productie. We kunnen met een gerust hart de MRP berekening regelmatig (wekelijks bijvoorbeeld) herzien en alleen de orders de deur uit doen (of de vloer op sturen) die geen verder uitstel kunnen leiden. Hoe weten we of een activiteit geen uitstel meer kan leiden? Wel, als we inmiddels leven in Week 5, en er staan getallen in Week 5 in het bestelplan of het werkorderplan.

Bron: Exact Support Blog

Eindejaarsverwerking Exact Financials Enterprise

Met het einde van het jaar in zicht komt de jaarovergang in Exact Financials Enterprise ook dichterbij. Het proces van jaarafsluiting omvat binnen Exact Financials de volgende stappen:

  • Het oude boekjaar sluiten.
  • Een nieuw boekjaar openen.

Hoe je deze stappen uit dient te voeren binnen Exact Financials Enterprise kunt je lezen in dit document.
Mocht je het jaar nog afsluiten in Exact Financials dan lees je hier hoe je het jaar af kunt sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar voor Exact Globe en Exact Synergy!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

De nieuwe service packs voor product update 413 en 258 komen later beschikbaar. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar voor Exact Globe & Synergy!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

De nieuwe service packs voor product update 413 en 258 komen later beschikbaar. Op dit moment werken we aan een oplossing voor een issue met betrekking tot de print engine in product update 413 van Exact Globe. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Exact AEC 1.46 service packs

Op 21 maart en 6 april jl zijn respectievelijk service pack 3 en 4 voor Exact AEC 1.46 beschikbaar gekomen. Hierin vindt u o.m. de volgende verbeteringen:

  • Voor de berekening van het G-bedrag op de verkoopfactuur kan bij de debiteur ingesteld worden dat er voor regieprojecten een vast of een berekend percentage loondeel toegepast moet worden.
  • Bij de digitale verkoopfacturering kunnen bijlagen d.m.v. een externe tool automatisch samengevoegd worden met de PDF van de factuur.
  • Zet solutions biedt een service om digitale verkoopfacturen via het Simplerinvoicing netwerk door te sturen naar overheidsdiensten. Het is nu mogelijk om AEC via de digitale brievenbus aan te sluiten op deze service.

Zie voor een volledige overzicht van de aanpassingen in deze service packs: 27.179.791 – Exact AEC-releasenotes 1.46

Bron: Exact Support Blog

Overzichten creëren in projecten binnen Exact Globe Next

Exact Globe biedt een aantal opties om overzichten te genereren zodat u een duidelijk inzicht heeft in uw projecten: de projectkaart, de hoofdplanning, de controlelijst en het boekingsverslag. Hieronder wordt van bovenstaande overzichten een korte uitleg gegeven over wat het doel is van het overzicht en hoe u dit overzicht op kunt vragen.

Projectkaart

U kunt de projectkaart gebruiken om alle transacties van een project te bekijken. Om de projectkaart op te vragen gaat u naar [Projecten, Projecten, Kaarten]. Selecteer het project en klik op de knop Kaart. Vervolgens kunt u door middel van filters de gewenste gegevens opvragen. Via de knop Zoomen kunt u verdere details bekijken.

Screenshot 1 NL

Hoofdplanning

De hoofdplanning biedt u een totaaloverzicht van het moeder project inclusief de kind projecten, de artikelen die aan het project zijn gekoppeld, de geplande kosten en opbrengsten en de werkelijke kosten en opbrengsten. In dit overzicht vindt u meer gedetailleerde informatie over het project en de onderliggende projecten ten opzichte van de informatie op het tabblad Planning in de projectkaart. U vindt de hoofdplanning via [Projecten, Planning, Hoofdplanning].
Screenshot 2 NL

Controlelijst

De controlelijst kan worden gebruikt om een overzicht te krijgen van de facturen die nog gerealiseerd moeten worden, de gefiatteerde facturen die klaar zijn op gefactureerd te worden en de reeds gefactureerde bedragen voor alle projecten. De controlelijst kan opgevraagd worden via [Projecten, Verslagen, Controlelijst]. Dit menupad is alleen beschikbaar wanneer u beschikt over de modules E-Project, E-Factuur en E-Order óf E-Service Management óf E-Verkoopcontract.

Screenshot 3 NL

Boekingsverslag

Tenslotte het boekingsverslag. Dit verslag geeft u een overzicht van het aantal gerealiseerde uren per project of per medewerker. U kunt dit verslag benaderen via [Projecten, Verslagen, Boekingsverslag].

Screenshot 4 NL

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over projecten bespreken we de functie Onderhanden werk.

Bron: Exact Support Blog

Lokalisatie update – April 2017

Sinds de vorige lokalisatie update hebben we niet stilgezeten. In deze blogpost laten we zien wat er allemaal is gewijzigd en wat er de komende tijd nog aan zit te komen. Tevens wordt één onderwerp verder toegelicht, maar we starten met een terugblik op de laatste lokalisatie update op dit support blog.

Leest u mee?

Terugblik

In de laatste blogpost over lokalisaties heeft u kunnen lezen dat het nu mogelijk is om voor Belgische debiteuren elektronische facturen te importeren en exporteren die zijn gebaseerd op het standaard Simpler Invoicing UBL versie formaat. Tevens werd vermeld dat we bezig waren met een nieuw XML schema voor BTW 2016/2017 (Luxemburg), een nieuw menu voor de UPA (Nederland), de ondersteuning van Fiscale taxonomie versie 5.4 (Duitsland) en het automatisch factureren voor ‘non-VAT payers’ (Tsjechië).

Wat is er inmiddels aangepast?

In onderstaand overzicht kunt u zien wat er onder andere onlangs is aangepast en vanaf welke product update (en service pack) deze aanpassing beschikbaar is.

Wetgeving Omschrijving Beschikbaar vanaf
Luxemburg Verbeteringen in de audit file 412 (SP7)
Nederland Nieuw menu voor de UPA (Uniform Pension Declaration) 411 (SP16)
Duitsland Ondersteuning van de fiscale taxonomie versie 5.4 414
Tsjechië Automatisch factureren voor ‘non-VAT payers’ 413
Spanje Wijzigingen in ‘model 303 VAT return 2017’ 411 (SP17)
Polen Nieuw XML schema voor JPK VAT audit file 410 (SP16)
Frankrijk Audit file aangepast m.b.t. groeperen per relatie 414

Uitgelicht! – Groepering functionaliteit Franse audit file

In het oorspronkelijke ontwerp van de FEC audit file wordt de beginbalans gegroepeerd op grootboekrekening, maar worden de debiteuren- en crediteurenrekeningen gegroepeerd op relatie. Echter zorgt deze manier van groeperen ervoor dat er een verschil ontstaat tussen de Proef- & Saldibalans en de audit file. Om dit verschil te voorkomen is er nu een optie toegevoegd om te kiezen voor groeperen op alleen grootboekrekening of op grootboekrekening én relatiecode.

Deze wijziging zal beschikbaar zijn vanaf product update 414.

Wat komt er nog aan?

De komende tijd kunt u het volgende nog verwachten:

  • ERiC MSI bestand in Exact Globe installatie – Duitse wetgeving
  • Verbeteringen in de audit file – Franse wetgeving
  • BTW-nummer wijzigen in een factuur die uit E-Factuur komt – Nederlandse wetgeving
  • E-invoice: XML framework afletteren – Belgische wetgeving
  • Optie ‘Rapportage datum’ toegevoegd aan de VAS Reports (Fase 2) – Viëtnamese wetgeving
  • Meerdere facturen per betalingen kunnen selecteren om WHT boekingen te genereren – Thaise wetgeving
  • Verbeteringen voor de BTW afronding en de BTW factuur functie – Thaise wetgeving

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials 7.22 in Controlled release

In april 2017 zal Exact Financials 7.22 in controlled release gaan.

In deze versie is naast bugfixing speciale aandacht besteed aan de activa module, overzichten ten behoeve van EDP-Auditing, een nieuwe email lay-out en verdere verbeteringen van de UX/UI en workspaces in de webversie.

In de activa module wordt om de aansluiting tussen de activa overzichten en de financiële administratie te verbeteren bij het hergroeperen de boekwaarde van een activum overgeboekt naar de nieuwe waarde. Ook kunt u bij het afstoten van een activum een proefverwerking opvragen zodat de financiële gevolgen van de verkoop van een activum inzichtelijk zijn voordat deze definitief wordt doorgevoerd.
In de activumstamgegevens kunt u een standaard levensduur vastleggen en diverse overzichten zijn naar aanleiding van klantensuggesties gewijzigd.

Ten behoeve van EDP-Auditing zijn overzichten van gebruikers per rol en per gebruikersgroep toegevoegd.

Tot nu toe was het email bericht wat met een formulier meegestuurd werd beperkt in te vullen. In versie 7.22 kunt u een email lay-out aanmaken en koppelen aan de PDF lay-out van bijvoorbeeld de factuur. U kunt in de email een aanhef definiëren maar ook informatie uit het formulier zoals het factuurnummer of het factuur bedrag.

In de Webversie van Exact financials zijn de workspaces uitgebreid met widgets en nieuwe standaard iconen. De overzichtelijkheid van de schermen verbeterd door menubalken samen te voegen. Gebruikers kunnen het scherm personaliseren door een foto of ander plaatje toe te voegen.

Meer details over versie 7.22 van Exact Financials kunt u vinden via de Startpagina Exact Financials 7.22 (documentnummer 27.165.400).

Bron: Exact Support Blog

Exact voor Productie Ease of Use: Ondersteuning van barcodes in lay-outs

Exact voor Productie heeft een zeer beperkte mogelijkheid om barcodes op lay-outs af te drukken. Zo kunnen op de werkbon het werkordernummer en de regelnummers van materiaal en routing als barcode worden afgedrukt. Inmiddels hebben we het fundament gelegd voor een bredere ondersteuning van barcodes op lay-outs en we vragen nu feedback over welke velden op welke lay-outs met welk type barcode behoefte bestaat.

Werken met barcodes

Klanten vragen vaak of Exact Online “kan werken met barcodes”, of “barcodes kan scannen”. Om dit onderwerp wat toe te lichten het volgende: Het afdrukken van barcodes op een document (een picklijst, een werkorder, een bestelbon etc.) is een beperktere behoefte dan de ondersteuning van processen met barcode scanners. Voor het laatste zijn apps nodig die voor elk proces (bestelling ontvangen, levering picken, voorraad tellen, etc.) een aan het lezen van barcodes aangepaste werkstroom kennen. Een voorbeeld van zo’n app is Smart Shop Floor, waar bijvoorbeeld het werkordernummer gescand kan worden ten behoeve van de materiaaluitgifte en de productontvangst. Ook een aantal partners hebben scanapplicaties voor magazijnprocessen.

 

Exact gaat nu barcodes toevoegen aan lay-outs. Belangrijk om te weten is dat we specifieke velden moeten benoemen die met barcodes ondersteund gaan worden. Dat heeft te maken met het feit dat de meest gevraagde barcodes aan de veldwaarde (Artikel: 12345) een extra karakter moeten toevoegen (Barcode van artikel 12345: 123458) dat gebruikt wordt om te valideren dat de code goed gelezen is (het zogenaamde controlekarakter). Ook bestaan er verschillende types barcodes zoals EAN, UPC, Code 39, Code 128 en nog veel meer:

INDUBAR002

(Klik om te vergroten)

 

We zouden het liefst voor elk veld elk type barcode beschikbaar stellen. Dat is echter een omvangrijk doel dat waarschijnlijk ook veel velden zou omvatten waar geen barcode behoefte bestaat. Wij roepen onze klanten dan ook op om te reageren op welke lay-out welk veld in welk type barcode ondersteund zou moeten worden. We willen ook graag weten hoe U dat dan gaat gebruiken. Op basis van uw feedback zullen we dan keuzes maken. We hadden deze feedback al van een aantal klanten ontvangen voor de werkorderbon. Dat zal dan ook de eerste lay-out zijn waar we mee aan de slag gaan (werkordernummer, artikelcode van het maakartikel, artikelcode van de materialen, bewerkingscode, hulpbron).

 

Deze verbeteringen komen beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

 

Meer informatie bij en uw feedback naar Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog