Berichten

e-Mails automatisch opslaan in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om belangrijke e-mails automatisch te bewaren vanuit Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te gebruiken /installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in dit document. Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise’. Standaard is dit veld gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante  documenttype bij het veld Type. Wanneer u het documenttype selecteert vanuit Exact Synergy Enterprise dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de e-mails slepen naar de gedefinieerde map en vervolgens worden deze automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Let op, deze functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 248. Vanaf product update 251 wordt ook Microsoft Office 2013 ondersteund.

Bron: Exact Support Blog

Versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise beschikbaar

/in /door

Vanaf nu is versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise algemeen beschikbaar. De belangrijkste verbetering is dat met deze product update de werkstations uitgerust met Microsoft Windows 8 ondersteund worden. Een voorwaarde hierbij is wel dat het alleen de Web Client versie betreft.

De versie Web UI kan nog niet ondersteund worden op Microsoft Windows 8 omdat deze wordt uitgeleverd met Microsoft Internet Explorer 10. Deze versie van Internet Explorer wordt tot nu toe niet ondersteund.

Andere nieuwe functies:

  • Sorteervolgorde zichtbaar in zoekscherm in Web UI van Exact Financials Enterprise
  • Standaard paginagrootte in zoekschermen maximaal 1000 rijen
  • Selectie van meerdere jaren bij grootboekkaart mogelijk

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 7.10.

Bron: Exact Support Blog

Jaarlijkse vakantiegeld uitbetaling

/in /door

De maand mei staat bij veel salarisadministrateurs te boek als de maand waarin vakantiegeld uitbetaald moet worden. Bij veel werknemers staat deze maand juist bekend als de maand dat het vakantiegeld ontvangen wordt!

Graag wil ik u wijzen op de volgende twee stukjes die reeds op dit blog verschenen zijn:

In deze twee documenten kunt u veel gestelde vragen en tips en trucs voor uw softwarepakket terugvinden met betrekking tot de uitbetaling van het vakantiegeld.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

/in /door

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik werken met tags in Synergy documenten

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kunnen tags gebruikt worden als keywords om documenten te organiseren en groeperen. Exact Synergy Enterprise kent zowel bedrijfstags als persoonlijke tags. Bedrijfstags zijn voor het hele bedrijf beschikbaar en in te stellen, persoonlijke tags alleen per gebruiker.

Per documenttype (inrichting)
De bedrijfstags kunnen worden ingesteld per documenttype via het menupad [Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: types]. Onder het tabblad ‘Meer eigenschappen’ kunnen bedrijfstags bij een documenttype worden geactiveerd door de optie ‘tags’ aan te vinken. Vervolgens kunnen bedrijfstags worden gedefinieerd, die aan het bewuste documenttype gekoppeld mogen worden door deze in te voeren via het invulveld ‘Toevoegen’.

De bedrijfstags zijn hier ook weer te verwijderen van dit documenttype door middel van het rode kruisje naast de tags. Deze optie is alleen beschikbaar als de tags nog aan geen enkel document binnen dit type gekoppeld zijn. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de tags eerst worden losgekoppeld van de documenten, waarna de tags ook van het documenttype te verwijderen zijn.

Documenttype Tags

Per document
In een document zijn de tags toe te voegen of te verwijderen in de sectie ‘tags’ onderaan het document. In het linker veld staan de bedrijfstags, daarnaast is een veld voor persoonlijke tags en een veld voor populaire tags. Helemaal aan de rechterzijde staat het veld met de gekoppelde tags. Hier kunnen ook persoonlijke tags worden gedefinieerd door middel van het veld ‘mijn tags’.

De tags in de linker velden kunnen aan het document worden toegekend door er op te klikken. De tags verplaatsen hiermee naar het rechter veld ‘Te gebruiken tags’. Door nogmaals op de tags te klikken in het rechter veld, worden de tags weer terug geplaatst naar de linker velden. Het is ook mogelijk alle tags uit een bepaald veld tegelijkertijd toe te voegen of te verwijderen met de plus- en min-iconen rechts boven elk veld.

Document tag

Een document zoeken op basis van tags
In deze blogpost is beschreven hoe u documenten kunt zoeken op basis van de ingevoerde tags.

Bron: Exact Support Blog

 

Optimale urenregistratie binnen Exact ERP Software een must!

/in /door

Afbeelding 3Voor optimale resultaten is een nauwkeurige urenregistratie een absolute voorwaarde. Binnen Exact Software kunt u eenduidig en waterdicht uren verantwoorden van uw medewerkers.

Binnen deze software worden uren eenvoudig geregistreerd door uw eigen medewerkers. Per week zijn datum, boekjaar, uursoort en het aantal uren helder in te voeren.

Uiteraard is een controle ingebouwd: de contracturen van uw medewerkers worden vergeleken met de werkelijk ingevoerde uren. Afwijkingen zijn zo direct gesignaleerd.

Exact software ondersteunt de volledige tariefmatrix (combinatie van project, uursoort, klant, medewerker), zodat altijd het juiste interne (dekking) en/of externe (commerciële) tarief wordt geregistreerd. Zo hebt u altijd direct zicht op het omzetverloop (totaal en/of per medewerker).

Wilt u meer informatie over urenregistratie volgens Actric, klik dan hier of neem gerust contact met ons op via telefoonnummer (053) 888 12 87.

U werkt aan uw core business en wij verzorgen uw ICT!

/in /door

U bent dagelijks bezig met de zaken waar u goed in bent, het liefst wilt u alle tijd aan uw core business besteden. Dat u processen binnen uw organisatie kunt optimaliseren en automatiseren is een hulpmiddel waardoor u uw werk zo goed en efficiënt mogelijk kunt uitvoeren. Het opzetten en onderhouden van deze geautomatiseerde hulpmiddelen is een noodzakelijk kwaad en kost u veel tijd die u niet aan uw werkzaamheden kunt besteden. Toch kunt u efficiënter werken door ICT op de juiste wijze in te zetten. Dit vergt echter veel tijd en kennis van processen en automatisering.

Actric kan u op dit vlak ontzorgen, wij nemen voor u deze werkzaamheden uit handen en zorgen dat u de best mogelijke oplossing aangedragen krijgt. Samen met u bepalen we de doelstellingen waarna wij zelfstandig op zoek gaan naar de beste oplossing(en). Wij kunnen u ontzorgen op strategisch, tactisch en operationeel niveau. Op gepaste tijden brengen wij verslag uit en terwijl u bezig bent met de zaken waar u goed in bent zijn wij parallel bezig uw organisatie te optimaliseren. Zo kunnen wij u ontzorgen bij bijvoorbeeld software optimalisatie, aanschaf nieuwe software of reeds gestarte (probleem) ICT projecten.

Wilt u meer weten, neem dan gerust contact met ons op!

Is pakketselectie niet allerdaags voor u? Voor ons wel !

/in /door

Speelt u met de gedachte om een nieuw ERP, HRM of CRM systeem aan te schaffen? Veel organisaties gaan af op de blauwe ogen van de ICT verkoper, is dit wel zo verstandig? In welke slangenkuil gaat u zich hier begeven?

Onze ervaring is dat er veel fout kan gaan tijdens het selectietraject en dat de basis van een succesvol nieuw softwaresysteem ligt in de start van het selectietraject. Met vele jaren ervaring in het begeleiden en implementeren van deze software hebben wij een korte beschrijving gemaakt, met een aantal punten waar u vooral op moet letten tijdens het keuzetraject en wat de grootste valkuilen zijn bij het selecteren van een nieuw softwaresysteem.

Onafhankelijk welk systeem dit is, er zijn altijd een aantal standaard gouden regels.

Wilt u deze beschrijving ontvangen en er uw voordeel mee doen? Of wilt u graag van ons horen hoe wij meerwaarde kunnen bieden voor uw pakkeselectie? Neem dan gerust contact met ons op via telefoonnummer (053)-888 12 87, of bekijk onze aanpak door hier te klikken..

Wil uw ICT project niet vlotten? Wij helpen u graag!

/in /door

ICT projecten gaan vaak gepaard met diverse struikelblokken. Verschillende afdelingen hebben uiteenlopende belangen. ICT dienstverleners proberen meer dan eens een project er door te drukken omwille van de commercie. Om dit web van externe leveranciers en interne culturen en structuren te doorgronden en te zorgen dat de bedrijfs-continuïteit gewaarborgd blijft is vaak niet een eenvoudige opgave voor de interne organisatie. Zo blijkt bij tal van organisaties de bedrijfscultuur het grootste struikelblok.

Actric is gespecialiseerd in het uitvoeren van deze projecten en kan u hierbij onafhankelijk te hulp schieten om deze projecten in goede banen te leiden.

Actric heeft een jarenlange ervaring in ICT, zo kunnen wij voor u raadsman zijn, projecten begeleiden, vooronderzoeken doen en uw aanvragen uitzetten bij de juiste ICT leveranciers zodat voor uw organisatie de juiste partner gevonden wordt voor de implementatie van de ICT. Wij beschikken over een uitgebreid netwerk van deskundige ICT-professionals die ook úw project, uiteraard binnen de deadline, tot een goed einde brengen. Technieken, mensen en culturen worden hierbij op een vakkundige manier op elkaar afgestemd.

Neem voor een vrijblijvend inventarisatiegesprek gerust contact met ons op!