Berichten

CRM – Leads beheer in Exact Synergy

CRM draait om het verkrijgen van nieuwe klanten en het behouden van bestaande klanten. Zodra een bedrijf een aantal nieuwe leads (potentiële klanten) heeft verworven, is het belangrijk om ervoor te zorgen dat deze leads beschikbaar en actief zijn in Exact Synergy Enterprise. Het opvolgen van leads kost tijd en geld, het is daarom belangrijk dat de juiste informatie in het systeem staat waardoor er geen tijd besteed hoeft te worden aan het corrigeren van informatie of de genomen stappen. Daarom is het tevens belangrijk dat de betreffende leads niet dubbel in het systeem staan, zodat voorkomen kan worden dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien omdat het op een andere plek staat geregistreerd.

Leads aanmaken

Om een nieuwe lead in te voeren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Lead]. Om in één keer meerdere nieuwe leads in te voeren ga je naar [Modules, Klanten, Invoer, Invoer, Relatie, Batch invoer relaties, Lead]. Met deze optie kun je in één keer tot 10 nieuwe leads aanmaken.

Let op! Standaard wordt bij het aanmaken van de leads de divisie van de aanmaker van de leads gekoppeld. Wanneer er een andere divisie geselecteerd dient te worden kun je dit veld door middel van het gereedschapsicoon toevoegen en vervolgens een andere divisie selecteren.

Controleren op fouten

Om eventuele fouten in de aangemaakte relaties te controleren kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Validatie]. Hier kun je de gewenste filters invoeren en op Tonen klikken. Vervolgens zie je in kolom Fout de eventuele fouten bij de betreffende relatie.

Relaties ontdubbelen

Om na te gaan of er dubbele leads in het systeem staan kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Doublures – Relaties]. Door de betreffende filters in te vullen (of leeg te laten wanneer je op alle relaties wilt zoeken) en op Tonen (of Actualiseren) te klikken worden alle dubbele relaties getoond. Zoals in onderstaand voorbeeld te zien is staat de lead Café Jansen dubbel in het systeem en kan er dus één worden verwijderd of de accounts kunnen worden samengevoegd.

Om de relaties samen te voegen (ontdubbelen) kun je gaan naar [Modules, Klanten, Overzichten, Kwaliteitsanalyse, Ontdubbelen]. Voor meer informatie over het ontdubbelen van relaties, zie Verwijderen van dubbele relaties.

Volgende keer

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op gaan stellen. In de volgende blogpost in de serie over CRM wordt uitgelegd hoe je offertes aan kunt maken met behulp van Exact Synergy Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 411SP2 en 256SP2 beschikbaar voor Exact Globe & Synergy

Vanaf vandaag zijn product updates 411SP2 en 256SP2 beschikbaar voor alle klanten. Salaris klanten konden reeds eerder beschikken overproduct update 411/256, SP1 en SP2 Omdat alleen de meest recente service packs in een product update beschikbaar zijn, is het niet meer mogelijk om product update 411 en 256 te downloaden. U dient bij het uitvoeren van een update daarom 411SP2 of 256SP2 te selecteren om over de juiste product updates te beschikken.

Wat is er veranderd?
Zowel in Exact Globe als in Exact Synergy zijn verschillende UX verbeteringen doorgevoerd. Voor meer informatie over deze wijzigingen kunt u de volgende blogposts voor Exact Synergy en Exact Globe  bekijken.

Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd in de service management oplossing, zoals het planbord weekrooster waarmee u eenvoudig service activiteiten kunt beheren, service afspraken kunt inroosteren, activiteiten kunt plannen en de hoeveelheid werk van de medewerkers kunt bekijken.

In Exact Globe zijn verschillende verbeteringen beschikbaar in de WMS oplossing. Zo is het nu mogelijk om meerdere telreeksen aan te maken en te gebruiken, en kunt u bij E-WMS orderpicken, voorraadaanvullen en productie uitgiftes, het scanveld voor het aantal voorvullen met het geadviseerde aantal.

Verder wordt Windows 10 vanaf deze product updates ondersteund en is de ondersteuning voor CMDM en verkoopafhandeling via ELIS toegevoegd.

Alle wijzigingen op een rij
Bovenstaande is een kleine opsomming van wat u allemaal kunt verwachten in de komende product updates. Voor meer informatie over product update 256 en 411 kunt u de release notes raadplegen. De release notes van product update 256 kunt u vinden in document26.774.165. De release notes van product update 411 kunt u vinden in 26.767.426.

Let op: bij het uitvoeren van een update naar Exact Globe product update 411 en Exact Synergy Enterprise product 256, geldt eenmalig een afwijkende update procedure met betrekking tot ELIS. Zie deze blogpost voor meer informatie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Online verkoopfacturen verzenden via de digitale brievenbus

Een veel gestelde vraag aan Exact Customer Support is hoe een verkoopfactuur verzonden kan worden naar de digitale brievenbus van een klant. Een digitale brievenbus is geen e-mailadres. Het versturen van berichten via de digitale brievenbus kan alleen tussen Exact Online gebruikers onderling.

Als uw klant Exact Online heeft, kunt u de verkoopfacturen verzenden naar de digitale brievenbus. U kunt dit instellen op de relatiekaart, te vinden via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>]. In de relatiekaart gaat u naar [Overzicht, Algemeen, Adressen, Alles tonen].

U kunt een bestaand adres aanklikken of een nieuw adres aanmaken middels de knop ‘Nieuw’. Vervolgens is er onderin de mogelijkheid om de digitale brievenbus in te stellen. U kunt kiezen voor ‘Type: Handmatig’ indien u het adres van de digitale brievenbus weet. Deze kunt u in het veld onder ‘Type’ invullen. Kiest u voor ‘Type: Exact’, dan verschijnt er een vergrootglas rechts achter het veld Digitale brievenbus. Via het vergrootglas ziet u dan alle digitale brievenbussen van alle Exact Online gebruikers die de digitale brievenbus gepubliceerd hebben. U kunt hier ook zoeken naar het juiste adres.

Zodra u de juiste digitale brievenbus heeft geselecteerd in bovenstaand scherm, kunt u ‘Bewaren’. Hierna is het mogelijk om verkoopfacturen naar de digitale brievenbus van de klant te sturen.

Eventueel is het mogelijk om de methode voor het versturen van de facturen bij deze klant standaard op ‘Verzenden via digitale brievenbus’ te zetten. Via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>] komt u in de relatiekaart, waar u kunt kiezen voor ‘Bewerken’. Onder het kopje ‘Verkoop’ kunt u kiezen voor ‘Methode voor versturen facturen’.

Zodra er bij het verzenden van de verkoopfactuur wordt gekozen voor ‘Gebaseerd op klant’, zal de factuur verstuurd worden op basis van de instelling op de relatiekaart, bij ‘Methode voor versturen facturen’.

Bron: Exact Support Blog

Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso in Exact Online

Incasso batches die u indient bij de banken kunnen worden geweigerd vanwege onjuiste debiteurgegevens, zoals de verkeerde bank of de verkeerde bankrekening, ontoereikend saldo op de bankrekening etc.

In deze blog leggen we uit wat u in zo’n geval kunt doen om de aflettering ongedaan te maken en eventueel de incasso’s opnieuw klaar te zetten.

Aflettering
Als u de incasso batches verwerkt en een bankafschrift ontvangt waarop die transacties staan vermeld, dan zullen de bedragen van het incassobestand en het bankafschrift automatisch worden afgeletterd in Exact Online. Dit gebeurt op het moment dat u via [Bedrijfsnaam, Instellingen] een grootboekrekening heeft ingevuld bij Incasso batches af te letteren.

Een geweigerde incasso verschijnt in een afzonderlijk afschrift. Afletteren is hierbij niet direct mogelijk, voor het originele afschrift moet de aflettering eerst ongedaan gemaakt worden. Hier leest u hoe dit werkt:

1. Ga naar [Financieel, Bank, Afschriften af te handelen]. Controleer of de post op Debiteuren staat. Is dit niet het geval, klik dan achterin de regel op Bewerken en kies de juiste relatie. Klik op Bewaren.

2. Ga naar [Verkoop, Klanten, Openstaande posten]. Vul de relatie in en klik op Afletteren.

3. Kies voor tonen: Afgeletterd

4. Vink onder de kop Cash Flow het originele bankafschrift aan, u ziet nu dat de post waarmee deze afgeletterd is automatisch ook aangevinkt wordt.

5. Klik op Ongedaan maken.

6. Kies nu voor tonen: Niet afgeletterd.

7. Vink het originele afschrift aan en de geweigerde incasso, klik op Afletteren. De originele openstaande post wordt opnieuw geopend en is in overeenkomst met het ontvangen afschrift.
Incasso opnieuw verrichten

Als het de bedoeling is om de incasso alsnog te verrichten, dan dient u ze te heropenen.

1. Ga hiervoor naar [Financieel, Bank, Alle optie, Incasso selecteren].

2. Filter op Status: Betalingen onderweg. Vink de posten aan klik op Heropenen.

3. Filter nu op Status: Open om de incasso’s opnieuw te kunnen verrichten.

Mocht u verdere vragen hebben over dit proces dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise een relatie zoeken op basis van het btw-nummer

In het ‘Relaties zoeken’ scherm kunt u een relatie zoeken op basis van verschillende kenmerken. Dit kan de naam of een deel van de naam zijn, maar bijvoorbeeld ook op telefoonnummer of postcode.

Wanneer u alleen over het btw-nummer van de relatie beschikt kan het wenselijk zijn om te zoeken op het btw-nummer van de relatie.

Het btw-nummer wordt standaard niet weergegeven in het zoeken scherm. Om te zoeken op btw-nummer kunt u het volgende doen:

  • Open het ‘Relaties zoeken’ scherm via [Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]
  • Klik rechtsboven in het scherm op ‘Aanpassen’
  • Selecteer in de sectie ‘Financieel’ het veld ‘btw-nummer’
  • Klik op ‘Bewaren’

In het ‘Relaties zoeken’ scherm kunt u nu het btw-nummer opgeven om te zoeken op basis van het btw-nummer.

btwnummer

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Word Merge tricks

Exact Synergy offers the possibility the send (bulk)-emails and -letters. This has been possible for years already, but last year this mechanism was completely renewed. This new Word Merge is by default activated for new customers. Customers already using Synergy for over a year can also benefit from these new possibilities. Switching to this new mechanism is quite straighforward and the benefits are great. For more information go to this video or this blog post.

With the new Word Merge, letter- and email-templates can be made in MS Word. In MS Word, the template creator selects which schema to use, where a schema is nothing more than a group of merge fields. Merge fields from the selected template(s) can be dragged into the MS Word template. At the moment a user is creating a letter or sending an email to a customer or colleague, these merge fields will be filled with the correct corresponding data.

Exact delivers a huge set of merge fields by default which are stored in one big schema. Administrators can create their own schemas with their own set of merge fields. He can use default merge fields or add new merge fields to this schema: field that were not delivered by default. How this works, is described in the example below. Credits for this example go to my colleagues Sanja Djuretic and Mahyar Shojaeifar.

A real life example

In this example we will extend a schema used to create a Word Merge template for this scenario: For the request type “I Need” a “TextFreeField4″ is linked to the item. In this example an item with a code 80003 and description Flowers is selected in specific request, as shown in the following screenshot.1picture

 
When the WordMerge template for the letter from Request is created using Exact General schema then mapping TextFreeField4 to the content control in template document will result in showing item code, here 80003, in the final letter. 2picture

– If user wants to show description of the TextFreeField4, in this example Flowers, than it is necessary to extend the schema used for xml mapping by means of adding new metadata and creating new schema related to the new metadata.

One can get new metadata, here item description of the “TextFreeField4″ (“freetextfield_04″ DB name), in 2 different ways:
• By sub query:
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
• By using join:
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />

Note that using join it is possible to get more information from the Item while sub query returns only one value, description in here.

-Following section shows the content of new metadata file and schema and explains how and where to save these files.
These files should be created and saved according to the naming conventions and in the folders as described in the document How to: Extending Word Merge schemas

1.Save following metadata as “MailMergeTags.Req.xml” file in the “xml” folder of the Synergy “Exact WordMerge Integrator” installation:

<?xml version=”1.0″ encoding=”utf-8″?>
<eExact>
<Entities>
<Entity name=”Request”>
<Fields>
<Field name=”ItemDescFromTextFreeField4″ sql=”(SELECT Description FROM Items WHERE ItemCode = {0}.freetextfield_04)” />
</Fields>
<Joins>
<Join name=”ItemFromTextFreeField4″ lookUpEntity=”Items” lookUpJoinType=”left” fieldName=”freetextfield_04″ lookUpKey=”Code”  />
</Joins>
</Entity>
</Entities>
</eExact>

2.Save following text as “Req.Schema.xml“. You can save it in the same folder as the above metadata file is saved.

<eExact  xmlns=”Exact extended Request schema”>
<Request>
<ItemDescFromTextFreeField4>Description of item, stored in request free text field no.4</ItemDescFromTextFreeField4>
<ItemFromTextFreeField4>
<AssortmentCode>AssortmentCode</AssortmentCode>
<Description>Description</Description>
<IsSerialNumberItem>IsSerialNumberItem</IsSerialNumberItem>
<LongDescription>LongDescription</LongDescription>
<NetWeight>NetWeight</NetWeight>
<Picture>Picture</Picture>
<StatisticalNumber>StatisticalNumber</StatisticalNumber>
</ItemFromTextFreeField4>
</Request>
</eExact>

3.Upload new schema to the Synergy – click on the Documents menu in the Word Merge section on the Schemas and select New Schema. Choose Request as a group.
Note: It is not necessary to upload new schema to Synergy before you use it to create the Word Merge template but in case that you want to share it with other users we recommend the upload.

-Next step is to update the existing Word document used for Request letter template with the free field description field from the new schema.
This can be achieved by adding new schema in the Xml Mapping pane – add new Custom XML Part –  and then adding new description field to the template document as shown below.
Save and upload this document template to Synergy and you are ready to use it!

The letter created from the Request using latest template (created with the field from extended schema) will contain description for the item selected in related TextFreeField4. 3picture

Our customers and partner can go to this document in the customer portal, where attached is a simple app Word2SQLApp which gets the template, extracts used tags and output final SQL; it can help to understand how template will behave during merge process.

Furthermore, attached here are extended metadata file, schema and template used as examples in this document.

Bron: Exact Product Blog