Berichten

Social Collaboration – Entiteiten delen binnen Exact Synergy Enterprise

Met behulp van Social Collaboration kun je verschillende Synergy entiteiten onder de aandacht brengen bij je collega’s. Had je het net tijdens de lunch nog over een klant, maar je lunchpartner had geen idee over wie je het had? Dan deel je bij terugkomst achter je bureau toch gewoon even de klantkaart met hem of haar? Of ben je mega enthousiast over een nieuw artikel dat jullie gaan verkopen? Hup! Laat zien dan! En wat denk je van het delen van een handige workspace waar je (nieuwe) collega nog niet vanaf weet? Genoeg mogelijkheden om je werkdag makkelijker en leuker te maken! In deze blogpost over Social Collaboration wordt besproken welke verschillende entiteiten er gedeeld kunnen worden en wat je hiermee kunt bereiken.

Document

Door op Synergy Link te klikken kun je een entiteit delen op de tijdlijn van een collega of groep. Om een document onder de aandacht te brengen of een (groep) collega(’s) het document te laten zien waar jullie het zojuist over hebben gehad, kun je de link naar het betreffende document delen. Zo hoeven je collega’s niet zelf op zoek te gaan en kan een belangrijk document in principe niet over het hoofd worden gezien (deze wordt bovenaan de tijdlijn van de betreffende collega of groep geplaatst).

Relatie

Wanneer het wenselijk is dat een collega contact opneemt met een bepaalde relatie kun je eenvoudig de relatie delen op zijn tijdlijn. Zo hoeft de ander niet zelf te zoeken, wat vervolgens tijd scheelt én voorkomt dat eventueel een verkeerde relatie wordt benadert.

Project

Ook kan het in verschillende situaties handig zijn om een project te delen met je collega’s. Bijvoorbeeld als een nieuwe collega of een nieuw teamlid voor het eerst aan een bepaald project dient te werken. Die persoon kan natuurlijk gaan zoeken tussen zijn Mijn projecten, maar wanneer dit er erg veel zijn is het veel makkelijker om dat ene project gewoon even te delen op zijn tijdlijn.

Workspace

Heb je een workspace ontdekt die volgens jou iedereen in je team zou moeten kennen, maar heb je geen tijd om hem aan ieders menu vast te maken? Deel hem dan op de tijdlijn van de betreffende groep zodat ieder groepslid zelf de workspace kan bekijken en eventueel aan zijn Mijn workspaces kan toevoegen.

Let op! Alleen medewerkers met het recht Mag bekijken of Mag bewerken voor de betreffende workspace kunnen de workspace bekijken en/of bewerken. Voor meer informatie over workspaces, zie Workspaces ontdekken.

Medewerker

Als er binnenkort een nieuwe medewerker start, is het wellicht leuk om deze medewerker alvast voor te stellen aan het team door de medewerkerskaart in de groep te delen. Het kan ook zijn dat je een vraag van een collega niet kunt beantwoorden en dat je die collega door moet verwijzen naar iemand anders. Je kunt dan eenvoudig die betreffende medewerker met je collega delen, zodat hij precies weet wie je bedoelt en bij wie hij moet zijn.

Artikel

Tenslotte kunnen artikelen worden gedeeld met behulp van Social Collaboration. Ben je enthousiast over een nieuw artikel dat binnenkort in de verkoop komt? Deel hem vast met je collega’s op hun tijdlijn of op die van de groep en laat elkaar weten wat je ervan vindt!

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over Social Collaboration zal worden besproken hoe je de samenwerking kunt bevorderen door het werken in groepen.

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Planning en realisatie in Exact Globe Next

Om een project goed uit te kunnen voeren dienen er taken gepland te worden. Nadat deze taken zijn ingepland en uitgevoerd dienen de medewerkers de daadwerkelijk gewerkte uren en gemaakte kosten te realiseren. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe u taken in kunt plannen en aan de juiste medewerkers toe kunt wijzen en hoe de betreffende uren en kosten vervolgens gerealiseerd en gefiatteerd kunnen worden.

Taken plannen

Taken kunnen vanuit verschillende plekken worden gegenereerd, bijvoorbeeld vanuit een offerte, verkooporder, bestelling, productieorder, projectorder of interne orders. Tevens kan er op een later moment nog een taak aangemaakt worden vanuit een bestaand project.

In eerste instantie wordt er geen specifieke medewerker aan een taak gekoppeld, tenzij de medewerker reeds is gespecifieerd in één van de bovengenoemde invoerschermen. Aan iedere taak dient echter wel een medewerker gekoppeld te worden zodat er een goed inzicht ontstaat in de beschikbare capaciteit.

Om een overzicht te krijgen van taken die nog niet zijn toegewezen gaat u naar [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Screenshot 1 NL

U kunt de optie Lege medewerker selecteren om alle taken te tonen die nog niet zijn toegewezen.

Er zijn drie manieren om medewerkers aan een taak te koppelen:

  • Via de Medewerker planning in menu [Projecten, Planning, Medewerker planning], [HR, Planning, Persoonlijk] of [HR, Planning, Ondergeschikten].
  • Via de projectkaart in het menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden]. Via dit menupad kunnen alleen medewerkers met dezelfde divisie als de projectmanager worden toegewezen.
  • Door het invoeren van een Nieuwe taak in menu [Projecten, Planning, Werkzaamheden].

Voor meer informatie, zie Werkzaamheden plannen en aanpassen en de Gerelateerde onderwerpen in dat document.

Realiseren

Gedurende de loop van een project dient de daadwerkelijke tijd en de daadwerkelijke kosten/materialen die aan een project zijn besteed geregistreerd te worden. U kunt de daadwerkelijke uren en kosten die aan een project zijn besteed realiseren via [Projecten, Invoer, Realisaties]. Standaard wordt uw eigen medewerkersnummer ingevuld, dit kunt u echter wijzigen in het geval u realisaties voor een andere medewerker in wilt voeren. Bij het invullen van de daadwerkelijke uren is het verplicht de volgende informatie te vermelden:

  • de daadwerkelijke hoeveelheid bij Realisatie
  • een omschrijving van de activiteit
  • de juiste (uren) artikelcode
  • het betreffende project

Voor meer informatie over het invoeren van realisaties, zie Realisaties invoeren per dag.

Fiatteren

De realisaties die zijn ingevoerd dienen te worden gecontroleerd via [Projecten, Invoer, Fiatteren]. In de meeste gevallen dient dit gedaan te worden door de projectmanager of de lijnmanager. De manager controleert of de ingevoerde gegevens correct zijn en of deze aan het juiste project of de juiste activiteit zijn gekoppeld.

Screenshot 2 NL

Als u een goedgekeurde realisatie ontdekt die toch verkeerd is ingevoerd kunt u de volgende stappen volgen om de correctie door te voeren.

  1. Ga naar [Projecten, Invoer, Realisaties]. U kunt ook kiezen voor [Projecten, Invoer, Arbeidsuren] of [Projecten, Invoer, Uren per kostenplaats].
  2. Typ of selecteer de medewerker waarvan de uren gecorrigeerd moeten worden in het veld Medewerker.
  3. Bij Realisatie datum typt of selecteert u de datum die behoort bij de uren die gecorrigeerd moeten worden en vervolgens drukt u op de Tab toets om de realisaties voor die datum te tonen.
  4. In de kolom Realisatie typt u het juiste aantal uren dat aan de taak is besteed. Klik vervolgens op Bewaren.
  5. Heropen [Projecten, Invoer, Realisaties] en herhaal stap 1, 2 en 3. U ziet dat een nieuwe regel voor het ene extra uur is toegevoegd als correctieregel. De extra regel moet gefiatteerd worden zodat deze gefactureerd kan worden aan de opdrachtgever.

Volgende keer

In de volgende blogpost in deze serie wordt uitgelegd hoe de gefiatteerde uren en kosten gefactureerd kunnen worden naar de klant.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Medewerkers vernummeren in Exact Synergy

Wanneer u de medewerkerskaart bewerkt, kunt u zien dat het ID van de medewerker niet aan te passen is. Toch kan het in sommige gevallen nodig of wenselijk zijn om dit nummer te wijzigen. Dit is mogelijk door de medewerker te vernummeren.

Rechten

Om de medewerkerskaart aan te kunnen passen heeft u het functierecht 147 – Maintain resource card nodig. Dit functierecht is standaard in de volgende rollen aanwezig:

  • HR
  • HR Assistent

Vernummeren

Om een medewerker te vernummeren gaat u naar de betreffende medewerkerskaart en klikt u op Bewerken. Hier kunt u zien dat het veld ‘ID’ niet aan te passen is. Om het ID nummer te wijzigen, kunt u kiezen voor de knop Vernummer bovenaan op de medewerkerskaart.

Afbeelding1

Let op! Afhankelijk van uw instellingen, kan het zijn dat deze knop verborgen is. U kunt dan op Icoon1 klikken om de knop Vernummer te tonen.

Nadat u op de knop Vernummer heeft geklikt, komt u op onderstaande pagina uit. Hier kunt u een nieuw ID nummer invoeren. Ten slotte kiest u voorBewaren.

Afbeelding 2
Bij het vernummeren blijven alle gegevens, zoals documenten of verzoeken, gewoon aan de betreffende medewerker gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Een relatie koppelen aan een intern project in Exact Globe

Doorgaans wordt er bij een intern project niet gefactureerd aan een debiteur. Het is echter wel mogelijk om een relatie aan een intern project te koppelen. Deze relatie kan bijvoorbeeld een (toekomstige) klant, leverancier, of medewerker zijn.

Via het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] kunt u de relatie koppelen door rechts bovenin het scherm te klikken op het icon Project_relatie. Vervolgens kunt u de relatie selecteren die u toe wilt voegen, of een nieuwe aanmaken.

Verkooporder genereren
Op het moment dat de relatie wordt toegevoegd aan een bestaand project, wordt de melding ‘Verkooporders genereren?’ getoond. Indien u op ‘OK’ klikt, wordt er een verkooporder gegenereerd en komt de melding ‘Verkooporders genereren: Gelukt’. De verkooporder zal vervolgens de omschrijving en onze referentie ‘From : Internal project’ krijgen. Dit kan eventueel aangepast worden in de order zelf.

Bron: Exact Support Blog

Indirecte managers medewerker specifieke informatie Exact Synergy

Via het beveiligingsniveau in Exact Synergy kunt u aangeven wie welke gegevens mag zien. Met beveiligingsniveau 100 kunt u de gegevens medewerker specifiek maken. Dit betekent dat de volgende personen de informatie mogen zien:

  • De aanmaker/eigenaar van de informatie.
  • De medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • De manager van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.
  • Alle medewerkers met de rol HR & HR Assistant gebaseerd op de divisie van de medewerker welke is gekoppeld aan de informatie.

Er is echter een instelling beschikbaar waarmee u kunt aangeven hoeveel management lagen boven de directe manager deze gegevens mogen zien.

Deze instelling kunt u vinden in de sectie ‘Privacy’ van de HRM instellingen.

privacy-NL

Indien er voor 0 is gekozen bij ‘Het aantal management lagen boven de directe manager welke toegang hebben tot persoonlijke (Beveiligingsniveau 100) documenten en verzoeken.’, dan is het alleen mogelijk voor de directe managers om de informatie te bekijken of hier naar te zoeken.

Standaard wordt hier 20 ingevuld. Dit betekent dat directe managers en alle indirecte managementlagen de informatie kunnen bekijken en kunnen zoeken naar deze informatie.

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een document aan een medewerker koppelen zonder dat deze het kan inzien

In Exact Synergy kan het nodig zijn een document aan een medewerker te koppelen, waarbij het niet de bedoeling is dat deze het document zelf kan inzien. Betreft het een medewerker-specifiek document, wat normaalgesproken op beveiligingsniveau 100 wordt opgeslagen, dan kan de gekoppelde medewerker het document echter zelf altijd inzien.

Alleen als het beveiligingsniveau van een document hoger is dan het beveiligingsniveau van een medewerker, zal deze het document niet kunnen inzien, ook al is de medewerker aan het document gekoppeld. Dus bijvoorbeeld een document op niveau 11 kan een medewerker die zelf niveau 10 heeft niet inzien, ook al is hij zelf als medewerker aan het document gekoppeld.

Enige uitzondering hierop is beveiligingsniveau 100, medewerker specifiek. Een medewerker kan wel alle documenten van niveau 100 zien waar hij zelf aan gekoppeld is, ook al is dit niveau hoger dan zijn eigen beveiligingsniveau.

Het beveiligingsniveau van het document kunt u definiëren bij het aanmaken of bewerken van het document. Het beveiligingsniveau van de medewerker kan gedefinieerd worden in de sectie ‘Organisatie’ bij het onderhoud van de medewerker.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy een contactpersoon overdragen naar een andere relatie

Wanneer een contactpersoon van werkgever verandert kunt u in Exact Synergy Enterprise de contactpersoon eenvoudig overdragen van de ene relatie naar de andere relatie. U kunt dit als volgt uitvoeren met de functie ‘Nieuw: Werkgever’:

  • Open de kaart van de contactpersoon.
  • Klik op ‘Bewerken’.
  • Klik op ‘Nieuw: Werkgever’.
  • Selecteer de nieuwe relatie.
  • De contactpersoon is nu aangemaakt bij de nieuwe relatie.
  • Bij de oude relatie is de contactpersoon op inactief gezet, maar nog steeds aanwezig zodat de historie nog inzichtelijk is.

Hou er rekening mee dat de hoofdcontactpersoon kan niet worden overgedragen naar een andere relatie. In dat geval kunt u eerst een ander contactpersoon als hoofd contactpersoon definiëren waarna u de betreffende contactpersoon alsnog kunt overdragen.

Bron: Exact Support Blog

Een overzicht tonen in Exact Globe van de medewerkers met een e-mailadres

In de blog post ‘Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips’ heeft u kunnen lezen wat er ingesteld dient te worden om salarisstroken te versturen via e-mail. Bij het verwerken van de salarisstroken, kan het handig zijn om een overzicht te kunnen tonen van de medewerkers die wel of geen e-mail adres hebben.

Via [Salaris, Invoer, Afdrukken/Verwerken] kunt u middels het klikken met de rechter muisknop op de kopregel, kiezen voor ‘Kolommen definiëren’.

Selecteer vervolgens de beschikbare kolom ‘E-mail’ en klik op de pijltjes die naar rechts wijzen, om de kolom zichtbaar te maken. Kies vervolgens voor ‘Verplaats naar boven’ om de kolom meer naar links te tonen in het overzicht.

Als u op ‘OK’ klik ziet u de nieuwe kolom in het overzicht. Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolomnaam ‘E-mail’. Dan kunt u alle medewerkers met een e-mailadres groeperen. Zo kunt u de medewerkers waarbij u de strook per e-mail wilt versturen, gemakkelijker tegelijk selecteren en kiezen voor ‘Verwerken’.

Bron: Exact Support Blog

Het gebruik van vaardigheden binnen Exact Synergy Enterprise

Eén van de meest essentiële zaken van een goed Human Resource Management is het plaatsen van de juiste mensen op de juiste plaats binnen de organisatie. Hierbij is het vooral belangrijk welke medewerker precies welke specifieke kennis in huis heeft. Een hulpmiddel uit Exact Synergy Enterprise wat hierbij heel erg handig kan zijn zijn de vaardigheden. De vaardigheden kunnen worden opgegeven op de medewerkerskaart. Deze tip beschrijft de voordelen van het gebruiken van vaardigheden en het praktische gebruik ervan.

Voordelen van het gebruik van vaardigheden

  • Snel de juiste persoon vinden die de vereiste kennis in huis heeft
  • Inzicht in kwaliteit en kwantiteit van vaardigheden per afdeling en organisatie breed

Dit biedt dus zowel voordelen voor zowel collega’s onderling als voor leidinggevenden.

Invullen van vaardigheden
Het invullen van de vaardigheden kan gewoon via de eigen medewerkerskaart. Hieronder een voorbeeld:

  • Ga naar de eigen medewerkerskaart
  • Scroll naar de sectie ‘Vaardigheden’ en klik op ‘Toevoegen’
  • Het volgende scherm wordt zichtbaar

  • Vul bij ‘Vaardigheid’ de vaardigheid in en klik op ‘Bewaren’
  • Op de medewerker kaart is de vaardigheid ‘Excel’ nu toegevoegd in de sectie ‘Vaardigheden’
  • Door de stappen te herhalen kunt u additionele vaardigheden toevoegen

Zoeken van vaardigheden
Het zoeken van vaardigheden kan op de volgende manier:

  • Ga naar het menu [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]
  • Vul nu in de sectie ‘Medewerker’ in het veld ‘Vaardigheden’ de vaardigheid in waarop u wilt zoeken. Wanneer dit veld niet aanwezig is klikt u eerst rechtsboven op ‘Aanpassen’ om het veld ‘Vaardigheden’ toe te voegen.
  • Klik op ‘Zoeken’
  • In het zoekresultaat komen nu alle medewerkers naar voren die de opgegeven vaardigheid hebben.

Bron: Exact Support Blog