Berichten

Binnen Exact Synergy leden toevoegen aan een project

/in /door

Wanneer u werkt met projecten kunt u per project aangeven welke personen lid zijn van het project. Afhankelijk van de instellingen kan het project zelf alléén voor leden zichtbaar zijn (hiervoor vinkt u de optie ‘ Alleen voor leden’ op de project kaart aan), of voor alle medewerkers.

Het koppelen van personen als lid van het project biedt u verschillen voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij documenten aangeven dat die documenten alléén inzichtelijk zijn voor projectleden, of dat alle projectleden een document mogen bewerken. Naast het project specifiek maken van documenten is dit ook mogelijk voor verzoeken.

Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien welke personen lid zijn van het project en wat de begin- en einddatum is van hun lidmaatschap.

Via de knop ‘Nieuw’ kunt u nieuwe leden toevoegen aan het project. Hierbij heeft u tevens de mogelijkheid om de persoon te informeren over het lidmaatschap middels een taak in zijn of haar werkstroom. Wanneer u het lidmaatschap van een lid wilt beëindigen kunt u op het rode kruis achter de betreffende persoon klikken. Om de begin- of einddatum van het lidmaatschap te wijzigen kunt u gebruik maken van de hyperlink ‘Bewerken’.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

/in /door

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

/in /door

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

De tag cloud bekijken in documenten Exact Synergy Enterprise

/in /door

Zoals u in de blogpost ‘Hoe kan ik werken met tags in documenten’ heeft kunnen lezen kunt u gebruik maken van tags in documenten.

Via de medewerkerkaart en projectkaart kunt u snel inzicht krijgen in de 40 meest gebruikte persoonlijke tags in documenten die zijn aangemaakt door de betreffende medewerker of zijn gekoppeld aan het betreffende project.

Om deze tag cloud te bekijken klikt u in de monitor van de project kaart of medewerkerkaart op de hyperlink ‘Labels’. Wanneer deze hyperlink niet aanwezig is, kunt u deze toevoegen via  ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Nadat u op de hyperlink ‘Labels’ heeft geklikt ziet u de tag cloud.

De grootte van de letters is afhankelijk van het aantal maal de betreffende tag voorkomt in de documenten. Des te vaker de tag voorkomt des te groter de letters zijn.

Door in de tag cloud op de betreffende tag te klikken opent u een overzicht van documenten waarin deze tag is gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Exact Self Service app is uitgebreid met Postvak-in functionaliteit en medewerkerlijst

/in /door

Met de Exact Self Service app hadden medewerkers al inzicht in hun vakantiedagen, loonstrookjes, ziekmeldingen en persoonlijke dossiers. Ook is het mogelijk een ziekmelding of vakantie aanvraag te doen via de app.

Met de nieuwste versie van de Self Service app (1.3 iOS of 1.3 Android), kunt u ook uw werkstroom bekijken en de contactgegevens van uw opvragen.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

Wet werk en zekerheid en uw Exact-salarispakket

/in /door

De Wet werk en zekerheid is ingegaan en heeft mede betrekking op de contracten die u met uw medewerkers heeft afgesproken.

Een van de onderdelen is het aanzegtermijn. Als de arbeidsovereenkomst een looptijd van zes maanden of langer, dan dient de werkgever de werknemer uiterlijk een maand voor het aflopen van de arbeidsovereenkomst schriftelijk te laten weten of de arbeidsovereenkomst wel of niet wordt voorgezet en onder welke voorwaarden. Als de werkgever niet tijdig heeft laten weten of de arbeidsovereenkomst wel/ niet voorgezet wordt, heeft de werknemer recht op een vergoeding, gebaseerd op het maandloon.

In Exact Globe kunt u via menupad [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Contracten] de einddata van medewerkerscontracten achterhalen. Dit is gebaseerd op de contracten die bij de medewerker zijn ingevuld via menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden] knop ‘Contracten’. Deze knop vindt u achter het veld ‘Einddatum contract’.

In Exact Online Salaris kunt u in het overzicht ‘Arbeidscontracten’ de contracten bekijken. Tevens kunt u hier op de einddatum van de contracten filteren met de optie ‘Vervaldatum’. Dit overzicht kunt u opvragen via menupad Medewerker > Medewerkers > alle opties > Overzichten > Arbeidscontracten. Een rapport van de arbeidscontracten kunt u opvragen via menupad Salaris > alle opties > Overzichten > Overzicht rapporten > Arbeidscontracten.

Bron: Exact Support Blog

Drie nieuwe stylesheets beschikbaar in Exact Synergy

/in /door

Zoals u in eerdere blogposts heeft kunnen lezen is de user interface van Exact Synergy in product update 255 aangepast en hebben verschillende kaarten en pagina’s een nieuwe lay-out gekregen.

In product update 255 zijn de bestaande stijlen uit voorgaande product updates niet meer aanwezig en zijn deze vervangen door drie nieuwe stijlen. Dit betreft de stijlen Default, Green Sea en Exact. Iedere stijl heeft een eigen kleur en u kunt kiezen welke van deze stijlen u wilt gebruiken voor Exact Synergy.

In de voorkeuren op het tabblad ‘Stijl’ kan de gebruiker de gewenste stijl kiezen.

Hieronder ziet u voorbeelden van enkele schermen in deze drie nieuwe stijlen:

Voorkeuren in stijl Default, Green Sea en Exact:

Menu in stijl Default, Green Sea en Exact:

Modules menu in stijl Exact, Green Sea en Default:

Net zoals in voorgaande releases heeft de administrator de mogelijkheid om een standaard stijl te selecteren voor alle gebruikers. Eventueel kan de administrator deze stijl als ‘Verplicht’ instellen zodat de gebruikers zelf niet de mogelijkheid hebben om een eigen stijl te kiezen. Dit kan door in de voorkeuren op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ de gewenste stijl te selecteren en de optie ‘verplicht’ aan te vinken.

NL5

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2015 in Exact Globe & Online

/in /door

Zoals elk jaar is ook dit jaar vanaf 1 juli een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Deze nieuwe minimumloon tabel is onderdeel van de rekenregels.

Exact Globe
In Exact Globe wordt de tabel met deze nieuwe minimumlonen meegeleverd sinds 2 juni 2015 in product update 408, 409 en 410 (nog in controlled release). U kunt deze wijziging terugvinden in het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] wanneer u bij ‘Soort verslag’ de optie ‘Minimumloontabel’ selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2015.

Exact Online
In Exact Online wordt de minimumloon tabel meegeleverd en de minimumloon tabel voor de tweede helft van 2015 is inmiddels beschikbaar.

Bron: Exact Support Blog

De betaalmethode van een factuur wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een factuur heeft aangemaakt die in eerste instantie als incasso verwerkt zou worden, maar achteraf handmatig betaald zal worden kunt u de betalingswijze als volgt wijzigen:

  • Ga naar [Financieel, Debiteuren, Kaarten] open de debiteurenkaart
  • Selecteer de desbetreffende factuur en klik onderin op ‘Details’

  • In dit venster ziet u de specificaties van de factuur en kunt u de ‘Methode’ wijzigen van ‘Incasso’ naar ‘Op krediet’. Dit veld is alleen te wijzigen als de boeking nog niet is afgeletterd.

Deze handeling is ook te verrichten voor andere betaalmethodes en tevens voor crediteuren.

Bron: Exact Support Blog

Linker menu van Exact Synergy Enterprise handmatig inklappen

/in /door

Het linker menu van Exact Synergy bestaat uit drie groepen. ‘Mijn Werk’, ‘Aanmaken’ en ‘Zoeken’. Wanneer u gebruik maakt van de tekstuele menu opbouw, klapt u het betreffende menu uit en klikt vervolgens op de actie die u wilt uitvoeren.

Standaard worden de groepen automatisch ingeklapt. Wanneer u bijvoorbeeld de groep ‘Mijn Werk’ uitklapt, worden de andere twee groepen automatisch ingeklapt.

Wanneer dit niet gewenst is, kunt u dit in de voorkeuren instellen.

  • Klik op de hyperlink ‘Voorkeuren’ rechtsboven in het scherm
  • Open het tabblad ‘Algemeen’
  • Vink de optie ‘Inklappen: Handmatig’ aan

Bron: Exact Support Blog