Berichten

Bepalen welke medewerkers worden getoond in het Service Management planbord in Synergy

/in /door

Het plannen van medewerkers in het planbord van Service Management gebeurt op basis van plan groepen. In het planbord worden de medewerkers getoond die aan de geselecteerde plangroep gekoppeld zijn. Door middel het keuze menu rechts bovenin het planbord is het mogelijk om één van de plangroepen te selecteren, het planbord wordt vervolgens getoond voor die plangroep.

Deze plangroepen zijn samen te stellen en te onderhouden via planbord rechts bovenin het planbord.

Door hierop de klikken, opent u het menu voor het aanpassen van de plangroep. Aan de rechterzijde staan de medewerkers die lid zijn van de plangroep. Aan de linkerzijde kunt u medewerkers selecteren en via plangroep2 toevoegen als lid aan de plangroep.

Vervolgens is het mogelijk om verschillende plangroepen naast elkaar te onderhouden. Hiervoor kunt u in de sectie ‘Plangroep’ rechts bovenin een plangroep selecteren of een nieuwe plangroep aanmaken. Voor elke plangroep kunt u apart instellen welke medewerkers hierin opgenomen zijn.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

/in /door

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog

Een jaaropgave aanmaken in Exact Globe Next

/in /door

De jaaropgave die u aan uw werknemer dient te verstrekken, kunt u aanmaken via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer]. Exact Globe Next ondersteunt vijf verschillende jaaropgaven. De voorbedrukte jaaropgave van de Belastingdienst is komen te vervallen. Hoe u de verschillende overzichten kunt uitdraaien wordt in deze blogpost behandeld.

Exact voorbedrukte jaaropgave
In Exact Globe Next kunt u hetzelfde voorbedrukte formulier voor de jaaropgave gebruiken als afgelopen jaren. Als u deze voorbedrukte formulieren gebruikt, kunt u de jaaropgave werknemer al afdrukken voordat u de eindejaarsversie heeft geïnstalleerd. Wettelijk gezien is het niet langer noodzakelijk de code ‘premie volksverzekeringen’ te vermelden op de jaaropgave. Vanuit Exact is echter besloten deze nog steeds te tonen en alleen de toelichting te veranderen. Deze toelichting wordt niet gebruikt om de afgedrukte code te verklaren.

U kunt in het onderhoud van de salarislay-outs via het menupad [Systeem, Instellingen, Algemeen, Documentinstellingen, HRM, Jaaropgaven] de instellingen voor de Exact-jaaropgave opgeven. Hiervoor selecteert u de optie ‘Jaaropgave’ en de regel ‘Voorbedrukt’. Vervolgens kiest u voor ‘Bewerken’. U kunt onder meer de positie van de NAW-gegevens van werknemers opgeven, zodat deze correct voor de vensters van de enveloppen worden afgedrukt.

De voorbedrukte formulieren zijn te bestellen via www.exact.nl/software/salarisslips. Voor vragen over het bestellen kunt u contact opnemen met de afdeling Verkoop, telefoonnummer 015 – 711 51 00.

Jaaropgave werknemer op blanco A4-formaat
U kunt de jaaropgave voor de werknemer op blanco A4-formaat papier afdrukken wanneer u kiest voor type ‘A4’. U kunt aangeven of u de onbelaste onkostenvergoeding, geboekt op het component type ‘Nettotoeslag onkostenvergoeding’, wilt opgeven. Als u de optie ‘Onkostenvergoeding vermelden’ niet aan vinkt, wordt geen bedrag vermeld.

Wettelijk gezien hoeft de ‘Code premie volksverzekeringen’ niet meer afgedrukt te worden op de jaaropgave. Deze wordt echter nog wel op de A4-jaaropgave afgedrukt. De toelichting wordt hierbij niet meer gebruikt om deze code te verklaren.

Document Exact e-Synergy
Een derde optie voor het afdrukken van de jaaropgave is het aanmaken van een document in Exact e-Synergy. In dat geval wordt de jaaropgave direct als HTML-document gekoppeld aan de werknemerskaart van de specifieke werknemer. Deze optie is alleen beschikbaar voor klanten die over Exact e-Synergy beschikken en een koppeling hebben met Exact Globe Next. Als dit niet het geval is, krijgt u de melding ‘Niet gevonden web-adres’.

E-mail
Een vierde optie is het versturen van de jaaropgave per e-mail naar uw medewerkers. Hiervoor wordt de instelling voor het e-mailen uit de salarisgegevens van de medewerker gebruikt. U kunt kiezen om de salarisslip en jaaropgave niet te e-mailen, dan dient de instelling op ‘Niet mailen’ te staan. Om de salarisslip en de jaaropgave te e-mailen naar het e-mailadres dat op tabblad ‘Algemeen’ in de sectie ‘Dienstverband’ van het onderhoud van de medewerker is opgegeven, dient u de optie ‘Dienstverband’ te selecteren. Deze optie is standaard geselecteerd. De salarisslip en jaaropgave werknemer worden verstuurd naar het e-mailadres dat in de sectie ‘Persoonlijk’ van tabblad ‘Algemeen’ in het onderhoud van de medewerker is ingevuld als de optie ‘Persoonlijk’ is geselecteerd. Deze instelling kunt u opvragen via het menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden], tabblad ‘Salaris’, knop ‘Salarisgegevens’, ‘Tabblad ‘Algemeen’. Het gaat om de salarisgegevens van de laatste periode in 2014 die bij de medewerker aanwezig is.

Standaard is de optie ‘Dienstverband’ geselecteerd. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres aanwezig is wordt de salarisslip op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Zorg ervoor dat u ook de instelling in menupad [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen, Tabblad Uitvoer] juist heeft staan.

PDF (print) / PDF (E-mail)
Deze opties zijn beschikbaar vanaf loonjaar 2013 en bieden u de mogelijkheid om de jaaraangifte werknemer in PDF formaat af te drukken of per e-mail te versturen aan de werknemers. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen. Naar welk e-mailadres de PDF aangifte wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ zoals gedefinieerd in de salarisgegevens (tabblad ‘Algemeen’). Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is wordt de aangifte op het scherm getoond. Dit werkt op dezelfde wijze als bij de salarisslips.

Tip: Voor meer informatie over de eindejaarsverwerking Salaris, kunt u het Stappenplan Eindejaarsverwerking Salaris raadplegen.

Bron: Exact Support Blog

De menu-layout en voorkeuren in Exact Synergy kopiëren naar andere medewerkers

/in /door

In Exact Synergy Enterprise is het mogelijk om de menustructuur en -voorkeuren voor één medewerker in te richten en vervolgens deze instellingen in één keer te kopiëren naar alle andere medewerkers.

Dit kunt u als volgt uitvoeren:

  • Via menupad [HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken] kunt u zoeken naar medewerkers. U stelt hier de zoekcriteria zo in dat alle medewerkers die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen naar voren komen.
  • In het scherm met de zoekresultaten vinkt u de medewerkers aan die de nieuwe voorkeuren moeten krijgen.
  • Vervolgens klikt u bovenaan de pagina op ‘Voorkeuren kopiëren’.

  • Bovenaan de pagina bij ‘Persoon’ selecteert u de medewerker waarvan u de voorkeuren wilt kopiëren.
  • In de sectie ‘Instelling’ selecteert u de optie ‘Menu’.
  • Vervolgens klikt u op ‘Kopie’.
  • Nadat u de melding heeft gekregen dat het kopiëren succesvol is uitgevoerd kunt u het scherm sluiten.

Bron: Exact Support Blog

Maximaal aantal regels instellen op de factuurlay-out Exact Financials

/in /door

Met de Sales module is het onder andere mogelijk om verkoopfacturen te genereren, af te drukken en te mailen aan de hand van voorgedefinieerde lay-outs. Met deze lay-outs kan informatie gerangschikt en voorgedefinieerd worden zodat alle klanten eenzelfde factuur ontvangen. Hiermee kunnen bijvoorbeeld de eigen adresgegevens, afsluiting, kvk-nummers, etc. standaard worden voorgevuld. Op de lay-out kunnen tevens artikelblokken toegevoegd worden. Hiermee kan informatie uit de factuurregels zoals omschrijving, artikelnummer, aantallen, etc. direct afgedrukt worden.

Om te voorkomen dat het artikelblok vroegtijdig wordt afgekapt (bijvoorbeeld halverwege de factuur) of juist te ver op de factuur doorloopt (over de voettekst) kan er een maximaal aantal regels van het artikelblok ingesteld worden. Zodra dit maximum is bereikt zullen de volgende regels op de volgende pagina afgedrukt worden.

Om dit in te stellen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het onderhoud van de factuurlay-out via [System: Applicatie, Formulierenlay-outs, Onderhoud] layout type: ‘Verkoopfactuur’.
  • Selecteer blok ‘ITEMLINE’.
  • Klik op de knop ‘Attributes’.
  • Met de optie ‘Aantal artikelregels’ kan aangegeven worden hoeveel regels er per pagina afgedrukt mogen worden.
  •  Sla de lay-out op, waarna de factuur tegen het gewenste aantal artikelregels afgedrukt zal worden.

Bron: Exact Support Blog

Een document afdrukken met of zonder lay-out in Exact Synergy ENterprise

/in /door

Via document lay-outs in uw Exact Synergy Enterprise omgeving kunt de lay-out bepalen van uw documenten. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld een lay-out maken die het bedrijfslogo bevat en bijvoorbeeld een standaard opmaak.

De persoon die het document aanmaakt hoeft zich dan niet bezig te houden met opmaak gerelateerde zaken en hoeft slechts de inhoud van het document te bepalen.

Omdat er een koppeling bestaat tussen het door de medewerker aangemaakte document en de lay-out, wordt deze lay-out automatisch toegepast voor het document.

Wanneer het document wordt afgedrukt kan het echter wenselijk zijn om de gegevens van de lay-out weg te laten en alleen de daadwerkelijk inhoud van het document af te drukken.

Dit kunt u eenvoudig instellen via de voorkeuren.

Om dit aan te passen klikt u rechtsboven op de link ‘Voorkeuren’. Vervolgens kunt u op het tabblad ‘Documenten’ bij ‘Afdrukbaar‘ de optie ‘Lay-out’ aan- of uitvinken. Wanneer u de optie aanvinkt wordt de lay-out afgedrukt. Wanneer u de optie uitvinkt wordt de lay-out niet afgedrukt.

Afdruk met lay-out:

 

Afdruk zonder lay-out:

U kunt deze instelling alleen aanpassen wanneer de optie ‘Verplicht’ in de sectie ‘Document’ op het tabblad ‘Bedrijf (Instellingen)’ is uitgevinkt.

Bron: Exact Support Blog

Het aantal contactpersonen op de relatiekaart in Synergy aanpassen

/in /door

Op de relatiekaart in Exact Synergy Enterprise kunt u in de sectie ‘Contactpersonen’ de contactpersonen van de relatie zien.

Vanuit deze sectie kunt u de gegevens van de contactpersoon openen door op de naam van de contactpersoon te klikken. Standaard worden hier vier contactpersonen getoond. Wanneer u tevens de andere contactpersonen wilt zien kunt u op ‘Alle’ klikken.

Het is echter ook mogelijk om in dit scherm meer dan vier contactpersonen te tonen op de relatiekaart. Dit kunt u als volgt doen:

  • Klik rechtsboven op de relatiekaart op ‘Aanpassen’.
  • In de sectie ‘Contactpersonen’ kunt u bij ‘Rijen’ aangeven hoeveel contactpersonen op de relatiekaart wilt tonen.
  • Klik op ‘Bewaren’ en vervolgens op ‘Sluiten’.

Bron: Exact Support Blog

HR wijzigingen binnen Exact Synergy fiatteren

/in /door

Om te voorkomen dat bepaalde gegevens van de medewerker worden aangepast kan dit worden afgeschermd met rechten. Het kan echter ook wenselijk zijn om de gebruikers wel rechten te geven om dit te wijzigen maar een controle slag toe te voegen.

Dit kunt u doen door gebruik te maken van ‘HR wijzigingen fiatteren’. Hiermee kunt u voor bepaalde velden aangeven dat deze na het wijzigen gefiatteerd dienen te worden.

Via [HRM, Inrichting, Algemeen, Velden: te fiatteren] kunt u aangeven voor welke velden u fiattering wilt toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u een wijziging in de manager van de medewerker wilt fiatteren.

Bij het bewerken van de medewerker kunt u de velden waarvoor is aangegeven dat wijzigingen gefiatteerd moeten worden herkennen aan een blauwe punaise:

Zodra u de manager bij de medewerker heeft gewijzigd en de gegevens heeft opgeslagen is deze wijziging nog niet meteen doorgevoerd.

Wanneer u vervolgens de medewerker bewerkt zult u zien dat er bij het veld nu een rode punaise staat:

Wanneer u de muis boven deze punaise houdt ziet u de aanvullende informatie. Zo kunt u zien dat de manager is gewijzigd, maar dat deze wijziging nog niet is goedgekeurd (Te fiatteren).

De HR medewerker kan vervolgens via [HRM, Invoer, HRM, HR Wijzigingen fiatteren] bekijken welke wijzigingen er zijn doorgevoerd en deze fiatteren (goedkeuren) of afkeuren.

Wanneer vervolgens de background job Exact.Jobs.SysMaint.dll wordt uitgevoerd, worden alle wijzigingen die zijn gefiatteerd definitief doorgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Waarom gebruikt Exact Globe deze BTW-code?

/in /door

Als u een factuur aanmaakt via [Factuur, Invoer, Facturen] knop ´Nieuw´, dan wordt er op de regel, na het selecteren van een artikel, automatisch een bepaalde BTW-code gebruikt. In deze blog post wordt uitgelegd waar deze code op is gebaseerd.

Debiteur
Als eerste wordt er gekeken naar of er een BTW-code is gekoppeld aan de debiteur die gebruikt wordt in de factuur. Via het onderhoud van een debiteur kan op het tabblad ´Financieel´ een BTW-code gekoppeld worden. Indien hier een BTW-code gekoppeld is, zal deze gebruikt worden in de factuur voor deze debiteur.
Er kan een BTW code gekoppeld worden voor goederen in veld ‘BTW’ en/of diensten in veld ‘BTW diensten’ wanneer de debiteur lid is van de EU. Welke van deze twee BTW-codes wordt gebruikt is afhankelijk van welke optie geselecteerd staat bij het veld ‘Classificatie ICP’ in het onderhoud van het artikel. Op basis van deze classificatie wordt bij het boeken bepaald welke BTW-code er wordt voorgesteld. Boekt u bijvoorbeeld een artikel dat geclassificeerd is als ‘Goederen’ dan zal het systeem de BTW-code, die u bij het veld ‘BTW’ bij de debiteur heeft gekoppeld voorstellen. Boekt u een artikel dat is geclassificeerd als ‘Diensten’ dan gebruikt het systeem de BTW-code die u bij het veld ‘BTW diensten’ van de debiteur heeft gekoppeld.

Artikel
Als er geen BTW-code is gekoppeld aan de debiteur, zal er gekeken worden of er aan het artikel dat in de factuur wordt gebruikt, een BTW-code is gekoppeld. In het onderhoud van een artikel kunt u de BTW-code koppelen op tabblad ´Basis´.

Order
Verder kan de BTW-code gebaseerd zijn op een verkooporder. Als de factuur is gegenereerd vanuit een order in de Order-module, dan wordt de BTW-code die in de order is gebruikt, overgenomen op de factuur. Indien u in dit geval de BTW-code in de factuur wilt wijzigen, dient u de factuur eerst te verwijderen. Daarna is het mogelijk om de BTW-code te wijzigen in de order en de factuur opnieuw te genereren. Dit is alleen mogelijk als de factuur nog niet is verwerkt.

Bron: Exact Support Blog

Ondersteuning van het CAMT.053 bankformaat in product update 409

/in /door

CAMT staat voor ‘CAsh ManagemenT’ en betreft het formaat dat in de toekomst wordt gebruikt voor de SEPA afschriften die u van uw bank ontvangt en kunt inlezen in uw Exact product.

In product update 409 die gepland is om begin 2015 beschikbaar te komen, wordt het CAMT.053 bankformaat ondersteund. Wilt u al eerder beschikken over de mogelijkheid om afschriften in het CAMT.053 te importeren? Dat kan, door deel te nemen aan de Controlled release fase van Product update 409.

Voor meer informatie over de Controlled release fase voor product update 409, zie de blogpost:Deelnemers Controlled Release gezocht.

Bron: Exact Support Blog