Berichten

Overzichten creëren in projecten binnen Exact Globe Next

Exact Globe biedt een aantal opties om overzichten te genereren zodat u een duidelijk inzicht heeft in uw projecten: de projectkaart, de hoofdplanning, de controlelijst en het boekingsverslag. Hieronder wordt van bovenstaande overzichten een korte uitleg gegeven over wat het doel is van het overzicht en hoe u dit overzicht op kunt vragen.

Projectkaart

U kunt de projectkaart gebruiken om alle transacties van een project te bekijken. Om de projectkaart op te vragen gaat u naar [Projecten, Projecten, Kaarten]. Selecteer het project en klik op de knop Kaart. Vervolgens kunt u door middel van filters de gewenste gegevens opvragen. Via de knop Zoomen kunt u verdere details bekijken.

Screenshot 1 NL

Hoofdplanning

De hoofdplanning biedt u een totaaloverzicht van het moeder project inclusief de kind projecten, de artikelen die aan het project zijn gekoppeld, de geplande kosten en opbrengsten en de werkelijke kosten en opbrengsten. In dit overzicht vindt u meer gedetailleerde informatie over het project en de onderliggende projecten ten opzichte van de informatie op het tabblad Planning in de projectkaart. U vindt de hoofdplanning via [Projecten, Planning, Hoofdplanning].
Screenshot 2 NL

Controlelijst

De controlelijst kan worden gebruikt om een overzicht te krijgen van de facturen die nog gerealiseerd moeten worden, de gefiatteerde facturen die klaar zijn op gefactureerd te worden en de reeds gefactureerde bedragen voor alle projecten. De controlelijst kan opgevraagd worden via [Projecten, Verslagen, Controlelijst]. Dit menupad is alleen beschikbaar wanneer u beschikt over de modules E-Project, E-Factuur en E-Order óf E-Service Management óf E-Verkoopcontract.

Screenshot 3 NL

Boekingsverslag

Tenslotte het boekingsverslag. Dit verslag geeft u een overzicht van het aantal gerealiseerde uren per project of per medewerker. U kunt dit verslag benaderen via [Projecten, Verslagen, Boekingsverslag].

Screenshot 4 NL

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over projecten bespreken we de functie Onderhanden werk.

Bron: Exact Support Blog

PSA – Projecten factureren invoeren in Exact Synergy Enterprise

Wanneer alle uren zijn ingevoerd en goedgekeurd kan er gefactureerd worden. Hoe u dat kunt doen wordt uitgelegd in deze één na laatste blogpost over de PSA oplossing.

Nacalculatie projecten factureren

Om de gerealiseerde uren en kosten te factureren kunt u gaan naar [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen]. Hier worden alle uren getoond die zijn gerealiseerd. De manager kan hier de uren eventueel nog aanpassen. Bijvoorbeeld wanneer hij besluit bepaalde uren niet te factureren of wanneer hij uren af wil ronden naar een halve of volledige dag als dit met de klant is afgesproken. Zodra alle uren correct in het voorstel staan kunt u alle betreffende uren selecteren door het selectievakje voor iedere regel of het vakje in de kop aan te vinken. Vervolgens klikt u bovenaan op de knop Factuur.

Screenshot1 (nog niet volledig!)

U kunt de gegenereerde factuur terugvinden via Facturen op de projectkaart. Door op het factuurnummer te klikken ziet u de details van de factuur.

Vaste prijs projecten factureren

Bij een vaste prijs project wordt er niet gefactureerd op basis van de gerealiseerde uren en kosten, maar op basis van project termijnen die met de klant zijn afgesproken. Om nieuwe termijnen in te voeren klikt u vanuit de projectkaart in de Monitor sectie op Vaste termijn facturen.

Screenshot2

Nadat u op Aanmaken heeft geklikt worden er automatisch werkstroom verzoeken aangemaakt voor de verschillende termijnen. Deze verzoeken komen in de werkstroom van de manager terecht. Zodra er een termijn klaar is om gefactureerd te worden dient het verzoek te worden gerealiseerd en kan de factuur gegenereerd worden via [Modules, Projecten, Overzichten, PSA, Factuurvoorstellen].

Volgende keer

De volgende blogpost in deze serie over de PSA oplossing is alweer de laatste en zal gaan over het rapporteren van de projecten.

Bron: Exact Support Blog

Tip: in Exact Synergy de beschikbaarheid van medewerkers opvragen

Het planningsoverzicht in Exact Synergy Enterprise bevat veel nuttige informatie. Maar soms is het alleen nodig om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen en is op dat moment de andere informatie overbodig. Om de beschikbaarheid snel en gemakkelijk op te kunnen vragen is daarom de optie Beschikbaarheid aanwezig.

Persoonlijke planning

Om de beschikbaarheid van een medewerker op te vragen kunt u gaan naar [Modules, HRM, Overzichten, Planning, Persoonlijk]. Hier kunt u in het veldPlanning de optie Beschikbaarheid selecteren. Vervolgens kunt u in één oogopslag zien wanneer de betreffende medewerker beschikbaar is.

Screenshot1

Groepsplanning

Uiteraard is het ook mogelijk om de beschikbaarheid van een groep medewerkers op te vragen. Bijvoorbeeld alle medewerkers die gekoppeld zijn aan een bepaalde kostenplaats, functiegroep of divisie. Dit is voornamelijk handig bij het inplannen van een vergadering.

Screenshot2

De verschillende planningsoverzichten kunt u opvragen in de sectie Planning via [Modules, HRM, Overzichten, Planning].

Bron: Exact Support Blog

Lijst met verjaardagen van medewerkers in Exact Synergy

Om uw medewerkers te kunnen feliciteren wanneer deze jarig zijn is het handig om te beschikken over een lijst met de verjaardagen van de medewerkers.

Via menu [Modules, HRM, Overzichten, Medewerkers, Jubileum] kunnen de HR medewerkers een jubileum lijst opvragen.

jnl1

Via de filtercriteria kunt u aangeven welke medewerkers u in de lijst wilt opnemen. Bijvoorbeeld alleen de medewerkers van een bepaalde divisie of met een bepaalde manager.

Naast de verjaardagen kunt u op deze manier ook een overzicht opvragen van het aantal dienstjaren van uw medewerkers of het aantal jaren dat uw medewerkers gehuwd zijn.

Hiervoor selecteert u bij het veld ’Lay-out’ de optie ‘Aantal dienstjaren’ of ‘Aantal jaren getrouwd.

Vervolgens kunt u in het veld ‘Peildatum’ de peildatum opgeven en kunt u bij traject de selectie opgeven van het aantal dienstjaren of aantal jaren dat de medewerker is getrouwd.

jnl2

Bron: Exact Support Blog

Tijd om feest te vieren!

Het kan handig zijn om te weten wanneer uw medewerkers een bepaald aantal dienstjaren hebben bereikt, zodat u de nodige voorbereidingen kan treffen om dit jubileum te vieren.

In Exact Globe heeft u via het verslag ‘Jubileumlijst’ de mogelijkheid een overzicht te genereren van de dienstjaren van uw medewerkers Ook kunt u een verjaardagenlijst genereren of de jaren dat uw medewerkers zijn getrouwd. Deze verslagen zijn te benaderen via menu [HR, Overzichten, Jubileumlijst] en [Salaris, Verslagen, Medewerkers, Jubileumlijst].

Jubileumlijst_NL3

Als u het verslag heeft opgevraagd, kunt u dit verslag exporteren of afdrukken.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy zien wie is er ingelogd?

Soms kan het handig zijn om te zien welke gebruikers er op dit moment ingelogd zijn.

Om hierin inzicht te krijgen kunt u gebruik maken van het overzicht Activiteit: Huidige.

Dit kunt u opvragen [Modules, Systeem, Overzichten, Activiteit, Activiteit: Huidige]. U maakt hier een selectie op het type gebruiker waarvoor u wilt bekijken wie er is ingelogd. Verder geeft u het aantal minuten op waarbinnen de laatste activiteit is uitgevoerd. Standaard betreft dit 10 minuten, maar u kunt dit desgewenst aanpassen.

Na het klikken op ‘Tonen’ ziet u een overzicht van de gebruikers die binnen het opgegeven aantal minuten actief waren/zijn in Exact Synergy.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy de kolommen van het zoekresultaat aanpassen

In Exact Synergy Enterprise beschikt u over verschillende zoekschermen waarin u geavanceerd kunt zoeken. Zo kunt u bijvoorbeeld via [Documenten, Overzichten, Documenten, Zoeken] zoeken op documenten of via [Werkstroom, Overzichten, Verzoeken, Zoeken] zoeken op verzoeken.

In de zoekschermen beschikt u over verschillende criteria waarop u kunt zoeken. Welke criteria dit zijn kunt u zelf definiëren door op  Aanpassen te klikken.

Hier kunt u tevens aangeven welke kolommen wilt tonen in het zoekresultaat. Dit kunt u als volgt doen:

  • Klik in het zoekscherm op  Aanpassen rechtsboven in het scherm om de Zoeken – Aanpassen pagina te openen.
  • Boven aan de Zoeken – Aanpassen pagina kunt u aan de linkerzijde de kolommen selecteren die u wilt tonen in de zoekresultaten.
  • Vervolgens klikt u op  > om de kolom toe te voegen. De betreffende kolom wordt nu naar de rechterzijde verplaatst. Alle kolommen die aan de rechterzijde staan worden in het zoekresultaat getoond.
  • Klik vervolgens op Bewaren.

Om bepaalde kolommen te verwijderen uit het zoekresultaat kunt u ze op de Zoeken – Aanpassen pagina op soortgelijke manier van rechts naar links verplaatsen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy Enterprise een relatie zoeken op basis van het btw-nummer

In het ‘Relaties zoeken’ scherm kunt u een relatie zoeken op basis van verschillende kenmerken. Dit kan de naam of een deel van de naam zijn, maar bijvoorbeeld ook op telefoonnummer of postcode.

Wanneer u alleen over het btw-nummer van de relatie beschikt kan het wenselijk zijn om te zoeken op het btw-nummer van de relatie.

Het btw-nummer wordt standaard niet weergegeven in het zoeken scherm. Om te zoeken op btw-nummer kunt u het volgende doen:

  • Open het ‘Relaties zoeken’ scherm via [Klanten, Overzichten, Relaties, Zoeken]
  • Klik rechtsboven in het scherm op ‘Aanpassen’
  • Selecteer in de sectie ‘Financieel’ het veld ‘btw-nummer’
  • Klik op ‘Bewaren’

In het ‘Relaties zoeken’ scherm kunt u nu het btw-nummer opgeven om te zoeken op basis van het btw-nummer.

btwnummer

Bron: Exact Support Blog