Berichten

Exact Financials overzicht van rechten per gebruiker

In het geval van interne audits of het inventariseren van rechtenbeheer in Exact Financials kan worden gevraagd naar een overzicht van de rechten per gebruiker in Exact Financials. Dit met de reden om na te gaan wat een gebruiker wel, maar ook zeker niet kan. Deze veelgehoorde wens is vanaf versie 7.22 geïntroduceerd in Exact Financials. Hieronder volgt een uitleg over deze nieuwe functionaliteit.

Open het menu [SYSTEEM: Beveiliging, Autorisatie, Menu, Menurechten per gebruiker] waarna onderstaand scherm wordt getoond:

In de sectie ‘Selectie’ kan achter criterium ‘Gebruikers-ID’ vanzelfsprekend de gebruiker worden ingevuld waarvan de rechten getoond moeten worden. Ook heeft u de keuze dit veld niet te vullen om zodoende van alle gebruikers de rechten op te vragen. Daarnaast kan ook nog het criterium ‘Applicatie’ worden toegevoegd, mocht u willen filteren op applicatie (bijv. Systeem, Finance, Assets, EDIS, etc.)

In de sectie ‘Voorkeuren’ kunt u uw filters verfijnen. Bijv. op administratieniveau, maar ook op ‘Type programma’. Dit veld houdt het proces binnen Exact Financials in. Denk in dat geval aan o.a. het aanmaken, goedkeuren, journaliseren, verwerken, verwijderen, afkeuren, afdrukken van een specifieke entiteit.
Het veld ‘Entiteitscode’ is tenslotte het laatste onderdeel waarop gefilterd kan worden en is een vervolg op het hiervoor genoemde ‘Type programma’. Mocht u hiervoor dus ‘Verwerken’ hebben gekozen, dan kan je achter ‘Entiteitscode’ bijv. ‘Financiële boeking’ kiezen, om zo na te gaan of een gebruiker recht heeft op het verwerken van financiële boekingen.

In de sectie ‘Groeperen’ kunt u eventueel nog kiezen hoe het overzicht uiteindelijk getoond moet worden. Denk hierbij aan groepering en/of sortering op applicatie en/of gebruikers-ID.

Nadat het overzicht is opgevraagd wordt, afhankelijk van de hiervoor genoemde selectie, voorkeuren en groepering/sortering, onderstaand overzicht getoond:

In dit overzicht, dat ook geëxporteerd kan worden naar o.a. Excel, is te zien dat gebruiker EXACT in alle administraties (zie ‘wildcard’ *) rechten heeft om bijvoorbeeld het rapport afschrijvingsgegevens op te vragen.

Bron: Exact Support Blog

Samen documenten bewerken in Exact Synergy

In de blogpost ‘Wie mag dat zien?‘ heeft u kunnen lezen hoe u kunt aangeven dat een document alleen door projectleden mag worden gezien.

Wanneer u met meerdere personen aan een project werkt kan het voorkomen dat de projectleden niet alleen inzicht dienen te hebben in het document, maar tevens het document moeten kunnen bewerken.

Ook dit kunt u in het document aangeven. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt de ‘Bewerken: rechten’ in op ‘Project – Lid’.

Alle mensen die lid zijn van het project kunnen het document nu bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next rollen kopiëren

De functies die een medewerker kan gebruiken, zijn afhankelijk van zijn of haar rechten. Deze rechten worden aan rollen gekoppeld. U geeft een medewerker rechten door een rol toe te kennen.

Via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] kunt u bestaande rollen toekennen aan een medewerker of nieuwe rollen aanmaken. Het kan handig zijn om bepaalde rollen te kopiëren naar andere administraties. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open de administratie waar u de rol naar toe wilt kopiëren
  • Ga dan naar menupad [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] en klik op de knop ‘Kopiëren’
  • Er wordt dan een scherm geopend waar u de administratie selecteren waarvan u de rol wilt kopiëren naar de geopende administratie
  • Als u op ‘OK’ klikt, dan ziet u de rollen die beschikbaar zijn in de andere administratie:
  • In dit scherm kunt u één of meerdere rollen selecteren. Klik dan op ‘OK’
  • Een resultaatscherm zal worden getoond om het kopieerproces te voltooien:
  • Als een rol al bestaat in de geopende administratie, wordt dit in de onderste sectie van het scherm getoond. Als u nu op ‘Sluiten’ klikt, worden deze rollen in het onderstaande veld niet naar de huidige administratie gekopieerd. Als u de rollen toch naar de huidige administratie wilt kopiëren, bijvoorbeeld omdat de rechten van de huidige rol en de te kopiëren rol van elkaar verschillen, klikt u op ‘Overschrijven’.

Bron: Exact Support Blog

Wie mag dat zien binnen Exact Synergy Enterprise?

Wanneer u werkt aan een project kunt u alle aan dat project gerelateerde documenten koppelen aan dat project. Op die manier is alle informatie verzameld op één centrale plek. Vanuit de projectkaart kunt u eenvoudig de gekoppelde documenten bekijken via de link ‘Documenten’ in de monitor.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatie alleen inzichtelijk dient te zijn voor de leden van het project en niet voor de andere medewerkers in het bedrijf.

U kunt dit eenvoudig realiseren via het beveiligingsniveau van het document. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt het beveiligingsniveau in op ‘Project (Specifiek)’.

Op deze wijze kunnen alleen de mensen die lid zijn van het betreffende project het document zien.

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Enterprise rollen inzichtelijk per medewerker

In de blogpost ‘Tip: Een overzicht van de toegewezen rollen‘ heeft u al kunnen lezen hoe het mogelijk is om per rol te zien welke medewerkers daaraan gekoppeld zijn. Echter het is ook mogelijk om via de medewerkerskaart te zien aan welke rollen die specifieke medewerker gekoppeld is.

Sectie Rollen
Op de medewerkerskaart vindt u de sectie rollen waarin de specifieke rollen staan. Een medewerkerskaart kunt u openen door te zoeken naar een medewerker via het linker zoekveld en vervolgens te klikken op de naam van de medewerker waarvan u de kaart wilt tonen. Mocht deze sectie niet beschikbaar zijn dan kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Klik op het pictogram aanpassen ’Aanpassen’
  • Selecteer het veld in de sectie ‘Rollen’
  • Kies voor ‘Bewaren’

Rollen

De sectie rollen is nu beschikbaar op de medewerkerskaart. In deze sectie vindt u alle rollen die aan deze medewerker zijn gekoppeld. Tevens kunt u zien op welk niveau deze zijn toegewezen. Indien u beschikt over voldoende rechten vindt u hier ook de knop ‘Toevoegen’ waarmee u extra rollen kunt toekennen.

Bron: Exact Support Blog