Tag Archief van: Scan Sys

U bevindt zich hier: / Scan Sys

Berichten

Scan Sys introduceert workflow, archief en reporting functionaliteit

/in /door

Vanaf vandaag is ons productportfolio een oplossing rijker: Vanaf release 8.0  is namelijk ImageCapture Workflow met digitaal archief beschikbaar gekomen. De workflow functionaliteit is ontwikkeld vanuit de behoefte aan een betaalbare, kwalitatieve oplossing voor de digitale routering en afhandeling van documenten zoals inkoopfacturen en inkomende post. Vanaf nu kunt u dus uw inkoopfacturen niet alleen automatisch laten herkennen, boeken en archiveren, ook de fiattering van de documenten wordt volledig binnen onze software gefaciliteerd!

ImageCapture Workflow, factuurfiattering

Met ImageCapture workflow- en archieffunctionaliteit heeft u volledig grip op uw documentstromen. U heeft te allen tijde inzage in de status van uw inkoopfacturen, én uw kosten. Uw medewerkers ontvangen geautomatiseerde berichten met een link naar de te beoordelen facturen. Dankzij gebruik van de ImageCapture Web client kunnen de fiatteurs tijd- en plaats-onafhankelijk de facturen inzien en beoordelen. Naast het goedkeuren en afkeuren van facturen, kunnen uw medewerkers ook een vraag stellen aan een collega, de fiattering delegeren aan een andere beoordelaar of de factuur overslaan in het beoordelingsproces, bijvoorbeeld in afwachting van terugkoppeling van de leverancier. 

Van de verwerking en fiattering wordt per factuur een gedetailleerd overzicht (audit trail) opgebouwd. De audit trail geeft niet alleen informatie over de verwerking maar ook over de gemaakte of geüpdatete boeking, de status van fiattering en eventuele vragen/opmerkingen die tijdens de fiattering geregistreerd zijn. De digitale documenten, met audit trail, worden opgeslagen in het archief van ImageCapture.

Het digitale archief van ImageCapture is op tekstlabel doorzoekbaar en de toegang kan dynamisch worden ingeregeld met behulp van rollen en rechten. Ook is het mogelijk om het archief uit te breiden met rapportagetools waardoor waardevolle managementinformatie ontsloten kan worden zoals doorlooptijden, wijze van ontvangst (papier of digitaal aangeleverd), of er sprake is van UBL factuurberichten maar ook eventuele stagnaties in het proces. Tot slot biedt de rapportage ook inzicht in leveranciersinformatie zoals uitgaven over een bepaalde periode per leverancier.

ImageCapture Workflow, inkomende poststukken

ImageCapture Workflow kan, in combinatie met ImageCapture for Invoices en Documents, ook ingezet worden voor de digitale distributie en archivering van uw overige documentstromen zoals inkomende poststukken. De post kan door uw medewerkers op de administratie of postkamer eenvoudig gescand worden, waarna de stukken digitaal gedistribueerd worden naar de medewerker die de stukken inhoudelijk in behandeling moet nemen. 

Meer informatie?

Op onze Oplossingspagina Workflow vindt u meer informatie over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow. Of neem vrijblijvend contact met ons op, wij informeren u graag over de mogelijkheden van ImageCapture Workflow voor uw administratieve documenten.

Bron: Scan Sys

Release ImageCapture 7.1 & 7.2

/in /door

Aan het begin van deze zomer introduceren wij ImageCapture 7.2 De nieuwste versie van onze software heeft een aantal opvallende features die in dit bericht worden toegelicht. Aangezien in versie 7.1 met name optimalisaties zijn doorgevoerd op bestaande functionaliteit, oftewel bugfixes, wordt de 7.1 versie in dit artikel verder niet behandeld.

Hieronder worden de belangrijkste features van ImageCapture 7.2 verder toegelicht:

ALGEMENE FEATURES IMAGECAPTURE 7.2

Vanaf versie 7.2 ondersteunt ImageCapture naast Exchange ook het gebruik van IMAP voor het importeren van e-mail. Hierdoor kunnen e-mails van diverse e-mailservers zoals Google Mail (GMail), HP Open Mail en IBM Lotus Notes etc., automatisch ingelezen worden in ImageCapture.

Wanneer er 1 class gebruikt wordt in ImageCapture, bijvoorbeeld voor het verwerken van inkoopfacturen, wordt deze vanaf versie 7.2 automatisch geopend voor meer gebruiksgemak. Ook wordt het startscherm van ImageCapture in versie 7.2 sneller geladen.

Versie 7.2 ondersteunt ook het gebruik van Turkse IBAN nummers.

FEATURES IMAGECAPTURE WEBCLIENT

De ImageCapture Webclient is sterk geoptimaliseerd voor het sneller verwerken van facturen met een groot aantal boekingsregels.

Ook is het nu mogelijk om interactieve OCR te gebruiken in de ImageCapture Webclient, voor het automatisch aanmaken van meerdere boekingsregels door middel van het trekken van een kader op de factuur, zoals in onderstaand voorbeeld te zien is.

 

Bron: Scan Sys

Release Scan Sys ImageCapture 6.12

/in /door

Voor veel organisaties komen de drukste maanden van het jaar er weer aan en ook bij Scan Sys draait de ontwikkeling van onze software op volle toeren! Zo wordt er op dit moment hard gewerkt aan de verdere uitbreiding van onze fiatteringsoplossing in de ImageCapture Web client. In versie 6.12 zijn een aantal algemene en applicatie-afhankelijke verbeteringen en nieuwe functionaliteiten beschikbaar gekomen. In dit artikel benoemen wij de belangrijkste algemene features. Het artikel ImageCapture 6.12 applicatie-afhankelijke features gaat verder in op de nieuwe mogelijkheden van ImageCapture per applicatiekoppeling.

Algemene features versie 6.12

De economische ontwikkelingen brengen ons steeds vaker over de Nederlandse en Europese grenzen. Dit levert een groot aantal nieuwe business opportunities maar ook uitdagingen op IT vlak op. Een van die uitdagingen is de tijd- en datumverschillen die ontstaan als de software over de grens wordt gebruikt. Als voorbeeld: Wanneer een factuur in Los Angeles om 17.00 uur lokale tijd wordt ingeboekt, is het in Nederland al 2 september 2.00 uur lokale tijd. Er ontstaat dus een afwijking in de datum door dit tijdsverschil. Versie 6.12 is zodanig ontwikkeld dat er moeiteloos over alle tijdzones heen gewerkt kan worden waarbij de documenten altijd van de juiste datum worden voorzien. Daarnaast is in versie 6.12 de herkenning van buitenlandse BTW en IBAN nummers verder uitgebreid waardoor ook Noorse IBAN- en BTW nummers automatisch worden uitgelezen. Inmiddels herkent ImageCapture al meer dan 15 buitenlandse IBAN- en meer dan 20 buitenlandse BTW nummers.

ImageCapture Web features

Op dit moment wordt er hard gewerkt aan de verdere ontwikkeling en uitbreiding van ImageCapture Web waardoor in de komende maanden de fiatteringsfunctionaliteit in ImageCapture niet alleen geoptimaliseerd, maar ook sterk uitgebreid zal worden. In versie 6.12 zijn al een aantal mogelijkheden toegevoegd die het werken met de Web client nog gebruiksvriendelijker maken; Zo ondersteunt de Web client altijd de nieuwste versies van Internet Explorer, Chrome en Safari (ook bij gebruik van tablets) en is het nu mogelijk om UBL bestanden te importeren in de Web client. De weergave van de achtergrondprocessen is in deze versie ook sterk verbeterd en hierdoor overzichtelijker geworden. Ook automatische documentscheiding kan vanaf versie 6.12 in de Web client plaatsvinden én het is vanaf deze release mogelijk om externe URL links te openen vanuit ImageCapture Web. Handig tijdens de controle op dubbele facturen bijvoorbeeld, waardoor je bij melding van een dubbele boeking direct de digitale factuurbijlage in kwestie kunt raadplegen.

Meer informatie of de update aanvragen?

Voor meer informatie over andere functionaliteiten in combinatie met uw applicatie of de release ImageCapture 6.12 kunt u vrijblijvend contact met ons opnemen. Voor relaties met een lopende onderhoudsovereenkomst wordt de update kosteloos beschikbaar gesteld. Neem hiervoor contact op met onze supportafdeling. Zij beoordelen samen met u de mogelijkheden van deze update en of u deze zelf, of met behulp van betaalde consultancy (remote of onsite) kunt uitvoeren. Bent u nog geen klant van Scan Sys? Vul dan ons contactformulier in. Onze sales medewerkers kunnen u vrijblijvend informeren over de mogelijkheden van onze software voor uw financiële administratie.

Bron: Scan Sys

In Exact Globe aangeven wie heeft de betaling voor de inkoopfactuur gefiatteerd?

/in /door

Op de crediteurenkaart onder de optie ‘Te betalen’ kan de kolom ‘Fiatteur’ worden toegevoegd. Hierin wordt de fiatteur van de betaling en de datum waarop de openstaande post is gefiatteerd weergeven.

crediteurenkaart

Wanneer hier de bewuste openstaande post niet wordt getoond omdat deze reeds is afgeletterd, dan kunt u de extra filter opties tonen door op de knop met de blauwe pijl te klikken. In de extra filtercriteria selecteert u vervolgens de optie ‘Tonen afgeletterd & niet afgeletterd’ zodat ook de posten die reeds zijn afgeletterd worden getoond.

Bron: Exact Support Blog