Berichten

Exact Financials 7.22 algemeen beschikbaar

Na een uitvoerige controlled release fase is Exact Financials 7.22 vanaf 14 juli 2017 algemeen beschikbaar.

Wat is er aangepast?

Naast het feit dat er weer een behoorlijk aantal wensen van onze klanten zijn gerealiseerd is veel aandacht besteed aan de activa module. Acties zoals het hergroeperen van activa leveren nu ook financiële boekingen op. De consistentie tussen activa en financiële administratie blijft in tact. Ook zijn controles op afgesloten perioden toegevoegd zodat acties in de activa module geblokkeerd worden; er zullen geen financiële gevolgen zijn in afgesloten perioden.

Om een EDP-audit te vereenvoudigen zijn in het systeem menu rapporten toegevoegd waarin gebruikers, gebruikersgroepen en rechten getoond worden.

De Web-UI is weer verbeterd. Op basis van gebruikers ervaringen zijn diverse wijzigingen in de schermen en rapporten doorgevoerd.

Het e-mailen van formulieren naar klanten en leveranciers wordt steeds meer gebruikt. Aan deze formulieren kunt u nu een e-mail lay-out koppelen waarin database velden kunnen worden opgenomen. Naast het formulier kunt u de lay-out van de e-mail definiëren waardoor een persoonlijker e-mail mogelijk is.

Meer informatie

Voor meer informatie, zie de release notes in document 27.345.634.

Bron: Exact Support Blog

Centrale stamgegevens in Exact Financials

Als uw organisatie wordt gekenmerkt door een administratieve omgeving waarin meerdere administraties tegelijkertijd worden bijgehouden, dan kan de gebruikmaking van centrale stamgegevens een sterke mate van efficiëntie verbetering in het beheer van uw stamgegevens betekenen.

Bij gebruikmaking van centrale stamgegevens definieert u een moederadministratie. In de moederadministratie worden de stamgegevens onderhouden (aanmaken, wijzigen en verwijderen). De administratie waarvan u de stamgegevens synchroon wil laten lopen met de moederadministratie definieert u als dochter administratie. Per stamgegeven kunt u aangeven welke data centraal worden onderhouden en welke data decentraal (per administratie) moet kunnen worden onderhouden. Zo wilt u bijvoorbeeld wel een centraal crediteurenbestand waarbij alle crediteuren een unieke code over de onderliggende administraties krijgen, maar waarvan u de contactpersoon van de leverancier per administratie wilt kunnen onderhouden (aanmaken, wijzigen en verwijderen).

De functionaliteit van centraal stamgegeven beheer is gekoppeld aan de module Exact Finance Enterprise. Gebruikmaking van centrale stamgegevens is vaak is eerste cruciale stap in het efficiënt en gestructureerd opleveren van consolidatiegegevens over diverse administraties heen. Door het beheer van met name grootboekrekeningen ‘strak’ te zetten, voorkomt u aan het eind van een rapportageperiode dat u te maken krijgt met tussentijds en met elkaar inconsistente grootboekrekeningen. Centrale stamgegevens garanderen immers een identiek stamgegeven bestand over de administraties heen.

Vanaf versie 7.20 kunt u ook valuta en koersen vanuit de moederadministratie voor de dochters definiëren.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials overzicht van rechten per gebruiker

In het geval van interne audits of het inventariseren van rechtenbeheer in Exact Financials kan worden gevraagd naar een overzicht van de rechten per gebruiker in Exact Financials. Dit met de reden om na te gaan wat een gebruiker wel, maar ook zeker niet kan. Deze veelgehoorde wens is vanaf versie 7.22 geïntroduceerd in Exact Financials. Hieronder volgt een uitleg over deze nieuwe functionaliteit.

Open het menu [SYSTEEM: Beveiliging, Autorisatie, Menu, Menurechten per gebruiker] waarna onderstaand scherm wordt getoond:

In de sectie ‘Selectie’ kan achter criterium ‘Gebruikers-ID’ vanzelfsprekend de gebruiker worden ingevuld waarvan de rechten getoond moeten worden. Ook heeft u de keuze dit veld niet te vullen om zodoende van alle gebruikers de rechten op te vragen. Daarnaast kan ook nog het criterium ‘Applicatie’ worden toegevoegd, mocht u willen filteren op applicatie (bijv. Systeem, Finance, Assets, EDIS, etc.)

In de sectie ‘Voorkeuren’ kunt u uw filters verfijnen. Bijv. op administratieniveau, maar ook op ‘Type programma’. Dit veld houdt het proces binnen Exact Financials in. Denk in dat geval aan o.a. het aanmaken, goedkeuren, journaliseren, verwerken, verwijderen, afkeuren, afdrukken van een specifieke entiteit.
Het veld ‘Entiteitscode’ is tenslotte het laatste onderdeel waarop gefilterd kan worden en is een vervolg op het hiervoor genoemde ‘Type programma’. Mocht u hiervoor dus ‘Verwerken’ hebben gekozen, dan kan je achter ‘Entiteitscode’ bijv. ‘Financiële boeking’ kiezen, om zo na te gaan of een gebruiker recht heeft op het verwerken van financiële boekingen.

In de sectie ‘Groeperen’ kunt u eventueel nog kiezen hoe het overzicht uiteindelijk getoond moet worden. Denk hierbij aan groepering en/of sortering op applicatie en/of gebruikers-ID.

Nadat het overzicht is opgevraagd wordt, afhankelijk van de hiervoor genoemde selectie, voorkeuren en groepering/sortering, onderstaand overzicht getoond:

In dit overzicht, dat ook geëxporteerd kan worden naar o.a. Excel, is te zien dat gebruiker EXACT in alle administraties (zie ‘wildcard’ *) rechten heeft om bijvoorbeeld het rapport afschrijvingsgegevens op te vragen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials 7.22 in Controlled release

In april 2017 zal Exact Financials 7.22 in controlled release gaan.

In deze versie is naast bugfixing speciale aandacht besteed aan de activa module, overzichten ten behoeve van EDP-Auditing, een nieuwe email lay-out en verdere verbeteringen van de UX/UI en workspaces in de webversie.

In de activa module wordt om de aansluiting tussen de activa overzichten en de financiële administratie te verbeteren bij het hergroeperen de boekwaarde van een activum overgeboekt naar de nieuwe waarde. Ook kunt u bij het afstoten van een activum een proefverwerking opvragen zodat de financiële gevolgen van de verkoop van een activum inzichtelijk zijn voordat deze definitief wordt doorgevoerd.
In de activumstamgegevens kunt u een standaard levensduur vastleggen en diverse overzichten zijn naar aanleiding van klantensuggesties gewijzigd.

Ten behoeve van EDP-Auditing zijn overzichten van gebruikers per rol en per gebruikersgroep toegevoegd.

Tot nu toe was het email bericht wat met een formulier meegestuurd werd beperkt in te vullen. In versie 7.22 kunt u een email lay-out aanmaken en koppelen aan de PDF lay-out van bijvoorbeeld de factuur. U kunt in de email een aanhef definiëren maar ook informatie uit het formulier zoals het factuurnummer of het factuur bedrag.

In de Webversie van Exact financials zijn de workspaces uitgebreid met widgets en nieuwe standaard iconen. De overzichtelijkheid van de schermen verbeterd door menubalken samen te voegen. Gebruikers kunnen het scherm personaliseren door een foto of ander plaatje toe te voegen.

Meer details over versie 7.22 van Exact Financials kunt u vinden via de Startpagina Exact Financials 7.22 (documentnummer 27.165.400).

Bron: Exact Support Blog

Snel toegang tot het juiste menu met workspaces in Exact Financials Enterprise

In Exact Financials Enterprise zijn veel verschillende menu’s. Een aantal daarvan zullen zeer veel worden toegepast, sommige sporadisch. Uiteraard verschilt dit ook per gebruiker. Om het aantal muisklikken te beperken en e.e.a. in de voor de gebruiker handige volgorde weer te geven, kunnen Workspaces worden aangemaakt. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een Workspace aan te maken voor een groep van gebruikers, maar elke gebruiker kan ook zijn eigen Workspace aanmaken.

Het creëren van een Workspace bestaat uit een aantal stappen:

1. Maak een Workspace aan

Klik in het startscherm van Exact Financials op de +, net onder de menubalk:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 1

En kies vervolgens voor ‘Nieuw’. Het volgende scherm verschijnt:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 2

Geef vervolgens een Workspace code op en een omschrijving en kies voor ‘Bewaren’.

Opmerking: op de tabbladen ‘Gebruikers’ en ‘Gebruikersgroepen’ kunt u direct gebruikers of gebruikersgroepen koppelen aan deze Workspace. Op deze manier kunt u dus direct de aangemaakte Workspace delen met andere gebruikers.

 

2. Ga naar het menu die u aan de Workspace wilt koppelen

Klik binnen de normale menustructuur naar het menu waar u een icoon voor wilt maken, bijvoorbeeld Financemenu [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag]. Klik als het gewenste menu op uw scherm staat, op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje rechts bovenin:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 3

 

3. Kies de Workspace en geef een naam aan de knop

Na het klikken op het Favoriet icoontje Exact Financials icoontje , verschijnt het volgende scherm:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 4

Kies hier de Workspace door op het loopje te klikken. Klik na het kiezen van de Workspace voor ‘Bewaren’ en geeft vervolgens in het veld omschrijving de gewenste omschrijving die die knop moet krijgen. Kies vervolgens nogmaals op ‘bewaren’ en ‘Einde’.

 

4. Maak zoveel knoppen aan als u wilt

Herhaal stappen 2 en 3 voor elk menu waar u een Workspace icoon voor wilt aanmaken.

 

5. Bekijk uw Workspace

De Workspace wordt getoond vanuit uw startscherm. De Workspace kan er als volgt uitzien:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 5

Door middel van ‘drag en drop’ kunnen de ‘tegels’ desgewenst naar een andere positie gesleept worden. Op die manier kunnen bijvoorbeeld stappen uit één proces bij elkaar gepositioneerd worden, zoals in bovenstaand voorbeeld.

Door te klikken op het Radar icoontje Exact Financials-icoontje in de linkerbovenhoek van een tegel, zijn er opties beschikbaar om de grootte en de afbeelding van de tegel aan te passen. Voor verwerkingsfuncties is hier ook de optie ‘getal’ beschikbaar. Zo kunt u bijvoorbeeld direct zien hoeveel bankafschriften er nog gejournaliseerd moeten worden, of hoeveel boekingen er nog verwerkt moeten worden.
Het is tevens mogelijk om meerdere Workspaces te koppelen aan een gebruiker of gebruikersgroep. Herhaal dan stap 1 t/m 4. De verschillende Workspaces worden dan getoond als tabbladen, waar u tussen kunt switchen:

Workspace toevoegen Exact Financials stap 6

Tenslotte is het mogelijk om een icoon toe te voegen naar een externe pagina. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om direct naar een externe rapportage door te klikken vanuit uw Workspace. Door in de Workspace met de rechtermuis te klikken, kunt u kiezen voor de optie ‘Aanmaken: URL-icoon’ om een externe link toe te voegen.

De functionaliteit zoals beschreven, is beschikbaar vanaf release 7.21

Bron: Exact Support Blog

Algemene beschikbaarheid van Exact Financials Enterprise 7.20

Na een intensieve controlled release fase kunnen we aankondigen dat Exact Financials Enterprise versie 7.20 (patch 05) vanaf 1 juli 2016 algemeen beschikbaar is.

Wat is er nieuw?
Enkele belangrijke nieuwe functionaliteiten zijn:

• De ondersteuning van Mozilla Firefox
• Complete 64 bit ondersteuning
• Excel Add-in via Webservices (security)
• De ondersteuning van MS Office 2016 en MS Office 365 ProPlus.
• In de financiële module kunnen valuta en wisselkoersen centraal onderhouden worden en kunt u gegroepeerde betalingen de-groeperen.
• Rekening courant boekingen kunnen ook aangemaakt worden in een andere valuta dan de standaard administratie valuta.
• In de Web versie is het voorkeuren menu aangepast naar een tegelmenu.

Meer informatie
Verdere nieuwe functionaliteiten kunt via de release notes op startpagina Exact Financials 7.20 bekijken.
U kunt een upgrade aanvragen via de support afdeling van Exact Financials Enterprise.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe versie van Crystal Reports op komst

In de loop van maart van dit jaar kunt u een nieuw service pack van Exact Globe verwachten. Eén van de wijzigingen in dit service pack betreft de ondersteuning van Crystal Report 2013.

Exact Globe Next gebruikt Crystal Reports Runtime om verschillende overzichten weer te geven. Om ervoor te zorgen dat dit ook ondersteund wordt door de meest recente versie van uw besturingssysteem, bijvoorbeeld Windows 10, zal product update 411SP5 gebruik maken van de nieuwste versie: Crystal Reports 2013 Runtime SP15.

Alle gebruikers

Tijdens het uitvoeren van product update 411SP5 zal de nieuwste versie van Crystal Reports Runtime automatisch worden gedownload en geïnstalleerd. De vorige versie van Crystal Reports Runtime zal dan automatisch gedeïnstalleerd worden. U hoeft verder geen aanvullende acties ondernemen en kunt na de update als gebruikelijk de aanwezige overzichten in Exact Globe raadplegen.

Gebruikers met E-Report

Wanneer u beschikt over een geldige onderhoudsovereenkomst voor de module E-Report  wordt er tevens een nieuwe versie van Crystal Reports ter beschikking gesteld. Deze wordt op DVD per post toegestuurd en biedt u de mogelijkheid om uw eigen rapporten aan te maken en de bestaande rapporten te bewerken.

Hoewel het met product update 411SP5 nog steeds mogelijk is om te werken met Crystal Reports 2011 om rapporten te maken of te bewerken is het wel aan te raden om over te stappen naar Crystal Reports 2013. Het is echter niet nodig om dit meteen uit te voeren. U kunt de overstap naar Crystal Reports 2013 uitvoeren op een moment dat het u schikt.

Verder dient u er rekening mee te houden dat het bij de overstap naar Crystal Reports 2013 niet nodig is om uw bestaande rapporten te converteren of opnieuw te mappen, maar wel aan te raden is om uw zelfgemaakte rapporten na de upgrade te controleren in Crystal Reports 2013.

Wanneer product update 411SP5 kunt u dit lezen op dit blog.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials alle informatie tonen bij het opvragen van een overzicht

Bij het opvragen van diverse overzichten kan het voorkomen dat de informatie die getoond wordt niet volledig is, omdat het overzicht geen indruk geeft van de informatie op regelniveau, of omdat gegevens überhaupt niet getoond worden. Controleer in dit geval onderstaande zaken die te benaderen zijn via het selectiescherm van het betreffende overzicht:

“Groeperen”
Middels de sectie “Groeperen” kunt u aangeven hoe uw overzicht gegroepeerd en/ of gesorteerd dient te worden. De instellingen in deze sectie hebben invloed op de manier waarop de gevraagde informatie wordt weergegeven.

Sorteer/groepeerlijst
Via deze lijst kunt u de velden rangschikken.

Groeperen
De bovenste lijn in de lijst is ten behoeve van het groeperen. Dit houdt in dat de gegevens per geselecteerde entiteit gegroepeerd worden en dat er een totaal per entiteit wordt weergegeven. U dient de entiteiten waarop u wilt groeperen te selecteren en middels de pijltjes naar boven te verplaatsen. De entiteiten dienen onder de lijn “Groeperen”, maar boven de lijn “Sorteren” te staan. Op deze wijze kunt u de bedragen in het overzicht op verschillende niveaus totaliseren.

Sorteren
Door entiteiten te verplaatsen tot onder de lijn ‘Sorteren’ bepaald u de sortering van het overzicht. Het bovenste veld bepaalt het eerste sorteerniveau. Het tweede veld bepaalt het tweede sorteerniveau enz. De sorteervolgorde bepaalt de presentatie van de waarden binnen de gepresenteerde lijst. De lijst wordt op het eerste sorteerniveau oplopend gesorteerd, vervolgens op de tweede enz. Het verdient voorkeur om de sorteervolgorde van een entiteit gelijk te laten lopen met de voor de desbetreffende entiteit gedefinieerde indexen. Dit om de snelheid van de rapporten te optimaliseren.

Tonen details/Niveau pagina-einde
De velden ‘Tonen details’ en ‘Niveau pagina-einde’ zijn beschikbaar zodra er op de desbetreffende entiteit een getotaliseerd veld op een numerieke waarde aanwezig is, zoals bijvoorbeeld een bedrag. Geef in het veld ‘Tonen details’ aan of u in het overzicht de getoonde informatie alleen verdicht wilt zien of dat u ook de onderliggende regels (details) wenst te zien die resulteren in het getoonde totaal.

Indien nog steeds niet alle gegevens getoond worden, kunt u in het overzicht zelf kiezen voor “Standaardwaarden herstellen”. Voor meer informatie over deze optie, klik hier (inloggegevens benodigd).

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials Enterprise een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

In Exact Financials een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog