Snel meerdere documenten opslaan in Exact Synergy Enterprise

/in /door

Wilt u graag meerdere documenten in één handeling bewaren binnen Exact Synergy Enterprise? Of misschien wilt u meerdere afbeeldingen bewaren in een document? Met de Document Bulk Uploader kunt u deze acties uitvoeren.

De Document Bulk Uploader
Binnen Exact Synergy Enterprise beschikt u over de Document Bulk Uploader. Gebruikers met de rol Professional kunnen hiermee eenvoudig meerdere documenten of afbeeldingen bewaren met minder handelingen. De Document Bulk Uploader kunt u vinden via het menu Documenten > Invoer > Bulk upload.

Document

Er kunnen maximaal 10 bestanden per keer worden geüpload. Bij het uploaden van documenten wordt per document of bestand in Exact Synergy Enterprise een document aangemaakt. Het geüploade document of bestand wordt dan als bijlage gekoppeld aan het Synergy document. Wanneer u plaatjes upload, wordt er één document aangemaakt in Exact Synergy Enterprise met daarin alle plaatjes. De plaatjes worden opgeslagen in de body van het document.

Meer informatie?
In de help documentatie kunt u meer informatie vinden over deze functionaliteit.

Bron: Exact Support Blog

Excel draaitabel dashboards voor Exact Globe Next in Controlled Release

/in /door

In a world where entrepreneurs, managers and other stakeholders (both users and non-users of Exact) want to have a choice in how, when and where they want to have information about their business, Exact offers a new possibility to have insight in how to keep track of day-to-day-business-progress via PowerPivot.

We have chosen PowerPivot, an add-on for Microsoft Excel from version (Office) 2010, to use the reports in an environment that is familiar. The PowerPivot add-on is a free download from Microsoft and allows users to work with extremely large data sets.

In the last period we have created views on important tables in Exact Globe Next. Based on these views, we have built a Manufacturing, Purchase, Revenue and Stock report. The next good thing is that we offer these reports for free!

Two examples:

rapport_1         rapport_2

In the latest commercial release 406, the administrator has to execute a SQL script on the Globe database and change the data source of the PowerPivot sheet to connect to the Exact Globe Next database. As of product update 407, which is expected by the end of this year, the views will be automatically executed when the product update is installed.

At the moment we are looking for customers who want to work with these reports. We provide the reports through a Controlled Release program. If you are interested, please contact Justus van Hoegee (via justus.van.hoegee@exact.com) or me via phone (+31) 15 711 50 00 or via a reply on this blog.

Bron: Exact Product Blog

Waarom wordt bij herberekening mijn salaris negatief geboekt?

/in /door

Een herberekening kan worden uitgevoerd, als na de verwerking van het salaris een correctie dient te worden uitgevoerd. Voordat een herberekening kan worden uitgevoerd, dienen de gegevens correct te worden ingegeven. De huidige inrichting van de salarisgegevens en -componenten wordt gebruikt voor de herberekening. Indien bij een herberekening het salaris negatief wordt geboekt, dan is het salariscomponent niet meer actief in deze periode.

Een mogelijke oorzaak hiervan kan zijn dat er voor het salariscomponent geen opvolger is aangemaakt.

U kunt dit op de volgende wijze controleren:

  • Ga naar het menu [Salaris, Personeel, Onderhouden] en open de medewerker.
  • Ga naar tabblad Salaris.
  • Dubbelklik op het salariscomponent en controleer de data.
  • De datum zal buiten het datumtraject van de herberekende periode liggen.
  • Om dit op te lossen dient u op het tabblad Salaris via de knop ‘Nieuw’ (linkerzijde van het scherm) het component nogmaals toe te voegen met de oorspronkelijke begindatum en een einddatum één dag voor het huidige component.

Bron: Exact Support Blog

Bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC

/in /door

Vanaf 1 februari 2014 is Nederland over op IBAN / SEPA. In Exact Online kunt u de IBAN en BIC-code al een tijd registreren. Er is nu echter ook een mogelijkheid beschikbaar waarmee u bestaande bankrekeningnummers kunt verrijken met de IBAN en BIC-code: De IBAN BIC Service.

IBAN BIC Service
Met de IBAN BIC Service kunt u in één keer ALLE Nederlandse bankrekeningnummers die in uw administraties staan, exporteren en vervolgens versturen naar de IBAN BIC Service van deNederlandse Vereniging van Banken. Het aangepaste bestand dat u terug ontvangt kunt u vervolgens via de IBAN BIC Service weer importeren in uw administratie.

Daarnaast is er ook een extra hulpmiddel ingebouwd waarmee u automatisch een voorstel kunt laten berekenen voor een IBAN nummer op basis van het huidige bankrekeningnummer en de Bank, dit is de Calculator. Als u gebruik wilt maken van deze hulpmiddelen, dan zal de hoofdgebruiker deze beschikbaar moeten maken via het menupad Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren. Hiermee maakt u een eerste stap om op tijd klaar te zijn voor SEPA.

Let op! Een accountant kan dit niet activeren voor zijn cliënten die zelf een ondernemerslicentie in Exact Online hebben. Dat dient de cliënt zelf te doen.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Artikelkaart en projectkaart vernieuwd

/in /door

Vorig jaar zijn de relatie-, verkoopkans- en de contactpersoonkaart al opnieuw vormgegeven en daarnaast heeft Exact Online begin dit jaar een nieuwe look & feel gekregen. De volgende stap is dat er verbeterde schermen voor een aantal veelgebruikte stamgegevens zijn ontwikkeld. De aanpassingen in deze schermen zijn ontworpen in samenspraak met klanten en deze moeten zorgen voor een eenvoudiger gebruik. Er is tevens veel aandacht geschonken aan de inzichtelijkheid van informatie.

Artikel- en projectkaart
In dit bericht kunt u de nieuwe vormgeving van de medewerkerkaart bekijken. Naast de medewerkerkaart zijn ook de artikelkaart en projectkaart in een nieuw jasje gestoken en zijn ze nu in lijn met bijvoorbeeld de relatiekaart en de werkorderkaart. Deze nieuwe kaarten komen binnenkort voor u beschikbaar.

Voor klanten met Exact Online Handel geavanceerd is er in het overzicht ook een tab aanwezig voor de serienummers op de artikelkaart. Op de projectkaart zijn onder andere de grafieken veranderd.

Voor alle kaarten geldt dat er gebruik wordt gemaakt van een nieuw navigatie menu. U kunt direct naar de gewenste informatie navigeren middels de tabs en is het niet nodig om door de pagina te scrollen. Dit navigatie menu vindt u aan de linkerkant onder het kopje Overzicht. De laatst aangeklikte optie in het navigatie menu blijft geselecteerd als u via de knoppen ‘Vorige’ en ‘Volgende’ naar een andere artikel- of medewerkerkaart gaat. In de onderstaande afbeeldingen kunt u alvast een voorbeeld zien van de artikelkaart

Artikelkaart

Bron: Exact Support Blog

Minimumloon tabel per 1 juli 2013

/in /door

Naar aanleiding van de regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is er vanaf 1 juli 2013 een aanpassing van het wettelijk minimumloon en het minimumjeugdloon. Binnen de verschillende productlijnen kunt u op de volgende manier beschikken over de minimumloon tabel:

Exact Online
In Exact Online wordt de minimumloon tabel meegeleverd en de minimumloon tabel voor de tweede helft van 2013 is inmiddels beschikbaar.

Exact Globe Next
In Exact Globe Next wordt de tabel met minimumlonen meegeleverd sinds 24 mei 2013 in product update 405, 406 en 407. U kunt deze wijziging terugvinden in het menupad [Salaris, Verslagen, Rekenvoorschriften] wanneer u bij ‘Soort verslag’ de optie ‘Minimumloontabel’ selecteert. Het nieuwe minimum loon wordt ook afgedrukt op de salarisslips vanaf 1 juli 2013.

Exact Synergy Enterprise
In Exact Synergy Enterprise is de minimumloontabel beschikbaar in product update 249, 250 en 251 sinds 24 mei 2013.

Overige productlijnen
In Exact Globe 2000, Exact (Globe) voor Windows en Exact voor Dos dient u zelf de minimumloon tabel aan te passen. In Exact Globe 2000 kunt u dit doen via het menupad [Systeem, Salaris, Inrichten, Minimumloon tabel]. In Exact (Globe) voor Windows kunt u de tabel met minimumlonen aanpassen via het menupad [Administratie inrichten, Salaris, Minimumloon tabel]. In Exact voor Dos kunt u via pad [LOSMO] de minimumloon tabel onderhouden.

Bron: Exact Support Blog

Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar

/in /door

Na een succesvolle Controlled Release periode is Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar. De Controlled Release fase is afgesloten met uitstekende beoordelingen voor het product (8) en support (8,5).

Voor wie?
Bij de ontwikkeling van Exact Online Handel Geavanceerd is de nadruk gelegd op het invullen van de behoeftes van handelsbedrijven met een sterke groei, die meer willen doen met minder en waarbij de klant en regelgeving hoge eisen stellen aan de onderneming.

Exact Online Handel Geavanceerd is met name geschikt voor handelsbedrijven met behoefte aan een meer geavanceerde logistiek en die zich herkennen in  een of meer van onderstaande  karakteristieken:

  • Als sprake is van meerdere vestigingen/magazijnen.
  • Een groot assortiment en veel magazijnhandelingen.
  • Actief in food, farmacie of chemie waarbij partijregistratie verplicht is om zo goederen te kunnen traceren.
  • Actief in handel van apparatuur en gereedschappen waarbij serienummerregistratie van belang is.
  • Als producten in bulk worden ingekocht en naar kleinere verpakkingen ompakt.
  • Handelsbedrijven die producten samenstellen/assembleren.
  • Als sprake is van veel varianten van standaard samenstellingen welke pas bij leveren wordt verzameld door onvoorspelbaarheid van de vraag of kosten van op voorraad houden van alle samengestelde varianten.

Exact Online Handel Geavanceerd bevat alle functies van Exact Online Handel (inclusief Financieel en CRM) plus:

  • Meerdere magazijnen voor opslag van goederen.
  • Locatiebeheer per artikel voor structuur en optimale routing in het magazijn.
  • Verzamelpicklijst om meerdere orders in een keer te picken.
  • Assemblage en ompakken.
  • Assemblage bij levering.
  • Inkoopprijsafspraken per leverancier per periode met staffels.
  • Serienummer registratie bij ontvangst en levering.
  • Batch traceerbaarheid.
  • Ouderdomsanalyse voorraad.

Wat zeggen de Controlled Release klanten?
De  deelnemende Controlled Release klanten vertegenwoordigden een brede groep van handelsbedrijven. Deze klanten verhandelen onder andere Elektronica, Diergeneesmiddelen, Medische apparatuur, Speelgoed, Verpakkingen, Siroop, Fruit, Kabels, Pompen, Gasinstallaties, Wolproducten, Lijm , etc.

Een aantal quotes van onze Controlled Release klanten:

  • “Assemblage werkt super voor onze branche”
  • “Zeer geslaagd product”
  • “Onbegrensde mogelijkheden, voor de leek inzichtelijk gemaakt”
  • “Dit is wat we nodig hebben! Dit gaat ons tijd besparen”

Tijdens de Controlled Release periode zijn een groot aantal suggesties aangemeld waarvoor we de deelnemende bedrijven zeer dankbaar zijn. Een groot deel van deze suggesties zijn al tijdens de Controlled Release fase in Exact Online Handel Geavanceerd verwerkt.

Een bijlage artikel toevoegen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Op de monitor van een artikelkaart in Exact Synergy Enterprise kunt u een link vinden naar mogelijke bijlagen van artikelen. Het is echter niet bij elk artikel direct mogelijk om een bijlage toe te voegen, hiervoor moet eerst aan enkele voorwaarden worden voldaan.

Bijlagen

Releases
Bijlagen van een artikel in Exact Synergy Enterprise zijn namelijk altijd aan releases van een artikel gekoppeld en voor het artikel moeten er dus releases bestaan. Releases van artikelen kunt u aanmaken en onderhouden via het assortiment waaraan het artikel is gekoppeld. De assortimenten kunt u benaderen via het menu [Logistiek, Inrichting, Algemeen, Assortimenten]. Hier kunt u het betreffende assortiment selecteren en in de monitor van het assortiment kiezen voor ‘Releases’. Met de knop ‘Nieuw’ kunt u een nieuwe release aanmaken en hierbij meteen ook aangeven welke gebruikers rechten hebben om bijlagen te beheren voor de release.

Nadat de release is aangemaakt, zal er bij de bijlagen op de artikelkaart ook per release de optie bestaan om een bijlage te uploaden voor het artikel. Dit is weergegeven in onderstaande afbeelding.

Bijlage uploaden

Bron: Exact Support Blog

Digipoort, BAPI en PKI overheidscertificaat

/in /door

Aangiften die u doet met aangifte- of administratiesoftware, komen nu bij de Belastingdienst binnen via het BAPI-kanaal. Met de invoering van SBR (Standard Business Reporting) gaat de Belastingdienst stapsgewijs over op een nieuw, overheidsbreed kanaal: Digipoort. SBR is de standaard voor het samenstellen van financiële rapportages en voor het aanleveren van verplichte rapportages aan overheden.

Vanaf 1 januari 2014 bent u verplicht de btw-aangifte en ICP-opgave via Digippoort bij de belastingdienst aan te leveren.

Exact Financials Enterprise maakt nu al gebruik van de aangifte programmatuur van Exact Online. De procedure van electronische aangifte zal niet wijzigen. Vanaf het 4e kwartaal van 2013 zal Exact Online de ‘vertaling’ afhandelen zodat ook de Btw/ICP aangifte in het vereiste formaat aan de belastingdienst wordt aangeboden.

Om digitaal aangiften te doen via het BAPI-kanaal, gebruikt u een BAPI-certificaat. Om aangiften te doen via SBR met Digipoort moet u een ander certificaat hebben: het PKI overheid certificaat. Deze certificaten zijn onderling niet uitwisselbaar.

Omdat SBR stapsgewijs wordt ingevoerd, zullen BAPI en Digipoort vanaf 1 januari 2014 enige tijd naast elkaar bestaan. Daardoor zult u, afhankelijk van uw situatie, de komende jaren zowel een PKI overheid-certificaat als een BAPI-certificaat nodig hebben.

Aangifte doen via Digipoort of BAPI

Aangifte Kanaal Opmerking
Aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting,
EKA-berichten, tot en met aangiftejaar 2011.		 BAPI
Aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting,
aangiftejaar 2012 en later.		 SBR/Digipoort
Btw-aangiften en ICP-opgaven, tot 1 januari 2014. BAPI
Btw-aangiften en ICP-opgaven, vanaf 1 januari 2014. SBR/Digipoort
Aangiften en loonheffingen en toeslagen, vanaf 1 juli
2013.		 BAPI Er is nog niet bepaald wanneer voor deze middelen de SBR
standaard wordt ingevoerd.

Vraag op tijd een PKI Overheidscertificaat aan
Voordat u aangiftes kunt inzenden via de Digipoort, dient u een nieuw PKI Overheidscertificaat aan te vragen. Heeft u nog geen PKI Overheidscertificaat? Ga dan naar één van de volgende serviceproviders om het certificaat aan te vragen:

Tip: doe dit zo snel mogelijk
De serviceprovider moet u persoonlijk identificeren en rond de 16.000 intermediairs moeten hun certificaten nog aanvragen. U hoeft het certificaat nog niet daadwerkelijk af te nemen, te implementeren of te betalen. Na het identificeren bedraagt de doorlooptijd van aanvragen minimaal vier weken! Door snel te handelen komt u niet in de wachtrij te staan.

Bron: Exact Support Blog

Gegevens van meerdere relaties in één keer aanpassen

/in /door

Met de module E-CRM kunt u selecties maken op bepaalde groepen relaties en tevens kunt u snel de stamgegevens van meerdere relaties en/of contactpersonen in één keer aanpassen.

Zo kunt u bijvoorbeeld alle klanten die in het afgelopen jaar een order hebben geplaatst selecteren. Via het menu [CRM, Processen, Selecties/Acties] Selecteert u bij ‘Beeld’ de optie ‘Relaties’, vervolgens kunt u bij de relatie-filter aangeven dat u alleen actieve klanten wilt tonen. Verder geeft u in de filter aan dat u een selectie wilt maken op orders die zijn aangemaakt tussen 1/1/2013 en 01/05/2013.

Selecteren

Gegevens wijzigen
Naast deze opties zijn er meerdere filtermogelijkheden, maar voor dit voorbeeld laten we het bij deze. Nadat u de gewenste criteria heeft opgegeven keert u terug naar het selecties/acties scherm waar nu alle relaties die aan de opgegeven criteria voldoen, worden getoond. Hier worden nu dus alle actieve debiteuren die tussen 1/1/2013 en 1/5/2013 een order hebben geplaatst, getoond. Met de knop ‘Alles selecteren’, selecteert u daarna alle relaties die worden getoond. Bij de relaties die u heeft geselecteerd wilt u bijvoorbeeld de classificatie aanpassen naar café ‘CAF’. Met de knop ‘Bijwerken’ opent u het scherm waarin u aan kunt geven welke gegevens u wilt wijzigen. In dit geval wilt u alleen de ‘Classificatie’ aanpassen, en selecteert u bij ‘Classificatie’ de optie ‘CAF’. Bij het drukken op ‘Start’ wordt de classificatie voor deze relaties aangepast.

Mocht het voorkomen dat u per ongeluk de verkeerde gegevens heeft aangepast dan kunt u dat altijd ongedaan maken. Via het menu [CRM, Relaties, Wijzigingen relaties fiatteren] kunt u de wijzigingen die bij de relaties zijn aangebracht terugvinden.

Selecteren

U kunt hier de wijzigingen die u ongedaan wilt maken, markeren. Vervolgens kunt u met de knop ‘Afkeuren’ de wijzigingen terugdraaien.

Bron: Exact Support Blog