In Exact Financials een logboek bijhouden van wijzigingen in de stamgegevens

/in /door

De stamgegevens vormen in Exact Financials Enterprise de basis van uw administratie, wijzigingen in deze gegevens kunnen van grote invloed zijn op de prestaties van uw administratie in Exact Financials Enterprise. Het is mogelijk om wijzigingen in stamgegevens vast te leggen, zodat u altijd weet wie op welk moment de stamgegevens heeft gewijzigd.

In Exact Financials Enterprise is het mogelijk om een logboek bij te houden van wijzigingen van stamgegevens in de verschillende administraties. Om dit logboek bij te kunnen houden, dient u eerst te definiëren van welke gegevens u de wijzigingen wilt bijhouden. Daarna zullen de wijzigingen in de geselecteerde tabellen worden opgeslagen. Om een rapport te kunnen opvragen van de wijzigingen, moeten de wijzigingen verwerkt worden. Om het logboek overzichtelijk te houden, is het mogelijk om data te verwijderen uit het logboek. Nadat de wijzigingen zijn verwijderd uit het logboek, zijn de details verdwenen. Het is dan echter nog wel mogelijk om te zien wie de data heeft verwijderd.

Instellingen logboek definiëren

Het loggen van wijzigingen in de stamgegevens is niet automatisch geactiveerd in Exact Financials Enterprise. In de logboek instellingen kunt u aangeven van welke stamgegevens u de wijzigingen wilt vastleggen. Logboekinstellingen kunnen worden gedefinieerd in [System: Beveiliging, Logboek, Instellingen].

Gelogde data verwerken

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen. We adviseren u dan ook om de gegevens batch-gewijs te verwerken.

Gelogde data verwerken (alle administraties)

Om een overzicht te kunnen opvragen van alle wijzigingen in alle administraties, zullen de gegevens eerst moeten worden verwerkt in [System: Beveiliging, Logboek, Verwerken gelogde gegevens (alle)]. Omdat de gegevens moeten worden verwerkt in een rapport kan dit enige tijd in beslag nemen.

Overzicht logboek

Na het verwerken toont dit overzicht, te benaderen via [System: Beveiliging, Logboek, Logboekoverzicht], alle wijzigingen die in de geselecteerde tabellen zijn gemaakt, inclusief de gebruiker die de wijzigingen aanbracht en de tijd waarop dat werd gedaan.

Gegevens uit logboek verwijderen

Afhankelijk van de grootte van uw administratie, zullen er veel wijzigingen worden aangebracht in Exact Financials Enterprise. Als er teveel wijzigingen in het logboek terecht komen, bestaat de kans dat het logboek onoverzichtelijk wordt. Daarom is er de mogelijkheid om gegevens uit het logboek te verwijderen. Gegevens kunnen worden verwijderd in [System: Beveiliging, Logboek, Verwijderen gegevens uit logboek].

Overzicht verwijderingen logboek

In dit overzicht ziet u welke gebruiker gegevens heeft verwijderd uit het logboek en op welke tijd op welke dag. Dit overzicht is handig als u zich afvraagt welke gebruiker de gegevens heeft verwijderd. Na het verwijderen van de gegevens is het niet meer mogelijk om te zien welke gegevens zijn verwijderd. Het overzicht verwijderingen logboek, is beschikbaar in [System: Beveiliging, Logboek, Overzicht verwijderingen logboek].

Bron: Exact Support Blog

Exact Self Service app is uitgebreid met Postvak-in functionaliteit en medewerkerlijst

/in /door

Met de Exact Self Service app hadden medewerkers al inzicht in hun vakantiedagen, loonstrookjes, ziekmeldingen en persoonlijke dossiers. Ook is het mogelijk een ziekmelding of vakantie aanvraag te doen via de app.

Met de nieuwste versie van de Self Service app (1.3 iOS of 1.3 Android), kunt u ook uw werkstroom bekijken en de contactgegevens van uw opvragen.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe meerdere facturen van verschillende debiteuren afletteren in het bankboek

/in /door

Stel, u ontvangt op de bank een batch betaling van meerdere openstaande posten van verschillende debiteuren. U wilt het bedrag afletteren, zodat de posten niet meer open staan. Daarentegen wilt u het batch bedrag niet splitsen.

Allereerst is het raadzaam in het debiteuren onderhoud een nieuwe debiteur aan te maken, bijvoorbeeld met de naam Pin debiteur, of Batch debiteur. Deze algemene debiteur komt van pas bij het afletteren. Hiervoor gaat u naar [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] en u klikt op ‘Nieuw’. U vult een naam en code in en bewaart de instellingen.

In uw bankboeking gaat u naar de enkele regel met de batch ontvangst en u klikt in het veld ‘Onze ref’ op F2. U krijgt een afletterscherm te zien. Rechts onder de knop ‘Zoeken’ klikt u op ‘Meerd.’  wat staat voor ‘Meerdere’. U krijgt nu een scherm te zien waarin u eventueel handmatig factuurnummers zou kunnen invoeren. Dat betreft de ‘onze ref.’ nummers van de facturen. Dat is handig wanneer u bijvoorbeeld een lijst met openstaande factuurnummers voor u heeft.

Maar u kunt ook kiezen voor de knop ‘Factuur zoeken’. U krijgt dan een nieuw scherm te zien waarin u bij ‘Relatie’ een debiteur invult. U krijgt daaronder de openstaande facturen te zien. U selecteert de juiste en klikt op ‘Selecteren’.

Zo herhaalt u dat voor alle relevante openstaande debiteuren. Daarna klikt u onder op ‘Sluiten’. U komt terug in het afletterscherm en klikt op de knop ‘Zoeken’. De facturen staan nu in het afletterscherm en deze kunt u afletteren.

Op dat moment krijgt u een dialoogvenster:

“Meerdere – Debiteuren
U dient eerst aan een debiteur/crediteur toe te wijzen”.

U selecteert een debiteur waaraan u de posten toekent, bijvoorbeeld de eerder aangemaakte ‘Batch debiteur’. De posten worden namelijk op één relatie afgeboekt: zowel de bankboeking als alle openstaande posten. U klikt op ‘Verwerken’. Zodoende is er één regel afgeboekt met alle betreffende verkoopfacturen en u kunt de boeking sluiten.

Bron: Exact Support Blog

De tag cloud bekijken in documenten Exact Synergy Enterprise

/in /door

Zoals u in de blogpost ‘Hoe kan ik werken met tags in documenten’ heeft kunnen lezen kunt u gebruik maken van tags in documenten.

Via de medewerkerkaart en projectkaart kunt u snel inzicht krijgen in de 40 meest gebruikte persoonlijke tags in documenten die zijn aangemaakt door de betreffende medewerker of zijn gekoppeld aan het betreffende project.

Om deze tag cloud te bekijken klikt u in de monitor van de project kaart of medewerkerkaart op de hyperlink ‘Labels’. Wanneer deze hyperlink niet aanwezig is, kunt u deze toevoegen via  ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Nadat u op de hyperlink ‘Labels’ heeft geklikt ziet u de tag cloud.

De grootte van de letters is afhankelijk van het aantal maal de betreffende tag voorkomt in de documenten. Des te vaker de tag voorkomt des te groter de letters zijn.

Door in de tag cloud op de betreffende tag te klikken opent u een overzicht van documenten waarin deze tag is gebruikt.

Bron: Exact Support Blog

Exact Self Service app is uitgebreid met Postvak-in functionaliteit en medewerkerlijst

/in /door

Met de Exact Self Service app hadden medewerkers al inzicht in hun vakantiedagen, loonstrookjes, ziekmeldingen en persoonlijke dossiers. Ook is het mogelijk een ziekmelding of vakantie aanvraag te doen via de app.

Met de nieuwste versie van de Self Service app (1.3 iOS of 1.3 Android), kunt u ook uw werkstroom bekijken en de contactgegevens van uw opvragen.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe bij het leveren van verkooporders meteen artikel etiketten printen

/in /door

In het menupad [Order, Invoer, Leveringen] beschikt u over de knop ‘Etiketten afdrukken’.

Met deze knop is het mogelijk om de artikel etiketten af te drukken. Zo kan de magazijnmedewerker direct bij het uitgeven van de onderdelen de etiketten afdrukken en deze direct bij uitgifte labelen. Deze knop is alleen actief wanneer u bij in het genoemde menupad een selectie heeft gemaakt op ‘Verkooporder’, ‘Productieorder’, ‘Interne order’ of ‘Interfiliale overslag’. Tevens dient u maar één regel te hebben geselecteerd.

Welke artikelen er worden afgedrukt is afhankelijk van de geselecteerde leverdatum van de orderregels. Alléén artikelen uit orderregels met een leverdatum die gelijk is aan of kleiner is dan de geselecteerde leverdatum worden afgedrukt.

Wanneer u de gegevens groepeert op artikel worden alleen de etiketten afgedrukt voor de artikelen die u heeft geselecteerd. Dit geldt alleen voor verkooporders, productieorders, interne orders en interfiliale overslagen.

Wanneer u bij de optie ‘Groepeer op’ de optie ‘Oplopend sorteren’ heeft aangevinkt worden de etiketten op volgorde van artikelcode afgedrukt. Wanneer u deze optie uitgevinkt heeft, worden de etiketten afgedrukt op de volgorde van de orderregels.

Afhankelijk van welke optie u in de sectie ‘Selectie’ heeft geselecteerd verschijnt één van de volgende selectieschermen voor het afdrukken van de etiketten.

Bij het leveren van verkooporders meteen artikel etiketten printen

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy zien wie is er ingelogd?

/in /door

Soms kan het handig zijn om te zien welke gebruikers er op dit moment ingelogd zijn.

Om hierin inzicht te krijgen kunt u gebruik maken van het overzicht Activiteit: Huidige.

Dit kunt u opvragen [Modules, Systeem, Overzichten, Activiteit, Activiteit: Huidige]. U maakt hier een selectie op het type gebruiker waarvoor u wilt bekijken wie er is ingelogd. Verder geeft u het aantal minuten op waarbinnen de laatste activiteit is uitgevoerd. Standaard betreft dit 10 minuten, maar u kunt dit desgewenst aanpassen.

Na het klikken op ‘Tonen’ ziet u een overzicht van de gebruikers die binnen het opgegeven aantal minuten actief waren/zijn in Exact Synergy.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Meer ruimte op uw scherm binnen Exact Globe

/in /door

In sommige gevallen kan het handig zijn om meer ruimte op uw scherm ter beschikking te hebben. Een voorbeeld kan zijn dat u al uw debiteuren op één scherm wilt tonen.

In bepaalde selectieschermen is het mogelijk om het filter, waarmee u een bepaalde selectie kunt maken, in te klappen. Hierdoor ontstaat er meer ruimte op uw scherm en creëert u meer overzicht. Het filter kunt u in- en uitklappen door op de knop ‘Filter’ te klikken in de rechter bovenhoek.

Bron: Exact Support Blog

Product updates 255 en 410 voor Synergy en Globe algemeen beschikbaar

/in /door

Vanaf vandaag zijn Exact Synergy product update 255 en Exact Globe product update 410 algemeen beschikbaar. In deze product updates zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en verbeteringen beschikbaar zoals een nieuwe user interface voor Exact Synergy en verschillende verbeteringen in de Exact Globe WMS oplossing.

Exact Synergy

In Exact Synergy is een nieuwe user interface beschikbaar. Zodra u een update heeft uitgevoerd zult u zien dat de hele interface een transformatie heeft ondergaan en er innovatiever en visueel aantrekkelijker uitziet. In deze blogposts kunt u meer lezen over deze wijziging.

Daarnaast zijn er verschillende verbeteringen doorgevoerd in de service management oplossing, zoals de mogelijkheid om gebruik te maken van selectiecodes en betalingscondities, de beschikbaarheid van vrije velden, de mogelijkheid om de volgorde van afspraakregels en nieuwe regels op het contract te bepalen, en verschillende andere verbeteringen.

Hou er verder rekening mee dat Microsoft Exchange 2003 vanaf product update 255 niet meer wordt ondersteund.

Exact Globe

In Exact Globe zijn verschillende verbeteringen beschikbaar in de WMS oplossing. Zo is het nu bijvoorbeeld mogelijk om gebruik te maken van Voorverzamelen waarmee het pickadvies plaats vindt op basis van totalen in plaats van losse orderregels, en kunt u voorraad toewijzen op SKU niveau.

Verder is er een gecontroleerde uitrol van een wijziging met betrekking tot het splitsen van orderregels bij het toewijzen van vrije voorraad. Vanaf deze update wordt het gesplitst weergeven van de orderregels geminimaliseerd na het toewijzen. De orderegels worden dan getoond zoals u deze heeft ingevoerd, ongeacht of er voorraad is toegewezen aan deze regels. Deze functionaliteit kan op aanvraag beschikbaar worden gemaakt in product update 410. U kunt hiervoor contact opnemen via productreadiness@exact.com.

Meer informatie

Voor meer informatie over product update 255 en 410 kunt u de release notes raadplegen. De release notes van product update 255 kunt u vinden in document 26.509.847. De release notes van product update 410 kunt u vinden in 26.509.845.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy aangeven hoeveel regels per pagina getoond dienen te worden

/in /door

In Exact Synergy beschikt u over verschillende zoekpagina’s voor het zoeken naar gegevens. Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar documenten, verzoeken, verkoopkansen, projecten, etc.

Zoals u heeft kunnen lezen in de blogpost De kolommen van het zoekresultaat aanpassen kunt u zelf bepalen welke kolommen u wilt tonen in de resultaten.

Naast het aanpassen van de kolommen is het ook mogelijk om aan te geven hoeveel gegevens u wilt tonen per pagina. Wanneer u het resultaat bijvoorbeeld wilt exporteren naar Microsoft Excel kan het wenselijk zijn om alle gegevens op één pagina te tonen.

U kunt dit eenvoudig instellen per resultaten pagina. Dit kunt u doen door rechtsonder aan de resultaten pagina de paginagrootte aan te passen. U geeft hier op hoeveel regels u per pagina wilt tonen en klikt vervolgens op ‘Tonen’.

De waarde die u opgeeft wordt onthouden voor de volgende keer. U kunt dit instellen per zoekpagina. Op deze manier kunt u aangeven dat u bij het zoeken naar verkoopkansen altijd 5 regels per pagina wilt tonen, terwijl u bij het zoeken naar projecten altijd 10 regels per pagina wilt tonen.

Bron: Exact Support Blog