Exact voor Productie ease of use: Formulieren voor de werkvloer in Exact Online

De gebruikelijke methode in Exact voor Productie om informatie naar de werkvloer te brengen zijn documenten en de Smart Shop Floor app. Toch zijn er vaak ook gegevens nodig die niet gemakkelijk in Exact voor Productie onder te brengen zijn, of er is een behoefte om gegevens te verzamelen op de werkvloer door middel van formulieren. Een recente verbetering maakt het mogelijk om formulieren voor te bedrukken met gegevens uit Exact voor Productie.

Een formulier ontwerpen in Exact voor Productie

We kunnen het formulier zelf ontwerpen in een oplossing zoals Visio en het opslaan als een .jpg bestand. Het is een goed idee als het formulier dezelfde lengte en breedte verhoudingen heeft als de lay-out. Dus, als we een A4 formulier willen zullen we het ontwerp van de .jpg daar op moeten afstemmen.

(Klik om te vergroten)

 

Als we dan met de lay-out in Exact Online aan de slag gaan slepen we het “Briefpapier” op de lay-out en selecteren we ons .jpg bestand. We kunnen nu velden gaan toevoegen als gebruikelijk:

(Klik om te vergroten)

 

Tekst aan het formulier toevoegen

We kunnen kiezen of we teksten zoals “Kwaliteitscontrole” in de .jpg opnemen of als “Tekst (label)” in de lay-out:

(Klik om te vergroten)

 

Deze functionaliteit is origineel ontworpen om briefpapier in lay-outs zoals facturen en bestellingen toe te voegen.

 

Deze verbeteringen zijn beschikbaar in alle edities van Exact voor Productie. Het Ease of Use project heeft tot doel om Exact voor Productie gemakkelijker en doeltreffender te maken op basis van feedback van klanten. Vindt U ook dat Exact voor Productie beter kan? Laat het weten aan Exact Support en wij gaan er mee aan de slag.

 

Meer informatie bij Pieter Hamans, pieter.hamans@exact.com

Bron: Exact Support Blog

Connectie problemen iOS 9 of hoger op een Windows Server 2016 omgeving

Vanaf iOS 9.0 gaan de devices van Apple standaard gebruik maken van het HTTP/2 protocol. Dit protocol is veiliger en sneller. Vanaf Windows Server 2016 wordt ook het HTTP/2 protocol ondersteund. Echter, NTLM authenticatie (ook wel bekend als Windows Authenticatie) wordt niet door HTTP/2 ondersteund.

Hierdoor kunnen devices met iOS 9.0 of hoger GEEN HTTPS connectie maken met een Windows Server 2016 met NTLM authentication. Hoewel in diverse publicaties te lezen is dat er in die situatie teruggevallen zou moeten worden op het HTTP/1 protocol, blijkt dit in de praktijk niet te gebeuren. Navraag bij Apple bevestigt dat dit (op dit moment) niet ondersteund wordt.

Een workaround om toch met de mobile apps van Exact Synergy Enterprise te werken in een dergelijke omgeving, is om Basic authentication te gaan gebruiken. Dit kan eventueel door een aparte virtual directory aan te maken voor de mobile apps met Basic authentication, en de ‘gewone’ Synergy URL op NTLM authentication te laten draaien.

Ter info: devices die op Android draaien hebben dit probleem niet!

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Afhandelen in Exact Globe Next

Wanneer een project klaar is, dient dit te worden afgehandeld. Een project kan pas worden afgehandeld als alle geplande uren zijn gerealiseerd en alle facturen zijn verstuurd of afgedrukt.

Er zijn twee manieren om projecten af te handelen: handmatig of automatisch. In deze laatste blogpost over projecten zullen beide manieren worden besproken.

Handmatig projecten afhandelen

U kunt een project handmatig afhandelen via de knop Afhandelen. Deze knop is in verschillende schermen beschikbaar, bijvoorbeeld in het projectonderhoud.

Na het afhandelen krijgt het project de status Afgehandeld.

Automatisch projecten afhandelen

U kunt projecten automatisch afhandelen door de knop Autom. afhandelen te gebruiken. Deze knop is beschikbaar in het selectiescherm van het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden].

Wanneer u op de knop Autom. afhandelen klikt verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm verschijnen alleen de projecten die automatisch afgehandeld kunnen worden. Om automatisch afgehandeld te kunnen worden dient aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • De verkooporder is afgehandeld
  • De factuur is gegenereerd
  • De gekoppelde interne order is afgehandeld
  • De gekoppelde bestelling is afgehandeld
  • Alle kind-projecten zijn afgehandeld

Selecteer de gewenste projecten in de kolom Selecteren en klik vervolgens op Afhandelen om deze projecten af te handelen.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost over de Projecten. De volgende blogposts in deze serie over de bedrijfsoplossingen in Exact Globe zullen gaan over de Logistieke modules.

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Onderhanden werk in Exact Globe Next (2/2)

In de voorgaande blogpost heeft u kunnen lezen wat Onderhanden werk (OHW) is en hoe u dit kunt genereren. In deze tweede blogpost over Onderhanden werk zullen we de verschillende Onderhanden werk methodes bespreken.

Kostenerkenning

Wanneer u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid op basis van de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed kostenerkenning selecteren op het tabblad Basis in het projectonderhoud.

Omzeterkenning

Als u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid gebaseerd op de gebudgetteerde en gerealiseerde omzet, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed omzeterkenning selecteren.

Afgehandelde contractmethode

Wanneer u uw onderhanden werk voor een project wilt verwerken waarbij het onmogelijk is om een goede inschatting te maken van het proces, dan is het te verwachten dat de omzet van het project hoger zal zijn dan de kosten. In dit geval dient de omzet te worden herkend op basis van de werkelijke kosten. Dit wordt de Afgehandelde contract methode genoemd.

Te factureren

Wanneer het onderhanden werk van een project berekend moet worden op basis van de omzet dat gefactureerd dient te worden, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode Te factureren.

OHW kosten en opbrengsten overboeken

Als het in uw situatie wenselijk is om het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen te registeren waarbij eventueel zelfs onderscheid gemaakt dient te worden tussen het gebruikte project, artikel, kostenplaats en kostendrager, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode OHW kosten en opbrengsten overboeken.

Met deze methode kunt u de onderhanden werk kosten en opbrengsten op de balansrekeningen boeken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW. Wanneer het project is afgehandeld kunt u het onderhanden werk kosten en opbrengsten laten vrijvallen en wordt het weer teruggeboekt op de winst en verlies rekeningen.

OHW kosten en opbrengsten

Wanneer u wel wilt dat het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen geregistreerd wordt, maar dat er geen gebruik wordt gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW, dan kunt u kiezen voor de OHW methode OHW kosten en opbrengsten. Naast het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten die op aparte grootboekrekeningen worden geboekt, biedt deze onderhanden werk methode ook detailinformatie met betrekking tot de gebruikte kostenplaatsen en kostendragers.

Opmerking: Deze onderhanden werk methode is alléén beschikbaar in Exact Globe en niet in Exact Synergy (Enterprise). Wanneer u tevens met Exact Synergy (Enterprise) werkt en u gebruikt deze onderhanden werk methode dient u de projecten in Exact Globe te onderhouden en niet in Exact (Synergy) Enterprise.

Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget)

Wanneer u E-budget in uw licentie heeft kunt u tevens de methodes Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget) selecteren. Voor meer informatie over de verschillende Onderhanden werk methoden, zie Onderhanden werk (OHW) in een project administratie.

Volgende keer

In de laatste blogpost over Projecten zullen we de laatste stap uit het proces bespreken: het afronden van projecten.

Bron: Exact Support Blog

Service management – (Oplossing) componenten

In de voorgaande blogpost over de service management oplossing hebben we de software componenten besproken. U heeft nu een idee wat er ‘achter de schermen’ gebeurt bij de service management oplossing. In deze blogpost zullen we de componenten van de oplossing zelf bespreken, zodat u ook een idee krijgt welke activiteiten er plaatsvinden tijdens de dagelijkse processen zodra de oplossing succesvol is geïnstalleerd en geconfigureerd.

Verkoop

Tijdens de verkoop van een service-artikel vinden er een aantal service gerelateerde activiteiten plaats:

  • serviceconfiguraties genereren of koppelen aan een verkooporder die is gegenereerd in Exact Globe
  • serienummers vanuit Synergy synchroniseren met serienummers in Exact Globe
  • Installatie service activiteiten (in Synergy) genereren uit een verkooporder die in Exact Globe is gegenereerd
  • verkooporderregels (in Exact Globe) aan bestaande serviceconfiguraties koppelen
  • klanten informeren over service gerelateerde details door service gerelateerde velden op de lay-outs (Synergy en Exact Globe)

Serviceconfiguraties

Een serviceconfiguratie kan bestaan uit een enkel artikel of uit meerdere gekoppelde artikelen. Dit kan een combinatie zijn van serieartikelen, niet-serieartikelen en zelfs reserveonderdelen. Serviceconfiguraties zijn een belangrijk onderdeel van de service management oplossing aangezien zij servicebedrijven de mogelijkheid bieden om onder andere:

  • een set van artikelen te bundelen tot een serviceconfiguratie
  • de adresgegevens van klanten aan een serviceconfiguratie te koppelen
  • artikelen toevoegen en te vervangen in een serviceconfiguratie
  • de geschiedenis van de serviceactiviteiten te bekijken

Servicecontracten

De meeste servicebedrijven werken met contracten. De service management oplossing helpt o.a. bij:

  • het aanmaken van servicecontracten
  • het genereren van facturen vanuit een contract
  • het koppelen van een contract aan een project
  • het snel aanmaken van nieuwe klant gerelateerde contracten via contracttemplates
  • het koppelen van meerdere serviceconfiguraties aan een enkel contract

Helpdesk / Service desk

Efficiënte afhandeling van klantenservice gerelateerde vragen en serviceaanvragen is belangrijk, niet alleen voor een winstgevende serviceafdeling, maar ook om klanten tevreden en loyaal te houden. De service management oplossing helpt u hierbij door o.a.:

  • het bekijken van details van de contractafspraken
  • het instellen van de standaardduur per service-activiteit
  • het toevoegen of verwijderen van velden van het service-activiteitenscherm
  • het aanpassen van contact- en adresgegevens
  • het maken van materiaalreserveringen
  • het koppelen van materialen die gebruikt dienen te worden bij de service-activiteit

Planning

Een effectieve planning is belangrijk om er zeker van te zijn dat serviceoproepen op de meest efficiënte manier worden gepland en dat daarbij de juiste medewerker wordt toegewezen. De service management oplossing biedt o.a.:

  • het planbord
  • het automatisch verversen en gepersonaliseerde schermen en tools
  • het plannen van activiteiten die buiten het werkschema vallen
  • het plannen van meerdere monteurs op dezelfde service-activiteit
  • het werken met meerdere werkschema’s per monteur

Realisatie

Service management draait natuurlijk om het verlenen van service op een product. Hiervoor biedt de service management oplossing o.a.:

  • service-activiteit werkstroom
  • het updaten en bewerken van service-activiteiten en serviceconfiguratie details
  • werkbladen printen
  • real-time voorraad gebruik
  • het online registreren van het gebruikte materiaal, uren en andere uitgaven.

Magazijnbeheer

Voor handels- en productiebedrijven is het belangrijk om de voorraadniveaus goed in de gaten te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die service verlenen, waarbij het van belang is om altijd te kunnen beschikken over reserveonderdelen. Tevens is het belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen het vaakst ontbreken. De oplossing van Exact biedt de mogelijkheid om:

  • het maken van servicereserveringen in MRP
  • het real time bekijken van voorraadwijzigingen
  • het registeren van voorraad per monteur
  • het snel controleren van de beschikbaarheid van materialen

Facturering

Het is belangrijk om de periode tussen de service realisatie en het factureren zo kort mogelijk te houden. Daarnaast dienen facturen duidelijk te zijn voor de klant zodra ze op tijd betaald (kunnen) worden. Met de service management oplossing kunt u o.a.:

  • factuurvoorstellen aanmaken van realisaties op basis van de contractvoorstellen in Synergy
  • factuurvoorstellen aanpassen voordat de factuur wordt gegenereerd
  • periodieke facturen aanmaken op basis van contracten
  • facturen versturen naar (meerdere) debiteur(en)
  • facturen via Exact Globe versturen
  • artikelprijzen van een prijslijst uit Exact Globe gebruiken als basis voor de berekening

KPI’s en rapportage

Om inzicht te krijgen in hoe de organisatie presteert biedt de oplossing de volgende overzichten:

  • servicebon
  • contract
  • gedetailleerde planning
  • gecomprimeerde planning
  • factuurdetails

Bron: Exact Support Blog

Exact Financials overzicht van rechten per gebruiker

In het geval van interne audits of het inventariseren van rechtenbeheer in Exact Financials kan worden gevraagd naar een overzicht van de rechten per gebruiker in Exact Financials. Dit met de reden om na te gaan wat een gebruiker wel, maar ook zeker niet kan. Deze veelgehoorde wens is vanaf versie 7.22 geïntroduceerd in Exact Financials. Hieronder volgt een uitleg over deze nieuwe functionaliteit.

Open het menu [SYSTEEM: Beveiliging, Autorisatie, Menu, Menurechten per gebruiker] waarna onderstaand scherm wordt getoond:

In de sectie ‘Selectie’ kan achter criterium ‘Gebruikers-ID’ vanzelfsprekend de gebruiker worden ingevuld waarvan de rechten getoond moeten worden. Ook heeft u de keuze dit veld niet te vullen om zodoende van alle gebruikers de rechten op te vragen. Daarnaast kan ook nog het criterium ‘Applicatie’ worden toegevoegd, mocht u willen filteren op applicatie (bijv. Systeem, Finance, Assets, EDIS, etc.)

In de sectie ‘Voorkeuren’ kunt u uw filters verfijnen. Bijv. op administratieniveau, maar ook op ‘Type programma’. Dit veld houdt het proces binnen Exact Financials in. Denk in dat geval aan o.a. het aanmaken, goedkeuren, journaliseren, verwerken, verwijderen, afkeuren, afdrukken van een specifieke entiteit.
Het veld ‘Entiteitscode’ is tenslotte het laatste onderdeel waarop gefilterd kan worden en is een vervolg op het hiervoor genoemde ‘Type programma’. Mocht u hiervoor dus ‘Verwerken’ hebben gekozen, dan kan je achter ‘Entiteitscode’ bijv. ‘Financiële boeking’ kiezen, om zo na te gaan of een gebruiker recht heeft op het verwerken van financiële boekingen.

In de sectie ‘Groeperen’ kunt u eventueel nog kiezen hoe het overzicht uiteindelijk getoond moet worden. Denk hierbij aan groepering en/of sortering op applicatie en/of gebruikers-ID.

Nadat het overzicht is opgevraagd wordt, afhankelijk van de hiervoor genoemde selectie, voorkeuren en groepering/sortering, onderstaand overzicht getoond:

In dit overzicht, dat ook geëxporteerd kan worden naar o.a. Excel, is te zien dat gebruiker EXACT in alle administraties (zie ‘wildcard’ *) rechten heeft om bijvoorbeeld het rapport afschrijvingsgegevens op te vragen.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar voor Exact Globe & Synergy!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs. De volgende service packs staan nu voor u klaar:

De nieuwe service packs voor product update 413 en 258 komen later beschikbaar. Op dit moment werken we aan een oplossing voor een issue met betrekking tot de print engine in product update 413 van Exact Globe. Zodra er meer bekend is en deze service packs beschikbaar komen, kunt u dat lezen op het support blog. We verwachten u hier op korte termijn meer informatie over te kunnen geven.

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld. Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Onderhanden werk in Exact Globe (1/2)

In een administratie worden de kosten en opbrengsten die aan elkaar zijn gerelateerd, geregistreerd op de winst- en verliesrekening in dezelfde boekingsperiode. Dit wordt het realisatie principe genoemd.

Onderhanden werk (OHW) wordt gebruikt om het resultaat op de winst- en verliesrekening dusdanig te corrigeren dat de kosten en opbrengsten in balans zijn. Het resultaat wordt verhoogd of verlaagd door gebruik te maken van één of meer OHW grootboekrekeningen en een specifieke OHW W&V rekening of een bestaande kosten- of omzetrekening. Onderhanden werk wordt meestal gebruikt voor lange termijn projecten. Bedrijven binnen eenzelfde sector gebruiken vaak dezelfde Onderhanden werk methode. De gekozen Onderhanden werk methode bepaalt hoe het Onderhanden werk wordt berekend, bijvoorbeeld gebaseerd op de gerealiseerde kosten of gebaseerd op de gerealiseerde opbrengsten.

Algemeen

Onderhanden werk is in principe de werkvoorraad van een organisatie die op projectbasis werkt. Onderhanden werk kan uit het volgende bestaan:

  • Uren
  • Gerealiseerde uren door derden (bijvoorbeeld wanneer (een deel van) het project is uitbesteed)
  • Gebruikte materialen
  • Kosten van derden (directe kosten)

Vanwege de diversiteit aan organisaties die op projectbasis werken, kan de manier waarop gewerkt wordt met onderhanden werk erg verschillen. De wetgeving voor het boekhouden met onderhouden werk is internationaal geregistreerd in de International Accounting Standards (11).

Lange termijn projecten kunnen worden onderverdeeld in projecten die worden uitgevoerd door uw eigen personeel en projecten die worden uitgevoerd door derden. Wanneer projecten door uw eigen personeel worden uitgevoerd, dan dient de winst uit het jaar van verkoop genomen te worden. Wanneer projecten door derden uitgevoerd worden dan kan de winst bepaald worden op basis van de volgende methodes:

  • Winst wordt verkregen bij het afronden van het werk/project. Dit wordt de Afgehandelde contractmethode genoemd.
  • Winst wordt proportioneel verkregen bij het realiseren van het werk/project. Dit wordt de Percentage gereed methode genoemd.

Er zijn twee manieren om rekening te houden met onderhanden werk:

  • Direct alle kosten en opbrengsten op een winst- & verliesrekening boeken en het onderhanden werk op een later moment bepalen. Dit wordt de Resultaatmethode genoemd.
  • Direct de realisaties op de grootboekrekening onderhanden werk op de balans boeken en dit op een later moment op de winst & verliesrekening zetten. Dit wordt de Onderhanden werk methode genoemd.

In Exact Globe gebruiken we de resultaatmethode.

Instellingen

Voordat u gebruik kunt maken van de optie Onderhanden werk (OHW) in Exact Globe dient u in de projectinstellingen te controleren of de juiste grootboekrekeningen zijn ingesteld. U kunt de projectinstellingen definiëren via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Projectinstellingen]. Voor meer informatie over de instellingen, zie Instellingen: Project (Projectinstellingen).

Screenshot 1 NL

Onderhanden werk genereren

Wanneer u het onderhanden werk op de balans wilt boeken, dient u een deel van de transacties over te dragen naar de grootboekrekening onderhandenwerk op de balans.

Om dit te doen kunt u het betreffende project onderhouden via [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] en klik op de knop Onderhanden werk om direct het Onderhanden werk scherm te openen voor het huidige project. Om Onderhanden werk voor meerdere projecten te genereren kunt u gaan naar [Projecten, Projecten, Onderhanden werk].

U kunt per project een onderhanden werk methode selecteren. In de kolom Genereren kunt u aangeven dat voor deze regel het onderhanden werk berekend dient te worden. Vervolgens klikt u op de knop Genereren om de financiële transacties voor het onderhanden werk te genereren. Voor meer informatie over het genereren van onderhanden werk, zie Onderhanden werk genereren.

Volgende keer

In de volgende blogpost over onderhanden werk worden de verschillende onderhanden werk methodes uitgelegd.

Bron: Exact Support Blog