Actric Exact Software Support Blog

Hoe kan ik een debiteur tijdelijk uitsluiten voor herinneringen?

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een herinnering af te drukken voor debiteuren die het openstaande bedrag nog niet hebben voldaan. Echter soms kan het handig zijn om voor een specifieke debiteur een uitzondering te maken. Bijvoorbeeld wanneer er een afspraak met de debiteur is gemaakt.

Uitsluiten zonder reden
Om voor een specifieke debiteur geen herinneringen af te drukken, kunt u de optie ‘stuur herinneringen’ uitvinken in het debiteurenonderhoud via het menu [Financieel, Debiteuren, Onderhouden]. Het uitzetten van deze optie zorgt ervoor dat de debiteur geen herinneringen ontvangt, maar geeft geen inzicht in de reden hiervoor.

Uitsluiten met reden
Wanneer u wel inzicht wilt in de reden of wanneer u een debiteur tijdelijk of eenmalig wilt uitsluiten, is er nog een alternatief om specifieke debiteuren automatisch uit te sluiten bij het afdrukken van herinneringen. U kunt in dat geval in het onderhoud van de debiteur een scenario voor herinneringen meegeven. Standaard staat dit scenario op ‘Normaal’, maar u heeft hier ook de opties ‘Betalingsovereenkomst’, ‘Klachten’ en ‘Overgedragen’. Bij het afdrukken van de betalingsherinneringen kunt u in de geavanceerde modus via een filter op scenario er iedere keer bewust voor kiezen om debiteuren met een afwijkend scenario wel of juist niet mee te nemen.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik werken met tags in Synergy documenten

/in /door

In Exact Synergy Enterprise kunnen tags gebruikt worden als keywords om documenten te organiseren en groeperen. Exact Synergy Enterprise kent zowel bedrijfstags als persoonlijke tags. Bedrijfstags zijn voor het hele bedrijf beschikbaar en in te stellen, persoonlijke tags alleen per gebruiker.

Per documenttype (inrichting)
De bedrijfstags kunnen worden ingesteld per documenttype via het menupad [Documenten, Inrichting, Onderhoud, Document: types]. Onder het tabblad ‘Meer eigenschappen’ kunnen bedrijfstags bij een documenttype worden geactiveerd door de optie ‘tags’ aan te vinken. Vervolgens kunnen bedrijfstags worden gedefinieerd, die aan het bewuste documenttype gekoppeld mogen worden door deze in te voeren via het invulveld ‘Toevoegen’.

De bedrijfstags zijn hier ook weer te verwijderen van dit documenttype door middel van het rode kruisje naast de tags. Deze optie is alleen beschikbaar als de tags nog aan geen enkel document binnen dit type gekoppeld zijn. Mocht dit wel het geval zijn, dan moeten de tags eerst worden losgekoppeld van de documenten, waarna de tags ook van het documenttype te verwijderen zijn.

Documenttype Tags

Per document
In een document zijn de tags toe te voegen of te verwijderen in de sectie ‘tags’ onderaan het document. In het linker veld staan de bedrijfstags, daarnaast is een veld voor persoonlijke tags en een veld voor populaire tags. Helemaal aan de rechterzijde staat het veld met de gekoppelde tags. Hier kunnen ook persoonlijke tags worden gedefinieerd door middel van het veld ‘mijn tags’.

De tags in de linker velden kunnen aan het document worden toegekend door er op te klikken. De tags verplaatsen hiermee naar het rechter veld ‘Te gebruiken tags’. Door nogmaals op de tags te klikken in het rechter veld, worden de tags weer terug geplaatst naar de linker velden. Het is ook mogelijk alle tags uit een bepaald veld tegelijkertijd toe te voegen of te verwijderen met de plus- en min-iconen rechts boven elk veld.

Document tag

Een document zoeken op basis van tags
In deze blogpost is beschreven hoe u documenten kunt zoeken op basis van de ingevoerde tags.

Bron: Exact Support Blog

 

De Synergy app voor Windows Phone

/in /door

De Synergy app voor Windows Phone is nu beschikbaar in de Windows Phone Marketplace. Heeft u een Windows Phone, dan kunt u nu ook via uw mobiele telefoon direct toegang krijgen tot Exact Synergy Enterprise.

Het ontwerp van de app is geheel in lijn met de Windows Phone richtlijnen. Hierdoor is de navigatie eenvoudig en duidelijk. U kunt op deze manier snel alle functies van de app benutten. In onderstaande afbeeldingen ziet u onder andere een voorbeeld van een verzoek in de app. De stappen die het verzoek doorloopt worden nu op de lijn weergegeven.

     
Beginscherm                                              Nieuwe weergave van het verzoek

     
Een urenboeking aanmaken                           Relatiekaart

De beschikbare functies zijn gelijk aan de iPhone app en de Android app. De meest gebruikte functies zijn:

  • Het beheren van de werkstroom
  • Bekijken en beheren van relatiekaarten en contactpersonenkaarten
  • Medewerkers zoeken
  • Declaraties indienen
  • Verlof aanvragen
  • Uren registreren (deel van de PSA oplossing)

Let op, u kunt vanaf Product Update 249 werken met de Windows Phone app.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS

/in /door

Vanaf product update 406 van Exact Globe Next biedt Exact SSCC Shipment Builder als functionaliteit onafhankelijk van E-WMS. Dit biedt u de mogelijkheid om SSCC verzend etiketten voor uw verkooporders te genereren en af te drukken, en deze SSCC nummers op te nemen in het EDI pakbon bericht (DESADV), dit kan met EDI Gateway of met EDI Pakbon. Deze nieuwe functionaliteit is beschikbaar via het menupad [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder].

Wanneer u gebruik maakt van E-WMS (met handterminals) om uw verkooporders te picken, biedt E-WMS reeds de standaard functionaliteit om SSCC nummers te koppelen aan de gepickte artikelen. Ook voor scenario’s waarbij u geen gebruik wilt maken van handterminals voor het picken, biedt E-WMS reeds de Autopack en Shipment Builder functionaliteit. Autopack omzeilt het daadwerkelijke pick proces en gaat er vanuit dat er voldoende voorraad is op de hoofdlocatie van het artikel. Het bestelde aantal wordt dan automatisch verdeeld in een verzend structuur van pallets en dozen waarbij een uniek SSCC nummer wordt toegekend aan iedere doos en pallet. De gegenereerde verzend structuur kan worden bekeken en bewerkt in het Shipment Builder scherm, waar u ook het afdrukken van de etiketten kunt starten.

Ook zonder E-WMS
Deze op E-WMS gebaseerde functionaliteit is nu ook beschikbaar wanneer u geen gebruik maakt van E-WMS. Hiervoor dient u de nieuwe module SE1387 SSCC Shipment Builder toe te voegen aan uw licentie (kosteloos).

SSCC Shipment Builder biedt de volgende functionaliteit:

  • Genereren verzending: Verdeel de aantallen van uw verkooporders automatisch in aantallen per pallet en doos, gebaseerd op de voorgeconfigureerde packing eenheden per artikel.
  • Genereren SSCC nummers en afdrukken SSCC verzend etiketten (via BarTender integratie) gebaseerd op de gegenereerde verzending.
  • Koppel deze gegenereerde SSCC nummers automatisch aan uw orderregel historie.
  • Neem de gegenereerde SSCC pallet nummers op in uw EDI bericht.

Wanneer u beschikt over SSCC Shipment Builder in uw licentie beschikt u over de volgende extra menupaden en functies in de administratie:

  • [Order, Invoer, SSCC Shipment Builder] Opent het control center om Autopack en Shipment Builder voor uw verkooporders te starten.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Algemeen] Configuratie; al dan niet gebruik maken van voorraadcontrole en op welk niveau.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS Leveringen] Configuratie; hoe u wilt werken in het control center voor Shipment Builder.
  • [Systeem, Algemeen, Instellingen, WMS SSCC] Voor het configureren van de parameters voor de gegenereerde SSCC nummers.
  • [Systeem, E-WMS, Etiketten] Biedt u de mogelijkheid om bestaande etiketten voor Shipment Builder te configureren en koppelen.
  • [Systeem, E-WMS, SKU types] Biedt u de mogelijkheid om standaard packing types zoals pallets en dozen te configureren.
  • [Systeem, E-WMS, SKU per artikel] Biedt u de mogelijkheid om artikelen te koppelen aan een SKU type.
  • [Order, Artikelen, Onderhouden] Knop ‘WMS’ Een knop ‘WMS’ is beschikbaar in het artikelonderhoud waarmee u het artikel als ‘Autopack’ artikel kunt configureren.

Enkele Aandachtspunten:

  1. Nadat SSCC Shipment Builder aan uw licentie is toegevoegd wordt bij het openen van de administratie een database update uitgevoerd waarbij u exclusieve toegang tot de database nodig heeft. Deze update kan afhankelijk van de omvang van de database en uw hardware enige tijd in beslag nemen. U dient het bijwerken van de licentie zorgvuldig te plannen. Bij twijfel kunt u de licentie update eerst uitvoeren in een test database van gelijke omvang.
  2. U ziet op E-WMS gebaseerde termen en instellingen omdat de functionaliteit gebaseerd is op E-WMS technologie.
  3. Voor het ontwerpen en afdrukken van de SSCC etiketten dient u te beschikken over BarTender (‘Automation’ editie of hoger) van Seagull Scientific Software. BarTender is géén Exact product, en de etiketten dienen aangemaakt te worden op basis van uw specifieke behoeften. Hiervoor kan de inzet van consultancy noodzakelijk zijn. Voorbeeld etiketten kunt u vinden in het document SSCC Shipment Builder: Voorbeeld BarTender etiket lay-outs en SQL views.
  4. Het is op dit moment niet mogelijk om deze SSCC nummers op te nemen in de pakbon lay-out van Exact Globe Next. In plaats daarvan kan het ‘Verwerking verslag’ worden aangepast om als ‘SSCC bijlage’ te fungeren.
  5. Het is alleen mogelijk om SSCC Shipment Builder in uw licentie te laten opnemen wanneer u niet reeds beschikt over een E-WMS licentie (zoals SE5700, SE1380, SE1386), omdat al deze licenties reeds dezelfde functionaliteit bieden.

U kunt de licentie voor de nieuwe SSCC Shipment Builder module kosteloos verkrijgen bij Exact op het moment dat product update 406 algemeen beschikbaar is.

Bron: Exact Support Blog

Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next en Synergy Enterprise in Controlled Release

/in /door

Vanaf deze week is de Shop Floor Control oplossing in Controlled Release. Een groep klanten gaat dan uitgebreid aan de slag met deze oplossing en zal tijdens het gebruik van de software, feedback geven op de functionaliteit om zo de oplossing verder te perfectioneren.

Wat is de Shop Floor Control oplossing?
De Shop Floor Control oplossing reduceert het gebruik van papier op de werkvloer. Het doel is om operators inzicht te geven in de orders waaraan ze moeten werken en dat ze tijd en materiaalverbruik kunnen registreren. Dit alles kan worden gedaan binnen een gebruiksvriendelijke touch screen interface.

Shop Floor Control (SFC) presenteert productieorder gegevens op een eenvoudige manier aan de medewerkers op de productievloer. Zij zien welke orders er klaar staan en eraan komen en kunnen per bewerking detail informatie zien. Materiaal verbruik wordt direct op de werkplek geregistreerd en met een start/stop-knop wordt tijdsregistratie erg makkelijk. De voortgang op de productievloer is op deze manier real-time te volgen.

Productie medewerkers zien:

  • Aan welke productieorders gestart kan worden
  • Allerlei detail informatie (Status, Routing, BOM, etc.)
  • Welke orders er aan gaan komen

Productie medewerkers registreren:

  • Arbeidsuren
  • Machine uren (setup/run)
  • Materiaalverbruik
  • Gereed melden van bewerkingen
  • Productie ontvangsten
  • Extra informatie (bijv. in het kader van kwaliteitscontrole)

Shop Floor Control werkt in combinatie met alle populaire internetbrowsers. Dit betekent dat het op vrijwel elk apparaat uitgevoerd kan worden;  touch screen of niet-touch screen. Het onderstaande schema geeft het proces van de SFC oplossing weer:

Shop Floor

De Shop Floor Control oplossing werkt met Exact Globe Next in combinatie met Exact Synergy Enterprise. De informatie wordt gesynchroniseerd middels Exact Integration.

Deelnemen aan de Controlled Release?
Wilt u ook graag deelnemen aan de Controlled Release fase van de Shop Floor Control oplossing? Op dit moment zijn er nog enkele plekken beschikbaar. U kunt uw interesse kenbaar maken door een e-mail te sturen naar productreadiness@exact.com.

Bron: Exact Support Blog

Exact Synergy Enterprise product update 251 in Controlled Release

/in /door

Vanaf deze week is Exact Synergy Enterprise product update 251 in Controlled Release. Dit betekent dat klanten die deelnemen aan de Controlled Release fase vanaf nu kunnen beschikken over de nieuwe product update. In deze product update zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en diverse verbeteringen doorgevoerd.

Product update 251
Vanaf deze product update zijn de systeemeisen aangepast. Windows server 2012, Microsoft Office 2013 (32-bit en 64-bit versie) en Internet Explorer 10 worden nu ondersteund voor het werken met Exact Synergy Enterprise.

Vanaf product update 251 is het voor anonieme bezoekers mogelijk om een sollicitatie in te vullen in Exact Synergy Enterprise via uw publieke website. Daarnaast zijn er verbeteringen doorgevoerd voor de Natuurlijke personen functionaliteit. Het is nu onder andere mogelijk om een contactpersoon  van een relatie direct te koppelen aan een andere relatie.

Binnen de PSA oplossing zijn er diverse verbeteringen doorgevoerd voor de weekstaat functionaliteit. Het is nu mogelijk om ook de reiskosten en materiaal/kosten verzoeken te koppelen aan het weekstaat verzoek. Tevens is het  mogelijk om verzoeken te koppelen die bestaan uit twee stappen.

Tenslotte zijn er veel nieuwe functies voor Service management, zo zijn er nu nieuwe verzoektypes beschikbaar, kunt u artikel afspraken maken en is het mogelijk om een kortingspercentage te definiëren.

Meer informatie
Voor meer informatie over product update 251 kunt u deze blogpost raadplegen. Meer informatie over het Controlled Release traject kunt u vinden in dit document.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Snel een nieuw verzoek aanmaken binnen Exact Synergy Enterprise

/in /door

Gebruikt u vaak een verzoek voor dezelfde medewerker of voor hetzelfde project? Om tijd te besparen en snel een nieuw verzoek aan te maken, kunt u gebruik maken van de functie ‘kopiëren’ in het verzoek. Hiermee kunt u eenvoudig aangeven welke informatie u wilt kopiëren naar het nieuwe verzoek. In onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u dit kunt doen.

Een verzoek kopiëren

1. Open een reeds bestaand verzoek en kies voor de knop Kopiëren. In dit voorbeeld is er onder andere een medewerker, document en project gekoppeld.

2. Selecteer vervolgens het verzoek dat u wilt aanmaken. Let op, wanneer u een verzoek kiest waar een veld niet beschikbaar in is, dan is het niet mogelijk om dit te kopiëren vanuit het oude verzoek. Een voorbeeld kan zijn wanneer u een verzoek kopieert met het veld document. Wanneer u bij het nieuwe verzoek een verzoek kiest die niet beschikt over het veld document, dan kunt u dit veld niet kopiëren.

3. Markeer nu de informatie die u wilt gebruiken in het nieuwe verzoek. Standaard is alle informatie geselecteerd.

4. Klik nu op Nieuw om het verzoek aan te maken. Het nieuwe verzoek is nu gevuld met de door u geselecteerde informatie.

Bron: Exact Support Blog

Help! De loonstrook mist regels

/in /door

Deze vraag kunt u in januari van uw collega’s verwachten. De salarisslip over januari 2013 bevat minder onderdelen dan de loonstrook in december 2012. Dit komt door de invoering van de Wet uniformering loonbegrip (WUL) per 1 januari 2013.

De Wet uniformering loonbegrip zorgt ervoor dat de loonbelasting/premie volksverzekeringen, de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en de premies werknemersverzekeringen voortaan dezelfde heffingsgrondslag gebruikt, het zogenoemde uniforme loonbegrip. Hierdoor wordt op de loonstrook de regel ‘Loon voor SVW’ niet meer in het berekeningsgedeelte getoond. De term ‘Fiscaal loon’ is op de loonstrook hernoemd naar ‘Heffingsloon’.

Een onderdeel van de Wet uniformering loonbegrip is ook een aanpassing in de Zorgverzekeringswet. De Zvw bijdrage van de medewerkers vervalt voor de grootste groep medewerkers en er komt een werkgeversheffing voor in de plaats. Als er sprake is van de werkgeversheffing voor Zvw, wordt het veld ‘Bijdrage ZVW’ ook niet op de loonstrook getoond.

Meer informatie over de Wet uniformering loonbegrip kunt u terugvinden in de volgende documenten:

Bron: Exact Support Blog

Jaaropgave aan de medewerker in PDF formaat

/in /door

Elk jaar ontvangen medewerkers van hun werkgever een jaaropgave over het afgelopen jaar. Deze jaaropgave werknemer kan de medewerker gebruiken bij zijn aangifte Inkomstenbelasting. Via het menupad [Salaris, Aangiften, Jaarlijks, Jaaraangifte werknemer] kunt u de jaaropgave van de medewerker aanmaken in Exact Globe Next.

Eindejaarsversie 2012/2013
Veel salarisstroken worden via de e-mail aan de medewerkers verstrekt, in HTML of PDF formaat. Hierdoor was er ook veel vraag naar de mogelijkheid om de jaaropgave in PDF formaat te kunnen verstrekken. Vanaf de eindejaarsversie 2012/2013 is een nieuwe lay-out beschikbaar voor het afdrukken van de jaaraangifte werknemer.

Deze nieuwe lay-out is beschikbaar in PDF formaat en u kunt de jaaropgave met deze nieuwe lay-out afdrukken of e-mailen aan de medewerkers. Hiervoor hoeft u de module SE1706 e-Salaris pdf-stroken niet aan te schaffen.

Voordat u deze nieuwe lay-out kunt gebruiken, dient u eerst loonjaar 2013 te openen. Bij het openen van loonjaar 2013 worden de documentinstellingen voor de nieuwe lay-outs aangemaakt. U kunt deze lay-outs (PDF_MAIL en PDF_PRINT) onderhouden via het veld ‘Jaaropgaven’ in de documentinstellingen die u kunt openen via het menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen].

Bij het e-mailen van de PDF jaaropgave wordt dezelfde wijze toegepast als bij het e-mailen van de salarisslips. Naar welk e-mailadres de PDF jaaropgave wordt verstuurd is afhankelijk van de instelling ‘E-mailadres’ uit de salarisgegevens van de medewerker. Wanneer de optie ‘Niet mailen’ is geselecteerd of wanneer er geen e-mailadres beschikbaar is, wordt de aangifte op het scherm getoond en kunt u deze afdrukken.

Deze nieuwe lay-out heeft de volgende extra functies die niet aanwezig zijn in de bestaande jaaropgave lay-outs:

  • Wanneer ‘Adres 2′ op de werkgeverskaart is gevuld wordt deze ook afgedrukt.
  • Wanneer de medewerker in het buitenland woont wordt tevens het land afgedrukt.

Bron: Exact Support Blog

Datum of rapportage datum?

/in /door

In Exact Globe Next kunt u naast de datum tevens een rapportage datum vullen bij het invoeren van boekingen. Het vullen van een extra datum vergroot uw mogelijkheden op het gebied van verslaglegging. Bij het invoeren en verwerken van boekingen die betrekking hebben op (gesloten) perioden dienen reeds gerapporteerde waarden behouden te blijven. Dit wordt gerealiseerd door transactieregels te verrijken met een rapportage datum. U kunt de betreffende boeking dan toch in de juiste periode rapporteren, ondanks dat de periode feitelijk reeds is afgesloten.

Voor het gebruik van de rapportagedatum dient u te bepalen of u de controle op afgesloten perioden wilt laten plaatsvinden op datum of rapportagedatum. Deze instelling kunt u vinden in de algemene instellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen].

Perioden sluiten
Het is aan te bevelen om perioden waarin niet meer mag worden geboekt af te sluiten. Het is niet noodzakelijk, maar het vergroot de beheersbaarheid en helpt om vergissingen te voorkomen.

Op het moment dat u een periode heeft gesloten, dan kan er dus niet meer geboekt worden op een datum, dan wel rapportage datum welke in die periode valt. Tevens is deze instelling van invloed op het verwerken van het resultaat. Hier selecteert u een datumtraject waarvoor u het resultaat wilt verwerken. Als u deze instelling op ‘Datum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua boekingsdatum binnen het traject vallen. Als u deze instelling op ‘Rapportagedatum’ zet, worden boekingen meegenomen in het resultaat die qua rapportagedatum binnen het traject vallen.

Verder is deze instelling van toepassing op de voorraadwaardering. Het aanpassen van deze instelling kan invloed hebben op de voorraadwaarde. De gevolgen hiervan kunnen vergeleken worden met het wijzigen van het waarderingssysteem.

Voorbeeld
In dit document vindt u een voorbeeld over het toekennen van een rapportage datum aan transactieregels. Het toekennen van een rapportagedatum kunt u in alle dagboeken uitvoeren. Het kan zo zijn, dat de kolom ‘Rapportage datum’  niet zichtbaar is in de boeking. U dient deze dan eerst via kolommen definiëren (klik met de rechtermuisknop in de kopregel van de kolom) te activeren.

Bron: Exact Support Blog