Actric Exact Software Support Blog

Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar

Na een succesvolle Controlled Release periode is Exact Online Handel Geavanceerd nu algemeen beschikbaar. De Controlled Release fase is afgesloten met uitstekende beoordelingen voor het product (8) en support (8,5).

Voor wie?
Bij de ontwikkeling van Exact Online Handel Geavanceerd is de nadruk gelegd op het invullen van de behoeftes van handelsbedrijven met een sterke groei, die meer willen doen met minder en waarbij de klant en regelgeving hoge eisen stellen aan de onderneming.

Exact Online Handel Geavanceerd is met name geschikt voor handelsbedrijven met behoefte aan een meer geavanceerde logistiek en die zich herkennen in  een of meer van onderstaande  karakteristieken:

  • Als sprake is van meerdere vestigingen/magazijnen.
  • Een groot assortiment en veel magazijnhandelingen.
  • Actief in food, farmacie of chemie waarbij partijregistratie verplicht is om zo goederen te kunnen traceren.
  • Actief in handel van apparatuur en gereedschappen waarbij serienummerregistratie van belang is.
  • Als producten in bulk worden ingekocht en naar kleinere verpakkingen ompakt.
  • Handelsbedrijven die producten samenstellen/assembleren.
  • Als sprake is van veel varianten van standaard samenstellingen welke pas bij leveren wordt verzameld door onvoorspelbaarheid van de vraag of kosten van op voorraad houden van alle samengestelde varianten.

Exact Online Handel Geavanceerd bevat alle functies van Exact Online Handel (inclusief Financieel en CRM) plus:

  • Meerdere magazijnen voor opslag van goederen.
  • Locatiebeheer per artikel voor structuur en optimale routing in het magazijn.
  • Verzamelpicklijst om meerdere orders in een keer te picken.
  • Assemblage en ompakken.
  • Assemblage bij levering.
  • Inkoopprijsafspraken per leverancier per periode met staffels.
  • Serienummer registratie bij ontvangst en levering.
  • Batch traceerbaarheid.
  • Ouderdomsanalyse voorraad.

Wat zeggen de Controlled Release klanten?
De  deelnemende Controlled Release klanten vertegenwoordigden een brede groep van handelsbedrijven. Deze klanten verhandelen onder andere Elektronica, Diergeneesmiddelen, Medische apparatuur, Speelgoed, Verpakkingen, Siroop, Fruit, Kabels, Pompen, Gasinstallaties, Wolproducten, Lijm , etc.

Een aantal quotes van onze Controlled Release klanten:

  • “Assemblage werkt super voor onze branche”
  • “Zeer geslaagd product”
  • “Onbegrensde mogelijkheden, voor de leek inzichtelijk gemaakt”
  • “Dit is wat we nodig hebben! Dit gaat ons tijd besparen”

Tijdens de Controlled Release periode zijn een groot aantal suggesties aangemeld waarvoor we de deelnemende bedrijven zeer dankbaar zijn. Een groot deel van deze suggesties zijn al tijdens de Controlled Release fase in Exact Online Handel Geavanceerd verwerkt.

Een bijlage artikel toevoegen Exact Synergy Enterprise

Op de monitor van een artikelkaart in Exact Synergy Enterprise kunt u een link vinden naar mogelijke bijlagen van artikelen. Het is echter niet bij elk artikel direct mogelijk om een bijlage toe te voegen, hiervoor moet eerst aan enkele voorwaarden worden voldaan.

Bijlagen

Releases
Bijlagen van een artikel in Exact Synergy Enterprise zijn namelijk altijd aan releases van een artikel gekoppeld en voor het artikel moeten er dus releases bestaan. Releases van artikelen kunt u aanmaken en onderhouden via het assortiment waaraan het artikel is gekoppeld. De assortimenten kunt u benaderen via het menu [Logistiek, Inrichting, Algemeen, Assortimenten]. Hier kunt u het betreffende assortiment selecteren en in de monitor van het assortiment kiezen voor ‘Releases’. Met de knop ‘Nieuw’ kunt u een nieuwe release aanmaken en hierbij meteen ook aangeven welke gebruikers rechten hebben om bijlagen te beheren voor de release.

Nadat de release is aangemaakt, zal er bij de bijlagen op de artikelkaart ook per release de optie bestaan om een bijlage te uploaden voor het artikel. Dit is weergegeven in onderstaande afbeelding.

Bijlage uploaden

Bron: Exact Support Blog

Digipoort, BAPI en PKI overheidscertificaat

Aangiften die u doet met aangifte- of administratiesoftware, komen nu bij de Belastingdienst binnen via het BAPI-kanaal. Met de invoering van SBR (Standard Business Reporting) gaat de Belastingdienst stapsgewijs over op een nieuw, overheidsbreed kanaal: Digipoort. SBR is de standaard voor het samenstellen van financiële rapportages en voor het aanleveren van verplichte rapportages aan overheden.

Vanaf 1 januari 2014 bent u verplicht de btw-aangifte en ICP-opgave via Digippoort bij de belastingdienst aan te leveren.

Exact Financials Enterprise maakt nu al gebruik van de aangifte programmatuur van Exact Online. De procedure van electronische aangifte zal niet wijzigen. Vanaf het 4e kwartaal van 2013 zal Exact Online de ‘vertaling’ afhandelen zodat ook de Btw/ICP aangifte in het vereiste formaat aan de belastingdienst wordt aangeboden.

Om digitaal aangiften te doen via het BAPI-kanaal, gebruikt u een BAPI-certificaat. Om aangiften te doen via SBR met Digipoort moet u een ander certificaat hebben: het PKI overheid certificaat. Deze certificaten zijn onderling niet uitwisselbaar.

Omdat SBR stapsgewijs wordt ingevoerd, zullen BAPI en Digipoort vanaf 1 januari 2014 enige tijd naast elkaar bestaan. Daardoor zult u, afhankelijk van uw situatie, de komende jaren zowel een PKI overheid-certificaat als een BAPI-certificaat nodig hebben.

Aangifte doen via Digipoort of BAPI

Aangifte Kanaal Opmerking
Aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting,
EKA-berichten, tot en met aangiftejaar 2011.
BAPI
Aangiften inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting,
aangiftejaar 2012 en later.
SBR/Digipoort
Btw-aangiften en ICP-opgaven, tot 1 januari 2014. BAPI
Btw-aangiften en ICP-opgaven, vanaf 1 januari 2014. SBR/Digipoort
Aangiften en loonheffingen en toeslagen, vanaf 1 juli
2013.
BAPI Er is nog niet bepaald wanneer voor deze middelen de SBR
standaard wordt ingevoerd.

Vraag op tijd een PKI Overheidscertificaat aan
Voordat u aangiftes kunt inzenden via de Digipoort, dient u een nieuw PKI Overheidscertificaat aan te vragen. Heeft u nog geen PKI Overheidscertificaat? Ga dan naar één van de volgende serviceproviders om het certificaat aan te vragen:

Tip: doe dit zo snel mogelijk
De serviceprovider moet u persoonlijk identificeren en rond de 16.000 intermediairs moeten hun certificaten nog aanvragen. U hoeft het certificaat nog niet daadwerkelijk af te nemen, te implementeren of te betalen. Na het identificeren bedraagt de doorlooptijd van aanvragen minimaal vier weken! Door snel te handelen komt u niet in de wachtrij te staan.

Bron: Exact Support Blog

Gegevens van meerdere relaties in één keer aanpassen

Met de module E-CRM kunt u selecties maken op bepaalde groepen relaties en tevens kunt u snel de stamgegevens van meerdere relaties en/of contactpersonen in één keer aanpassen.

Zo kunt u bijvoorbeeld alle klanten die in het afgelopen jaar een order hebben geplaatst selecteren. Via het menu [CRM, Processen, Selecties/Acties] Selecteert u bij ‘Beeld’ de optie ‘Relaties’, vervolgens kunt u bij de relatie-filter aangeven dat u alleen actieve klanten wilt tonen. Verder geeft u in de filter aan dat u een selectie wilt maken op orders die zijn aangemaakt tussen 1/1/2013 en 01/05/2013.

Selecteren

Gegevens wijzigen
Naast deze opties zijn er meerdere filtermogelijkheden, maar voor dit voorbeeld laten we het bij deze. Nadat u de gewenste criteria heeft opgegeven keert u terug naar het selecties/acties scherm waar nu alle relaties die aan de opgegeven criteria voldoen, worden getoond. Hier worden nu dus alle actieve debiteuren die tussen 1/1/2013 en 1/5/2013 een order hebben geplaatst, getoond. Met de knop ‘Alles selecteren’, selecteert u daarna alle relaties die worden getoond. Bij de relaties die u heeft geselecteerd wilt u bijvoorbeeld de classificatie aanpassen naar café ‘CAF’. Met de knop ‘Bijwerken’ opent u het scherm waarin u aan kunt geven welke gegevens u wilt wijzigen. In dit geval wilt u alleen de ‘Classificatie’ aanpassen, en selecteert u bij ‘Classificatie’ de optie ‘CAF’. Bij het drukken op ‘Start’ wordt de classificatie voor deze relaties aangepast.

Mocht het voorkomen dat u per ongeluk de verkeerde gegevens heeft aangepast dan kunt u dat altijd ongedaan maken. Via het menu [CRM, Relaties, Wijzigingen relaties fiatteren] kunt u de wijzigingen die bij de relaties zijn aangebracht terugvinden.

Selecteren

U kunt hier de wijzigingen die u ongedaan wilt maken, markeren. Vervolgens kunt u met de knop ‘Afkeuren’ de wijzigingen terugdraaien.

Bron: Exact Support Blog

Vanaf deze week is Exact WMS Lite algemeen beschikbaar

Vanaf  deze week is Exact WMS Lite algemeen beschikbaar. Deze oplossing biedt groothandels en productiebedrijven, die de rijke functionaliteit van E-WMS I en E-WMS II niet nodig hebben, Warehouse Management functionaliteit.

WMS lite is speciaal ontwikkeld voor MKB bedrijven met een beperkt budget. De primaire doelgroepen voor deze out-of-the-box oplossing zijn groothandels en productiebedrijven die Exact Globe Next gebruiken. E-WMS Lite is gebaseerd op de technologie van E-WMS. Om het feit dat de meeste WMS instellingen voorgedefinieerd (en niet zichtbaar) zijn, is de implementatietijd van WMS Lite korter en eenvoudiger.

Processen
Exact WMS Lite ondersteunt de volgende processen in het magazijn:

  • Ontvangsten van bestellingen
  • Tellingen
  • Verkooporders picken

De belangrijkste functies kunt u vinden in dit document.

Verschillen tussen E-WMS Lite en E-WMS
Wilt u weten wat de verschillen zijn tussen WMS Lite en WMS I en WMS II? In dit document staat dit uitgebreid beschreven.

Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u terecht op de Startpagina WMS Lite.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe product updates Exact Globe & Synergy

Vanaf deze week zijn Exact Synergy Enterprise product update 251 en Exact Globe Next product update 406 algemeen beschikbaar. In deze product updates zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en diverse verbeteringen doorgevoerd.

Exact Synergy Enterprise
Vanaf deze product update zijn de systeemeisen aangepast. Windows server 2012, Microsoft Office 2013 (32-bit en 64-bit versie) en Internet Explorer 10 worden nu ondersteund voor het werken met Exact Synergy Enterprise.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 251.

Exact Globe Next
Vanaf deze product update worden Microsoft Windows 8, Windows server 2012 en Microsoft Office 2013 (32-bit versie) ondersteund voor het werken met Exact Globe Next. Tevens zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de WMS oplossing.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 406.

Updaten?
Om gebruik te kunnen maken van bovenstaande functionaliteit dient u een update uit te voeren.

  • Exact Synergy Enterprise: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Synergy Enterprise kunt uitvoeren.
  • Exact Globe Next: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Globe Next kunt uitvoeren.

Bron: Exact Support Blog

Hoe wijzig ik het type incassomachtiging?

Met automatische incasso kunt u vorderingen direct van de bankrekening van uw debiteur opnemen, mits u daartoe de toestemming van de debiteur heeft.

Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten dient u voor de debiteuren die u wilt incasseren de gegevens van de incassomachtiging te definiëren. Bij het onderhoud van de debiteuren, waarbij de valutacode ‘EUR’ is geselecteerd, beschikt u op het tabblad ‘Financieel’ over de optie ‘Incassomachtiging’. Middels het icoon achter ‘Incassomachtiging’ kunt u de gegevens van de incassomachtiging onderhouden.

Het type incassomachtiging wijzigen
Bij ‘Type’ kunt u aangegeven welk type van het SDD schema wordt gebruikt voor het aanmaken van een SEPA incasso-bestand: Core of B2B. Indien u per abuis het verkeerde type heeft ingegeven en de instellingen reeds heeft opgeslagen, kunt u het volgende doen om het type voor incassomachtiging te wijzigen:

  • Open het scherm voor ‘Incassomachtiging
  • Klik op de rode kruis achter ‘Bankrekening’
  • Selecteer opnieuw het betaalmiddel middels het zoekscherm
  • Vervolgens kunt u het type voor incassomachtiging selecteren

Incassomachtiging

Bron: Exact Support Blog

Tip: Selecteren op verzendmethode

Bij het onderhoud van de debiteuren kunt u een bij het veld ‘Verzendmethode’ op het tabblad ‘Financieel’ de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Hier kunt u kiezen uit de opties e-mail, printer of elektronisch. Wanneer u hiermee werkt binnen uw administratie, dan heeft u bij het afdrukken / verwerken van de facturen de mogelijkheid om te sorteren op verzendmethode.

Verzendmethode selecteren
Om de facturen te selecteren gaat u naar het menu [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken], hier kiest u op het tabblad ‘Algemeen’ voor ‘Selectiemethode: Factuur’. Hiermee kunt u de facturen selecteren op ‘Verzendmethode’. In onderstaande afbeelding is dit weergegeven.

afdrukken op verzendmethode

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een afboeking naar betalingsverschillen terugdraaien?

Via de relatiekaart is het mogelijk om een factuur of deel van een factuur af te boeken naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen. In dat geval selecteert u in het afletterscherm de openstaande factuur en kiest u voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Er komt vervolgens een scherm naar voren waarin u kunt aangeven of u het bedrag naar een bepaalde grootboekrekening wilt afboeken’, bijvoorbeeld de grootboekrekening welke ingesteld staat voor betalingsverschillen. Het afletterscherm kunt u benaderen vanaf de debiteuren- of crediteurenkaart via het menu [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Kaarten].

Betalingsverschil

Ongedaan maken?
Indien u de bovenstaande optie heeft uitgevoerd, dan zult u ook op de grootboekkaart van de betalingsverschillen het afgeboekte saldo als regel terugvinden. Stel dat u een fout heeft gemaakt en u wilt dit terugdraaien, dan kan dit door wederom naar de relatiekaart te gaan en dan het afletterscherm te openen. Kies vervolgens bij Tonen (links bovenin) voor ‘Alle’, selecteer de betreffende afboeking en kies voor de knop ‘Afletteren ongedaan maken’.

Betalingsverschil

Op de grootboekkaart voor betalingsverschillen zal hierna de regel van de afboeking verdwenen zijn en uw factuur staat weer open in het afletterscherm met de status ‘niet afgeletterd’.

Bron: Exact Support Blog

e-Mails automatisch opslaan in Exact Synergy Enterprise

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om belangrijke e-mails automatisch te bewaren vanuit Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te gebruiken /installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in dit document. Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise’. Standaard is dit veld gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante  documenttype bij het veld Type. Wanneer u het documenttype selecteert vanuit Exact Synergy Enterprise dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de e-mails slepen naar de gedefinieerde map en vervolgens worden deze automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Let op, deze functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 248. Vanaf product update 251 wordt ook Microsoft Office 2013 ondersteund.

Bron: Exact Support Blog