Actric Exact Software Support Blog

Vanaf deze week is Exact WMS Lite algemeen beschikbaar

Vanaf  deze week is Exact WMS Lite algemeen beschikbaar. Deze oplossing biedt groothandels en productiebedrijven, die de rijke functionaliteit van E-WMS I en E-WMS II niet nodig hebben, Warehouse Management functionaliteit.

WMS lite is speciaal ontwikkeld voor MKB bedrijven met een beperkt budget. De primaire doelgroepen voor deze out-of-the-box oplossing zijn groothandels en productiebedrijven die Exact Globe Next gebruiken. E-WMS Lite is gebaseerd op de technologie van E-WMS. Om het feit dat de meeste WMS instellingen voorgedefinieerd (en niet zichtbaar) zijn, is de implementatietijd van WMS Lite korter en eenvoudiger.

Processen
Exact WMS Lite ondersteunt de volgende processen in het magazijn:

  • Ontvangsten van bestellingen
  • Tellingen
  • Verkooporders picken

De belangrijkste functies kunt u vinden in dit document.

Verschillen tussen E-WMS Lite en E-WMS
Wilt u weten wat de verschillen zijn tussen WMS Lite en WMS I en WMS II? In dit document staat dit uitgebreid beschreven.

Meer informatie?
Voor meer informatie kunt u terecht op de Startpagina WMS Lite.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe product updates Exact Globe & Synergy

Vanaf deze week zijn Exact Synergy Enterprise product update 251 en Exact Globe Next product update 406 algemeen beschikbaar. In deze product updates zijn verschillende nieuwe mogelijkheden toegevoegd en diverse verbeteringen doorgevoerd.

Exact Synergy Enterprise
Vanaf deze product update zijn de systeemeisen aangepast. Windows server 2012, Microsoft Office 2013 (32-bit en 64-bit versie) en Internet Explorer 10 worden nu ondersteund voor het werken met Exact Synergy Enterprise.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 251.

Exact Globe Next
Vanaf deze product update worden Microsoft Windows 8, Windows server 2012 en Microsoft Office 2013 (32-bit versie) ondersteund voor het werken met Exact Globe Next. Tevens zijn verschillende verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot de WMS oplossing.

Andere nieuwe functies:

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 406.

Updaten?
Om gebruik te kunnen maken van bovenstaande functionaliteit dient u een update uit te voeren.

  • Exact Synergy Enterprise: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Synergy Enterprise kunt uitvoeren.
  • Exact Globe Next: in dit document staat beschreven hoe u de update voor Exact Globe Next kunt uitvoeren.

Bron: Exact Support Blog

Hoe wijzig ik het type incassomachtiging?

Met automatische incasso kunt u vorderingen direct van de bankrekening van uw debiteur opnemen, mits u daartoe de toestemming van de debiteur heeft.

Wanneer u werkt met SEPA incasso-opdrachten dient u voor de debiteuren die u wilt incasseren de gegevens van de incassomachtiging te definiëren. Bij het onderhoud van de debiteuren, waarbij de valutacode ‘EUR’ is geselecteerd, beschikt u op het tabblad ‘Financieel’ over de optie ‘Incassomachtiging’. Middels het icoon achter ‘Incassomachtiging’ kunt u de gegevens van de incassomachtiging onderhouden.

Het type incassomachtiging wijzigen
Bij ‘Type’ kunt u aangegeven welk type van het SDD schema wordt gebruikt voor het aanmaken van een SEPA incasso-bestand: Core of B2B. Indien u per abuis het verkeerde type heeft ingegeven en de instellingen reeds heeft opgeslagen, kunt u het volgende doen om het type voor incassomachtiging te wijzigen:

  • Open het scherm voor ‘Incassomachtiging
  • Klik op de rode kruis achter ‘Bankrekening’
  • Selecteer opnieuw het betaalmiddel middels het zoekscherm
  • Vervolgens kunt u het type voor incassomachtiging selecteren

Incassomachtiging

Bron: Exact Support Blog

Tip: Selecteren op verzendmethode

Bij het onderhoud van de debiteuren kunt u een bij het veld ‘Verzendmethode’ op het tabblad ‘Financieel’ de standaard verzendmethode opgeven voor deze relatie. Dit heeft betrekking op het verzenden van facturen en betalingsherinneringen. Hier kunt u kiezen uit de opties e-mail, printer of elektronisch. Wanneer u hiermee werkt binnen uw administratie, dan heeft u bij het afdrukken / verwerken van de facturen de mogelijkheid om te sorteren op verzendmethode.

Verzendmethode selecteren
Om de facturen te selecteren gaat u naar het menu [Factuur, Invoer, Afdrukken/Verwerken], hier kiest u op het tabblad ‘Algemeen’ voor ‘Selectiemethode: Factuur’. Hiermee kunt u de facturen selecteren op ‘Verzendmethode’. In onderstaande afbeelding is dit weergegeven.

afdrukken op verzendmethode

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik een afboeking naar betalingsverschillen terugdraaien?

Via de relatiekaart is het mogelijk om een factuur of deel van een factuur af te boeken naar de grootboekrekening voor betalingsverschillen. In dat geval selecteert u in het afletterscherm de openstaande factuur en kiest u voor de knop ‘Afletteren/Verwerken’. Er komt vervolgens een scherm naar voren waarin u kunt aangeven of u het bedrag naar een bepaalde grootboekrekening wilt afboeken’, bijvoorbeeld de grootboekrekening welke ingesteld staat voor betalingsverschillen. Het afletterscherm kunt u benaderen vanaf de debiteuren- of crediteurenkaart via het menu [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Kaarten].

Betalingsverschil

Ongedaan maken?
Indien u de bovenstaande optie heeft uitgevoerd, dan zult u ook op de grootboekkaart van de betalingsverschillen het afgeboekte saldo als regel terugvinden. Stel dat u een fout heeft gemaakt en u wilt dit terugdraaien, dan kan dit door wederom naar de relatiekaart te gaan en dan het afletterscherm te openen. Kies vervolgens bij Tonen (links bovenin) voor ‘Alle’, selecteer de betreffende afboeking en kies voor de knop ‘Afletteren ongedaan maken’.

Betalingsverschil

Op de grootboekkaart voor betalingsverschillen zal hierna de regel van de afboeking verdwenen zijn en uw factuur staat weer open in het afletterscherm met de status ‘niet afgeletterd’.

Bron: Exact Support Blog

e-Mails automatisch opslaan in Exact Synergy Enterprise

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om belangrijke e-mails automatisch te bewaren vanuit Microsoft Outlook. Op deze manier kunt u eenvoudig belangrijke gegevens bewaren in Exact Synergy Enterprise terwijl u minder handelingen hoeft te verrichten.

Instellingen per map
Om gebruik te maken van deze functionaliteit dient u de Synergy Office Integratie (SOI) te gebruiken /installeren. Meer informatie hierover kunt u vinden in dit document. Nadat SOI voor u beschikbaar is kunt u de instellingen definiëren. Wanneer u in het navigatievenster van Microsoft Outlook 2007 of 2010 een map heeft toegevoegd, kunt u met de rechtermuisknop klikken op deze map. Vervolgens selecteert u Exact Synergy Enterprise.

Nu verschijnt het Exact Synergy Enterprise map instellingen scherm, markeer hier het veld bij ‘Bewaar alle inkomende e-mails uit deze map in Exact Synergy Enterprise’. Standaard is dit veld gemarkeerd. Selecteer vervolgens het relevante  documenttype bij het veld Type. Wanneer u het documenttype selecteert vanuit Exact Synergy Enterprise dan worden de andere secties automatisch gevuld. Hierbij kunt u denken aan de secties ‘Hoofd velden’, ‘Additionele velden’ en ‘Rechten’.

U kunt nu de e-mails slepen naar de gedefinieerde map en vervolgens worden deze automatisch bewaard in Exact Synergy Enterprise.

Let op, deze functionaliteit is beschikbaar vanaf product update 248. Vanaf product update 251 wordt ook Microsoft Office 2013 ondersteund.

Bron: Exact Support Blog

Versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise beschikbaar

Vanaf nu is versie 7.10.10 van Exact Financials Enterprise algemeen beschikbaar. De belangrijkste verbetering is dat met deze product update de werkstations uitgerust met Microsoft Windows 8 ondersteund worden. Een voorwaarde hierbij is wel dat het alleen de Web Client versie betreft.

De versie Web UI kan nog niet ondersteund worden op Microsoft Windows 8 omdat deze wordt uitgeleverd met Microsoft Internet Explorer 10. Deze versie van Internet Explorer wordt tot nu toe niet ondersteund.

Andere nieuwe functies:

  • Sorteervolgorde zichtbaar in zoekscherm in Web UI van Exact Financials Enterprise
  • Standaard paginagrootte in zoekschermen maximaal 1000 rijen
  • Selectie van meerdere jaren bij grootboekkaart mogelijk

Alle verbeteringen kunt u vinden in de release notes van product update 7.10.

Bron: Exact Support Blog

Jaarlijkse vakantiegeld uitbetaling

De maand mei staat bij veel salarisadministrateurs te boek als de maand waarin vakantiegeld uitbetaald moet worden. Bij veel werknemers staat deze maand juist bekend als de maand dat het vakantiegeld ontvangen wordt!

Graag wil ik u wijzen op de volgende twee stukjes die reeds op dit blog verschenen zijn:

In deze twee documenten kunt u veel gestelde vragen en tips en trucs voor uw softwarepakket terugvinden met betrekking tot de uitbetaling van het vakantiegeld.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Begeleidend schrijven meesturen

Bij uw klanten wilt u altijd een goede indruk maken. Ook als u een e-mail stuurt met een offerte, factuur of begeleidend schrijven, wilt u dat deze professioneel overkomt. Vanuit Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om een begeleidend schrijven mee te sturen. Echter, wist u ook dat u het begeleidend schrijven als afbeelding kunt versturen?

Via het menu [Systeem, Algemeen, Instellingen] kunt u de documentinstellingen benaderen. Hier vindt u de instelling waarmee u kunt aangeven of het begeleidend schrijven in HTML formaat of als afbeelding meegestuurd dient te worden. Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Begeleidend schrijven (Formaat)’.

Dit veld is alleen actief wanneer u bij ‘Bijlages opslaan als’ de optie ‘PDF’ heeft geselecteerd. Wanneer u de optie ‘HTML’ selecteert, wordt het begeleidend schrijven in HTML formaat in de e-mail toegevoegd. Indien u ‘Afbeelding’ selecteert wordt het begeleidend schrijven als afbeelding in de e-mail toegevoegd. De optie ‘Afbeelding’ biedt gebruikers de mogelijkheid om het begeleidend schrijven mee te sturen zoals in de lay-out is gedefinieerd en zonder dat de opmaak en uitlijning wordt aangepast.

Opmerkingen:

  • Het begeleidend schrijven maakt gebruik van het A4 formaat in een portret (portrait) oriëntatie. Wanneer u een ander formaat of oriëntatie gebruikt dan A4 en portrait dan worden de afmetingen van de afbeelding automatisch aangepast, waardoor deze vervormd kan worden weergegeven.
  • Wanneer het begeleidend schrijven uit meer dan één pagina bestaat wordt alleen de eerste pagina als begeleidend schrijven aan de e-mail toegevoegd.
  • Wanneer gebruik wordt gemaakt van verzamellay-outs wordt de afbeelding niet in de e-mail zelf getoond maar als bijlage aan de e-mail toegevoegd. De ontvanger dient dan deze bijlage te openen om het bericht te bekijken.

Bron: Exact Support Blog

SEPA, IBAN, BIC?

SEPA, IBAN en BIC zijn enkele afkortingen die u wellicht de laatste tijd wat vaker voorbij ziet komen. Maar weet u wat ze betekenen? In deze blogpost vindt u hierop een antwoord:

  • SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en betreft het gebied waarbinnen met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak naar rekeningen in eigen land als naar rekeningen in andere landen KAN worden betaald.
  • IBAN staat voor ‘International Bank Account Number’ en wordt gebruikt om internationale transacties tussen Euro rekeningen en banken gelegen in het SEPA gebied. Een IBAN bestaat uit de landcode, een controlegetal, de bankcode en uw huidige rekeningnummer aangevuld met 1 of meerdere nullen. Bijvoorbeeld: NL 99 BANK 0123456789
  • BIC staat voor ‘Bank Identifier Code’ en betreft de internationale identificatie code van een bank of een bankkantoor. Een BIC bestaat uit 8 of 11 tekens.
  • B2B / Core. De Europese incasso kent twee schema’s. Het Core schema en het Business to Business schema (B2B). Core betreft de normale incasso en B2B betreft de zakelijke incasso. Zowel de standaard (Core) als de zakelijke (B2B) SEPA-incasso is door bedrijven te gebruiken. In het PDF bestand op de website SEPAnl.nl kunt u op pagina 11 een overzicht vinden van de belangrijkste verschillen tussen de gewone Europese incasso en de zakelijke Europese incasso.
  • PAIN staat voor ‘PAyments INitiation’ en betreft het formaat dat wordt gebruikt voor SEPA betalingen en incasso’s. De SEPA bestanden die door uw Exact product worden aangemaakt en ingelezen kunnen worden in uw bankpakket worden in het PAIN formaat aangemaakt.
  • CAMT staat voor ‘CAsh ManagemenT’ en betreft het formaat dat wordt gebruikt voor de SEPA afschriften die u van uw bank ontvangt en kunt inlezen in uw Exact product. In tegenstelling tot het formaat voor het aanleveren van de betalingen en incasso’s maakt dit geen onderdeel uit van de deadline 1-2-2014.

Voor meer informatie kunt u ook onze speciale SEPA pagina bekijken.

Bron: Exact Support Blog