Berichten

Social Collaboration – Entiteiten delen binnen Exact Synergy Enterprise

Met behulp van Social Collaboration kun je verschillende Synergy entiteiten onder de aandacht brengen bij je collega’s. Had je het net tijdens de lunch nog over een klant, maar je lunchpartner had geen idee over wie je het had? Dan deel je bij terugkomst achter je bureau toch gewoon even de klantkaart met hem of haar? Of ben je mega enthousiast over een nieuw artikel dat jullie gaan verkopen? Hup! Laat zien dan! En wat denk je van het delen van een handige workspace waar je (nieuwe) collega nog niet vanaf weet? Genoeg mogelijkheden om je werkdag makkelijker en leuker te maken! In deze blogpost over Social Collaboration wordt besproken welke verschillende entiteiten er gedeeld kunnen worden en wat je hiermee kunt bereiken.

Document

Door op Synergy Link te klikken kun je een entiteit delen op de tijdlijn van een collega of groep. Om een document onder de aandacht te brengen of een (groep) collega(’s) het document te laten zien waar jullie het zojuist over hebben gehad, kun je de link naar het betreffende document delen. Zo hoeven je collega’s niet zelf op zoek te gaan en kan een belangrijk document in principe niet over het hoofd worden gezien (deze wordt bovenaan de tijdlijn van de betreffende collega of groep geplaatst).

Relatie

Wanneer het wenselijk is dat een collega contact opneemt met een bepaalde relatie kun je eenvoudig de relatie delen op zijn tijdlijn. Zo hoeft de ander niet zelf te zoeken, wat vervolgens tijd scheelt én voorkomt dat eventueel een verkeerde relatie wordt benadert.

Project

Ook kan het in verschillende situaties handig zijn om een project te delen met je collega’s. Bijvoorbeeld als een nieuwe collega of een nieuw teamlid voor het eerst aan een bepaald project dient te werken. Die persoon kan natuurlijk gaan zoeken tussen zijn Mijn projecten, maar wanneer dit er erg veel zijn is het veel makkelijker om dat ene project gewoon even te delen op zijn tijdlijn.

Workspace

Heb je een workspace ontdekt die volgens jou iedereen in je team zou moeten kennen, maar heb je geen tijd om hem aan ieders menu vast te maken? Deel hem dan op de tijdlijn van de betreffende groep zodat ieder groepslid zelf de workspace kan bekijken en eventueel aan zijn Mijn workspaces kan toevoegen.

Let op! Alleen medewerkers met het recht Mag bekijken of Mag bewerken voor de betreffende workspace kunnen de workspace bekijken en/of bewerken. Voor meer informatie over workspaces, zie Workspaces ontdekken.

Medewerker

Als er binnenkort een nieuwe medewerker start, is het wellicht leuk om deze medewerker alvast voor te stellen aan het team door de medewerkerskaart in de groep te delen. Het kan ook zijn dat je een vraag van een collega niet kunt beantwoorden en dat je die collega door moet verwijzen naar iemand anders. Je kunt dan eenvoudig die betreffende medewerker met je collega delen, zodat hij precies weet wie je bedoelt en bij wie hij moet zijn.

Artikel

Tenslotte kunnen artikelen worden gedeeld met behulp van Social Collaboration. Ben je enthousiast over een nieuw artikel dat binnenkort in de verkoop komt? Deel hem vast met je collega’s op hun tijdlijn of op die van de groep en laat elkaar weten wat je ervan vindt!

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over Social Collaboration zal worden besproken hoe je de samenwerking kunt bevorderen door het werken in groepen.

Bron: Exact Support Blog

De standaard bestelgrootte definiëren in Exact Globe

Wanneer u een bestelling plaatst bij een leverancier kan het voorkomen dat bepaalde artikelen alléén per bepaalde hoeveelheden besteld kunnen worden.

Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat artikel A altijd per 10 dozen besteld dient te worden, en artikel B altijd per 5 pakken.

In Exact Globe kunt u deze informatie per artikel en leverancier vastleggen. Op deze manier wordt bij het invoeren van een bestelling altijd het standaard aantal voorgesteld, en wordt u bij het afwijken hiervan geïnformeerd.

De bestelgrootte per artikel en leverancier vastleggen

Om deze informatie vast te leggen opent u het tabblad Inkoop/Verkoop bij het onderhoud van het artikel. In de sectie Leveranciers ziet u alle leveranciers van het betreffende artikel staan. U selecteert hier de betreffende leverancier en klikt op bst Bewerken.

In het venster dat wordt geopend kunt u de artikelgegevens per leverancier definiëren. Bij het veld Bst.gr. kunt u de standaard bestelgrootte opgeven.

bstnl1

De bestelling invoeren

Wanneer u vervolgens een bestelling invoert voor deze leverancier en dit artikel, dan wordt standaard een aantal van 10 voorgesteld.

Als u het aantal aanpast, wordt er een controle uitgevoerd. Wanneer het opgegeven aantal geen veelvoud is van de opgegeven bestelgrootte, dan wordt er een melding getoond om u hierover te informeren.

btnl2

In dat geval kunt u het aantal dan aanpassen aan een veelvoud van de bestelgrootte of u kunt de melding negeren en het door u gewenste aantal invullen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy een artikel kopiëren naar andere landen

In het internationale bedrijfsleven is het gebruikelijk dat een artikel wordt gebruikt of verkocht in meerdere landen. Wanneer u een artikel heeft aangemaakt kunt u dit eenvoudig kopiëren naar meerdere andere landen.

In deze blogpost kunt u lezen hoe u dit kunt doen.

Om dit te kunnen uitvoeren dient u te beschikken over de Item management rol.

  1. U zoekt het artikel op dat u wilt kopiëren .
  2. Op de artikelkaart klikt u op de knop Bewerken.
  3. Vervolgens klikt u op de knop Acties.
  4. U krijgt een pagina te zien waarop verschillende acties staan die u voor het artikel kunt uitvoeren.
  5. U klikt op de hyperlink Artikel kopiëren: Land.
  6. Nu wordt een pagina getoond waarop alle actieve landen staan.
  7. Hier kunt u aangeven naar welke landen u het artikel wilt kopiëren. Tevens kunt u hier de valuta en verkoopprijs aangeven.
  8. Vervolgens klikt u op Kopiëren om het artikel voor die landen aan te maken.

artikel1-nl

Op de artikelkaart kunt u in de monitor op de hyperlink Landen klikken om de landen voor het artikel te bekijken en eventueel de verkoopprijs te wijzigen.

Bron: Exact Support Blog

Gebruik extra artikelomschrijvingen in Exact Globe Next

Binnen uw logistieke administratie gebruikt u artikelcodes en omschrijvingen. Vaak is het voldoende om per artikelcode een omschrijving te hebben. In bepaalde gevallen kan het echter wenselijk zijn om per klantengroep een aparte omschrijving te gebruiken. Dit kunt u doen met behulp van een extra artikelomschrijving.

In deze blogpost vindt u een voorbeeld van het gebruik van extra artikelomschrijvingen. In dit voorbeeld gebruiken we de extra artikelomschrijvingen voor het tonen van de artikelomschrijving in een andere taal.

Om de extra artikelomschrijving toe te voegen opent u het onderhoud van het artikel. Via  achter het veld ‘Extra omschrijving’ kunt u extra artikelomschrijvingen toevoegen en bewerken. Om een extra artikelomschrijving toe te voegen klikt u op  ‘Nieuw’ aan de linkerzijde.

Bij ‘Extra artikelomschrijvingscode’ selecteert u de code waarvoor u de omschrijvingen wilt toevoegen. In dit voorbeeld hebben we reeds twee codes aangemaakt. Een code voor Engelse omschrijvingen (EN) en een code Duitse Omschrijvingen (DE). Wanneer u nog geen codes heeft aangemaakt klikt u op het vergrootglas om vervolgens de gewenste codes aan te maken.

Nadat u de gewenste code heeft geselecteerd geeft u bij omschrijving de extra artikelomschrijving op die u wilt gebruiken. Dit zelfde doet u voor de andere extra artikelomschrijvingscodes.

De extra artikelomschrijvingen zij nu gekoppeld aan het artikel.

Om deze te gebruiken dient de extra artikelomschrijvingscode ook gekoppeld te worden aan de order of factuur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ dat u kunt vinden onder de knop ‘Condities’ in de order/factuur.

Het is ook mogelijk om dit veld standaard te vullen in de order/factuur. In dat geval kunt u de extra artikelomschrijvingscode koppelen aan de debiteur. Dit kunt u doen bij het veld ‘Extra omschrijving’ op het tabblad ‘Logistiek’ van de debiteur. In dit voorbeeld kunt u bijvoorbeeld de extra artikelomschrijvingscode ‘DE’ koppelen aan uw Duitse debiteuren, terwijl u aan de Engelse debiteuren de extra artikelomschrijvingscode ‘EN koppelt.

Om de juiste omschrijving ook bij het afdrukken weer te geven, moet het veld ‘Extra artikelomschrijving’ worden opgenomen in het artikelblok van de lay-out.

In dit voorbeeld is de extra artikelomschrijving gebruikt voor het weergeven van de omschrijving in verschillende talen. U kunt dit echter ook in andere situaties toepassen. Bijvoorbeeld wanneer u voor klanten in een bepaalde sector andere omschrijvingen wilt gebruiken voor klanten in een andere sector. Of wanneer u verschillende omschrijvingen wilt gebruiken voor particuliere en zakelijke klanten. In dat geval maakt u aparte extra artikelomschrijvingscodes aan voor die sectoren, en koppelt deze aan de debiteuren in die sector.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe Achterhalen voor welke order een serienummer is gebruikt

In Exact Globe Next is het op verschillende manieren mogelijk om te achterhalen wat er precies wanneer met een serie- of batchnummer is gebeurd:

  • Via [Voorraad, Serie/batch, Serie of Batch] kunt u middels de knop ‘Zoomen’ doorzoomen op een artikel en in één oogopslag zien wat er gebeurd is aan voorraadmutaties voor een bepaald serie- of batchnummer.
  • In het bovenstaande menupad is het mogelijk om het gewenste serie- of batchnummer selecteren, om vervolgens op de knop ‘Relatie’ te klikken, opdat te zien is welke relatie het nummer geleverd heeft gekregen.
  • Via [Voorraad, Serie/Batch, Serie/ Batch traceren], met de optie ‘Waar gebruikt’,  is het mogelijk om te zien waar het serie-/ batchnummer gebruikt is qua (productie)order
  • Via de artikelmutatiekaart, te benaderen via [Voorraad, Artikelen, Kaarten], is het mogelijk om via knop ‘Filter’ de filter in te stellen op een bepaald serie-/ batchnummer via het veld ‘Serie/batch’

Bron: Exact Support Blog

Tip: Verminder het aantal productieorders door “Phantoms” in de stuklijst

Productiebedrijven willen de productieprocessen eenvoudig en overzichtelijk houden. Het gebruik van phantoms kan hierbij helpen. Het aantal suborders neemt hierdoor af, terwijl de stuklijst structuur behouden blijft.

Door het gebruik van phantoms kunnen dezelfde basis componenten gebruikt worden in verschillende stuklijsten van eindproducten. Dit zonder deze componenten zelf op voorraad te houden of te produceren.

Bij het aanmaken van de productieorder van het eindproduct, wordt de regel met conditie “phantom” vervangen door de stuklijst van het artikel. De stuklijsten van de eindproducten blijven hierdoor eenvoudig en overzichtelijk. Ze bestaan immers uit standaard componenten. Terwijl voor de daadwerkelijke productie voor al die componenten geen aparte suborders worden aangemaakt.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe Next gegevens op verzamelfacturen groeperen per order?

Wanneer u werkt met verzamelfacturen kan een factuur betrekking hebben op meerdere verkooporders. In de lay-out is het mogelijk om in de factuur onderscheid aan te brengen tussen de verschillende verkooporders. Op deze manier kunt u de artikel per verkooporder afdrukken zodat de factuur voor uw klanten overzichtelijker is.

Op een normale lay-out staan de velden op het artikelblok allemaal op dezelfde de hoogte.

gr1

Wanneer u het veld ‘Verkoopordernummer’ toevoegt in het artikelblok van de factuurlay-out, kunt u dit voor of achter de velden plaatsen die al aanwezig zijn. Door het veld ‘Verkoopordernummer’ echter iets boven de andere velden te plaatsen creëert u kopjes voor iedere order.

gr2

Tevens dient u in de eigenschappen van het veld ‘Verkoopordernummer’ aan te geven dat u herhaling wilt onderdrukken. In het onderhoud van de lay-out kunt u dubbelklikken op het veld zodat de eigenschappen worden geopend. Hier vinkt u dan de optie ‘Herhaling onderdrukken’ aan. Dit zorgt ervoor dat het verkoopordernummer slechts eenmaal wordt afgedrukt. Bij het afdrukken van de factuur ziet het er als volgt uit:

gr3

Wanneer u veel met deelleveringen werkt, kan het voorkomen dat er voor een verkooporder meerdere facturen aanwezig zijn. Om ervoor te zorgen dat ook na het verzamelen van de facturen de gegevens op volgorde van verkoopordernummer worden afgedrukt, dient u er voor te zorgen dat u voor het verzamelen de gegevens sorteert op verkoopordernummer.

Bij het verzamelen van de facturen opent u met de knop ‘Geavanceerd’ het scherm waarin de te verzamelen facturen staan. Hier kunt facturen sorteren op ordernummer, door te dubbelklikken op de kolom ‘Order’. Bij het verzamelen worden van de facturen worden ze dan ook op deze volgorde in de verzamelde factuur geplaatst.

Bron: Exact Support Blog

Verwachte voorraad in de tijd in Exact Online Handel Geavanceerd

Inzicht in de toekomstige afname en aanvulling van voorraad voor een artikel kan helpen bij het nemen van beslissingen over het moment van bestellen of toezeggen van een aantal artikelen aan een klant.

Deal or no deal
Binnen Exact Online Handel Geavanceerd is het nu mogelijk om tijdens het aanmaken van een verkooporder inzicht te krijgen in het verloop van voorraadaantallen van een artikel in de tijd. Zo kunt u uw klant bij onvoldoende voorraad direct wijzen op een datum waarop wel voldoende voorraad aanwezig is om te kunnen leveren. En dit kan nu net het verschil maken tussen wel of geen deal.

Verwachte voorraad in tijd

Ook voor het nemen van inkoop of assemblage beslissingen kunnen details over het verloop van voorraad in de tijd een hulpmiddel zijn en er voor zorgen dat tijdig, maar toch ook weer niet te vroeg wordt ingekocht voor een toekomstige afname van uw artikelen.

Verwachte voorraad in tijd

Bron: Exact Support Blog