Berichten

Hoe kan ik in Elvy documenten bundelen?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

Elvy leest alle documenten als een apart document in. Zo kan het voorkomen dat u pagina’s moet bundelen omdat de factuur uit meerdere pagina’s bestaat of u de bijlage ook bij de boeking wilt hebben. In Elvy kunt u heel eenvoudig documenten bundelen. Dit kunt u op meerdere manieren doen.

  1. Via het losse voorbeeldscherm
  2. Door op het laatste document van de factuur te staan
  3. Via het tabblad Digitaliseren
  4. Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Via het losse voorbeeldscherm

U kunt via het losse voorbeeldscherm handmatig de vinkjes links onderaan voor de optie ‘Geselecteerd’ selecteren om aan te geven dat deze documenten bij elkaar horen. Automatisch komt er ook een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren.

Door nogmaals op de optie Geselecteerd te klikken worden de vinkjes automatisch weer verwijderd en staan de documenten weer los van elkaar.

Documenten_bundelen_1.png

Door op het laatste document van de factuur te staan

Als u weet uit hoeveel pagina’s de factuur bestaat kunt u naar het laatste document gaan en de optie Alles bundelen selecteren. Alles wat voor dit document staat wordt dan gebundeld. Ook hier komt er automatisch een vinkje bovenin het document te staan naast het tabblad digitaliseren van de gebundelde documenten.

Documenten_bundelen_2.png

Via het tabblad Digitaliseren

U kunt ook via het tabblad Digitaliseren de optie Selecteer pagina’s gebruiken. Belangrijk is dan wel dat u van te voren weet welke documenten u moet selecteren omdat u de documenten zelf dan niet inzichtelijk heeft.

Documenten_bundelen_3.png

Vervolgens kunt u alle pagina’s ‘bundelen’ door het vakje voor het document te selecteren:

Documenten_bundelen_4.png

Voor het ‘ontbundelen’ kunt u vanzelfsprekend de vinkjes weer op dezelfde manier uitzetten.

Druk nu op Selecteer om de wijzigingen te bewaren.

Via de functionaliteit Automatisch bundelen

Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen, selecteer Instellingen en ga naar het tabblad Geavanceerd.

U kunt hier de functie ‘Automatisch bundelen’ inschakelen.

Automatisch_bundelen_1.png

Bundelen o.b.v. bronbestanden: hier wordt gekeken naar de PDF-bijlage uit de e-mail of de scanner.

Bundelen o.b.v. barcodes: hier wordt gekeken naar de barcode welke op de factuur herkent wordt. Relevant als men veel met barcodes werkt.

Bundelen o.b.v. factuurnummers: hier wordt gekeken naar de factuurnummer welke op de bestanden herkent wordt, echter moet op elke pagina van de bundel het factuurnummer staan.

Automatisch_bundelen_2.png

Tip
Wij adviseren de keuze ‘Bundelden o.b.v. bronbestanden’ te gebruiken. Deze optie is het meest efficiënt als u het merendeel van uw facturen via de e-mail ontvangt. Lees het artikel Hoe laat ik Elvy een mailbox uitlezen? hoe u de mailbox functionaliteit kunt inschakelen.
Belangrijk
Indien er gebruik wordt gemaakt van bundelen o.b.v. bronbestanden, zal elke gescande factuur als los PDF-bestand moeten worden aangeleverd. Houd er dus rekening mee dat u geen facturen van meerdere crediteuren in een PDF-bestand aanlevert, omdat Elvy dit als een bronbestand ziet en dus aan elkaar wordt gebundeld.
Bron: Elvy

Virtuele bijlagen van OneDrive gebruiken in Exact Synergy

Exact Synergy biedt de mogelijkheid om virtuele bijlagen van OneDrive te koppelen aan documenten en tijdlijn berichten.

OneDrive bijlagen koppelen aan documenten

Nadat de koppeling met OneDrive is ingericht door de administrator (zoals onder aan dit artikel beschreven), kunt u OneDrive bijlagen koppelen aan documenten. Dit werkt op dezelfde manier als het koppelen van andere bestanden aan documenten.

Bij het aanmaken of bewerken van een document klikt u op de bijlagebalk om een bijlage toe te voegen. In plaats van het bladerscherm, krijgt u nu de mogelijkheid om Mijn Computer of OneDrive te selecteren.

Nadat u op OneDrive heeft geklikt en uw Microsoft inloggegevens heef opgegeven, kunt u de OneDrive bestanden selecteren die u aan het document wilt koppelen.

OneDrive bijlagen koppelen aan een tijdlijn bericht

Naast het koppelen van virtuele bijlagen aan documenten, kunt u deze ook aan tijdlijn berichten koppelen. Houd er rekening mee dat wanneer het bestand is verwijderd uit OneDrive, de bijlage ook niet meer geopend kan worden vanuit Exact Synergy.

Het instellen van de koppeling met OneDrive

Voordat u gebruik kunt maken van de OneDrive bijlagen in Exact Synergy, dient de systeembeheerder de koppeling met OneDrive in te richten.

Uw applicatie registreren

Om de virtuele bijlagen via OneDrive te activeren dient u eerst een Microsoft Applicatie ID te verkrijgen. Dit kunt u doen door uw Exact Synergy applicatie te registreren bij de Microsoft Application Registration Portal.

Let erop dat de hyperlink die u tijdens de registratie opgeeft bij het veld Redirect URLs, dient te beginnen m “https”.

Document instellingen definiëren

De volgende stap is dat de systeembeheerder de Microsoft Applicatie ID instelt bij het veld OneDrive Applicatie ID in de documentinstellingen in Exact Synergy in menupad Modules ➔ Documenten ➔ Inrichting ➔ Onderhoud ➔ Instellingen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy bijlagen koppelen aan een verzoek

In de definitie van een verzoek kunt u definiëren welke velden in het verzoek worden getoond. Zo kunt u bijvoorbeeld het veld ‘Document’ toevoegen, waarmee u een document kunt koppelen aan een verzoek.

Wanneer u een bestand, bijvoorbeeld een Word document of een PDF document aan een verzoek wilt koppelen, kunt u dit doen door het bestand te koppelen aan een document, en vervolgens dit document te koppelen in het verzoek.

Het is echter ook mogelijk om het bestand rechtstreeks aan het verzoek te koppelen. Hiervoor dient u in de verzoekdefinitie het veld ‘Bijlagen’ toe te voegen.

In een verzoek waarin dit veld aanwezig is kunt u met de knop ‘Bladeren’ meerdere bijlagen één voor één selecteren. Na het bewaren van het verzoek zijn de bijlagen aan het verzoek gekoppeld, en kunt u deze vanuit het verzoek ook openen en bekijken, of indien gewenst verwijderen.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Zoeken op bijlagen in Exact Synergy Enterprise

In Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om een bijlage te koppelen aan een document. Een bijlage kan bijvoorbeeld zijn een prijslijst, een brief, een fax, een foto, etc. Het is ook mogelijk om te zoeken naar een specifieke bijlage die aan een document is gekoppeld. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open de documenten zoekpagina via bijvoorbeeld [Documenten, Overzichten, Documenten, Zoeken].
  • Klik rechtsboven in het scherm op de knop aanpassen ‘Aanpassen’
  • Hier vinkt u in de sectie ‘Documenten’ de optie ‘Bijlage’ aan en klikt vervolgens op ‘Bewaren’
  • Op de zoekpagina beschikt u nu over het veld ‘Bijlage’ waarmee u kunt zoeken op (een deel van) de naam van de bijlage.

4-11-2013 13-29-40

Bron: Exact Support Blog

Een bijlage artikel toevoegen Exact Synergy Enterprise

Op de monitor van een artikelkaart in Exact Synergy Enterprise kunt u een link vinden naar mogelijke bijlagen van artikelen. Het is echter niet bij elk artikel direct mogelijk om een bijlage toe te voegen, hiervoor moet eerst aan enkele voorwaarden worden voldaan.

Bijlagen

Releases
Bijlagen van een artikel in Exact Synergy Enterprise zijn namelijk altijd aan releases van een artikel gekoppeld en voor het artikel moeten er dus releases bestaan. Releases van artikelen kunt u aanmaken en onderhouden via het assortiment waaraan het artikel is gekoppeld. De assortimenten kunt u benaderen via het menu [Logistiek, Inrichting, Algemeen, Assortimenten]. Hier kunt u het betreffende assortiment selecteren en in de monitor van het assortiment kiezen voor ‘Releases’. Met de knop ‘Nieuw’ kunt u een nieuwe release aanmaken en hierbij meteen ook aangeven welke gebruikers rechten hebben om bijlagen te beheren voor de release.

Nadat de release is aangemaakt, zal er bij de bijlagen op de artikelkaart ook per release de optie bestaan om een bijlage te uploaden voor het artikel. Dit is weergegeven in onderstaande afbeelding.

Bijlage uploaden

Bron: Exact Support Blog