Berichten

Hoe kan ik een notitie aan een boeking meegeven in Elvy DS?

Beschikbaarheid

De functionaliteit waarbij u een notitie aan een taak wilt meegeven vanuit Elvy DS en in ElvyWeb direct zichtbaar is, is in de volgende koppelingen(en) beschikbaar:

Alle koppelingen
Uitzondering: Plan-de-CAMpagne en iMuis

De functionaliteit waarbij de notitie vanuit Elvy DS ook bij de boeking in uw financieel boekhoudpakket zichtbaar is, is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

AccountView
Exact Globe

U kunt op twee verschillende plekken een notitie toevoegen:

  1. In de kopregel
  2. In de boekingsregel

In de kopregel

Selecteer het icoon wat hieronder is weergegeven in de kopregel van uw boeking.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_1.png

In de boekingsregel

Selecteer het icoon naast ‘Notities’ wat hieronder is weergegeven in de boekingsregel.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_2.png

In beide gevallen komt er een notitiescherm naar voren, waarin u uw notitie kunt toevoegen.

Notitie_toevoegen_Elvy_DS_3.png

Druk vervolgens op Bewaren.

Bron: Elvy

Hoe kan ik in Elvy de boekingsbevestiging aan-/of uitzetten?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

In Elvy DS kunt u instellen of u een ‘Boekingsbevestiging’ wilt ontvangen bij elke boeking die u maakt, welke aangeeft dat de boeking correct is verwerkt.

Boekingsbevestiging_aan_of_uitzetten_2.png

Ga via het menu van Elvy DS naar Instellingen › Instellingen. Open het tabblad Geavanceerd en (de)selecteer het vinkje voor de functie ‘Boekingsbevestiging verbergen’.

Boekingsbevestiging_aan_of_uitzetten_1.png

Belangrijk
Deze instelling is op applicatieniveau van toepassing en geldt voor alle gebruikers.
Bron: Elvy

Hoe werk ik in Elvy de inkoopprijs van een artikel bij?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

Exact Globe
Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf versie 1.1500Welke versie heb ik?
Let op
Voor deze functionaliteit is de Exact Globe-module E-XML Server Logistiek vereist.

Hoe boek ik in Elvy een factuur in een afwijkende periode?

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppelingen beschikbaar:

AccountView
AFAS Profit
Exact Online
Unit4 Multivers
Unit4 Online

U kunt met Elvy een factuur boeken in een afwijkende periode. Dit kan handig zijn wanneer u de factuur ontvangt, waarvan de kosten geboekt moeten worden in de voorgaande periode.

Vanuit het Digitaliseren-scherm, op het tabblad Auto, kunt u de periode aanpassen.

Afwijkende_periode_1.png

Hoe wis ik in Elvy het toegewezen boekstuknummer bij een geweigerde factuur?

Beschikbaarheid

Dit artikel is van toepassing op de volgende koppeling(en):

Alle koppelingen

Bron: Elvy

Hoe boek ik UBL e-facturen in Elvy

Belangrijk

Elvy DS ondersteunt UBL versie 2.1.

Let op
Wanneer u een UBL e-factuur inleest zonder bijbehorende PDF-factuur, genereert Elvy de PDF-factuur in een vooraf bepaalde lay-out. U kunt deze naderhand niet wijzigen.

UBL_e-facturen_1.png

Zodra de factuur is ingelezen (of gegenereerd, op basis van de UBL e-factuur) voert u de Automatische Herkenning uit. Als hierna het Boekingsregel-scherm getoond of geopend wordt, ziet u bovenin ‘UBL regel 1 van 1’. Het bedrag, de btw en de regelomschrijving worden overgenomen uit de UBL e-factuur.

UBL_e-facturen_2.png

Bron: Elvy

Hoe kan ik de boekingsomschrijving sneller invullen in Elvy

Beschikbaarheid

Deze functionaliteit is in de volgende koppeling(en) beschikbaar:

Alle koppelingen

In Elvy kunt u heel eenvoudig tijd besparen door het originele typewerk door Elvy te laten doen. Door de Freeform OCR in Elvy wordt alles geregistreerd wat Elvy op de factuur herkent.

Zo kunt u de referentie en/of boekingsomschrijving snel en eenvoudig invullen.

Tip 
Het is mogelijk om per administratie en afzonderlijk voor crediteuren of debiteuren, een standaard boekingsomschrijving in te stellen. Zie: Hoe stel ik een boekingsomschrijving in?

Boekingsomschrijving

Vul de eerste letters of cijfers in van de boekingsregel welke u wilt inboeken. In onderstaand voorbeeld is dit de reinigingspoeder. Vervolgens komt de omschrijving van het artikel naar voren als u het pijltje naar beneden op uw toetsenbord selecteert.

Invullen_omschrijving_boekingsregel_1.png

Als u het pijltje selecteert in uw boekingsregelscherm komen alle gegevens naar voren wat Elvy heeft herkent op de factuur.

Invullen_omschrijving_boekingsregel_2.png

Belangrijk
Houdt u er rekening mee dat de factuuromschrijving(1) in het boekingsregelscherm leidend is voor de regelomschrijving(2) in dit scherm. Echter, als u alleen de regelomschrijving(2) in de omschrijvingsregel invult, veranderd alleen deze omschrijving en blijft de factuuromschrijving(1) hetzelfde.

Invullen_omschrijving_boekingsregel_3.png

Referentie

U kunt bovenstaande ook toepassen in de referentie op de kopregel.

Invullen_omschrijving_boekingsregel_4.png

Belangrijk
De omschrijving welke u hier invult wordt automatisch ook overgenomen in de factuuromschrijving en regelomschrijving. Zie het voorbeeld hieronder.

Invullen_omschrijving_boekingsregel_5.png

Tip
De regelomschrijving(1) komt ook terug op de grootboekkaart.
Bron: Elvy

BELANGRIJK: Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

Het einde van 2017 is bijna in zicht waardoor u ook druk bezig bent met de voorbereidingen voor 2018. Het begin van 2018 zal bij u ook hoogstwaarschijnlijk in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2017.
In deze mail brengen wij u op de hoogte van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen.

Lees hieronder meer!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u o.a. inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen er op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Deze informatie kunt u gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant.
Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Ook worden er binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin veranderingen worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant.
Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2018 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken.
Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy en hoe u de in 2017 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar.

Alle bovengenoemde informatie kunt u uitgebreid teruglezen op onze Startpagina Jaarafsluiting.

Ondersteuning
Wij willen u erop wijzen dat gedurende het begin van 2018 de belasting op onze supportafdeling hoog ligt. Hierdoor kan het langer duren voordat wij u kunnen assisteren bij eventuele problemen tijdens het uitvoeren van de jaarovergang.
Wilt u zeker zijn van ondersteuning door een van onze medewerkers tijdens de jaarovergang i.c.m. Accountview en Elvy? Dan heeft u de mogelijkheid een consultant in te huren die u kan ondersteunen in het uitvoeren van de jaarovergang. Neem hiervoor contact met ons op!

Bron: ELvy

Belangrijke informatie m.b.t. Elvy i.c.m. Exact Globe versie 413 SP8

Op 07 augustus 2017 heeft Exact Software nieuwe Service Packs uitgebracht, zoals ook beschreven op het Exact Support Blog.

Na onderzoek is geconstateerd dat de XML Server Financieel niet werkt in Exact Globe versie 413 SP8. Hierdoor is het niet mogelijk om boekingen aan te maken in Exact Globe. U krijgt na het verwerken de melding “Class does not support Automation or does not support expected interface”.

Exact Software is op de hoogte gebracht van dit probleem en is momenteel bezig om dit op te lossen. Wanneer een oplossing beschikbaar is, is echter op dit moment onbekend.

Elvy adviseert om op dit moment geen update uit te voeren van Exact Globe naar versie 413 SP8. U kunt wel updaten naar versie 414 van Exact Globe.

Voor meer informatie met betrekking tot bovenstaand verwijzen wij u graag door naar het artikel op onze help site: Ik krijg de melding: “Class does not support Automation or does not support expected interface”.

Mocht u aanvullende vragen hebben naar aanleiding van dit bericht, neem dan contact op met uw Elvy implementatie partner!

Bron: Elvy

Informatie met betrekking tot jaarafsluiting i.c.m. Elvy

2016 is bijna voorbij, u zult daarom druk zijn met de voorbereidingen voor 2017. Het begin van 2017 zal bij u hoogstwaarschijnlijk ook in het teken staan van het afsluiten van het boekjaar 2016. Wij willen u door middel van dit bericht op de hoogte brengen van een aantal functionaliteiten en mogelijkheden binnen Elvy die de jaarafsluiting een stuk vlotter doen verlopen!

Overzichten in ElvyWeb
Er zijn diverse overzichten beschikbaar in ElvyWeb, waarmee u onder andere inzichtelijk kunt maken welke facturen er binnen uw organisatie zijn goedgekeurd, of welke facturen op dit moment nog openstaan om te worden behandeld. Dit is nuttige informatie die u kunt gebruiken tijdens uw jaarafsluiting of tijdens de controle van uw accountant. Elvy heeft hiervoor de volgende overzichten beschikbaar:

  • Overzicht van nog te fiatteren facturen: In dit overzicht kunt u zien welke facturen er op dit moment nog gefiatteerd moeten worden binnen ElvyWeb. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle openstaande (te fiatteren) facturen?.
  • Overzicht van alle goedgekeurde facturen: In deze overzichten kunt u zien welke facturen er zijn goedgekeurd, en door welke budgethouders de facturen zijn goedgekeurd. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kkunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van alle goedgekeurde facturen?.
  • Overzicht van de inrichting van een register: Binnen Elvy kunt u de inrichting van een register bekijken en exporteren naar Excel voor verdere analyse. Door middel van het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe u dit overzicht kunt activeren en oproepen: Hoe genereer ik een overzicht van mijn register inrichting?.

 

Logbestanden met mutaties ten behoeve van audit en controle
Er worden binnen Elvy diverse logbestanden bijgehouden waarin mutaties worden vastgelegd met betrekking tot toevoegingen, wijzigingen en/of verwijder acties. Deze logbestanden maken vaak onderdeel uit van de jaarafsluiting of de controle van de accountant. Binnen Elvy heeft u de mogelijkheid om de volgende logbestanden te raadplegen en eventueel te exporteren naar Excel:

  • Logbestand van mutaties op ElvyWeb gebruikers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in de gebruikers van ElvyWeb worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden bij een ElvyWeb gebruiker?.
  • Logbestand van mutaties op registers: Wijzigingen die worden doorgevoerd in registers worden bijgehouden in een logbestand. Dit logbestand is op te vragen binnen Elvy en eventueel te exporteren naar Excel. Door middel van het volgende artikel kunt u zien waar het logbestand kan worden geraadpleegd en hoe dit kan worden geëxporteerd: Hoe bekijk ik alle mutaties die hebben plaatsgevonden in een register?.

 

Voor een compleet overzicht van alle beschikbare informatie met betrekking tot de jaarafsluiting i.c.m. Elvy kunt u terecht op onze speciale Accountants pagina op onze helpsite.

Jaarovergangen i.c.m. Accountview en Elvy
Bij de jaarafsluiting voor Accountview klanten hoort ook het aanmaken van een nieuw boekjaar in Accountview, en het toevoegen van dit nieuwe boekjaar aan Elvy zodat u in 2017 ook uw facturen direct digitaal kunt gaan verwerken!

Elvy heeft een stappenplan opgesteld waarmee u eenvoudig Elvy kunt koppelen aan uw nieuwe boekjaar. In het stappenplan wordt uitgelegd hoe u een nieuw boekjaar kunt koppelen binnen Elvy, en hoe u de in 2016 gemaakte instellingen zoals “Leer Elvy” templates, G-Rekening templates en snel invoer templates kunt overnemen naar uw nieuwe boekjaar!

U kunt het stappenplan vinden op onze helpsite, of u kunt direct naar het artikel gaan door te klikken op de volgende link: Hoe neem ik gegevens over van het voorgaande boekjaar?.

Wanneer u boekjaar 2016 volledig heeft afgerond kunt u de administraties binnen Elvy verbergen, zodat deze niet meer in uw administratielijst naar voren komen bij de te selecteren administraties. Op deze manier blijft Elvy overzichtelijk!

Hoe u administraties binnen Elvy kunt verbergen kunt u ook lezen op onze helpsite: Hoe verberg ik oude administraties?.

Maak altijd een back-up van uw Elvy en Accountview omgeving voordat u deze actie gaat uitvoeren. Zorg er ook voor dat u met de meest recente versie van Elvy werkt, u kunt dit controleren door het volgende artikel op onze helpsite te volgen: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Bron: Elvy