Berichten

Lokalisatie update – Maart 2018

In deze blogpost over lokalisatie laten we zien wat er allemaal is gewijzigd en wat er de komende tijd nog aan zit te komen. Tevens wordt één onderwerp verder toegelicht, maar we starten met een terugblik op de laatste lokalisatie update op dit support blog.

Terugblik

In de laatste blogpost over lokalisaties heb je iets kunnen lezen over het nieuwe BTW betalingsmechanisme in de Roemeense wetgeving, het zogenaamde ‘split-payment’ systeem, wat per 1 januari 2018 is geïntroduceerd. Tevens hebben we vermeld dat we onder andere bezig zijn met de wijzigingen met betrekking tot de BTW aangifte voor Nederland, Duitsland en Zwitserland.

Wat is er inmiddels aangepast?

In onderstaand overzicht kun je zien wat er onder andere onlangs is aangepast en vanaf welke product update (en service pack) deze aanpassing beschikbaar is.

Wetgeving Omschrijving Beschikbaar vanaf
Polen Verbeterde XML file voor Intrastat 415
België XML files kunnen gegenereerd worden zonder BTW en nationale nummers 415
Duitsland ERiC (Elster Rich Client Development Toolkit) versie 27.2.10.0 is geïntroduceerd 414SP8 en 415
Duitsland Verbetering in het BTW aangifte formulier voor 2018 414SP8 en 415
Duitsland Nieuwe PAIN versies voor SCT en SDD beschikbaar 414SP8 en 415SP1
Spanje BTW met 0% vrijstelling kan worden onderworpen aan BTW voor SII 414SP9 en 415SP2
Spanje Uw referentie is beschikbaar gemaakt voor verkoopfacturen voor SII 414SP9 en 415SP2
Spanje BTW code 0 kan uitgesloten worden in verkoop- en inkoopfacturen voor SII 414SP9 en 415SP2
Portugal Taxonomie functionaliteit is verbeterd voor SAF-T 414SP10 en 415SP3
Duitsland CSV formaat wordt ondersteund voor de DATEV export 414SP8 en 415
Nederland Nieuwe taxonomie voor de btw-aangifte in 2018 wordt ondersteund 414SP8 en 415SP1
Spanje Model 303 verbeterd voor BTW aangiftes 2017/2018 414SP8 en 415SP1
Polen JPK BTW audit file is verbeterd 414SP3
Duitsland Ondersteuning Taxonomy 6.0 met aanvullende rapporten voor de E-bilanz 2018 submissie 414SP10 en 415SP3
Zwitserland Verbeteringen in het BTW aangifte formulier voor 2018 414SP11 en 415SP4

Wat komt er nog aan?

De komende tijd kun je het volgende nog verwachten:

  • Beschikbaarheid van een nieuwe Salaris audit file versie – Nederlandse wetgeving
  • Introductie van het BTW aangifte formulier voor het jaar 2018 – Zwitserse wetgeving
  • Introductie van nieuwe opties ter vereenvoudiging van het zoeken naar INTRASTAT transacties – EU wetgeving
  • Aanvullende verbetering in Model 303 voor de BTW aangiftes 2017/2018 – Spaanse wetgeving
  • Online informatie voor de Belasting autoriteit over uitgegeven facturen – Hongaarse wetgeving
  • Nieuwe oranje acceptgiro met QR code voor klantfacturen – Zwitserse wetgeving
  • Ondersteuning van bedrijven die transport services inkopen – Thaise wetgeving
  • Wijzigingen in het Italiaanse BTW regelingen verslag – Italiaanse wetgeving
  • Introductie van de ISO 20022 betalingen – Zwitserse wetgeving
  • Verbetering van het Duitse BTW- listing rapport – Duitse wetgeving

Uitgelicht! – Een lege JPK file aanmaken (Polen)

Vanaf 1 juli 2016 zijn er nieuwe regels van kracht in Polen, met betrekking tot de verplichting om de Belasting autoriteit op een bepaalde manier te voorzien van financiële en belasting gegevens. Als gevolg hiervan, is een gestandaardiseerde procedure opgesteld, om de belasting autoriteit van belastingboeken en belastingbewijs te kunnen voorzien: Jednolity Plik Kontrolni – het Uniform Audit Bestand (JPK).

Sindsdien is JPK het wettelijk gedefinieerde formaat (XML) voor doen van elektronische aangiften voor de Belasting autoriteit in Polen. In het begin was deze regeling alleen van toepassing op grote bedrijven. Maar vanaf 1 juli 2018 zal dit ook verplicht zijn voor kleine en middelgrote bedrijven.

Geen BTW transacties

Indien er in een bepaalde periode geen verkoopfacturen zijn aangemaakt, en daarom geen BTW transacties aanwezig zijn in de betreffende periode, dan zijn Poolse bedrijven nog steeds verplicht om een leeg controle bestand aan te leveren aan de belastingautoriteit.

Verbeterde functionaliteit

Vanaf Product Update 414SP3 is de optie Create empty file met bijbehorend datum traject veld, beschikbaar in de software. Je kunt deze optie vinden in de sectie VAT returns, op de tab VAT returns & Invoices, wat te benaderen is via het menupad Finance ➔ VAT/Statistics ➔ Audit file. Je kunt de bijbehorende Release note bekijken om meer te weten te komen over deze functionaliteit. Hou er wel rekening mee dat deze verbetering alleen betrekking heeft op BTW aangiftes en niet op facturen.

Bron: Exact Support Blog

Service management – (Oplossing) componenten

In de voorgaande blogpost over de service management oplossing hebben we de software componenten besproken. U heeft nu een idee wat er ‘achter de schermen’ gebeurt bij de service management oplossing. In deze blogpost zullen we de componenten van de oplossing zelf bespreken, zodat u ook een idee krijgt welke activiteiten er plaatsvinden tijdens de dagelijkse processen zodra de oplossing succesvol is geïnstalleerd en geconfigureerd.

Verkoop

Tijdens de verkoop van een service-artikel vinden er een aantal service gerelateerde activiteiten plaats:

  • serviceconfiguraties genereren of koppelen aan een verkooporder die is gegenereerd in Exact Globe
  • serienummers vanuit Synergy synchroniseren met serienummers in Exact Globe
  • Installatie service activiteiten (in Synergy) genereren uit een verkooporder die in Exact Globe is gegenereerd
  • verkooporderregels (in Exact Globe) aan bestaande serviceconfiguraties koppelen
  • klanten informeren over service gerelateerde details door service gerelateerde velden op de lay-outs (Synergy en Exact Globe)

Serviceconfiguraties

Een serviceconfiguratie kan bestaan uit een enkel artikel of uit meerdere gekoppelde artikelen. Dit kan een combinatie zijn van serieartikelen, niet-serieartikelen en zelfs reserveonderdelen. Serviceconfiguraties zijn een belangrijk onderdeel van de service management oplossing aangezien zij servicebedrijven de mogelijkheid bieden om onder andere:

  • een set van artikelen te bundelen tot een serviceconfiguratie
  • de adresgegevens van klanten aan een serviceconfiguratie te koppelen
  • artikelen toevoegen en te vervangen in een serviceconfiguratie
  • de geschiedenis van de serviceactiviteiten te bekijken

Servicecontracten

De meeste servicebedrijven werken met contracten. De service management oplossing helpt o.a. bij:

  • het aanmaken van servicecontracten
  • het genereren van facturen vanuit een contract
  • het koppelen van een contract aan een project
  • het snel aanmaken van nieuwe klant gerelateerde contracten via contracttemplates
  • het koppelen van meerdere serviceconfiguraties aan een enkel contract

Helpdesk / Service desk

Efficiënte afhandeling van klantenservice gerelateerde vragen en serviceaanvragen is belangrijk, niet alleen voor een winstgevende serviceafdeling, maar ook om klanten tevreden en loyaal te houden. De service management oplossing helpt u hierbij door o.a.:

  • het bekijken van details van de contractafspraken
  • het instellen van de standaardduur per service-activiteit
  • het toevoegen of verwijderen van velden van het service-activiteitenscherm
  • het aanpassen van contact- en adresgegevens
  • het maken van materiaalreserveringen
  • het koppelen van materialen die gebruikt dienen te worden bij de service-activiteit

Planning

Een effectieve planning is belangrijk om er zeker van te zijn dat serviceoproepen op de meest efficiënte manier worden gepland en dat daarbij de juiste medewerker wordt toegewezen. De service management oplossing biedt o.a.:

  • het planbord
  • het automatisch verversen en gepersonaliseerde schermen en tools
  • het plannen van activiteiten die buiten het werkschema vallen
  • het plannen van meerdere monteurs op dezelfde service-activiteit
  • het werken met meerdere werkschema’s per monteur

Realisatie

Service management draait natuurlijk om het verlenen van service op een product. Hiervoor biedt de service management oplossing o.a.:

  • service-activiteit werkstroom
  • het updaten en bewerken van service-activiteiten en serviceconfiguratie details
  • werkbladen printen
  • real-time voorraad gebruik
  • het online registreren van het gebruikte materiaal, uren en andere uitgaven.

Magazijnbeheer

Voor handels- en productiebedrijven is het belangrijk om de voorraadniveaus goed in de gaten te houden. Dit geldt ook voor bedrijven die service verlenen, waarbij het van belang is om altijd te kunnen beschikken over reserveonderdelen. Tevens is het belangrijk om inzicht te hebben in welke onderdelen het vaakst ontbreken. De oplossing van Exact biedt de mogelijkheid om:

  • het maken van servicereserveringen in MRP
  • het real time bekijken van voorraadwijzigingen
  • het registeren van voorraad per monteur
  • het snel controleren van de beschikbaarheid van materialen

Facturering

Het is belangrijk om de periode tussen de service realisatie en het factureren zo kort mogelijk te houden. Daarnaast dienen facturen duidelijk te zijn voor de klant zodra ze op tijd betaald (kunnen) worden. Met de service management oplossing kunt u o.a.:

  • factuurvoorstellen aanmaken van realisaties op basis van de contractvoorstellen in Synergy
  • factuurvoorstellen aanpassen voordat de factuur wordt gegenereerd
  • periodieke facturen aanmaken op basis van contracten
  • facturen versturen naar (meerdere) debiteur(en)
  • facturen via Exact Globe versturen
  • artikelprijzen van een prijslijst uit Exact Globe gebruiken als basis voor de berekening

KPI’s en rapportage

Om inzicht te krijgen in hoe de organisatie presteert biedt de oplossing de volgende overzichten:

  • servicebon
  • contract
  • gedetailleerde planning
  • gecomprimeerde planning
  • factuurdetails

Bron: Exact Support Blog

Stappenplan eindejaarsverwerking Exact per product!

Stappenplan per product

Om u zo goed mogelijk te helpen uw eindejaarsverwerking uit te voeren, vindt u op deze webpagina instructievideo’s en een stappenplan per Exact product, voorzien van antwoorden op veelgestelde vragen. Zo kunt u heel gericht uw financiële administratie, salarisadministratie en logistieke processen afronden en voorbereidingen treffen voor 2017.

EXACT GLOBE   EXACT COMPACT   EXACT AEC   EXACT FINANCIALS

Instructievideos

Wanneer is de (salaris)eindejaarsupdate beschikbaar?

BEKIJK DE GEPLANDE DATA

Niet gevonden wat u zocht? Gaat u dan naar onze Customer Portal en bekijk de antwoorden met veelgestelde vragen of neem contact met ons op.

Bron: Exact Software

Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) algemeen beschikbaar

Na een succesvolle Controlled Release periode is Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) nu algemeen beschikbaar.

Een nieuwe oplossing in ELIS

ELIS is een technisch framework voor de integratie tussen Exact Globe Next en Exact Synergy Enterprise en ondersteunt oplossingen die gegevens uitwisselen tussen deze twee producten en eventuele third-party oplossingen.

Central Master Data Management zorgt voor de synchronisatie van stamgegevens tussen Exact Synergy Enterprise en meerdere Exact Globe databases.

Vanaf product update 257SP2 is het nu mogelijk om CMDM als oplossing te installeren en beheren in ELIS. U dient hiervoor gebruik te maken van versie 5.257.0.4 of hoger van de CMDM oplossing in ELIS.

Nu CMDM in ELIS succesvol is uitgebracht, kan deze oplossing toegevoegd worden aan de reeks oplossingen die reeds beschikbaar zijn in ELIS:

  • Exact Integrator
  • Exact Word Merge Integrator
  • Shop Floor Control Integration
  • Exchange Integration
  • Exact CMDM
  • EGN Background process

Voor meer informatie zie Installatie Central Master Data Management (CMDM) in Exact Lightweight Integration Server (ELIS) en Aan de slag met Exact Lightweight Integration Server (ELIS).

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe service packs beschikbaar!

Vanaf vandaag zijn er weer nieuwe service packs beschikbaar! Houd het support blog in de gaten voor de beschikbaarheid van de volgende nieuwe service packs.

De volgende service packs staan nu voor u klaar:

Service pack changelogs

Klik op bovenstaande links om het changelog per productlijn en product versie te bekijken. In deze changelogs kunt u per product update lezen welke verbeteringen zijn opgenomen in het betreffende service pack. Tevens kunt u in het changelog alle verbeteringen van eerdere service packs terugvinden. U kunt dus gebruik maken van één document voor alle release informatie van alle service packs per product update.

Installatie

Om te kunnen beschikken over een service pack, dient u een update uit te voeren van de software. Het installeren van een service pack werkt op dezelfde wijze als het uitvoeren van een reguliere update. In plaats van de gewenste product update, selecteert u in dit geval echter het gewenste service pack bij ‘Versie’. Wanneer het service pack er niet bij staat, klikt u eerst op update naast het veld om de lijst met beschikbare updates te verversen. Hiervoor is het van belang dat de gebruikersnaam, het wachtwoord en het domein zijn ingevuld.

Voor meer informatie over het uitvoeren van een update kunt u onderstaande links raadplegen:

Extra controle van uw loonaangifte door de Belastingdienst per 1-7-2016

Graag willen wij u erop attenderen dat de Belastingdienst per 1 juli uw loonaangifte extra zal gaan controleren. De controle is voornamelijk gericht op de sector en risicopremiegroep die aangegeven wordt in de loonaangifte. Indien deze gegevens in de loonaangifte niet overeenkomen met de beschikkingen die u ontvangen heeft van de Belastingdienst, zal de volgende melding aan u teruggekoppeld worden:

De aangegeven Sector en Risicopremiegroep is niet gelijk aan de beschikte sector risicopremiegroep(en).

Op het moment dat u deze melding ontvangt, dient u correctie loonaangiften te verzenden voor de periode(n) waarop de melding betrekking heeft.

Klik hier voor meer uitleg over het doorvoeren van de correctie in Exact Globe.

Bron: Exact Support Blog

Standaard en nieuwe rollen in Exact Globe

In de blog post ‘Beveiligingsrollen: Hoe werkt dat?’, heeft u kunnen lezen dat rollen de gebruikersrechten van uw werknemers bepalen. Bij het onderhoud van de rollen, te benaderen via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden], zijn er standaard een aantal rollen aanwezig:

  • ADMINISTRATOR – Hoofdbeheerder
  • SYSTEM ADMINISTRATOR – Systeembeheerder
  • HR – Werknemersbeheerder
  • REPRESENTATIVE – Vertegenwoordiger
  • PURCHASE AGENT – Inkoper

Via dit menupad kunt u uw medewerkers toewijzen aan één of meerdere rollen en zo bepalen welke rechten zij hebben in de administratie. Via dit document kunt de beschrijving van deze standaard rollen lezen.

Zelf rollen aanmaken

Ook is het mogelijk om via [Systeem, HR & Beveiliging, Beveiligingsrollen, Onderhouden] zelf rollen te definiëren. Dit kunt u doen door te klikken op de knop ‘Nieuw’. Via dit document kunt hier meer over lezen.

Bron: Exact Support Blog

Nieuwe versie van Elvy officieel beschikbaar!

Op 04-01-2016 is de nieuwe versie van Elvy uitgekomen. Deze versie heeft nummer 1.1700.160104 gekregen, en bevat onder andere de volgende nieuwe functionaliteiten en wijzigingen:

  • Het verwerken van UBL bestanden is geoptimaliseerd. In het volgende artikel kunt u lezen hoe u zelf UBL facturen met Elvy kunt gaan verwerken: Hoe verwerk ik UBL-facturen?
  • De koppeling met AFAS Profit is beschikbaar.
  • De koppeling met SnelStart is beschikbaar.
  • Contractmanagement is beschikbaar in de module Kostenbeheersing & Verplichtingen.
  • In de rapportages van ElvyWEB is het nu mogelijk om de informatie van de boekingen van Exact Online te raadplegen.
  • Statusdocumenten worden nu ook aangemaakt in Exact Online, zodat u ook in Exact Online direct inzicht heeft in de fiatteringsstatus van een factuur. In het volgende artikel op onze helpsite kunt u lezen hoe het deze optie kunt activeren: Hoe activeer ik het aanmaken van statusdocumenten?
  • In de koppeling met King wordt nu ook het aanmaken en bijwerken van crediteuren ondersteund.
  • Bij het afletteren van een goederenfactuur in de koppeling met Accountview kan er nu ook gekozen worden om direct op orderregels af te letteren.
  • Mogelijkheid om doorgestuurde taken binnen ElvyWEB niet nogmaals te kunnen doorsturen. Hoe u dit kunt activeren kunt u lezen in het artikel op onze helpsite: Hoe voorkom ik dat doorgestuurde taken nogmaals worden doorgestuurd?.

Voor alle overige wijzigingen en nieuwe functionaliteiten binnen Elvy verwijzen wij u naar onze releasenotes op onze infosite.

Belangrijke informatie
Na installatie van de update zal Elvy enige tijd nodig hebben om de ElvyWEB database te optimaliseren. Wij willen u erop attenderen dat de update hierdoor enige tijd langer in beslag kan nemen dan gebruikelijk!

Maak altijd een back-up van uw Elvy omgeving voordat u de update gaat installeren. Met behulp van de volgende instructie kunt u de update van Elvy installeren: Hoe voer ik een update van Elvy uit?

Wanneer u Elvy gebruikt op onze Online omgeving wordt u seperaat op de hoogste gesteld wanneer deze update wordt uitgerold.

Een e-mail vanuit MS Outlook uploaden in Exact Globe

In Exact Globe is het mogelijk om e-mails van uw relatie op te slaan in uw administratie als u beschikt over de module CRM. Met de volgende stappen kunt u een e-mail die u in MS Outlook heeft ontvangen, opslaan in Exact Globe.

In MS Outlook dient de menuoptie ‘Exact Globe Next’ aanwezig te zijn op het tabblad ‘Add-ins’. Indien dit niet het geval is, kunt u in MS Outlook (2013, in dit voorbeeld) de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga in MS Outlook naar het menu [Bestand, Opties]
  • Klik aan de linkerzijde van het scherm op ‘Invoegtoepassingen’
  • Selecteer onderin het scherm bij ‘Beheren’ de optie ‘Com-invoegtoepassingen’ en klik op de knop ‘Start’ achter het veld
  • Nu kunt u de optie ‘Exact Globe Next Documents Add-in’ aanvinken

In MS Outlook selecteert u vervolgens het betreffende e-mail bericht. Volg dan deze stappen:

  • Klik in MS Outlook op ‘Add-ins’ en dan op ‘Exact Globe Next’
  • Dan klikt u op ‘Save as document’
  • Kies vervolgens de administratie waarin de e-mail moet worden opgeslagen
  • Daarna komt er een pop-up naar voren waarin u de voortgang van het importeren wordt getoond, opgevolgd door een melding dat het document is gegenereerd.

Het document is nu beschikbaar in Exact Globe via [CRM, Invoer, Documenten]. Door het document (de e-mail) te selecteren via knop ‘Selecteren’ en vervolgens te openen via de knop ‘Open’, kunt u een relatie koppelen. De-mail is vervolgens terug te vinden in het onderhoud van deze relatie, op tabblad ‘Documenten’, via de weergave ‘Geavanceerd’.
Indien u niet beschikt over de CRM module, kunt u het document terugvinden via menupad [Financieel, Invoer, Documenten].

Bron: Exact Support Blog

Een verkeerd geïmporteerd afschrift verwijderen in Exact Globe Next

In Exact Globe Next is het mogelijk om bankafschriften te importeren via menupaden zoals [Cashflow, Invoer, Importeren] of [Financieel, Invoer, Bank/Kas] knop ‘Importeren’. Het kan voorkomen dat een afschrift verkeerd, of dubbel wordt geïmporteerd. Dit laatste kan gebeuren als het afschrift, na de import, wordt bewerkt en bijvoorbeeld de datum in de kopregel aan wordt gepast. Als hetzelfde afschrift daarna nogmaals wordt geïmporteerd, staat dit in feite ‘dubbel’ in de administratie.

Via menupad [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] kunt u een overzicht opvragen van de dubbele afschriften. In de kolom ‘Nummer’ ziet u het afschriftnummer staan.

Hier heeft u de mogelijkheid de regel van het foutieve afschrift te selecteren en te kiezen voor de knop ‘Verwijderen’. Na het verwijderen is het afschrift ook verdwenen uit het bankdagboek waarin het afschrift geïmporteerd was. Indien het afschrift reeds is verwerkt, dan is het niet meer mogelijk om het afschrift op deze manier te verwijderen.

Het dubbel tonen van de regels in het overzicht bij [Cashflow, Verslagen, Dubbele afschriften] wil overigens niet zeggen dat de administratie niet in orde is. Wanneer u een bankboeking importeert, dan wordt de rapportagedatum in de boekingsregels standaard gevuld met de afschriftdatum. Indien een geïmporteerd afschrift bewust wordt bewerkt om er bijvoorbeeld een extra regel in toe te voegen welke een andere rapportage datum (afwijkend van de kopregel) bevat, dan wordt er een extra regel getoond in dit overzicht. Het overzicht wordt dus gebaseerd op de rapportagedatum van de boeking. Wanneer u het afschrift slechts één keer in het overzicht wilt zien, dan dient u de rapportagedatum in de bankboeking gelijk te houden aan de datum in de kopregel van deze bankboeking.

Bron: Exact Support Blog