Berichten

CRM Offerte opstellen in Exact Synergy Enterprise

Wanneer een relatie heeft aangegeven interesse te hebben in de diensten of producten van je bedrijf kun je een offerte op stellen. In deze blogpost over offertes wordt uitgelegd hoe je dit kunt doen met behulp van Exact Synergy.

Word Merge template

Wanneer je met offertes wilt werken, is het aan te raden om gebruik te maken van de Word Merge functionaliteit. Om met deze functionaliteit te kunnen werken dien je enkele instellingen te controleren en eventueel aan te passen. Ten eerste dient in de instellingen via [Modules, Documenten, Inrichting, Onderhoud, Instellingen] de optie Word Merge aangevinkt te zijn.

Vervolgens dien je het XML-toewijzingsvenster (XML Mapping Pane) te installeren en het tabblad Ontwikkelaars (Developer) beschikbaar te maken in Microsoft Word. Voor informatie hierover zie, How to: Installeren van het XML Mapping Taakvenster voor Microsoft Word 2007, 2010 of 2013.

Met XML toewijzing kun je bepalen welke velden uit de database beschikbaar gemaakt moeten worden in het Word document. Bijvoorbeeld een veld dat de naam van de klant weergeeft of een veld dat het artikel toont dat opgenomen dient te worden in de offerte. Voordat je een template voor een offerte aan kunt maken in Word, dien je de XML toewijzing te downloaden die voor deze template gebruikt dient te worden. Hiervoor kun je in Exact Synergy gaan naar [Modules, Documenten, Inrichting, Word Merge, Schema]. Hier kun je het General word merge schema downloaden.

Wanneer je dat hebt gedaan kun je het tabblad Ontwikkelaars (Developer) openen in Microsoft Word en op de optie XML-toewijzingsvenster (XML Mapping Pane) klikken om het XML toewijzingspaneel te tonen. Bij Aangepast XML-onderdeel (Custom XML Part) kun je kiezen voor Nieuw onderdeel toevoegen (Add new part).

Nu kun je het gedownloade bestand selecteren in de drop-down lijst. De XML tags die in het schema zijn opgenomen worden nu getoond in het XML toewijzingspaneel en kunnen worden gebruikt om een Word Merge template aan te maken. Om een veld toe te voegen een de template, klik met de rechtermuisknop op het gewenste veld en kies voor Inhoudsbesturingselement toevoegen (Insert Content Control).

Nadat de template is aangemaakt kun je deze in Synergy uploaden via [Modules, Documenten, Inrichting, Word Merge, Templates, Template: Nieuw].

Voor meer informatie over het aanmaken van een Word Merge template, zie Aanmaken en bewerken van Word Merge templates en de gerelateerde documenten.

Een offerte aanmaken

Om vervolgens een offerte aan te maken, kun je op de relatiekaart kiezen voor Offertes is in de monitor sectie.

Klik daarna op Nieuw en vul de relevante velden in. Zodra alle gegevens zijn geselecteerd en ingevuld kun je de offerte genereren.

Wanneer je gebruik maakt van Word Merge, klik dan na het invullen van alle gegevens op Offerte maken. Vervolgens kun je de (zojuist aangemaakte en geüploade) template selecteren en de overige gegevens invoeren. Zodra je op Brief maken klikt wordt de offerte aangemaakt.

Zodra het document is aangemaakt wordt deze direct als bijlage aan een nieuw Synergy document gekoppeld. Het document zal vervolgens automatisch aan de relatie worden gekoppeld.

Om een offerte om te zetten naar een verkooporder in Exact Globe kun je de offerte openen en op Verkooporder maken klikken. Voor meer informatie hierover, zie How-to: Converting Quotations to Sales Orders in Exact Globe.

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over CRM zal worden besproken hoe je in Synergy met marketing campagnes kunt werken.

Bron: Exact Support Blog

Bij welke rol hoort een functierecht in Exact Synergy Enterprise?

In de blogpost ‘Rollen per medewerker zien’ heeft u kunnen lezen hoe u kunt zien welke rollen een medewerker heeft.

Rollen zijn gekoppeld aan functierechten die bepalen welke functies uitgevoerd mogen worden. Naast een aantal standaard aanwezige rollen kunt u ook zelf rollen aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een aparte rol aanmaken voor een specifieke functie, of een aparte rol voor een stagiair.

Omdat er verschillende rollen aanwezig zijn kan het voorkomen dat bepaalde functierechten in meerdere rollen zijn opgenomen. Via het overzicht van de functierechten kunt u eenvoudig zien in welke rollen een bepaald functierecht is opgenomen.

Via het menupad [Modules, Systeem, Inrichting, Beveiliging, Functierechten] kunt u dit overzicht opvragen. U maakt hier eerst een selectie op de module waarvoor u de functierechten wilt bekijken, of u kiest voor ‘Alle’ om alle functierechten te bekijken.

Vervolgens opent u het betreffende functierecht. In de sectie ‘Rollen’ kunt u zien welke rollen aan dit functierecht zijn gekoppeld.

Bron: Exact Support Blog

HR wijzigingen binnen Exact Synergy fiatteren

Om te voorkomen dat bepaalde gegevens van de medewerker worden aangepast kan dit worden afgeschermd met rechten. Het kan echter ook wenselijk zijn om de gebruikers wel rechten te geven om dit te wijzigen maar een controle slag toe te voegen.

Dit kunt u doen door gebruik te maken van ‘HR wijzigingen fiatteren’. Hiermee kunt u voor bepaalde velden aangeven dat deze na het wijzigen gefiatteerd dienen te worden.

Via [HRM, Inrichting, Algemeen, Velden: te fiatteren] kunt u aangeven voor welke velden u fiattering wilt toevoegen. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat u een wijziging in de manager van de medewerker wilt fiatteren.

Bij het bewerken van de medewerker kunt u de velden waarvoor is aangegeven dat wijzigingen gefiatteerd moeten worden herkennen aan een blauwe punaise:

Zodra u de manager bij de medewerker heeft gewijzigd en de gegevens heeft opgeslagen is deze wijziging nog niet meteen doorgevoerd.

Wanneer u vervolgens de medewerker bewerkt zult u zien dat er bij het veld nu een rode punaise staat:

Wanneer u de muis boven deze punaise houdt ziet u de aanvullende informatie. Zo kunt u zien dat de manager is gewijzigd, maar dat deze wijziging nog niet is goedgekeurd (Te fiatteren).

De HR medewerker kan vervolgens via [HRM, Invoer, HRM, HR Wijzigingen fiatteren] bekijken welke wijzigingen er zijn doorgevoerd en deze fiatteren (goedkeuren) of afkeuren.

Wanneer vervolgens de background job Exact.Jobs.SysMaint.dll wordt uitgevoerd, worden alle wijzigingen die zijn gefiatteerd definitief doorgevoerd.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Globe externe shelf life garanderen voor verzonden serie-/batchartikelen

Wanneer u gebruik maakt van E-WMS (SE1380 E-WMS I) orderpicken met serie-/batch advies, bent u in staat om de externe shelf life te garanderen voor verzonden serie-/batchartikelen.

U kunt een dagfactor configureren per klant of per klant en artikel. Deze dagfactor betreft het aantal dagen dat een artikel met beperkte houdbaarheid na het verzenden nog houdbaar moet zijn bij uw klant.

De externe shelf life voor de debiteur kunt u instellen in de WMS instellingen van de debiteur.

De dagfactor per debiteur en artikel (uitzonderingen) kunt u configureren in het menupad [WMS, Inrichting, Artikelen per debiteur].

Wanneer de externe shelf life is geconfigureerd wordt deze als extra selectiecriteria toegepast om te selecteren van de beschikbare serie-/batch voorraad. Alleen voorraad met een einddatum later dan ‘vandaag’ + deze dagfactor, wordt geadviseerd.

De externe shelf life wordt toegepast en gevalideerd in de volgende E-WMS processtappen:

  • Bij het genereren van een pickadvies voor serie-/batchartikelen (de instelling ‘Serie/batchadvies’ moet aan staan);
  • Bij het picken van een serie-/batchnummer (alleen ASP), bij het afwijken van het geadviseerde serie-/batchnummer – afhankelijk van de nieuwe ASP validatie instelling ‘Volledige S/B validaties‘;
  • Na het terugmelden en valideren van de gepickte regels.

Bron: Exact Support Blog

Tips om te beginnen met Exact Online

Als nieuwe klant van Exact Online is het logisch dat u veel vragen heeft. Wellicht heeft u nog niet veel ervaring met boekhouden, of met het werken met boekhoudkundige software.

We proberen daarom om de software zo gemakkelijk mogelijk te maken en u werk uit handen te nemen. Uiteraard staat onze support-afdeling altijd voor u klaar om u op weg te helpen. Er zijn echter ook andere manieren om meer inzicht te krijgen in de werking van Exact Online. In deze blog vertellen we daar graag meer over zodat u zonder problemen kunt gaan starten in de wereld van Exact Online.

Inrichting
De inrichting van Exact Online is erg belangrijk, vooral als u gebruik gaat maken van de geavanceerdere versies van Exact Online (zoals Handel en Productie).  Hoe u de administratie inricht is later bepalend voor de boekingen die worden gemaakt en de processen die worden geregistreerd. Daarom willen we u graag helpen om daarmee goed van start te gaan.

In de blog ‘Beginnen met Exact Online‘ kunt u zien hoe u met een standaardinrichting van Exact Online kunt starten. Daarbij heeft u de keuze uit verschillende inrichtingen, zoals die voor een Commercieel bedrijf met CRM of een Vereniging. Als u kiest voor een standaardinrichting wordt uw administratie gevuld met grootboekrekeningen, btw-codes en andere stamgegevens.

Echter gaven we al aan dat de inrichting van bijvoorbeeld een Exact Online Handel administratie wat meer aandacht nodig heeft. We raden daarom ook aan om daarbij gebruik te maken van een consult (op locatie). Als u daar meer informatie over wilt kunt u een consult aanvraag indienen.
Klik daarvoor in Exact Online op het vinkje in de grijze balk, kies voor Nieuwe taak. Klik dan op Consult aanvraag onder Support en vul uw aanvraag in. Door bij de start te investeren in een goede inrichting zorgt u ervoor dat later alle processen goed verlopen.

Helpdocumentatie
Op veel vragen zijn de antwoorden terug te vinden in de documentatie van Exact Online. U kunt die helpdocumentatie vinden door in een scherm op het vraagteken te klikken, u kunt dan een helpdocument vinden over die specifieke pagina. U kunt ook klikken op ‘Help startpagina’ of direct zoeken naar een term.

Starten

Training
Trainingen voor Exact Online bestonden al een tijd, maar om ervoor te zorgen dat u goed op weg wordt geholpen bieden wij deze trainingen nu gratis aan! Hier leest u meer en kunt u zich aanmelden: http://www.exact.nl/support-en-training/trainingen/gratis-trainingen

Er zijn verschillende trainingen mogelijk, bijvoorbeeld een ‘Aan de slag’ training waarin de basis wordt behandeld, of een Handel training waarin er wordt ingegaan op de processen die dan van belang zijn. Door een training te volgen kunt u zelfverzekerd aan de slag gaan met Exact Online.

Webinar
Een andere optie die wij bieden om uw kennis te vergroten, zijn webinars. Een webinar is een online seminar dat via de pc kan worden bekeken. Wanneer u zich inschrijft voor de webinar, ontvangt u de url waarop de webinar te volgen is.

Op deze webpagina kunt u meer informatie lezen.

Support
Eerder in deze blog werd al aangeven dat ons doel op de Support afdeling ook is om u op weg te helpen. U kunt ons op meerdere manieren bereiken:

  • Telefonisch

U kunt telefonisch met ons in contact treden via 0157115100.

  • Webvraag

U kunt een webvraag bij ons indienen via Exact Online zelf. Hiervoor klikt u in de grijze balk van Exact Online op het vinkje en vervolgens op Nieuwe taak. Kies dan voor Vraag Exact Customer Support. Vul uw vraag in en kies voor Bewaren + Nieuw om nog een vraag in te dienen, of voor Bewaren + Bewerken. Bij het indienen van de vraag kunt u aangeven dat u teruggebeld wilt worden. Indien u dat niet invult krijgt u een reactie per e-mail. Graag ontvangen we een zo duidelijk mogelijke uitleg en eventueel een schermafbeelding zodat we uw vraag snel en correct kunnen beantwoorden.

  • Chat

Klik in Exact Online op het vraagteken en op Help startpagina. Nu kunt u kiezen voor de knop Chat (is online). Hierna begint een chatsessie met een support medewerker. We raden deze optie niet aan bij zeer ingewikkelde kwesties. Maar het gebruik van de chat kan erg handig zijn als u snel een antwoord wilt krijgen of als het druk is aan de telefoon. Zo hoeft u niet in de wacht te staan en kunt u snel weer verder!

De support afdeling is bereikbaar van 08.30 tot en met 17.30 op werkdagen.

Starten_3

Als laatste willen we u nog verwijzen naar deze website voor meer Tips & Tricks om te starten met Exact Online.

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog