Berichten

Social Collaboration – Entiteiten delen binnen Exact Synergy Enterprise

Met behulp van Social Collaboration kun je verschillende Synergy entiteiten onder de aandacht brengen bij je collega’s. Had je het net tijdens de lunch nog over een klant, maar je lunchpartner had geen idee over wie je het had? Dan deel je bij terugkomst achter je bureau toch gewoon even de klantkaart met hem of haar? Of ben je mega enthousiast over een nieuw artikel dat jullie gaan verkopen? Hup! Laat zien dan! En wat denk je van het delen van een handige workspace waar je (nieuwe) collega nog niet vanaf weet? Genoeg mogelijkheden om je werkdag makkelijker en leuker te maken! In deze blogpost over Social Collaboration wordt besproken welke verschillende entiteiten er gedeeld kunnen worden en wat je hiermee kunt bereiken.

Document

Door op Synergy Link te klikken kun je een entiteit delen op de tijdlijn van een collega of groep. Om een document onder de aandacht te brengen of een (groep) collega(’s) het document te laten zien waar jullie het zojuist over hebben gehad, kun je de link naar het betreffende document delen. Zo hoeven je collega’s niet zelf op zoek te gaan en kan een belangrijk document in principe niet over het hoofd worden gezien (deze wordt bovenaan de tijdlijn van de betreffende collega of groep geplaatst).

Relatie

Wanneer het wenselijk is dat een collega contact opneemt met een bepaalde relatie kun je eenvoudig de relatie delen op zijn tijdlijn. Zo hoeft de ander niet zelf te zoeken, wat vervolgens tijd scheelt én voorkomt dat eventueel een verkeerde relatie wordt benadert.

Project

Ook kan het in verschillende situaties handig zijn om een project te delen met je collega’s. Bijvoorbeeld als een nieuwe collega of een nieuw teamlid voor het eerst aan een bepaald project dient te werken. Die persoon kan natuurlijk gaan zoeken tussen zijn Mijn projecten, maar wanneer dit er erg veel zijn is het veel makkelijker om dat ene project gewoon even te delen op zijn tijdlijn.

Workspace

Heb je een workspace ontdekt die volgens jou iedereen in je team zou moeten kennen, maar heb je geen tijd om hem aan ieders menu vast te maken? Deel hem dan op de tijdlijn van de betreffende groep zodat ieder groepslid zelf de workspace kan bekijken en eventueel aan zijn Mijn workspaces kan toevoegen.

Let op! Alleen medewerkers met het recht Mag bekijken of Mag bewerken voor de betreffende workspace kunnen de workspace bekijken en/of bewerken. Voor meer informatie over workspaces, zie Workspaces ontdekken.

Medewerker

Als er binnenkort een nieuwe medewerker start, is het wellicht leuk om deze medewerker alvast voor te stellen aan het team door de medewerkerskaart in de groep te delen. Het kan ook zijn dat je een vraag van een collega niet kunt beantwoorden en dat je die collega door moet verwijzen naar iemand anders. Je kunt dan eenvoudig die betreffende medewerker met je collega delen, zodat hij precies weet wie je bedoelt en bij wie hij moet zijn.

Artikel

Tenslotte kunnen artikelen worden gedeeld met behulp van Social Collaboration. Ben je enthousiast over een nieuw artikel dat binnenkort in de verkoop komt? Deel hem vast met je collega’s op hun tijdlijn of op die van de groep en laat elkaar weten wat je ervan vindt!

Volgende keer

In de volgende blogpost in de serie over Social Collaboration zal worden besproken hoe je de samenwerking kunt bevorderen door het werken in groepen.

Bron: Exact Support Blog

Exact Software Business oplossingen

Omdat geen enkel bedrijf hetzelfde is en dezelfde wensen heeft biedt Exact diverse software oplossingen. U kunt hierbij denken aan een HRM, CRM, project of financiële oplossing. Om een nog beter inzicht te krijgen in de mogelijkheden van de verschillende oplossingen, zullen we in de komende weken een aantal van deze oplossingen uitgebreid bespreken op het support blog.

Houd de komende tijd dit blog dus in de gaten om te ontdekken of u reeds optimaal gebruik maakt van een Exact Globe Next of Exact Synergy Enterprise oplossing, of dat u wellicht nóg efficiënter kunt gaan werken door middel van een oplossing die in deze serie wordt besproken.

Tip: Een relatie koppelen aan een intern project in Exact Globe

Doorgaans wordt er bij een intern project niet gefactureerd aan een debiteur. Het is echter wel mogelijk om een relatie aan een intern project te koppelen. Deze relatie kan bijvoorbeeld een (toekomstige) klant, leverancier, of medewerker zijn.

Via het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden] kunt u de relatie koppelen door rechts bovenin het scherm te klikken op het icon Project_relatie. Vervolgens kunt u de relatie selecteren die u toe wilt voegen, of een nieuwe aanmaken.

Verkooporder genereren
Op het moment dat de relatie wordt toegevoegd aan een bestaand project, wordt de melding ‘Verkooporders genereren?’ getoond. Indien u op ‘OK’ klikt, wordt er een verkooporder gegenereerd en komt de melding ‘Verkooporders genereren: Gelukt’. De verkooporder zal vervolgens de omschrijving en onze referentie ‘From : Internal project’ krijgen. Dit kan eventueel aangepast worden in de order zelf.

Bron: Exact Support Blog

Meerdere leden in één keer toevoegen aan een project in Exact Synergy

In de blogpost ‘Leden toevoegen aan een project’ heeft u kunnen lezen hoe u leden kunt toevoegen aan een project. Voor projecten met een beperkt aantal leden is het eenvoudig om deze op deze wijze toe te voegen. Voor projecten met een groot aantal leden is veel werk om ieder lid afzonderlijk toe te voegen.

Een manier om meerdere personen in één keer als lid toe te voegen is beschikbaar in het zoekscherm van de medewerkers.

U gaat hiervoor naar het menupad [Modules, HRM, Overzichten, Medewerkers, Zoeken]. In het zoekscherm van de medewerkers maakt u een selectie op de medewerkers die u als lid wilt toevoegen. Bijvoorbeeld alle medewerkers met een bepaalde kostenplaats of locatie.

Nadat u de gewenste selectie heeft gemaakt klikt u op ‘Tonen’. U ziet nu een overzicht van de medewerkers die aan de zoekopdracht voldoen.

In de eerste kolom kunt u de medewerkers selecteren. Standaard zijn alle medewerkers geselecteerd. Indien gewenst kunt u de medewerkers die u niet wilt toevoegen uitvinken.

Vervolgens klikt u boven in het scherm op ‘Toevoegen aan project’. Daarna selecteert u het project waaraan u de medewerkers wil toevoegen.

Bron: Exact Support Blog

Binnen Exact Synergy leden toevoegen aan een project

Wanneer u werkt met projecten kunt u per project aangeven welke personen lid zijn van het project. Afhankelijk van de instellingen kan het project zelf alléén voor leden zichtbaar zijn (hiervoor vinkt u de optie ‘ Alleen voor leden’ op de project kaart aan), of voor alle medewerkers.

Het koppelen van personen als lid van het project biedt u verschillen voordelen. Zo kunt u bijvoorbeeld bij documenten aangeven dat die documenten alléén inzichtelijk zijn voor projectleden, of dat alle projectleden een document mogen bewerken. Naast het project specifiek maken van documenten is dit ook mogelijk voor verzoeken.

Op de projectkaart kunt u eenvoudig zien welke personen lid zijn van het project en wat de begin- en einddatum is van hun lidmaatschap.

Via de knop ‘Nieuw’ kunt u nieuwe leden toevoegen aan het project. Hierbij heeft u tevens de mogelijkheid om de persoon te informeren over het lidmaatschap middels een taak in zijn of haar werkstroom. Wanneer u het lidmaatschap van een lid wilt beëindigen kunt u op het rode kruis achter de betreffende persoon klikken. Om de begin- of einddatum van het lidmaatschap te wijzigen kunt u gebruik maken van de hyperlink ‘Bewerken’.

Bron: Exact Support Blog

Ureninvoer app algemeen beschikbaar

Sinds afgelopen weekend is de ureninvoer app voor Exact Synergy PSA algemeen beschikbaar. Met deze app kunnen consultants overal hun geplande en ongeplande uren op een eenvoudige
manier via hun mobiel invoeren en hun planning bekijken. De app is geschikt voor Android en iOS.

U kunt de app downloaden via Google Play en iTunes.

Bron: Exact Support Blog

Hoe laat ik de kostenplaats herkennen op een factuur binnen Elvy?

Wanneer u met uw leveranciers hebt afgesproken dat zij een door u gehanteerde kostenplaats, kostendrager of projectcode op hun facturen vermelden, of wanneer u bijvoorbeeld kostenplaatsen hebt aangemaakt conform gegevens op een factuur, dan hebt u de mogelijkheid om deze automatisch te laten invullen in het Boekingsregel-scherm.

Voorbereiding

Lees eerst de betreffende factuur in en voor de automatische herkenning uit. Vervolgens opent u de herkenningsinformatie door links bovenin het Digitaliseren-scherm op het Elvy-icoon te klikken. Selecteer de optie, Informatie – Automatische herkenning.

templateherkenning-dig-herkenning1

Het volgende scherm wordt nu getoond.

templateherkenning-dig-herkenning2

Hier scrollt u naar beneden totdat u bij de coördinaten komt; dit zijn alle tekstblokken die door Elvy herkend zijn op de factuur. De herkende tekst is van links naar rechts, van boven naar beneden, gelezen op de factuur. Zoek in deze lijst naar het gegeven waarop u de kostenplaats-/-drager-/projectherkenning wilt laten herkennen.

In dit voorbeeld gebruiken we ‘Uw referentie:’, waarbij de waarde die erachter staat, ingevuld moet worden op het Boekingsregel-scherm.

Let op: Sluit het Digitaliseren-scherm, voordat u wijzigingen aanbrengt in de kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning. Nadat u de gewenste templates het ingesteld, drukt u op Bewaren, waarna u Digitaliseren weer kunt starten.

Herkenning configureren

Ga via het menu naar Instellingen › Instellingen, tabblad Automatisch inboeken.

templateherkenning-instellingen1

U kunt hier, afhankelijk van hetgeen u automatisch wilt laten herkennen en invullen, bij de betreffende velden de ‘templates’ invullen. Hierbij maakt u gebruik van het ‘wildcard’ symbool *(de asterisk), het ‘ieder teken’ symbool ? en de <KODE> variabele.

Voorbeeld: De waarde na ‘Uw referentie’ moet worden ingevuld als kostenplaats

Voer bij ‘Kostenplaats templates’ de volgende waarde in:

 *referentie*<KODE>

Hierdoor wordt in alle tekst gezocht naar de tekst ‘referentie’, waarbij de waarde die hierna komt, gezien wordt als de ‘code’ die Elvy invult op het Boekingsregel-scherm, als kostenplaats. De * staat symbool voor ‘alle tekst’, wat betekent dat het niet uitmaakt wat, in dit voorbeeld, voor of na het woord ‘referentie’ komt.

Voorbeeld: ‘Uw referentie’ moet als projectcode herkend worden

Voer bij ‘Projectcode templates’ de volgende waarde in:

<KODE:P??????>

Hierdoor wordt in de tekst gezocht naar de letter ‘P’ gevolgd door zes tekens. Deze waarde wordt ingevuld op het Boekingsregel-scherm, als projectcode.

Aandachtspunten bij het gebruik van kostenplaats/kostendrager/projectcode herkenning

  • Alleen de eerste ‘match’ op de factuur wordt gebruikt. Kortom, wanneer in het gebruikte voorbeeld, ‘Uw referentie’ meerdere keren op de factuur staat, wordt alleen de eerste keer dat Elvy deze herkend (bovenaan de pagina), de herkende waarde gebruikt op de boekingsregel.
  • Het is mogelijk om meerdere ‘templates’ te definiëren, door iedere waarde op een nieuwe regel te zetten.
  • Deze vorm van herkenning wordt applicatiebreed toegepast: in alle gekoppelde administraties, bij alle crediteuren.
  • Dubbele punten, puntkomma’s en andere leestekens worden genegeerd bij de herkenning. Het is dus niet nodig om hier rekening mee te houden bij het definiëren van een template.

Bron: Elvy

Binnen Exact Synergy ongelezen documenten bekijken

In de blogpost ‘Samen documenten bewerken‘ heeft u kunnen lezen hoe u meerdere personen rechten kunt geven om een document te bewerken.

Wanneer u met meerdere personen meerdere documenten kunt bewerken kan het lastig zijn inzicht te houden in welke documenten door andere mensen zijn aangepast en of u deze aanpassingen al heeft gezien. Met de optie ‘Ongelezen’ kunt u snel bekijken welke gewijzigde documenten u nog niet heeft gezien.

Dit kunt u als volgt doen:

  • U opent de projectkaart van het betreffende project.
  • In de monitor klikt u op ‘Documenten’ om alle aan het project gekoppelde documenten te bekijken.
  • In de criteria vinkt u de optie ‘Ongelezen’ aan en klikt op de knop ‘Actualiseren’.

  • Nu worden alleen de documenten getoond die zijn gewijzigd nadat u het document voor het laatst heeft bekeken.

Wanneer de optie ‘Ongelezen’ niet aanwezig is kunt u deze toevoegen aan de criteria via de optie ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Bron: Exact Support Blog

Samen documenten bewerken in Exact Synergy

In de blogpost ‘Wie mag dat zien?‘ heeft u kunnen lezen hoe u kunt aangeven dat een document alleen door projectleden mag worden gezien.

Wanneer u met meerdere personen aan een project werkt kan het voorkomen dat de projectleden niet alleen inzicht dienen te hebben in het document, maar tevens het document moeten kunnen bewerken.

Ook dit kunt u in het document aangeven. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt de ‘Bewerken: rechten’ in op ‘Project – Lid’.

Alle mensen die lid zijn van het project kunnen het document nu bewerken.

Bron: Exact Support Blog

Wie mag dat zien binnen Exact Synergy Enterprise?

Wanneer u werkt aan een project kunt u alle aan dat project gerelateerde documenten koppelen aan dat project. Op die manier is alle informatie verzameld op één centrale plek. Vanuit de projectkaart kunt u eenvoudig de gekoppelde documenten bekijken via de link ‘Documenten’ in de monitor.

Het kan echter voorkomen dat bepaalde informatie alleen inzichtelijk dient te zijn voor de leden van het project en niet voor de andere medewerkers in het bedrijf.

U kunt dit eenvoudig realiseren via het beveiligingsniveau van het document. Bij het aanmaken of bewerken van het document koppelt u het betreffende project en stelt het beveiligingsniveau in op ‘Project (Specifiek)’.

Op deze wijze kunnen alleen de mensen die lid zijn van het betreffende project het document zien.

Bron: Exact Support Blog