Berichten

Logistiek – Toeslagen en kortingen in Exact Globe

De module (SE1225 E-)Toeslagen & Kortingen helpt je om een goed inzicht te krijgen in de verkoopbedragen van de verschillende verkooptransacties. De toeslagen of kortingen die je toepast op verkooptransacties worden met behulp van deze oplossing apart geregistreerd waardoor het inzichtelijk is wat de verkoopbedragen zijn en wat de toeslag-/kortingsbedragen zijn. In deze blogpost wordt uitgelegd hoe je met toeslagen en/of kortingen kunt werken.

Toeslagen en kortingen aanmaken

Via [Systeem, Logistiek, Toeslagen/Kortingen] kun je de toeslagen en kortingen aanmaken.

Bij het aanmaken van de korting/toeslag dien je een aantal algemene zaken op te geven. Dit betreft een code en een omschrijving, maar ook een valutacode en artikelgroep. De artikelgroep bepaalt welke grootboekrekeningen worden gebruikt om de toeslag of korting op te registeren.

Vervolgens kun je voor de toeslag/korting de condities bepalen op het tabblad Condities. Middels de condities kun je aangeven wanneer de korting of toeslag toegepast dient te worden. Op basis van deze condities wordt tijdens de invoer van de offerte, order of factuur bepaald of de betreffende toeslag/korting van toepassing is. Middels deze condities kun je bijvoorbeeld aangeven dat de toeslag/of korting alleen toegepast dient te worden wanneer een order binnen een bepaalt datumtraject valt, of bijvoorbeeld wanneer het netto orderbedrag groter is dan een bepaald bedrag.

Op het tabblad Toeslagen/Kortingen van de toeslag/korting kun je aangeven of het een toeslag of een korting betreft. Tevens kun je aangeven of deze betrekking heeft op de kopregel van de offerte/order/factuur, of op de regels. Verder is het mogelijk om een methode te selecteren waarmee je aangeeft of de toeslag/korting een vast bedrag of een percentage betreft, welk bedrag/percentage dit is, welke BTW-code gebruikt dient te worden, etc.

Vanaf product update 414 is deze functionaliteit echter verder uitgebreid waarbij het mogelijk is gemaakt om aan te geven of je de kortingen en toeslagen pro rata, of als volledig bedrag bij de eerste levering of factuur, wilt toepassen. Voor meer informatie hierover, zie de release notes.

Toeslagen/Kortingen toepassen

Nadat je de toeslagen en/of kortingen hebt aangemaakt worden deze toegepast bij het invoeren van offertes, orders en facturen. In de verschillende schermen kun je in de kolominstellingen aangeven of de kolommen voor de toeslagen/kortingen getoond dienen te worden. Dit betreft de kolommen Regeltoeslagen en Toeslagen (in de instellingen wordt deze laatste kolom ook wel Toeslagdetails genoemd).

Deze twee kolommen tonen informatie over de regeltoeslagen die van toepassing zijn op de betreffende offerte/order/factuurregel. De kolom Regeltoeslagen, toont het totaalbedrag (in de valuta van de factuur) aan regeltoeslagen dat van toepassing is voor deze regel. De regeltoeslagen worden berekend op het moment dat je de regel hebt ingevuld en de regel verlaat. Wanneer er toeslagen van toepassing zijn wordt in de kolom Toeslagen een icoon getoond. Door erop de klikken kun je de detailgegevens van de voor die regel toegepaste toeslagen bekijken.

De kopregeltoeslagen die van toepassing zijn kun je bekijken in het kortingen/opslagenscherm dat je kunt openen via de knop ‘Specifiek’ onderin de offerte, order of factuur. In dit scherm worden tevens de regeltoeslagen, gegroepeerd per toeslagcode en BTW-code, getoond.

De gegevens van de regeltoeslagen kun je niet aanpassen in dit scherm. Je kunt ze alleen bekijken. Voor de kopregeltoeslagen kun je in dit scherm alleen de verkoopprijs en de BTW-code aanpassen. Tevens kun je nieuwe kopregeltoeslagen toevoegen.

Meer informatie

Zie voor meer informatie over het werken met toeslagen en kortingen het document Het werken met toeslagen en kortingen en de gerelateerde onderwerpen.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe bij het leveren van verkooporders meteen artikel etiketten printen

In het menupad [Order, Invoer, Leveringen] beschikt u over de knop ‘Etiketten afdrukken’.

Met deze knop is het mogelijk om de artikel etiketten af te drukken. Zo kan de magazijnmedewerker direct bij het uitgeven van de onderdelen de etiketten afdrukken en deze direct bij uitgifte labelen. Deze knop is alleen actief wanneer u bij in het genoemde menupad een selectie heeft gemaakt op ‘Verkooporder’, ‘Productieorder’, ‘Interne order’ of ‘Interfiliale overslag’. Tevens dient u maar één regel te hebben geselecteerd.

Welke artikelen er worden afgedrukt is afhankelijk van de geselecteerde leverdatum van de orderregels. Alléén artikelen uit orderregels met een leverdatum die gelijk is aan of kleiner is dan de geselecteerde leverdatum worden afgedrukt.

Wanneer u de gegevens groepeert op artikel worden alleen de etiketten afgedrukt voor de artikelen die u heeft geselecteerd. Dit geldt alleen voor verkooporders, productieorders, interne orders en interfiliale overslagen.

Wanneer u bij de optie ‘Groepeer op’ de optie ‘Oplopend sorteren’ heeft aangevinkt worden de etiketten op volgorde van artikelcode afgedrukt. Wanneer u deze optie uitgevinkt heeft, worden de etiketten afgedrukt op de volgorde van de orderregels.

Afhankelijk van welke optie u in de sectie ‘Selectie’ heeft geselecteerd verschijnt één van de volgende selectieschermen voor het afdrukken van de etiketten.

Bij het leveren van verkooporders meteen artikel etiketten printen

Bron: Exact Support Blog

Meerdere artikelen in één keer aan een leverancier koppelen in Exact Globe

Door artikelen aan een leverancier te koppelen bepaalt u welke artikelen beschikbaar zijn bij het aanmaken van een bestelling voor die leverancier.

Via het tabblad ‘Inkoop/Verkoop’ van het artikel kunt u de leverancier aan het artikel koppelen. Wanneer u meerdere artikelen in één keer aan een leverancier wilt koppelen kunt u het volgende uitvoeren:

  • Ga naar het selectiescherm van het artikelonderhoud. Bijvoorbeeld via menupad [Inkoop, Artikelen, Onderhouden].
  • Klik op de knop ‘Batch-updates’.
  • Kies bovenin het scherm ‘Artikelen per leverancier’.
  • Bij ‘Traject’ kunt u een selectie maken op de artikelen waaraan u de leverancier wilt koppelen.
  • Bij ‘Wijziging’ vinkt u de optie ‘Toevoegen: Leverancier’ aan.
  • Achter dat veld selecteert u de leverancier die u aan de artikelen wilt koppelen.
  • Vervolgens klikt u op ‘Toon lijst…’.
  • De voorgestelde wijziging wordt nu getoond in Microsoft Excel.
  • In Microsoft Excel gaat u vervolgens naar het tabblad ‘Add-ins’.
  • Hier klikt u op het icoon met de gele ton .
  • Wanneer gevraagd wordt of u de wijzigingen wilt bewaren kiest u voor ‘Ja’.
  • De wijzigingen worden nu doorgevoerd in de betreffende administratie.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe een BTW-code gebruiken in een boeking

In de Blog post ‘Een BTW-code aanmaken’ heeft u kunnen lezen hoe u een BTW-code aan kunt maken. Door het gebruik van BTW-codes hoeft u dus geen BTW-bedrag in te voeren, maar alleen de BTW code te selecteren. Op basis van de inrichting van de code, zal Exact Globe Next automatisch het juiste bedrag aan BTW bepalen.

Op het moment dat u bijvoorbeeld een verkoopboeking aanmaakt via knop ‘Nieuw’ in menupad [Financieel, Invoer, Verkoop], is de kolom ‘BTW’ op regelniveau standaard beschikbaar. Als u op de regel van de boeking staat en met de cursor of muis in de kolom ‘BTW’ klikt, kunt u op ‘F5’ op uw toetsenbord klikken. Het scherm waarin een BTW-code geselecteerd kan worden, wordt dan geopend. Als u in dit nieuwe scherm de juiste BTW-code selecteert, zal op basis van de inrichting van de code (percentage etc.) het juiste bedrag aan BTW getoond worden in de kolom ‘BTW-bedrag’.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Online verkoopfacturen verzenden via de digitale brievenbus

Een veel gestelde vraag aan Exact Customer Support is hoe een verkoopfactuur verzonden kan worden naar de digitale brievenbus van een klant. Een digitale brievenbus is geen e-mailadres. Het versturen van berichten via de digitale brievenbus kan alleen tussen Exact Online gebruikers onderling.

Als uw klant Exact Online heeft, kunt u de verkoopfacturen verzenden naar de digitale brievenbus. U kunt dit instellen op de relatiekaart, te vinden via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>]. In de relatiekaart gaat u naar [Overzicht, Algemeen, Adressen, Alles tonen].

U kunt een bestaand adres aanklikken of een nieuw adres aanmaken middels de knop ‘Nieuw’. Vervolgens is er onderin de mogelijkheid om de digitale brievenbus in te stellen. U kunt kiezen voor ‘Type: Handmatig’ indien u het adres van de digitale brievenbus weet. Deze kunt u in het veld onder ‘Type’ invullen. Kiest u voor ‘Type: Exact’, dan verschijnt er een vergrootglas rechts achter het veld Digitale brievenbus. Via het vergrootglas ziet u dan alle digitale brievenbussen van alle Exact Online gebruikers die de digitale brievenbus gepubliceerd hebben. U kunt hier ook zoeken naar het juiste adres.

Zodra u de juiste digitale brievenbus heeft geselecteerd in bovenstaand scherm, kunt u ‘Bewaren’. Hierna is het mogelijk om verkoopfacturen naar de digitale brievenbus van de klant te sturen.

Eventueel is het mogelijk om de methode voor het versturen van de facturen bij deze klant standaard op ‘Verzenden via digitale brievenbus’ te zetten. Via [Verkoop, Klanten, Onderhoud, <klik de relatie aan>] komt u in de relatiekaart, waar u kunt kiezen voor ‘Bewerken’. Onder het kopje ‘Verkoop’ kunt u kiezen voor ‘Methode voor versturen facturen’.

Zodra er bij het verzenden van de verkoopfactuur wordt gekozen voor ‘Gebaseerd op klant’, zal de factuur verstuurd worden op basis van de instelling op de relatiekaart, bij ‘Methode voor versturen facturen’.

Bron: Exact Support Blog

Een overzicht tonen in Exact Globe van de medewerkers met een e-mailadres

In de blog post ‘Welke instellingen zijn van belang voor het e-mailen van salarisslips’ heeft u kunnen lezen wat er ingesteld dient te worden om salarisstroken te versturen via e-mail. Bij het verwerken van de salarisstroken, kan het handig zijn om een overzicht te kunnen tonen van de medewerkers die wel of geen e-mail adres hebben.

Via [Salaris, Invoer, Afdrukken/Verwerken] kunt u middels het klikken met de rechter muisknop op de kopregel, kiezen voor ‘Kolommen definiëren’.

Selecteer vervolgens de beschikbare kolom ‘E-mail’ en klik op de pijltjes die naar rechts wijzen, om de kolom zichtbaar te maken. Kies vervolgens voor ‘Verplaats naar boven’ om de kolom meer naar links te tonen in het overzicht.

Als u op ‘OK’ klik ziet u de nieuwe kolom in het overzicht. Eventueel kunt u dubbelklikken op de kolomnaam ‘E-mail’. Dan kunt u alle medewerkers met een e-mailadres groeperen. Zo kunt u de medewerkers waarbij u de strook per e-mail wilt versturen, gemakkelijker tegelijk selecteren en kiezen voor ‘Verwerken’.

Bron: Exact Support Blog

Hoe ga ik om met een geweigerde SEPA incasso in Exact Online

Incasso batches die u indient bij de banken kunnen worden geweigerd vanwege onjuiste debiteurgegevens, zoals de verkeerde bank of de verkeerde bankrekening, ontoereikend saldo op de bankrekening etc.

In deze blog leggen we uit wat u in zo’n geval kunt doen om de aflettering ongedaan te maken en eventueel de incasso’s opnieuw klaar te zetten.

Aflettering
Als u de incasso batches verwerkt en een bankafschrift ontvangt waarop die transacties staan vermeld, dan zullen de bedragen van het incassobestand en het bankafschrift automatisch worden afgeletterd in Exact Online. Dit gebeurt op het moment dat u via [Bedrijfsnaam, Instellingen] een grootboekrekening heeft ingevuld bij Incasso batches af te letteren.

Een geweigerde incasso verschijnt in een afzonderlijk afschrift. Afletteren is hierbij niet direct mogelijk, voor het originele afschrift moet de aflettering eerst ongedaan gemaakt worden. Hier leest u hoe dit werkt:

1. Ga naar [Financieel, Bank, Afschriften af te handelen]. Controleer of de post op Debiteuren staat. Is dit niet het geval, klik dan achterin de regel op Bewerken en kies de juiste relatie. Klik op Bewaren.

2. Ga naar [Verkoop, Klanten, Openstaande posten]. Vul de relatie in en klik op Afletteren.

3. Kies voor tonen: Afgeletterd

4. Vink onder de kop Cash Flow het originele bankafschrift aan, u ziet nu dat de post waarmee deze afgeletterd is automatisch ook aangevinkt wordt.

5. Klik op Ongedaan maken.

6. Kies nu voor tonen: Niet afgeletterd.

7. Vink het originele afschrift aan en de geweigerde incasso, klik op Afletteren. De originele openstaande post wordt opnieuw geopend en is in overeenkomst met het ontvangen afschrift.
Incasso opnieuw verrichten

Als het de bedoeling is om de incasso alsnog te verrichten, dan dient u ze te heropenen.

1. Ga hiervoor naar [Financieel, Bank, Alle optie, Incasso selecteren].

2. Filter op Status: Betalingen onderweg. Vink de posten aan klik op Heropenen.

3. Filter nu op Status: Open om de incasso’s opnieuw te kunnen verrichten.

Mocht u verdere vragen hebben over dit proces dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog