Berichten

BPM – Introductie

Exact Business Process Management (BPM) helpt je om je (management) informatie te delen, om samen te werken en om snel te reageren op nieuwe kansen. Het is één centraal geheugen voor jullie organisatie.

Exact voor BPM is een complete oplossing voor het beveiligen van alle klantgegevens en de communicatie met klanten. De oplossing bevat het volgende:

  • Volledig bedrijfsproces management
  • Zelf te definiëren formulieren
  • Werkstroom- en document management
  • Project administratie
  • Signaleringen, waarschuwingen en geautomatiseerde herinneringen
  • Compleet financieel beheer inclusief budgettering, controle en rapportage
  • Private Cloud: altijd en overal toegang met het comfort van de cloud
  • Internationaal: altijd internationaal compatibel
  • Vanuit gratis App te gebruiken
  • Tevens te gebruiken in combinatie met CRM en HRM

Aangezien een aantal van bovenstaande onderwerpen reeds zijn besproken in voorgaande series van blogposts, zullen de volgende onderwerpen in de komende weken aan bod komen:

Werkstroom management

Met Exact voor BPM kun je de samenwerking en communicatie tussen medewerkers en afdelingen verbeteren en de zichtbaarheid van processen binnen de organisatie vergroten. Werkstromen bieden medewerkers een beter inzicht in hun taken en doelen en verbeteren de prestaties van de organisatie. In de blogpost over werkstroom management zullen we verder op dit proces ingaan.

Document management

Met Exact voor BPM kun je eenvoudig het grote aantal verschillende documenten beheren die in jullie organisatie circuleren. In plaats van het bewaren van documenten in mappen, e-mail en lades worden alle documenten (docx, xlxs, pdf, xml, etc.) digitaal opgeslagen op één centrale plaats. Tevens kunnen documenten aan andere entiteiten, zoals verzoeken, projecten of medewerkers, worden gekoppeld. Exact voor BPM beschikt over een uitgebreid documentversiebeheer met verschillende versie-regiems, en het is mogelijk om voor bepaalde documenttypen in te stellen dat deze eerst goedgekeurd dienen te worden vóórdat deze kunnen worden gepubliceerd. In de blogpost over document management zal dit verder worden uitgelegd.

Signaleringen, waarschuwingen en automatische herinneringen

Met Exact voor BPM kun je automatisch herinneringen naar je debiteuren sturen. Je kunt zelf je lay-outs opmaken en bijvoorbeeld voor verschillende debiteuren verschillende lay-outs gebruiken. Het is tevens mogelijk om bedrijfsspecifieke signaleringen te definiëren die automatisch een actie kunnen activeren wanneer een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt. Daarnaast kan Exacts Event Manager fungeren als een digitale assistent om acties uit te voeren die eerder handmatig werden gedaan. Bijvoorbeeld het automatisch verzenden van een e-mail aan de manager op de verjaardag van een medewerker.

Alles in de cloud

De private cloud van Exact combineert de flexibiliteit van de cloud met de veiligheid en prestaties die je van de lokaal geïnstalleerde software gewend bent. De software draait op een veilige server in een data center, en biedt je altijd en overal online toegang tot je vertrouwde Exact omgeving, voor een vast bedrag per maand. Exact zorgt voor het beheren, updaten, ondersteunen en beschermen van jullie software, inclusief add-ons en maatwerk. Kortom, geen dure hardware-investeringen en interne IT-uitdagingen meer. In de laatste blogpost in de serie over BPM zullen we hier verder op ingaan.

Bron: Exact Support Blog

UX wijzigingen – Werkstroom alarm

In product update 255 van Exact Synergy Enterprise is een nieuwe user interface geïntroduceerd. De wijzigingen in product update 255 waren een eerste stap om Exact Synergy nog gebruiksvriendelijker te maken.

In product update 256 kunt u meer wijzigingen verwachten, waaronder een groot aantal wijzigingen die op uw feedback zijn gebaseerd. In de komende weken kunt u op dit blog meer lezen over deze wijzigingen in product update 256

In deze eerste blogpost uit deze serie wordt het werkstroom alarm behandeld.

Om inzicht te houden in nieuwe verzoeken in uw werkstroom en snel te kunnen reageren wanneer er nieuwe verzoeken in uw werkstroom worden geplaatst kunt u gebruik maken van het werkstroom alarm. Dit kunt u instellen op het tabblad ‘Werkstroom’ van de voorkeuren.

In product update 256 wordt het aantal nieuwe/ongelezen verzoeken in uw werkstroom en kalender nu weergegeven in het ☰ menu.

Wanneer u vervolgens op ☰ klikt ziet u bij de onderdelen ‘Mijn kalender’ en ‘Mijn Werkstroom’ hoeveel nieuwe verzoeken er in uw kalender en werkstroom staan.

02-1-nl

Bron: Exact Support Blog

Tip: Ongelezen verzoeken bekijken in Exact Synergy Enterprise?

In Exact Synergy Enterprise kunt u op eenvoudige wijze al uw ongelezen verzoeken inzien.
Dit kunt u bereiken via de volgende stappen:

  • Klik in de linker kolom op ‘Mijn werkstroom’.
  • Klik in de rechter bovenhoek op  ‘Aanpassen’.
  • Selecteer bij ‘Selectiecriteria’ de optie ‘Ongelezen’.
  • Klik op ‘Bewaren’.

Als u nu uw werkstroom bekijkt heeft u de mogelijkheid tot het aanvinken van ‘Ongelezen’.
Hiermee worden in één oogopslag de ongelezen verzoeken getoond. Dit betreft verzoeken waarvan de wijzigingsdatum later is dan de datum waarop u het verzoek voor het laatst heeft bekeken.

Bron: Exact Support Blog

In Exact Synergy de kolommen van het zoekresultaat aanpassen

In Exact Synergy Enterprise beschikt u over verschillende zoekschermen waarin u geavanceerd kunt zoeken. Zo kunt u bijvoorbeeld via [Documenten, Overzichten, Documenten, Zoeken] zoeken op documenten of via [Werkstroom, Overzichten, Verzoeken, Zoeken] zoeken op verzoeken.

In de zoekschermen beschikt u over verschillende criteria waarop u kunt zoeken. Welke criteria dit zijn kunt u zelf definiëren door op  Aanpassen te klikken.

Hier kunt u tevens aangeven welke kolommen wilt tonen in het zoekresultaat. Dit kunt u als volgt doen:

  • Klik in het zoekscherm op  Aanpassen rechtsboven in het scherm om de Zoeken – Aanpassen pagina te openen.
  • Boven aan de Zoeken – Aanpassen pagina kunt u aan de linkerzijde de kolommen selecteren die u wilt tonen in de zoekresultaten.
  • Vervolgens klikt u op  > om de kolom toe te voegen. De betreffende kolom wordt nu naar de rechterzijde verplaatst. Alle kolommen die aan de rechterzijde staan worden in het zoekresultaat getoond.
  • Klik vervolgens op Bewaren.

Om bepaalde kolommen te verwijderen uit het zoekresultaat kunt u ze op de Zoeken – Aanpassen pagina op soortgelijke manier van rechts naar links verplaatsen.

Bron: Exact Support Blog

De werkstroom van uw collega bijhouden in Exact Synergy Enterprise

Wanneer uw collega vakantie heeft of ziek is, is het wenselijk om zijn of haar werkstroom bij te houden. Op deze manier kan tijdig actie worden ondernomen op de verzoeken die in zijn of haar werkstroom staan.

Dit kunt u doen door de werkstroom van de betreffende collega te openen via bijvoorbeeld de medewerkerskaart, maar u kunt dit ook doen via uw startpagina.

Op deze wijze ziet u iedere keer wanneer u uw startpagina opent, de werkstroom van uw collega.

Om de werkstroom van uw collega op uw startpagina te tonen dient u dit eenmalig in te stellen. Dit kunt u als volgt doen:

1. Open de werkstroom van uw collega. Dit kunt u doen door op de medewerkerskaart van die collega op ‘Werkstroom’ te klikken in de monitor.
2. Vervolgens klikt u rechtsboven in de werkstroom op 19-3-2014 7-33-26 RSS.
3. In het venster dat wordt geopend selecteert u de optie ‘Basis’, en kopieert de regel die in het veld ‘De feed URL’ staat.

4. Ga naar uw startpagina.
5. Klik op customise Aanpassen rechtsboven in het scherm.
6. Klik op ‘Widget toevoegen’.
7. Ga naar het tabblad ‘Nieuws’.
8. Selecteer ‘RSS nieuws’ en klik op ‘Bewaren’. Op uw startpagina is nu een lege widget toegevoegd.
9. Klik op ‘Bewerken’.

10. Plak nu bij ‘RSS nieuws’ de url die u in stap 3 heeft gekopieerd.
11. Bij paginagrootte kunt u aangeven hoeveel verzoeken uit de werkstroom u wilt tonen. Wanneer u tevens de datum en tijd van die verzoeken wilt zien kunt u dat aangeven bij ‘Datum + Tijd’. Eventueel kunt u bij ‘Titel nog een naam opgeven’.

12. Klik op ‘Bewaren’.
13. Wanneer u nu uw startpagina opent ziet u de werkstroom van uw collega. U kunt uiteraard alleen de verzoeken zien waarvoor u rechten heeft.

14. Iedere keer wanneer een verzoek in de werkstroom van uw collega wordt toegevoegd of wordt gewijzigd komt dat verzoek boven aan deze lijst te staan met daarbij de betreffende datum en tijd.

Bron: Exact Support Blog

Opgemerkte verzoeken verbergen in Exact Synergy

In de vorige blogpost is uitgelegd hoe u een verzoek kunt opmerken aan een collega. Wanneer u veel verzoeken in uw werkstroom heeft die zijn opgemerkt aan collega’s, kan het wenselijk zijn om deze verzoeken te verbergen in uw werkstroom. U kunt immers pas verder met het verzoek wanneer uw collega het verzoek heeft aangevuld.

Dit kunt u aangeven bij het veld ‘Verzoeken wachten op opmerkingen’ in de criteria van uw werkstroom.

Wanneer u hier de optie ‘Verzoeken met opmerking aan andere verbergen’ selecteert worden deze verzoeken niet getoond. Op het moment dat uw collega het verzoek aanvult en op ‘Gereed’ klikt wordt het verzoek dan in uw werkstroom getoond.

U kunt dit veld toevoegen aan de criteria van uw werkstroom via de optie ‘Aanpassen’ rechtsboven in het scherm.

Bron: Exact SUpport Blog

Een verzoek opmerken aan collega in Exact Synergy Enterprise

De werkstroom laat de verzoeken zien waarbij er een actie van u wordt verwacht. Het kan voorkomen dat u extra informatie nodig heeft van voordat u verder kunt gaan met het verzoek. U kunt dat een nieuw verzoek aanmaken voor een ander persoon, maar u kunt het betreffende verzoek ook opmerkingen aan die andere persoon.

U krijgt bijvoorbeeld een verzoek om een klant terug te bellen. Voordat u dat doet wilt u graag de laatste informatie weten van een andere collega. In het verzoek klikt u dan op ‘Opmerken’ en selecteert vervolgens de medewerker waaraan u het verzoek wilt opmerken.

Het verzoek blijft in uw werkstroom staan, maar wordt tevens in de werkstroom van de betreffende collega geplaatst. In het verzoek zelf kunt u dit zien bij ‘Opmerken’.

7-2-2014-9-09-13

Uw collega Bas kan het verzoek aanvullen en klikt dan in het verzoek op ‘Gereed’. het verzoek verdwijnt dan uit de werkstroom van Bas. Bij Marc in de werkstroom wordt het verzoek dan als ongelezen getoond zodat het voor Marc meteen duidelijk is dan het verzoek is aangepast.

In de definitie van het verzoektype kunt u aangeven of het verzoek kan worden toegewezen en aan wie het verzoek mag worden toegewezen.

Bron: Exact Support Blog

De Synergy app voor Windows Phone

De Synergy app voor Windows Phone in nu beschikbaar in de Windows Phone Marketplace. Heeft u een Windows Phone, dan kunt u nu ook via uw mobiele telefoon direct toegang krijgen tot Exact Synergy Enterprise.

Het ontwerp van de app is geheel in lijn met de Windows Phone richtlijnen. Hierdoor is de navigatie eenvoudig en duidelijk. U kunt op deze manier snel alle functies van de app benutten. In onderstaande afbeeldingen ziet u onder andere een voorbeeld van een verzoek in de app. De stappen die het verzoek doorloopt worden nu op de lijn weergegeven.

     
Beginscherm                                              Nieuwe weergave van het verzoek

     
Een urenboeking aanmaken                           Relatiekaart

De beschikbare functies zijn gelijk aan de iPhone app en de Android app. De meest gebruikte functies zijn:

  • Het beheren van de werkstroom
  • Bekijken en beheren van relatiekaarten en contactpersonenkaarten
  • Medewerkers zoeken
  • Declaraties indienen
  • Verlof aanvragen
  • Uren registreren (deel van de PSA oplossing)

Let op, u kunt vanaf Product Update 249 werken met de Windows Phone app.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog