Berichten

Projecten – Afhandelen in Exact Globe Next

Wanneer een project klaar is, dient dit te worden afgehandeld. Een project kan pas worden afgehandeld als alle geplande uren zijn gerealiseerd en alle facturen zijn verstuurd of afgedrukt.

Er zijn twee manieren om projecten af te handelen: handmatig of automatisch. In deze laatste blogpost over projecten zullen beide manieren worden besproken.

Handmatig projecten afhandelen

U kunt een project handmatig afhandelen via de knop Afhandelen. Deze knop is in verschillende schermen beschikbaar, bijvoorbeeld in het projectonderhoud.

Na het afhandelen krijgt het project de status Afgehandeld.

Automatisch projecten afhandelen

U kunt projecten automatisch afhandelen door de knop Autom. afhandelen te gebruiken. Deze knop is beschikbaar in het selectiescherm van het menupad [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden].

Wanneer u op de knop Autom. afhandelen klikt verschijnt het volgende scherm:

In dit scherm verschijnen alleen de projecten die automatisch afgehandeld kunnen worden. Om automatisch afgehandeld te kunnen worden dient aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

  • De verkooporder is afgehandeld
  • De factuur is gegenereerd
  • De gekoppelde interne order is afgehandeld
  • De gekoppelde bestelling is afgehandeld
  • Alle kind-projecten zijn afgehandeld

Selecteer de gewenste projecten in de kolom Selecteren en klik vervolgens op Afhandelen om deze projecten af te handelen.

Volgende keer

Dit was de laatste blogpost over de Projecten. De volgende blogposts in deze serie over de bedrijfsoplossingen in Exact Globe zullen gaan over de Logistieke modules.

Bron: Exact Support Blog

Projecten – Onderhanden werk in Exact Globe Next (2/2)

In de voorgaande blogpost heeft u kunnen lezen wat Onderhanden werk (OHW) is en hoe u dit kunt genereren. In deze tweede blogpost over Onderhanden werk zullen we de verschillende Onderhanden werk methodes bespreken.

Kostenerkenning

Wanneer u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid op basis van de gebudgetteerde en gerealiseerde kosten, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed kostenerkenning selecteren op het tabblad Basis in het projectonderhoud.

Omzeterkenning

Als u uw onderhanden werk voor verschillende projecten in een specifieke periode wilt verwerken en de mutatie van het onderhanden werk wilt laten bepalen op basis van het percentage van gereedheid gebaseerd op de gebudgetteerde en gerealiseerde omzet, dan kunt u de OHW methode Percentage gereed omzeterkenning selecteren.

Afgehandelde contractmethode

Wanneer u uw onderhanden werk voor een project wilt verwerken waarbij het onmogelijk is om een goede inschatting te maken van het proces, dan is het te verwachten dat de omzet van het project hoger zal zijn dan de kosten. In dit geval dient de omzet te worden herkend op basis van de werkelijke kosten. Dit wordt de Afgehandelde contract methode genoemd.

Te factureren

Wanneer het onderhanden werk van een project berekend moet worden op basis van de omzet dat gefactureerd dient te worden, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode Te factureren.

OHW kosten en opbrengsten overboeken

Als het in uw situatie wenselijk is om het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen te registeren waarbij eventueel zelfs onderscheid gemaakt dient te worden tussen het gebruikte project, artikel, kostenplaats en kostendrager, dan kunt u gebruik maken van de OHW methode OHW kosten en opbrengsten overboeken.

Met deze methode kunt u de onderhanden werk kosten en opbrengsten op de balansrekeningen boeken. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW. Wanneer het project is afgehandeld kunt u het onderhanden werk kosten en opbrengsten laten vrijvallen en wordt het weer teruggeboekt op de winst en verlies rekeningen.

OHW kosten en opbrengsten

Wanneer u wel wilt dat het onderhanden werk van de kosten en opbrengsten op aparte grootboekrekeningen geregistreerd wordt, maar dat er geen gebruik wordt gemaakt van de tussenrekeningen Overboeken opbrengst naar OHW en Overboeken kosten naar OHW, dan kunt u kiezen voor de OHW methode OHW kosten en opbrengsten. Naast het onderscheid tussen de kosten en opbrengsten die op aparte grootboekrekeningen worden geboekt, biedt deze onderhanden werk methode ook detailinformatie met betrekking tot de gebruikte kostenplaatsen en kostendragers.

Opmerking: Deze onderhanden werk methode is alléén beschikbaar in Exact Globe en niet in Exact Synergy (Enterprise). Wanneer u tevens met Exact Synergy (Enterprise) werkt en u gebruikt deze onderhanden werk methode dient u de projecten in Exact Globe te onderhouden en niet in Exact (Synergy) Enterprise.

Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget)

Wanneer u E-budget in uw licentie heeft kunt u tevens de methodes Percentage gereed kostenerkenning (budget) en Percentage gereed omzeterkenning (budget) selecteren. Voor meer informatie over de verschillende Onderhanden werk methoden, zie Onderhanden werk (OHW) in een project administratie.

Volgende keer

In de laatste blogpost over Projecten zullen we de laatste stap uit het proces bespreken: het afronden van projecten.

Bron: Exact Support Blog

Het opschonen van debiteuren of crediteuren in Exact Globe Next

Het is mogelijk om een relatie te verwijderen via menupad [Financieel, Debiteuren, Onderhouden] of [Financieel, Crediteuren, Onderhouden] knop ‘Verwijderen’.  Het is alleen mogelijk om de debiteur of crediteur te verwijderen als de relatie nog nooit gebruikt is in een transactie. Indien u uw relatiebestand op wilt schonen, en de relatie wel reeds gebruikt is, dan zijn er verschillende opties.

Status wijzigen
Via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kunt u al uw relaties met de status ‘Actief’ tonen, door alleen het vinkje ‘Actief’ aan te zetten.

Via het onderhoud van de relatie, kan de optie ‘Non-actief’ worden gebruikt bij ‘Status’, zodat deze niet naar voren komt in de lijst van actieve relaties bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden]. Deze optie is alleen aanwezig wanneer u geen gebruik maakt van de module E-CRM.

Wanneer u wel gebruik maakt van E-CRM, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar [Systeem, Algemeen, CRM, Activiteitsoorten]. Hier kunt u een nieuwe activiteitsoort invoeren.
  • Vervolgens kunt u gaan naar [Systeem, Algemeen, Instellingen, Algemene instellingen] en het veld ‘Aanvraag inactief’ vult u met de zojuist aangemaakte activiteit.
  • Hierna kunt u via [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] de debiteur of crediteur  openen en op  , naast de status, om de relatie inactief te maken. Het systeem zal hier een activiteit voor aanmaken.

Vernummeren/Samenvoegen
Via de knop ‘Vernummeren’ bij [Financieel, Debiteuren/Crediteuren, Onderhouden] kan er in het veld ‘Nieuwe waarde’ een nieuwe waarde ingevuld worden om de relatie een ander nummer te geven.  Via het veld Samenvoegen kunt de relatie invullen waarmee er moet worden samengevoegd.

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik in Exact Globe het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals tonen?

In de Blog post ‘Hoe kan ik zien wie de betaling of incasso heeft verwerkt?’ heeft u al kunnen lezen over hoe u kunt zien welke gebruiker, welke bankbestanden aan heeft gemaakt via menupad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Wat ook mogelijk is in dit menupad, is om het ‘Overzicht verwerkt’ nogmaals te tonen en af te drukken. Het voordeel van deze optie is, dat u de run niet helemaal terug hoeft te draaien en de run opnieuw dient te fiatteren en verwerken.

Samenvattingsinformatie
Het ‘Overzicht verwerkt’ komt normaal gesproken naar voren als een betaling wordt verwerkt via [Cash flow, Betalingen, Verwerken] als alle posten worden geselecteerd en er dan op de knop ‘ Verwerken’ wordt geklikt. Het overzicht toont samenvattingsinformatie over de aangemaakte run.  Zaken als het runnummer,  uw eigen bankrekeningnummer, het bestandenpad waar het bestand is opgeslagen en controlegetal worden getoond.

Opnieuw aanmaken
Het kan voorkomen dat u dit overzicht nogmaals af wilt drukken, bijvoorbeeld omdat er iets mis is gegaan bij de eerste keer afdrukken van het overzicht. Het opnieuw aanmaken kan gedaan worden via menu-pad [Cash flow, Betalingen, Aangemaakte bankbestanden]. Met de knop ‘Opnieuw aanmaken’, kunt u het betaalbestand nogmaals aanmaken. Als dit is gebeurd, dan wordt het ‘Overzicht verwerkt’ opnieuw getoond en kunt u dit afdrukken. Let er dan wel op dat het betaalbestand nogmaals is aangemaakt en de bestandsnaam op het overzicht nu iets anders is. Eventueel kunt u één van de dubbele betaalbestanden weer verwijderen in het aangegeven menu-pad.

Bron: Exact Support Blog

Tip: Exact Globe Next betalingen en ontvangsten selecteren bij boeken bankafschriften

Bij het boeken van bankafschriften kunt u een of meerdere openstaande posten selecteren waarmee u de betaling of ontvangst kunt afletteren. In het afletterscherm kunt u middels de optie ‘Afschriften’ aangeven dat u naast de facturen tevens de andere betalingen/ontvangsten wilt tonen, waarmee u de betaling/ontvangst kunt afletteren.

Afbeelding011_nieuw

Bron: Exact Support Blog

In Exact Globe aangeven wie heeft de betaling voor de inkoopfactuur gefiatteerd?

Op de crediteurenkaart onder de optie ‘Te betalen’ kan de kolom ‘Fiatteur’ worden toegevoegd. Hierin wordt de fiatteur van de betaling en de datum waarop de openstaande post is gefiatteerd weergeven.

crediteurenkaart

Wanneer hier de bewuste openstaande post niet wordt getoond omdat deze reeds is afgeletterd, dan kunt u de extra filter opties tonen door op de knop met de blauwe pijl te klikken. In de extra filtercriteria selecteert u vervolgens de optie ‘Tonen afgeletterd & niet afgeletterd’ zodat ook de posten die reeds zijn afgeletterd worden getoond.

Bron: Exact Support Blog

SEPA stappenplan Exact Globe Next

Hieronder vindt u een handig stappenplan om de overgang op SEPA zo soepel mogelijk te laten verlopen. Wat u dient uit te voeren en hoe u de overgang dient aan te pakken hangt af van uw bedrijf. Begin daarom zo snel mogelijk met het maken van een analyse, de impact is groter dan u denkt.

SEPA staat voor ‘Single Euro Payments Area’ en is de Europese standaard in het betalingsverkeer welke geldt voor alle landen in de Europese Unie, IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. Om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en incasso opdrachten dient u uw administratie gereed te maken. In dit document worden de verschillende handelingen die u dient uit te voeren om te kunnen werken met SEPA behandeld.

Belangrijk: Werkt u met product update 403 of lager en SQL Server 2000 of MSDE?
Een groot deel van de SEPA wijzigingen is reeds aanwezig in product update 406. In het 4e kwartaal van 2013 zal er nog aanvullende functionaliteit bijkomen.
Wanneer u op dit moment werkt met product update 403 of lager en gebruik maakt van SQL Server 2000 of MSDE dient u er rekening mee te houden dat u bij een update naar een hogere product update tevens te maken krijgt met een wijziging in de ondersteuning met betrekking tot SQL Server. Vanaf product update 404 en hoger wordt MS SQL Server 2000 niet meer ondersteund. Om ervoor te zorgen dat u in het 4e kwartaal tijdig over de SEPA wijzigingen kunt beschikken is het aan te raden om voor die tijd al een update uit te voeren naar product update 406 en te zorgen dat u beschikt over SQL Server 2005 of hoger. Voor meer informatie kunt u de release note raadplegen. Wanneer vervolgens aanvullende SEPA wijzigingen beschikbaar komen, volstaat het om een update uit te voeren van Exact Globe Next en hoeft u zich geen zorgen mee te maken over de installatie van een andere SQL Server.

 

Stap #1 Bereid u goed voor

Begin de overgang op SEPA met een goede voorbereiding. Dat kunt u doen met de informatie op deze pagina’s en de gelinkte bronnen. Maak vervolgens een plan de campagne en zorg ervoor dat u op tijd over bent. Hou onder meer rekening met het volgende:

  • Controleer wanneer uw software van Exact SEPA-proof is op deze statuspagina.
  • Controleer wanneer en hoe uw bank overgaat.
    De Nederlandse banken gaan vanaf 1 oktober 2012 gefaseerd over op de SEPA-standaarden. Meer informatie daarover kunt u vinden op de actiepagina van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u onderaan dit stappenplan. Bovendien heeft het Nationaal Forum voor de SEPA-migratie (NFS) het Nationaal SEPA-migratieplan opgesteld. Dit gedetailleerde plan is een waardevol hulpmiddel voor u of uw projectgroep.
  • Laat al uw klanten, relaties en medewerkers op tijd weten wat uw IBAN en BIC is én wanneer u overgaat op de SEPA-standaarden.

Stap #2 Zet alle bankrekeningen van uzelf én uw relaties om naar IBAN en BIC

Om uw stamgegevens geschikt te maken om te kunnen werken met SEPA betaalopdrachten en SEPA incasso opdrachten dient u de SEPA-gegevens op te geven bij uw eigen bankrekening(en) en de bankrekeningen van uw relaties. Verzamel uw eigen bankrekeningnummer(s) en die van al uw klanten, relaties en medewerkers. Zet deze vervolgens om naar het IBAN (International Bank Account Number) en verzamel meteen de BIC (Bank Identifier Code)*. Dit kunt u makkelijk doen via de IBAN BIC Service. Als u zich op deze site registreert voor de IBAN BIC Multichecker kunt u meerdere nummers in een bestand in één keer converteren. Zo kunt u alles makkelijk in uw bedrijfssoftware aanpassen.

Zoals u wellicht weet heeft u het IBAN-nummer al. U kunt het vinden op uw bankafschriften, via de site van uw bank of via www.ibanbicservice.nl. Voor Nederland bestaat het uit 18 tekens: uw huidige rekeningnummer aangevuld met een landcode, controlegetal, bankcode én 1 of meerdere nullen. Een rekeningnummer van de ABN AMRO zou er als volgt uit komen te zien: NL 69 ABNA 01234 567 89. Na 1 februari 2014 kunt u alleen nog het IBAN gebruiken. Tot die tijd kunt u zowel uw huidige rekeningnummer als het IBAN gebruiken. 

* Vooralsnog dient de BIC in combinatie met het IBAN te worden aangeleverd. De BIC is een code van 8 tot 11 tekens. Voor de ABN AMRO is dit: ABNANL2A. Deze voorwaarde verdwijnt in de toekomst binnen SEPA. Ga voor de details naar www.overopiban.nl.

Uw eigen bankrekening (betaalmiddel) aanpassen
Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’.
In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘Identificatie’ het IBAN, BIC-code en SWIFT-code kunt opgeven. In de secties ‘SEPA betaalopdrachten’ en ‘SEPA incasso opdrachten’ dient u op dit moment nog niets aan te vinken. Wanneer u dat doet kan het betaalmiddel uitsluitend worden gebruikt voor SEPA betaal- en incasso opdrachten. Wanneer uw bank en uzelf nog niet gereed zijn om alle betalingen en incasso’s volgens SEPA uit te voeren dient u deze nog niet aan te vinken.

De bankrekeningen van uw relaties aanpassen
De bankrekeningen van uw relaties kunt u onderhouden via het onderhoud van uw debiteuren, crediteuren en medewerkers. Bij het onderhoud van de bankrekeningen kunt u de SEPA gegevens invullen. Voordat u dit doet is het aan te raden om eerst de bankinstelling ‘Automatisch: IBAN berekening’ aan te vinken (beschikbaar vanaf product update 405). Hiermee heeft u de mogelijkheid om bij het aanmaken of wijzigen van de bankrekeningen van uw relaties, automatisch de SEPA-gerelateerde gegevens te vullen.

Het handmatig aanvullen van de SEPA-gegevens bij de bankrekeningen

  1. Open de bankinstellingen [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
  2. Vink in de sectie ‘SEPA’ de instelling ‘Automatisch: IBAN berekening’ aan (beschikbaar vanaf product update 405).
  3. Herstart de programmatuur.
  4. Open het onderhoud van de bankrekening die u wilt aanvullen.
  5. Selecteer de banknaam bij het onderhoud van de bankrekening. De SEPA-gerelateerde velden worden nu automatisch gevuld.
  6. Controleer de gegevens en bewaar de bankrekening.

Het aanvullen van de bankrekeningen met de SEPA-gegevens via de IBAN BIC service tool

  1. Zorg dat u over product update 400 of hoger beschikt.
  2. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
  3. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
  4. Selecteer de administratie waarvan u de bankrekeninggegevens wilt exporteren.
  5. Selecteer de optie ‘Export’ en geef de locatie op waar u het bestand met de bankrekeninggegevens naartoe wilt exporteren.
  6. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
  7. Klik op ‘Start’ om de export te starten.
  8. Herhaal de stappen voor de andere administraties.
  9. U dient de inhoud van het geëxporteerde bestand niet handmatig te wijzigen omdat het dan niet correct aangevuld kan worden.
  10. Registreer u bij www.ibanbicservice.nl en upload het geëxporteerde bestand. Na het verzenden van uw gegevens ontvangt u een bevestigingsmail van ibanbicservice.nl.
  11. Op werkdagen kunt u binnen 24 uur het aangevulde bestand weer downloaden. U ontvangt hiervan een e-mail van ibanbicservice.nl. U logt vervolgens weer in bij www.ibanbicservice.nl en klikt op ‘downloaden bestanden’. Op de ‘Mijn bestanden’ pagina kunt u de bestanden downloaden.
  12. U dient de inhoud van het ontvangen bestand niet handmatig te wijzigen omdat de import dan niet correct kan worden uitgevoerd.
  13. Wanneer u het aangevulde bestand terug ontvangt kunt u het importeren.
  14. Download de IBAN BIC service tool via deze link.
  15. Dubbelklik op dit bestand om de IBAN BIC service tool te starten.
  16. Selecteer de administratie waarin u de bankrekeninggegevens wilt importeren.
  17. Selecteer de optie ‘Import’ en selecteer het aangevulde bestand. Let erop dat u het juiste bestand voor de juiste administratie selecteert.
  18. Maak eventueel een selectie op het type bankrekening of een reeks relaties.
  19. Klik op start om de import te starten.
  20. Zodra de import gereed is zijn de bankrekeningen van uw relaties aangevuld met de SEPA-gegevens. Alleen de gegevens die in het bestand aanwezig zijn zijn aangevuld.
  21. Controleer bij het onderhoud van de bankrekeningen of de gegevens correct zijn.
  22. De IBAN BIC service tool is alléén van toepassing op de Nederlandse, Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen. Herhaal de stappen voor de Duitse of Oostenrijkse bankrekeningen indien van toepassing. Het bestand met de Duitse en Oostenrijkse bankrekeningen dient u bij andere instanties aan te leveren, meer informatie kunt u vinden in document 23.869.578. Wanneer u tevens beschikt over relaties met andere buitenlandse rekeningen die wel in het SEPA-gebied vallen dient u de SEPA gegevens bij die bankrekeningen zelf aan te vullen.

Stap #3 Pas uw factuurlay-out, briefpapier en andere communicatiemiddelen aan

Van websites en bedrijfssoftware tot briefpapier en factuurlay-outs: u dient overal uw communicatiemiddelen aan te passen. Doe het volgende:

  • Vervang overal uw bankrekeningnummer met uw IBAN en voeg uw BIC toe.
  • Vermeld in het geval van incasso het nieuwe incassant-ID. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.

Lay-outs aanpassen in Exact Globe Next
Vervang op de lay-outs in de verschillende administraties uw bankrekening door het IBAN en de BIC-code. U kunt de lay-outs onderhouden via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen]. Wanneer u tevens gebruik maakt van een MS Word sjabloon voor het versturen van offertes dient u het sjabloon ook aan te passen. Mocht u assistentie nodig hebben bij het aanpassen van de lay-out dan kunt u hiervoor contact opnemen met uw Exact partner of de afdeling consultancy van Exact via 015 – 711 51 00 (optie 4).

Stap #4 Stap over op Europese overschrijvingen/betaalopdrachten

Maak de overgang naar Europese overschrijvingen/betaalopdrachten. Doet u veel buitenlandse betalingen in Euro’s in de Euro-zone? Dan kunt u kosten besparen door zo snel mogelijk hierop over te stappen. De ondersteuning hiervoor hangt af van uw bank. Het wordt omgezet per bankrekening (deze staat wel of niet ‘op SEPA’). Controleer bij uw eigen bank wanneer dit mogelijk is. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina. Meer informatie over Europese overschrijvingen vindt u op www.betaalvereniging.nl.

Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ISO 20022 XML overigens het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina

Het verrichten van SEPA-betalingen in Exact Globe Next
Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-betaalopdrachten kunt u het volgende uitvoeren:

  1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle crediteuren die u wilt betalen de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
  2. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA-betalingen. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘SEPA betaalopdrachten’ kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA betaalopdrachten.
  3. Geef tevens aan of u gebruik wilt maken van batch aanlevering.
  4. Na het boeken van de inkoopfactuur kunt u vervolgens de betaling fiatteren en verwerken.
  5. Het aangemaakte betaalbestand kunt u aanleveren bij uw bank.

Stap #5 Stap over op Europese incasso

  • Maak een keuze tussen standaard of zakelijke incasso. Zowel de standaard als de zakelijke SEPA-incasso is door bedrijven te gebruiken. Bij de standaard incasso is de storneringstermijn (terugboekrecht) verruimd tot 8 weken. Bij zakelijke incasso is er geen stornering mogelijk. Ook wordt deze niet door alle banken ondersteund. Let op: zowel de bank van de incassant als de debiteur dient zakelijke incasso te ondersteunen. Bij beiden geldt een aankondigingstermijn van 14 dagen voor een afschrijving, voor zowel eenmalige als doorlopende incasso’s. Denk eraan dat u uw nieuwe incasso’s eerder dient aan te leveren bij uw bank dan de huidige incasso’s. Ga voor meer informatie over de nieuwe Europese incasso naar www.betaalvereniging.nl.
    Voor het aanleveren van bulktransacties wordt ook hier ISO 20022 XML het nieuwe format. Dit zogenaamde PAIN-format gaat het CLIEOP03-format vervangen. Ga voor meer informatie naar de website van uw bank. Een directe link naar uw eigen bank vindt u op de SEPA startpagina.
  • Sluit een nieuw Europees incassocontract af met uw bank. Dit geldt ook als er al een contract loopt. Het incassant-ID kunt u bij uw bank opvragen. Ga voor meer info over de nieuwe Europese incasso naarwww.betaalvereniging.nl.
  • Voorzie zowel nieuwe als lopende standaard incassomachtigingen van:
    • het incassant-ID.
    • het kenmerk.
    • het IBAN.
    • de datum van ondertekening (gebruik voor lopende Nederlandse incasso’s de datum 01-11-2009).
  • Voor zakelijke incasso’s dient de debiteur een nieuwe machtiging te tekenen die ook bij zijn of haar bank geregistreerd dient te worden. Voorzie deze nieuwe zakelijke incassomachtigingen van:
    Gaat u van zakelijke incasso over naar de standaard incasso? Dan zijn de bestaande, lopende machtigingen bruikbaar. Ga voor uitgebreide informatie over de verschillen tussen de nieuwe zakelijke en standaard incasso naarwww.betaalvereniging.nl

    • het incassant-ID.
    • het kenmerk.
    • het IBAN.
    • de datum van ondertekening.
  • Bewaar mandaatinformatie digitaal én schriftelijk in uw administratie.

Het uitvoeren van SEPA Incasso in Exact Globe Next
Tip
: Wanneer de te incasseren post is aangemaakt voordat u de incassomachtigingen heeft aangemaakt betekent dit dat u voor al die posten handmatig de machtigingen dient te koppelen. Om extra handelingen te voorkomen is het aan te raden om zoveel mogelijk openstaande ‘oude’ incasso’s te verwerken alvorens u overstapt naar SEPA incasso’s.

Op het moment dat u en uw bank gereed zijn voor SEPA-incasso opdrachten kunt u het volgende uitvoeren:

  1. Zorg ervoor dat bij de bankrekeningen van alle debiteuren die u wilt incasseren de SEPA-gegevens zijn ingevuld.
  2. Bepaal de gevraagde incassodatum berekening. Deze kunt u instellen bij de instelling ‘Gevraagde incassodatum berekening’ in de bankinstellingen via [Systeem, Algemeen, Instellingen, Bankinstellingen].
  3. Verstuur een machtiging voor de Europese incasso aan de debiteur.
  4. Nadat u de incassomachtiging ondertekend heeft terug ontvangen dient u deze te registreren in Exact Globe Next.
  5. In het incassomachtiging scherm vult u de gegevens van de incassomachtiging in.
  6. Geef bij uw betaalmiddel aan dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA-incasso’s. Uw eigen betaalmiddelen kunt u onderhouden via [Cash flow, Betaalmiddelen, Onderhouden]. U selecteert het betaalmiddel en klikt op ‘Openen’. In het onderhoud van het betaalmiddel opent u het tabblad ‘Instellingen’ waar u in de sectie ‘SEPA incasso opdrachten’ kunt aangeven dat u het betaalmiddel wilt gebruiken voor SEPA incasso opdrachten.
  7. Geef tevens aan of u gebruik wilt maken van batch aanlevering.
  8. Bij het veld ‘Incassant ID’ dient u uw unieke identificatie nummer (Incassant ID) op te geven. Deze ontvangt u van uw bank. Met dit nummer bent u herkenbaar in het hele SEPA-gebied. U stuurt deze ID mee met elke incasso-opdracht. De bank van uw debiteur vermeldt uw ID bij iedere afschrijving van een SEPA-incasso.
  9. U zorgt ervoor dat er aan de te incasseren termijnen een incassomachtiging is gekoppeld.
  10. U kent een runnummer toe aan de te incasseren termijnen. Dit kunt u uitvoeren middels de knop ‘Toekennen’ bij Incassobatch beheren.
  11. U stuurt een vooraankondiging/pre-notificatie naar de debiteur om deze te informeren dat er geïncasseerd gaat worden. U kunt de pre-notificatie toevoegen op de factuur of een afzonderlijke vooraankondiging sturen.
  12. U verwerkt de incassobatch.
  13. Het aangemaakte bestand kunt u aanleveren bij uw bank.

 

Meer informatie

Bron: Exact

Online Eurobetalingen mogelijk met online boekhoudkoppeling Exact Online

Met de online boekhoudkoppeling tussen Exact Online en de Rabobank is het vanaf vandaag mogelijk om Eurobetalingen te doen. Door een vinkje te plaatsen in het dagboekonderhoud bij de Europese overschrijving verstuurt u uw betaling(en) in PAIN-formaat. Als gevolg hiervan zijn betalingen in PAIN-formaat in RIB Pro terug te vinden.

Euro incasso’s
De Euro incasso’s zullen naar verwachting begin december via de boekhoudkoppeling vrijgegeven worden. We hebben daarvoor de Controlled Release fase nog niet afgerond.

Online boekhoudkoppeling met Exact Globe Next
Vanaf eind december 2013 kunt u via Exact Globe Next PAIN-bestanden via de online boekhoudkoppeling tussen Rabobank en Exact aanleveren. Dit betreft zowel de Euro-betalingen als de Euro-incasso’s.

Meer informatie

Bron: Exact Support Blog

Hoe kan ik de regels op een verzamelfactuur overzichtelijk laten weergeven?

Wanneer meerdere facturen worden verzameld dan wordt er één enkele factuur afgedrukt met alle verzamelde artikelen en regels. Hierdoor kan het voorkomen dat een artikel bijvoorbeeld meerdere keren op een verzamelfactuur terugkomt. Bij een groot aantal regels kan het overzicht hierdoor verminderen.

Verdicht weergeven
In Exact Globe Next is bij het afdrukken van deze facturen mogelijk om de verzamelfactuur overzichtelijker te maken door regels met dezelfde eigenschappen verdicht weer te geven.

Dit kunt u doen via het menupad [Factuur, Invoer, Afdrukken/verwerken] middels het tabblad ‘Geavanceerd’. Hier kunt u bij het veld ‘Verdichten’ een keuze maken hoe de regels moeten worden weergegeven. Door te kiezen voor ‘Artikel’ wordt een artikel dat meerdere keren voorkomt als één regel weergegeven met het betreffende aantal.

Verdichten

Bron: Exact Support Blog

Tip: Actuele afspraken tonen binnen Exact Globe Next

Vaak kan het handig zijn om actuele afspraken die u heeft met debiteuren of crediteuren, kenbaar te maken op het moment dat u een order of bestelling invoert. Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om deze afspraken vast te leggen op de debiteuren- of crediteurenkaart middels het veld notities.

Notities tonen
Om deze afspraken te tonen kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Open een debiteuren- of crediteurenkaart.
  • Vul bij het veld notities enkele afspraken of opmerkingen.
  • Markeer het veld ‘Notities tonen bij boeking’.

notities

* Door de markering te verwijderen bij het veld “Notities tonen bij boeking’, zorgt u ervoor dat de notities niet worden getoond. De reeds ingevulde notities blijven wel bewaard op de kaart.

Bron: Exact Support Blog