SEPA-betalingen beschikbaar in Exact Online

/in /door

Met de komst van SEPA kunt u de buitenlandse betalingen samen met binnenlandse betalingen in één bestand aanleveren bij de bank. Dit kan voor betalingen aan leveranciers binnen het SEPA-gebied.

Vanuit Exact Online kan dit voor de meeste banken, óók met de bankkoppelingen (ABN Amro en Rabobank), hierdoor hoeft u de betalingen aan leveranciers in het buitenland niet meer afzonderlijk in te lezen in uw bank-pakket. De Rabobankkoppeling in SEPA is momenteel nog in controlled release, de verwachting is dat deze binnenkort voor alle klanten beschikbaar komt. Voor de ABN Amro is dit inmiddels beschikbaar!

Activeren
In het bankdagboek kunt u de optie ‘Europese overschrijving’ aanvinken, dit kunt u doen via het menupad Administratienaam > Stamgegevens > Financieel > Dagboeken. Als u de betalingen gaat selecteren en het betaalbestand aanmaakt, zal er geen CLIEOP-bestand aangemaakt worden, maar een ander bestand, genaamd SepaCreditTransfer.xml.

Belangrijk! Het betaalbestand wordt bij de meeste banken in het telebankierpakket na het importeren op een andere plek geplaatst dan de CLIEOP-bestanden. Informeer bij uw bank naar de locatie waar u de betaalbestanden kunt terugvinden en accorderen.

Bron: Exact Support Blog

Uw suggesties gerealiseerd in Exact Online CRM

/in /door

Uw wensen en suggesties voor bestaande en nieuwe functionaliteit vormen één van de belangrijkste informatiebronnen bij het ontwikkelen van onze software. Zo sluit onze software nog beter aan bij uw wensen en behoeften. U kunt efficiënter werken, de software past beter bij uw informatiebehoefte en is bovendien gemakkelijk in gebruik.

Op basis van klantfeedback is de afgelopen periode gewerkt aan een aantal kleine functies binnen Exact Online CRM. Hieronder vindt u een overzicht:

Splitsen van rechten voor het invoeren en verwijderen van verkoopkansen
In het onderhoud van de Gebruikersrechten is het recht om verkoopkansen in te voeren en te verwijderen opgesplitst in twee aparte rollen. Zo heeft u meer controle over de rechten per gebruiker op het gebied van de verkoopkansen.  Met de rol Verkoopkansen beheren kunt u ook verkoopkansen mee verwijderen. De rol Verkoopkansen invoeren en bewerken kan dat niet.

Verkoopkansen en Offertes filteren op stad of postcode gebied
In het overzicht van de verkoopkansen en offertes kunt u nu ook filteren op een stad of een bepaald postcode gebied. In het Overzicht kunt u via Aanpassen rechtsbovenin deze opties in het Filter toevoegen. U kunt op een postcode range filteren of op een gedeelte van de postcode. Bent u van plan een klant te bezoeken dan kunt u kijken of er wellicht andere verkoopkansen in de buurt liggen die u dan direct mee kunt nemen.

Makkelijker gemaakt om eigen verkoopkansen te zien
In het CRM menu is een aparte optie ‘Mijn verkoopkansen’ toegevoegd. Hiermee kan een vertegenwoordiger direct naar een overzicht met zijn eigen verkoopkansen gaan. Het Verkoper veld is dan voorgevuld met de huidige gebruiker. Tevens is er een tab ‘Mijn’ toegevoegd in het scherm Overzicht verkoopkansen.

Mijnverkoopkansen

Leverdatum en leveringswijze toegevoegd aan de offerte
Soms kan het in de offerte al van belang zijn voor uw klant te weten hoe de producten geleverd zullen worden en wanneer. Daarom zijn er velden voor de leverdatum en leveringswijze toegevoegd in de offerte. Tevens kunt u deze velden toevoegen aan uw lay-out. Bij het accepteren van de offerte naar een verkooporder worden deze velden ook meegenomen naar de order.

Project toegevoegd in verkoopkansen XML
Het is reeds mogelijk om Verkoopkansen te importeren. Ook is het mogelijk om een project aan een verkoopkans te koppelen. De import van verkoopkansen is nu aangepast zodat ook een project bij de import kan worden meegenomen bij de verkoopkans.

De wijzigingen zijn reeds beschikbaar. Kijk ook eens bij de release notes die voor elke wijziging worden geschreven.

Bron: Exact Support Blog

Tip: De standaard taal van een nieuw contactpersoon wijzigen in Exact Globe Next

/in /door

Wanneer u een nieuw contactpersoon aanmaakt in het onderhoud van een relatie ([Financieel, Debiteuren, Onderhouden] / [Financieel, Crediteuren, Onderhouden]), wordt het veld ‘Taal’ standaard gevuld door Exact Globe Next. De taal die hier standaard staat ingevuld, wordt verkregen via de medewerkerskaart van de gebruiker die het contactpersoon aanmaakt.

Taal wijzigen
Wanneer bij het aanmaken van een nieuw contactpersoon bijvoorbeeld standaard de taal ‘EN’ (Engels) ingevuld wordt door het systeem en u wilt dat dit ‘NL’ (Nederlands) wordt, kunt u de volgende stappen uitvoeren:

  • Ga naar het menu [Systeem, HR&Beveiliging, Medewerkers]
  • Selecteer hier uit de lijst met medewerkers uw eigen naam en klik op de knop Open.
  • Op het tabblad ‘Algemeen’ in het veld Taal zal ‘EN’ ingevuld staan. Wijzig dit naar ‘NL’ en klik op de knop ‘Bewaren’.

Wanneer u nu in het onderhoud van een relatie op tabblad ‘Contactpersonen’ een nieuw contactpersoon aanmaakt, wordt bij ‘Taal’ standaard ‘NL’ ingevuld.

Bron: Exact Support Blog

Fiattering terugdraaien in Exact Globe Next

/in /door

Om onder andere te voorkomen dat het voor iedereen mogelijk is om betalingen te verwerken, kunt u werken met het fiatteren van betalingen. U kunt een betaling fiatteren via het menupad [Cash Flow, Betalingen, Fiatteren]. Als dit is gedaan, dan komt de betaling terecht bij [Cash Flow, Betalingen, Verwerken]. Vanuit dit menupad kunt u de betaling vervolgens verwerken.

Ongedaan maken
Het kan voorkomen dat u de betaling heeft gefiatteerd, maar dat u dit ongedaan wilt maken, zodat de boeking weer naar voren komt als ‘Te fiatteren’.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via [Cashflow, betalingen, fiatteren] het overzicht opvragen via de knop ‘Tonen’
  • Vervolgens hoeft u alleen een vinkje te zetten bij ‘Reeds gefiatteerd’.
  • Dan kunt u de post selecteren waarvan u de status terug wilt draaien en nogmaals klikken op ‘Fiatteren’
  • Vervolgens verschijnt de melding ‘Reeds gefiatteerd’. Kies hier voor de optie ‘Doorgaan’

Fiatteren

Wanneer u het scherm nu actualiseert via de knop ‘Actualiseren’, dan zult u zien dat de post verdwenen is uit dit overzicht (met het vinkje op ‘Reeds gefiatteerd’). Als u in dit scherm weer een vinkje zet bij ‘Te fiatteren’ en daarna kiest voor ‘Actualiseren’, dan is de post weer zichtbaar. Op deze manier kan een gefiatteerde post weer ter fiattering worden aangeboden.

Bron: Exact Support Blog

Tips om te beginnen met Exact Online

/in /door

Als nieuwe klant van Exact Online is het logisch dat u veel vragen heeft. Wellicht heeft u nog niet veel ervaring met boekhouden, of met het werken met boekhoudkundige software.

We proberen daarom om de software zo gemakkelijk mogelijk te maken en u werk uit handen te nemen. Uiteraard staat onze support-afdeling altijd voor u klaar om u op weg te helpen. Er zijn echter ook andere manieren om meer inzicht te krijgen in de werking van Exact Online. In deze blog vertellen we daar graag meer over zodat u zonder problemen kunt gaan starten in de wereld van Exact Online.

Inrichting
De inrichting van Exact Online is erg belangrijk, vooral als u gebruik gaat maken van de geavanceerdere versies van Exact Online (zoals Handel en Productie).  Hoe u de administratie inricht is later bepalend voor de boekingen die worden gemaakt en de processen die worden geregistreerd. Daarom willen we u graag helpen om daarmee goed van start te gaan.

In de blog ‘Beginnen met Exact Online‘ kunt u zien hoe u met een standaardinrichting van Exact Online kunt starten. Daarbij heeft u de keuze uit verschillende inrichtingen, zoals die voor een Commercieel bedrijf met CRM of een Vereniging. Als u kiest voor een standaardinrichting wordt uw administratie gevuld met grootboekrekeningen, btw-codes en andere stamgegevens.

Echter gaven we al aan dat de inrichting van bijvoorbeeld een Exact Online Handel administratie wat meer aandacht nodig heeft. We raden daarom ook aan om daarbij gebruik te maken van een consult (op locatie). Als u daar meer informatie over wilt kunt u een consult aanvraag indienen.
Klik daarvoor in Exact Online op het vinkje in de grijze balk, kies voor Nieuwe taak. Klik dan op Consult aanvraag onder Support en vul uw aanvraag in. Door bij de start te investeren in een goede inrichting zorgt u ervoor dat later alle processen goed verlopen.

Helpdocumentatie
Op veel vragen zijn de antwoorden terug te vinden in de documentatie van Exact Online. U kunt die helpdocumentatie vinden door in een scherm op het vraagteken te klikken, u kunt dan een helpdocument vinden over die specifieke pagina. U kunt ook klikken op ‘Help startpagina’ of direct zoeken naar een term.

Starten

Training
Trainingen voor Exact Online bestonden al een tijd, maar om ervoor te zorgen dat u goed op weg wordt geholpen bieden wij deze trainingen nu gratis aan! Hier leest u meer en kunt u zich aanmelden: http://www.exact.nl/support-en-training/trainingen/gratis-trainingen

Er zijn verschillende trainingen mogelijk, bijvoorbeeld een ‘Aan de slag’ training waarin de basis wordt behandeld, of een Handel training waarin er wordt ingegaan op de processen die dan van belang zijn. Door een training te volgen kunt u zelfverzekerd aan de slag gaan met Exact Online.

Webinar
Een andere optie die wij bieden om uw kennis te vergroten, zijn webinars. Een webinar is een online seminar dat via de pc kan worden bekeken. Wanneer u zich inschrijft voor de webinar, ontvangt u de url waarop de webinar te volgen is.

Op deze webpagina kunt u meer informatie lezen.

Support
Eerder in deze blog werd al aangeven dat ons doel op de Support afdeling ook is om u op weg te helpen. U kunt ons op meerdere manieren bereiken:

  • Telefonisch

U kunt telefonisch met ons in contact treden via 0157115100.

  • Webvraag

U kunt een webvraag bij ons indienen via Exact Online zelf. Hiervoor klikt u in de grijze balk van Exact Online op het vinkje en vervolgens op Nieuwe taak. Kies dan voor Vraag Exact Customer Support. Vul uw vraag in en kies voor Bewaren + Nieuw om nog een vraag in te dienen, of voor Bewaren + Bewerken. Bij het indienen van de vraag kunt u aangeven dat u teruggebeld wilt worden. Indien u dat niet invult krijgt u een reactie per e-mail. Graag ontvangen we een zo duidelijk mogelijke uitleg en eventueel een schermafbeelding zodat we uw vraag snel en correct kunnen beantwoorden.

  • Chat

Klik in Exact Online op het vraagteken en op Help startpagina. Nu kunt u kiezen voor de knop Chat (is online). Hierna begint een chatsessie met een support medewerker. We raden deze optie niet aan bij zeer ingewikkelde kwesties. Maar het gebruik van de chat kan erg handig zijn als u snel een antwoord wilt krijgen of als het druk is aan de telefoon. Zo hoeft u niet in de wacht te staan en kunt u snel weer verder!

De support afdeling is bereikbaar van 08.30 tot en met 17.30 op werkdagen.

Starten_3

Als laatste willen we u nog verwijzen naar deze website voor meer Tips & Tricks om te starten met Exact Online.

Bij verdere vragen horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

Projectnummers automatisch genereren Exact Synergy Enterprise

/in /door

Bij het aanmaken van een nieuw project in Exact Synergy Enterprise is het standaard mogelijk om zelf een waarde te kiezen en in te voeren voor de projectcode. Bij elk nieuw project kan de projectcode handmatig ingevoerd worden en opgeslagen.

Automatisch genereren
Het is echter ook mogelijk om de projectnummers voor nieuwe projecten automatisch en opeenvolgend te laten voorstellen door het systeem bij het aanmaken van een nieuw project. De instelling die hiervoor nodig is, kunt u vinden via het menupad [Projecten, Inrichting, Diversen, Instellingen]. Hier kunt u het veld ‘Genereren (Projectcode) markeren, waarna u meteen het eerstvolgende vrije projectnummer kunt ingeven. Het eerstvolgende nieuwe project zal dit nummer toegewezen krijgen, vervolgens krijgt elk volgend project een opeenvolgend hoger nummer toegewezen.

Project instellingen

Ook na het activeren van het automatisch genereren van projectnummers zal het overigens wel mogelijk blijven om de voorgestelde projectnummers te wijzigen naar een andere waarde bij het aanmaken van een project.

Bron: Exact Support Blog

Release Scan Sys ImageCapture Web en versie 5.1

/in /door

https://www.actric.nl/release-scan-sys-imagecapture-web-en-versie-5-1/

Formules verwerken in rapportages Exact Financials

/in /door

Binnen Exact Financials Enterprise kan het voorkomen dat bepaalde velden niet geselecteerd kunnen worden op een rapport. Een vaak voorkomende vraag is of de notities van openstaande posten direct op het overzicht openstaande posten getoond kunnen worden. Standaard wordt een sterretje (*) getoond als er een notitie bij een openstaande post is vastgelegd waar eigenlijk de tekst van de notitie gewenst is.

Een formule veld aanmaken
Aangezien de notities in een andere tabel worden bewaard dan de openstaande posten moet er een Formule veld aangemaakt worden. Dit kunt u doen op de volgende manier:

  • Open [Systeem; Applicatie, Overzichtenlay-outs, Formules, Onderhoud]
  • Kies bij Type lay-out voor ‘Debiteuren openstaande posten’. Een formulecode zal gevuld worden met een vrije code.
  • Kies in het veld vertaling voor ‘Nieuw’ en selecteer een taal. (Dit moet dezelfde taal zijn als in de gebruikersinstellingen gedefinieerd is) en geef een omschrijving van het veld in. Bijvoorbeeld ‘Tekst notitie’.
  • Stel het Datatype in op Tekst en de lengte op 99. (Dit is de maximale lengte; als uw notitie uit meer tekens bestaat zal deze afgebroken worden).
  • Copier de volgende formule: IF (DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.adm_nr, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) = ‘Administratie’, DBQUERY (RETURN-FIELD = stalog.notes, adm_nr = ‘Administratie’, key_value_1 = TEXT (‘Debiteur’), key_value_2 = TEXT (‘Type:_Boekstuknummer’), key_value_3 = TEXT (‘Boekstuknummer’), table_id = 900071, type_action_log = 107701) , “”)
  • Kies nu voor ‘Bewaren’ en sluit het scherm.
  • Kies vervolgens voor [Finance; Debiteuren, Openstaande posten] en open een lay-out. Toon hier een voorbeeld op het scherm.
  • Met de rechter muisknop in de kolomnamen kunt u een veld toevoegen. (Kies Meer en selecteer het formule veld met de omschrijving zoals in het veld ‘Vertaling’ is aangemaakt met de toevoeging (F), van formule.
  • Kies Ok om het overzicht opnieuw op te bouwen. De laatste kolom zal nu een (deel van de) notitie tonen.

Het kan zijn dat de eerste tekens uit vraagtekens bestaan. Dit betekent dat de velden aandachts- en actiedatum van de notitie bij openstaande post niet gevuld zijn.

Dit is een voorbeeld de mogelijkheden van formule velden in de overzichten van Exact Financials Enterprise. Aangegeven moet worden dat het maken en onderhouden van formule velden niet door de support afdeling van Exact ondersteund kan worden. De consultants van Exact zullen u graag helpen bij het bouwen van dergelijke formules en rapportages.

Bron: Exact Support Blog

Verbeterde filters in Exact Online

/in /door

Wist u dat de filters van veel overzichten in Exact Online inklapbaar zijn? Erg handig, want de filtersecties kunnen veel ruimte innemen op uw scherm. Zo heeft u na het inklappen tot wel ruim 40% extra ruimte op bijvoorbeeld de Balans / Winst- en Verlies pagina.

U bepaalt op die manier zelf of er meer aandacht op de filters of op de inhoud van de pagina gelegd moet worden.

Filter    Filter

(eerste afbeelding: oude situatie, tweede afbeelding: nieuwe situatie)

Eenvoudig een filter verwijderen
Ingeklapt geeft de filtersectie compact en overzichtelijk weer waar u op filterde. Het is dan altijd duidelijk wat de context van de getoonde informatie is. U verwijdert een filter direct zonder de gehele sectie te hoeven openen. De pagina ververst dan automatisch.

U herkent de mogelijkheid tot inklappen aan een subtiele balk onder de filtersectie. Deze balk licht op zodra u focus geeft aan de filters.

Filter

Bron: Exact Support Blog