Actric Exact Software Support Blog

Meest gestelde vragen over betalingsherinneringen in Exact Globe

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om betalingsherinneringen te versturen. Hieronder vindt u de twee meest gestelde vragen over dit onderwerp:

1. Hoe kan ik op een betalingsherinnering alle openstaande posten sorteren op factuurdatum?

Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kunt u betalingsherinneringen afdrukken. Het kan handig zijn om de volgorde van de betalingsherinneringen te sorteren op factuurdatum in plaats van op factuurnummer.

Dit kunt u als volgt doen:

  • Via het menupad [Financieel, Debiteuren, Betalingsherinneringen, Afdrukken] kiest u bij de ‘Sorteervolgorde openstaande post’ voor de optie ‘Factuurdatum’
  • Kies nu voor ‘Tonen’

2. Waar kan ik mijn verstuurde betalingsherinneringen terugvinden?

Indien u beschikt over de CRM module kunt u deze vinden via het menupad [CRM, Invoer, Documenten]. Klik op ‘Actualiseren’ en kies vervolgens voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Wanneer u niet beschikt over de CRM module kunt u de betalingsherinneringen terugvinden via het menu [Financieel, Invoer, Documenten]. Klik vervolgens op ‘Actualiseren’ en kies dan voor ‘Reminders’. Alle betalingsherinneringen die u heeft verstuurd kunt u hier terugvinden.

Bron: Exact Support Blog

Debiteur of crediteur selecteren op naam binnen Exact Globe Next

/in /door

Bij diverse functies wordt een debiteur of crediteur geselecteerd. Dit komt bijvoorbeeld voor bij de invoer van boekingen [Financieel, Invoer, Boeken]. In deze velden wordt het nummer van de debiteur of crediteur ingegeven. Het is mogelijk om in deze velden de naam van de debiteur of crediteur in te geven in plaats van het nummer. Exact Globe Next zal automatisch deze naam vervangen door het nummer van de debiteur of crediteur.

Naam en nummer
In een boekingsregel kunt u in de kolommen debiteur en crediteur zowel de naam als het nummer ingeven. Exact Globe Next vervangt de naam door het nummer zodra u doorentert of doortabt. Het kan zijn dat op de (gedeeltelijke) naam meerdere debiteuren of crediteuren mogelijk zijn. Indien dit het geval is wordt een selectiescherm geopend waarin u de juiste debiteur of crediteur kunt selecteren.

De manier waarop Exact Globe Next zoekt naar mogelijke debiteur- of crediteurnummers is afhankelijk van de gebruikersinstellingen. Hier is van belang wat u heeft aangegeven in het veld ‘Automatische selectie’.

Stel u heeft de volgende debiteuren in uw administratie en in uw gebruikersinstellingen is gekozen voor ‘begint met’:

Debiteur

Indien u in de boekingsregel “groothandel de” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1000. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1000.

Wanneer u in de boekingsregel “groothandel” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt een selectiescherm geopend. In dit scherm worden alleen debiteuren getoond, die voldoen aan de ingegeven naam. U kunt vervolgens de juiste debiteur aanklikken en drukken op ‘Selecteren’. Dit komt doordat bij de gedeeltelijke naam meer dan één nummer kan horen, namelijk 1000 en 1010.

Indien u in de boekingsregel “M” ingeeft en een TAB of ENTER geeft, wordt automatisch deze tekst vervangen door het debiteurnummer 1020. Dit komt doordat de gedeeltelijke naam éénmaal voorkomt in uw debiteurenbestand, namelijk in combinatie met nummer 1020.

Bron: Exact Support Blog

Bent u er (weer) bij?

/in /door

Op 2 oktober 2013 is het weer zo ver. Dan is het tijd voor een nieuwe editie van Exact Live! Op dit moment zijn de voorbereidingen nog in volle gang, maar u kunt alvast een sfeerimpressie krijgen via de nieuwe site.

Tijdens Exact Live ’13 heeft u de mogelijkheid om nieuwe functies van uw Exact software te bekijken, naar interessante sprekers luisteren en natuurlijk nieuwe ideeën op te doen.

Heeft u op 2 oktober nog een plekje vrij in uw agenda? Reserveer deze dag voor Exact Live ’13 en schrijf u in via deze site!

Bron: Exact Support Blog

Werkwijze van de IBAN BIC service in Exact Online

/in /door

In de blogpost Bestaande bankrekeningnummers in Exact Online verrijken met IBAN en BIC heeft u al kunnen lezen dat u via het menu Administratienaam > Stamgegevens >Import/Export >IBAN BIC Service > Activeren, gebruik kunt maken van de IBAN BIC Service. In deze blog ziet u hoe deze service werkt.

Om gebruik te kunnen maken van de functies dient u eerst te klikken op Activeren. Let op: Alleen een gebruiker met het recht Licentie beheren kan de activatie regelen. Als u een melding krijgt dat u onvoldoende rechten heeft dan kunt u de hoofdgebruiker/een gebruiker met het juiste recht vragen dit te doen.

Als u de juiste rechten heeft dan kunt u aanvinken dat u akkoord gaat met de voorwaarden. Vervolgens ziet u dit staan onder IBAN BIC Service:

IBAN

Activeren
Onder het kopje Activeren ziet u nogmaals wat er eerder geaccepteerd is. U heeft hier de volgende opties:

  • Ik wil gebruik maken van de export van bankrekeninggegevens en de import van deze zelfde bankrekeninggegevens, verrijkt met de IBAN en BIC codes door de IBAN BIC Service.
  • Ik wil gebruik maken van de calculator in het onderhoud van bankrekeningen, waarmee BIC en IBAN codes behorende bij een bankrekening kunnen worden gegenereerd.

Als u in eerste instantie alleen de eerste optie markeert en later toch ook besluit de calculator te willen gebruiken dan kunt u dat in dit scherm aangeven.

Exporteren
Via deze functie maakt u de export aan van uw relatiebestand. U heeft de keuze om dit per administratie te doen of voor meerdere administraties tegelijkertijd.
Daarnaast kunt u kiezen of u alle bankrekeningen wilt exporteren, of alleen degene waarbij nog geen IBAN/BIC is ingevuld.
Vervolgens klikt u op de knop Exporteren onderin het scherm.

In onderstaande afbeelding kunt u een voorbeeld zien van het resultaat:

IBAN
In dit geval zijn er bijvoorbeeld 14 bankrekeningen gevonden die nog uitgebreid moeten worden met een IBAN/BIC nummer. U kunt nu dit bestand downloaden. Daarna kunt u inloggen op de site van www.ibanbicservice.nl om deze bankrekeningen te verrijken.

Importeren
De volgende dag zal het bestand van de IBAN BIC service aangeleverd worden, hierin zitten de IBAN/BIC nummers nu verwerkt. Bewaar dit bestand. Ga vervolgens naar Importeren en kies voor Accepteren nadat u de tekst heeft gelezen.

Klik daarna op de knop Bladeren, selecteer het aangevulde bestand en kies voor Volgende en tenslotte voor Importeren.

Import Resultaten
Na de import kunt u precies zien welke gegevens er zijn geïmporteerd.

Bron: Exact Support Blog

Zoekinstellingen definiëren binnen Exact Globe Next

/in /door

Binnen Exact Globe Next heeft u de mogelijkheid om zelf de zoekinstellingen te definiëren binnen de gebruikersinstellingen. In deze blogpost worden de te kiezen opties verder uitgelegd. U kunt de gebruikersinstellingen benaderen via het menu [Systeem, Algemeen, Gebruikersinstellingen] en klik vervolgens op het tabblad ‘Algemeen’. Het onderstaande scherm zal nu verschijnen.

Gebruikersinstellingen

Binnen de sectie Filter heeft u de volgende opties:

Aantal rijen
Geef hier aan hoeveel rijen u standaard wilt zien in selectieschermen, bijvoorbeeld voor grootboekrekeningen. U kunt hier een getal opgeven van minimaal 1 en maximaal 50. Als u hier bijvoorbeeld 10 opgeeft, krijgt u bij het opvragen van grootboekrekeningen maximaal 10 grootboekrekeningen tegelijk te zien. Als u op ‘Volgende’ klikt, krijgt u de volgende 10 grootboekrekeningen te zien, enzovoort.

In het selectiescherm kan het aantal rijen aangepast worden naar een ander aantal, maar na het sluiten van het selectiescherm en het opnieuw opstarten van het selectiescherm worden weer maximaal 50 rijen getoond. Door middel van de knoppen ‘Volgende’ en ‘Vorige’ kan gebladerd worden tussen de verschillende rijen.

Automatische selectie
Hier kunt u aangeven welke opties moeten worden weergegeven als u ergens in een bepaald invoerscherm op F5 drukt als er al een waarde is ingevoerd of wordt voorgesteld. Stel bijvoorbeeld dat u in een scherm voor het invoeren van boekingen Btw-code 3 heeft ingevoerd, terwijl deze niet bestaat. Dit is een zogenaamde ‘Ongeldige referentie’. Exact Globe Next gaat dan na wat u op dit scherm bij ‘Ongeldige referentie’ heeft aangegeven. Als Btw-code 3 wel bestaat maar al is ingevoerd, kijkt Exact Globe Next wat u hier heeft aangegeven bij ‘Gegeven bestaat reeds’. Afhankelijk wat u hier heeft aangegeven, zal Exact Globe Next u de volgende mogelijkheden bieden:

  • Geen: Alle mogelijke keuzemogelijkheden worden altijd getoond.
  • Begint met: Alle keuzemogelijkheden die beginnen met de opgegeven code (hier dus 3) worden getoond. Als er geen btw-codes zijn die beginnen met een 3, worden alsnog alle mogelijke keuzemogelijkheden getoond.
  • Bevat: Alle keuzemogelijkheden die de opgegeven code (hier dus 3) bevatten worden getoond. Als er geen btw-codes zijn die de waarde 3 bevatten, worden alsnog alle mogelijke keuzemogelijkheden getoond.

Bron: Exact Support Blog

Uitwisseling Exact Synergy Enterprise en Outlook instellen voor Synergy gebruiker

/in /door

Binnen Exact Synergy Enterprise heeft u de mogelijkheid om afspraken te synchroniseren met Microsoft Outlook. Hierdoor heeft u altijd zicht op alle afspraken.

De uitwisseling van afspraken tussen Exact Synergy Enterprise en Microsoft Outlook wordt normaal gesproken ingesteld via de kalender in Exact Synergy Enterprise. Hier kunt u via de link Alt-U Aanpassen (het ‘gereedschap’ icoon) de synchronisatie-instellingen voor afspraken met Microsoft Outlook definiëren.

Medewerkerskaart
Bij een Synergy gebruiker (een gebruiker in Exact Synergy Enterprise die wel actief is en toegangsrechten heeft, maar geen licentierollen heeft toegewezen) is de optie ‘Alt-U Aanpassen’ echter niet aanwezig op de kalender. De synchronisatie van afspraken met Microsoft Outlook kan voor een Synergy gebruiker echter wel worden ingesteld, alleen staat de instelling hiervoor als een optie op de medewerkerskaart. De medewerker kan deze optie benaderen door de medewerkerskaart te bewerken.

Kalender synchroniseren

Hier staat onder de sectie ‘Kantoor’ de optie ‘Synchroniseren kalender’. Door deze aan te vinken, zullen afspraken gesynchroniseerd worden met de Outlook agenda van de Synergy gebruiker.

Bron: Exact Support Blog

Vragen over instellingen van Exact Online

/in /door

Op de support afdeling van Exact Online krijgen we vaak vragen binnen die opgelost kunnen worden door een bepaalde instelling aan te passen.

De instellingen vindt u via het menu [Administratienaam, Instellingen]. In deze blog leest u meer over de instellingen die veel gebruikt worden en wat ze precies doen.

1. Tabblad Financieel

Instellingen

Grootboekrekeningen: Koppelingen
Hier kunt u bepalen welke grootboekrekeningen op de achtergrond worden gebruikt op het moment dat u een transactie aanmaakt. Zo kiest u bijvoorbeeld (afhankelijk van uw licentie) een grootboekrekening voor betalingsverschillen. U kunt een grootboekrekening koppelen door te klikken op het vergrootglas. Als u gebruik maakt van een standaard inrichting dan zijn deze koppelingen vaak al ingevuld.

Welke grootboekrekening u waar dient in te vullen kunt u bespreken met uw accountant.

Toestaan: Heropenen: Boekingen
Als u hier een vinkje zet zorgt dit ervoor dat u een verwerkte boeking weer kunt heropenen. Als u bijvoorbeeld een verwerkte memoriaalboeking opzoekt dan ziet u dankzij een vinkje bij deze instelling de knop Heropenen.

Er zijn echter situaties waarin het niet mogelijk is om een verwerkte boeking te heropenen, ondanks dat het vinkje aan staat. Dit komt voor als:

  • De boeking reeds is meegenomen in de definitieve Btw-aangifte en/of ICP-aangifte.
  • Als het een verkoopboeking betreft die gegenereerd is na het definitief afdrukken van een factuur.
  • Als de boeking afkomstig is uit de module Activa.
  • Als de boeking afkomstig is uit een conversie.

Periode-datumcontrole
Met deze instelling (onder het kopje Data) bepaalt u of er controle plaatsvindt op periode einddatum. Oftewel; mag er geboekt worden in periode 3 met datum 01-04-2013?

U heeft drie opties:

  • Nee: Er zal geen controle worden uitgevoerd en u hebt de mogelijkheid om de periode te wijzigen.
  • Optioneel: U kunt de periode wijzigen maar er verschijnt een waarschuwing. Dit is de standaard optie.
  • Verplicht: De transactiedatum dient in de gekozen periode te liggen. De velden periode/jaar kunnen tijdens het boeken niet handmatig worden ingegeven en zijn grijs.

2. Tabblad Verkoopfactuur
Dit tabblad is alleen zichtbaar als u gebruikt maakt van de factuurmodule.

Instellingen

Toewijzen Factuurnummer
Hier kunt u bepalen op welk moment er een factuurnummer aan een factuur wordt gegeven: Bij het aanmaken van de factuur (Invoer) of bij het definitief afdrukken (Afdrukken).

Het is aan te raden om het factuurnummer toe te kennen bij het afdrukken. De reden hiervoor is dat de factuurnummers niet meer opeenvolgend zullen zijn wanneer u conceptfacturen maakt welke u niet afdrukt en eventueel verwijderd.
De factuurnummers worden bepaald in het verkoopdagboek. U kunt de nummering wijzigen via [Administratienaam, Stamgegevens, Dagboeken]. Open het verkoopdagboek, onder het kopje Boekjaar: Boekstuknummer kunt u het gewenste factuurnummer invullen.

Omzetrekening
Met dit drop down veld wordt bepaald waar de omzetrekening vandaan gehaald moet worden wanneer u een boeking/factuur opslaat in het verkoopdagboek. Standaard wordt de omzetrekening van de artikelgroep gebruikt. Er kan ook gekozen worden om de omzetrekening van de klant te gebruiken. Dat is bijvoorbeeld handig als u onderscheid wilt maken tussen buitenlandse en binnenlandse omzet.
U kunt ook kiezen voor Artikelgroep maar vervolgens per artikel de omzetrekening op de kaart invullen. Die omzetrekening wordt dan gebruikt in plaats van de omzetrekening uit de artikelgroep. Als u op de artikelkaart geen optie ziet om een omzetrekening in te voeren dan kunt u dit toevoegen door te klikken op het gereedschap-aanpassen.

Methode voor versturen facturen
Met dit veld kan de standaard afhandeling voor definitieve facturen gekozen worden. Wanneer er bij de klant een andere afhandelingswijze opgegeven is dan zal deze gebruikt worden. Dus als u bij de instelling Papier invult maar op 1 klantenkaart staat Mail dan kunt u in het scherm [Verkoop, Verkoopfacturen, Afdrukken] een vinkje zetten bij Gebaseerd op klant. Nu wordt de methode per klant gekozen.

3. Tabblad Algemeen

Instellingen

Op het tabblad Algemeen vult u onder andere de adresgegevens in. Aan de rechterkant kunt u het btw- en KVK-nummer invullen. U kunt hier ook de prijsprecisie bepalen.

Mocht u nog vragen hebben dan horen we graag van u!

Bron: Exact Support Blog

SEPA en incasso, hoe werkt dat?

/in /door

Met de komst van SEPA gaat er ook wat veranderen voor de huidige incassoregeling. De SEPA Direct Debit, de Europese incasso, vervangt de huidige incasso. Er zijn twee varianten: de standaard Europese incasso (Core) en de Zakelijke incasso (B2B). Dit betekent verschillende rechten en plichten voor u en uw debiteuren. Voor meer informatie over deze rechten en plichten kunt u deze website bekijken.

Hoe werkt de incasso met SEPA?
Het proces voor SEPA incasso-opdrachten wijkt af van het proces van niet-SEPA incasso-opdrachten. De afwijkende stappen worden hieronder in het cursief weergegeven:

  • De incassant biedt een machtiging aan voor de Europese incasso aan de debiteur.
  • De debiteur ondertekent deze machtiging en stuurt deze terug naar de incassant.
  • De incassant archiveert de machtiging en legt deze elektronisch vast bij het onderhoud van de debiteur.
  • In het geval van B2B stuurt de debiteur tevens een kopie van de ondertekende machtiging naar zijn eigen bank. De bank legt de gegevens vast en valideert elke incasso tegen deze gegevens.
  • De incassant stuurt een pre-notificatie (om te informeren dat er geïncasseerd gaat worden) naar de debiteur. 
  • De incassant stuurt de incasso-opdracht naar de bank (het verwerken van de incasso-opdracht).
  • De bank van de incassant ontvangt de incasso-opdracht en stuurt deze naar de bank van de debiteur.
  • In het geval van B2B worden de gegevens van de incasso-opdracht vergeleken met die van de kopie van de ondertekende machtiging.
  • Het geïncasseerde bedrag wordt afgeschreven van de bankrekening van de debiteur.
  • Het geïncasseerde bedrag wordt bijgeschreven op de bankrekening van de incassant.

Meer informatie
Voor meer informatie over SEPA kunt u onze speciale pagina bekijken of raadpleeg onze andere SEPA berichten op het blog.

Bron: Exact Support Blog

Intern project aanpassen naar een nacalculatie project?

/in /door

Bij het werken met projecten kunt u verschillende soorten projecten aanmaken. Zo kunt u bijvoorbeeld een intern project aanmaken dat meestal gebruikt wordt voor kostenregistratie. Voor interne projecten wordt geen omzet gegenereerd en ze worden vaak gebruikt voor interne doeleinden. Verder kan er niet gefactureerd worden op interne projecten.

Het kan echter voorkomen dat u later toch graag wilt factureren op dit project. Hiervoor dient het soort van het project aangepast te worden naar ‘Nacalculatie’. Dit kunt u als volgt doen:

  • Open het project via het menu [Projecten, Projecten, Projecten onderhouden]
  • Middels het icoon ‘Toevoegen: Relatie’  kunt u nu een relatie koppelen (zie afbeelding)

Project

  • U kiest er vervolgens voor om een verkooporder te genereren voor het project

Nu kunt u het soort project wijzigen naar ‘Nacalculatie’, en kunt u factureren op het project.

Bron: Exact Support Blog

Loonschaal en Trede op de loonstrook tonen

/in /door

Met de loonstrook geeft u als werkgever een specificatie van het brutoloon, de toeslagen, inhoudingen en nettoloon aan de werknemer.

In Exact Online is het nu ook mogelijk om de velden Schaal en Trede op de loonstrook te vullen. Per medewerker kunt u deze waarden opgeven via het menupad [Medewerker > Medewerkers > Onderhoud]. Hier kunt u de medewerker openen en via Dienstverband kunt u de salarisregel openen. Nadat u klikt op de knop ‘Bewerken’ kunt u de schaal en trede invullen.

Tijdens het aanmaken van een nieuwe medewerker kunt u ook de schaal en trede direct invullen. In onderstaande afbeelding kunt u zien dat de schaal en trede is toegevoegd aan de loonstrook.

schaal en trede

Bron: Exact Support Blog